办公协同技巧(跨部门协同六步法)

以下文章来源于采购实战家专栏 ，作者采购小姜

来源：采购实战家专栏

导读：只有管理层先明确跨部门协同分工、机制和流程，执行层才能顺畅的将改善事项进行下去。

绝大多数采购组织都存在严重的跨部门协同问题，体现为需求部门的物料标准化程度低、重复申请采购次数多、不愿配合采购部的改善行动，令归口采购极为恼火。日子久了，采购员除了抱怨就是躺平，采购组织的管理水平无法进步。

究其原因，是管理层没有建立跨部门协同的机制，导致执行层协同受限。

因此，在本文，笔者将介绍跨部门协同六步法，分别是：

①达成共识；

②组建团队；

③共担绩效；

④定期会议；

⑤适当管控；

⑥争议解决。

下面逐一介绍。

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达成共识

据笔者观察，很多跨部门事宜之所以协同不起来，不是因为事情不对，而是因为沟通的方式不对。例如，有的采购员很强势，直接要求需求部门做什么，令对接人感到很不舒服，当然不愿理睬。

正确的做法是，采购组织要事先收集需要跨部门协同的事情，之后由采购组织领导出面组织跨部门协同讨论会，就收集的主要问题，可能的改善方案、预期的结果和完成时间，在会上与需求部门领导进行讨论，达成共识。

只有首先在跨部门领导间达成共识，才有往后的立项和组队，绝不能让采购员自行推动，过于挑战。

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组建团队

既然主要问题、改善方案、预期结果和完成时间已经在跨部门领导间达成共识，接下来就要立项并组队了。

这个时候，采购组织领导可以把推动跨部门改善事宜授权给持续改善专家，由持续改善专家将各改善事宜拆解为若干工作项并组建跨部门工作组，明确组长（一般是品类经理）和组员（一般是相关部门的工程师）。

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共担绩效

光出力不讨好的事情恐怕没有人愿意做，跨部门协同也是这样。

所有参与者一定会像自己的额外付出会得到什么回报呢？

因此，采购要学会利用绩效考核中的重大推进事项指标，将跨部门协同改善事项写进去，既约束相应的参与者必须按时按质完成，又给予认可和奖励。有了动力，才会有行动和结果。

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定期会议

每一个岗位都承担了很多不同的任务，包括日常工作中的紧急事务。

因此，如果不定期开会沟通跨部门协同事宜的进度和遇到的困难，事情一定不会有进展。

因此，采购组织专人应定期，如每两周一次，邀请各改善组长和相关部门代表开会，沟通各改善项目推进情况，及时提供支持和帮助，并对无法进行下去的改善项目进行分析和向上汇报。

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适当管控

虽然授权给专人负责，采购部门领导不能撒手不管，也要适当的了解各改善项目的进度，倾听采购组织专人和各改善组长的反馈，并在高层管理会议上定期汇报并寻求一些支持。

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争议解决

光有以上的共识、立项、组会、绩效、会议和管控，在项目进行的过程中，一定还会分工不清或跨部门无法达成一致的情况。

因此，采购组织领导者应与公司高层协商，明确跨部门问题升级机制。既在自己和其他部门领导无法达成一致的情况下，由谁来做裁判，决定谁负责什么，使得改善项目能够继续下去。这个角色可以是总经理，也可以是流程管理部门领导。

跨部门协同的六个步骤见下表。

只有管理层先明确跨部门协同分工、机制和流程，执行层才能顺畅的将改善事项进行下去，企业很快能够看到改善效果。而不是让执行层打架，管理层偷懒，事情进展不下去。

转自公众号：ERP之家