sharepoint办公技巧(Excel系列教程：如何自动填充单元格)

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在此前IT之家的一篇文章中，有读者在评论区表示：

如果你坐在办公室里，却只会用Office，那你早就被老板炒了。

此外，该读者还希望小编不要用微软Office来侮辱“办公”一词。

对于这位读者的说法，IT之家小编并不十分认同。

“只会用Office”这句话说得轻巧，但全国包括小编在内的137位微软MVP，应该没有一位敢说自己“会用”Office。

事实上，Office的每个组件当中都蕴藏着极大的学问，只要一个人精通其中的一个，那这个人就已经是大神级别的存在了。有些时候，我们会误认为自己精通某项技能，但实际上，我们很有可能连入门的级别都不到。

从今天开始，IT之家将带着对Office的敬畏，展开一系列的教程，在这个系列教程的撰写过程中，小编将和各位读者共同学习、共同进步。下面让我们从Microsoft Office Excel（以下简称为“Excel”）开始。

在开始学习Excel的中高阶技巧之前，我们不妨先面向入门级读者，通过两期文章来讨论有关Excel基础操作的话题，大家看到的这篇是两期文章中的第一期。

一、创建和保存工作簿

在Excel中，我们可以从空白文件或模板创建工作簿，而工作簿可以包含一个或多个工作表。

1、创建空白的工作簿

要创建一个空白的工作簿，我们需要执行以下的步骤：

①打开Excel；

②点击“新建”图标（或者按组合键“Ctrl N”）；

③点击“空白工作簿”；

④开始编辑工作簿。

2、从模板创建工作簿

要从模板创建工作簿，我们需要执行以下的步骤：

①打开Excel;

②点击“新建“图标；

③从模板列表当中选择一个合适的工作簿模板并以鼠标左键单击；

④点击模板预览中的“创建“按钮；

⑤开始编辑工作簿。

3、将工作簿保存到本地

过去，Office是一套运行在本地的办公套件，而现在，Office已经连接到云。因此，在保存Excel工作簿时，我们既可以选择将其保存在计算机本地，也可以选择将其保存在OneDrive或者SharePoint中。

要将Excel工作簿保存在计算机本地，我们需要执行以下的步骤：

①在Ribbon菜单中依次点击“文件”>“另存为”；

②在“其他位置”下，点击“这台电脑”；

③Excel默认将工作簿存储在“文档”文件夹下，此时，填写文件名并点击“保存”按钮，当前的工作簿将存储在“文档”文件夹下；

④若需将工作簿保存到其他位置，请在上一步中点击默认文件夹（如“文档”），并选择一个新的位置，填写文件名，然后点击“保存”按钮。

4、将工作簿保存到云

在将工作簿保存到云之前，请先确保Excel已经连接到个人OneDrive或者SharePoint。接下来，我们将分别演示将工作簿保存到个人OneDrive和将工作簿保存到SharePoint的过程。

