我们每天朝九晚五的待在办公室里，见得最多的除了人，那就是还有一大堆堆在你桌面上的纸，换句话说，也就是一大堆的文件。

杂乱无章

这些文件随处可靠，办公桌上有，打印机上有，会议桌上有，连垃圾桶里也有！

一桌子杂乱无章的文件，想找一份重要的文件都要翻箱倒柜，并且在寻找文件的时候，每天浪费5分钟去寻找，那一年我们浪费多少时间？同时还给同事留下了不好的印象。但是它确实每天都必不可少的办公室文件，有了它，才能更好的工作。

那既然它是必不可少的，那我们就应该好好的整理一下它们，让它们给我们提供一个便捷、高效的工作环境。

那如何才能好好的进行整理呢？四招，让你轻松驾驭它们！

1、文件杂？首先丢！

首先要进行清理，清理的目的在于减轻后续整理工作。丢弃一些已经用不上的文件，重复的文件、1年以上都未使用的和已经过期的邀请函等等，这些占用了我们大量的空间。

对于有些文件你不确定能否丢弃，第一先看有没有电子档，如果有，则可以丢弃；如果没有，可以先请示领导，由领导来决定能否丢弃，领导也无法决定，则将它们存放在一个暂时保存文件夹里。

丢弃不需要的文件

2、文件多？用工具！

当文件比较多的时候，可以使用不同类型的文件夹来进行分类。不同类型的文件夹功能不一样，与文件的匹配也不一样。

可以使用：文件夹、文件盒、双孔文件夹。

文件夹：用于日常作业，特点是便于查找文件；

文件盒：用于归纳文件夹，特点是可以收纳更多的文件夹；

双孔文件夹：适合依据年份长期保管文件等等。

文件分类

而双孔的文件夹有可以分：平面文件夹、环形文件夹、档案活页夹着三种。

平面文件夹：便于按时间顺序管理文件，但装订文件比较麻烦。

环形文件夹：如果平面文件夹的年用量超过3个，则可以考虑使用有一定容量的环形文件夹。

档案活页夹：适用于管理小册子或商品目录等，但缺点是不方便查阅。

在保管文件盒时，应尽量清理不需要的文件，可以的话一透明文件夹、双孔文件夹为单位进行保管。

使用双孔文件夹保管文件

3、文件散？用分类！

当文件散落无章的时候，可以使用透明文件夹来进行主题分类，这样的好处是：查找资料便捷，文件不会损坏、丢失，携带外出也容易。

还可以是用一些带有色彩的文件夹，例如：红色（紧急）、蓝色（重要）、黄色（本周内），视觉上和其他透明文件夹可以区别开来。但不建议超过3种颜色，使用过多的颜色，反而不清楚哪个是重要的了。

文件分类

PS：文件纸张建议统一都用A4纸，容易整理。

4、文件乱？用标签！

当文件过多的时候，我们找起文件来，会耗费大量费时间，并且心里会越来越着急。

因此建议给文件做一个归档标签，提高检索效率。

其目的在于能够明确、快速的传递文件夹内的文件信息。

在文件的右上角，用标签命名分类，例如：项目、工种、时间、场所、客户等，对内容一目了然。

同时还可以在文件的右上角（条件允许下）写上“记录日期、内容要点、简单笔记”，用来节省反复阅读的时间。

还可以备注“有效时间”，为了日后能更加方便的丢弃文件。

标签检索

经过以上四招整理术，同事、领导肯定会对你大大的改观。你以后上班可以轻松快速的进入工作状态。领导需要，随时都可以找出所需文件，说不定还能整理出新的思路，促进新想法的产生，为公司带来创意，然后升职加薪，出任CEO，迎娶白富美！

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