大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——纸质档案整理工作步骤（四）

第五步 编目

在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。复查的内容如下：

第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）；

第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）；

第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无人为分开）；

第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象）；

第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。

编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。

编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。

(一) 归档文件目录的项目

1、件号：填写室编件号。每一件文件的“件号”，指每一个归档机构或每一个类目的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。

2、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。联合发文填几个主要的就可以了。不必一一填写。责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，如：可填“长理工大”。

3、文号：即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。可按竖3排照实填写，如： 。文号栏内不得填写期刊、会期或文件件次，但可填写在题名栏内。

4、题名：即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

(1) 会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。

(2) 文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。

(3) 有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。

(4) 无标题的有四种情形的变通处理方法：①文件标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件内容重新拟写标题；②批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新拟写标题；③针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名；④标题相同的，如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。

5、日期：即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。

文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字。

没有日期的也有四种情形的变通处理方法：①会议文件材料按会期；②年报表按当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；③培训班形成的文件材料按办班时间；④使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。

6、页数，即填写一件的总页数。计算页数时以文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等）的页画为一页，空白页不计。大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。具体方法：

(1) 以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。

(2) 两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。

(3) 印刷件，能利用原页号的可不再编号。只有底稿接着编号。

(4) 基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。

(5) 一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。

7、备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。

(1) 只有请示没有批复的，应注明缺批复。

(2) 只有复印件缺原件的，应注明缺原件。

(3) 以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注明交XX机关存档的字样；不须说明的空着不填。

(二) 编目的几点要求

1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm，见附表）。

2、每张目录横栏仍为10格。每格一般只要求填写一份文件；特殊文件（如附件或有副题名等）可填用2栏。

3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两套；作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。

4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。

5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到档案馆领用新软盘。

为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加几个选项，即保管期限、归档机构、档号。

（未完待续）