要将工作簿保存到OneDrive，我们需要执行以下的步骤：

①在Ribbon菜单中依次点击“文件”>“另存为”；

②在“个人”下点击“OneDrive-个人”；

③填写文件名，选择我们需要将工作簿保存到的文件夹，然后点击“保存”按钮。

要将工作簿保存SharePoint，我们需要执行以下的步骤：

①在Ribbon菜单中依次点击“文件”>“另存为”；

②在公司名称下点击“网站-公司名称”；

③选择需要将工作簿发布到的SharePoint站点；

④选择需要将工作簿发布到的文件夹，然后点击“保存”按钮。

二、工作表的基础操作

1、插入、重命名或删除工作表

在一个Excel工作簿中，我们可以插入、重命名或者删除一个或多个工作表。若以一个形象的例子来说明，那么工作表与工作簿间的关系，正如标签页和浏览器间的关系。

要在工作簿中插入一个新的工作表，我们仅需点击Excel窗口底部的“ “按钮。

除此之外，以上结果还可以通过依次点击Ribbon菜单中的“开始”>“插入”>“插入工作表”来实现。

要重命名工作表，我们可以在目标工作表上双击鼠标左键，填写新的工作表名称，然后敲击键盘上的“回车”键，或者点击屏幕中的其他任意位置。

除此之外，以上结果还可以通过在目标工作表上单击鼠标右键，然后在上下文菜单中点选“重命名”选项来实现。

要删除工作表，我们需要在目标工作表上单击鼠标右键，然后在上下文菜单中点选“删除”选项。

除此之外，以上结果还可以通过依次点击Ribbon菜单中的“开始”>“删除”>“删除工作表”来实现。

2、移动或复制工作表

要移动工作表，请将鼠标光标置于目标工作表之上，然后将其拖动到我们想要将其移动到的位置。

要复制工作表，请将鼠标光标置于目标工作表之上，按住键盘上的“Ctrl”键，同时将其拖动到我们需要将其复制到的位置。

复制工作表的结果还可以通过以下操作来实现：

在目标工作表上单击鼠标右键，在上下文菜单中点选“移动或复制”选项，在接下来弹出的操作窗口中，选择需要将工作表复制到的位置（哪个工作簿中、那个工作表前），勾选创作窗口底部“建立副本”前的选框，然后点击“确定”按钮。

三、数据的自动填充

Excel具有强大的数据自动填充功能，它可以极大地节省我们的时间。

1、时间和日期的自动填充

要实现时间或日期的自动填充，我们可以选中一个或连续的几个包含时间信息的单元格，然后向左或向右拖动单元格右下角的填充柄。就像这样：

2、数字的自动填充

数字的自动填充和时间/日期的自动填充同理，我们只需选中一个或连续的几个包含数字的单元格，然后向左或向右拖动单元格右下角的填充柄即可，就像这样：

3、填充柄选项

在上面关于时间、日期或数字的自动填充中，Excel所采用的规则为默认规则，如果默认规则无法满足我们的需求，那么在填充柄选项中，我们可以自行设定自动填充的规则。下面是几个例子：

例一：在上面日期的自动填充中，Excel默认以一天为间隔，若需采用其他的自动填充规则，我们需要点击填充柄右侧的“自动填充选项”按钮，然后自行选择自动填充规则。

就本文来说，若我们选择“以月填充”，那么最终的填充结果就像这样：

因为我们单元格内的日期为某一月的最后一天，若选择“以月填充”，那么智能的Excel会自动将每个月的最后一天填充到表格当中。

例二：在这个例子中，我们将尝试Excel的“仅填充格式”功能。现在，我们的面前有这样一个表格，它“日期”字段下的第一行数据是以红底白字作为格式的，而“销量“字段下的第一行数据是以白底红字作为格式的。若要把这两行数据的格式应用于这一字段下的所有行，我们可以选中“日期”和“销量”字段中的第一行数据，然后拖动单元格右下角的填充柄，此时，我们可以看到，虽然“日期”和“销量”字段第一行的格式被应用到其下的每一行中，但是表格中的数据被破坏了。

没关系，请不要惊慌，这个时候，我们只要点击填充柄右侧的“自动填充选项”按钮，然后选择“仅填充格式”，表格中的数据就可以恢复正常了。

四、总结和预告

在这期文章中，我们讨论了如何创建和保存工作簿、如何执行关于工作表的基础操作以及如何使用Excel的自动填充功能。听起来很简单？事实上确实如此。下期文章，文轩将陪伴大家共同学习关于行和列以及单元格的Excel基础知识，我们下期再见。

五、动手练一练

1、尝试创建和保存一个Excel工作簿；

2、尝试在工作簿中插入两个工作表，并在这两个工作表上执行重命名、移动、复制和删除等操作；

3、分别创建内含日期、时间以及数字的单元格，并在这些数据上尝试使用自动填充表格功能；

4、尝试通过填充柄选项来设定自动填充规则，并探索每种自动填充选项的作用。