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wpsoffice办公技巧(真诚分享,在家办公的 4 个效率方案,不实用来打我)

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  • 2023-07-04 02:40:42
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这周是节后上班的第一周,不少企业实行远程办公,但过程中,很多用户都发现存在着不少问题。


对个人而言,远程工作会因为工作文档只存储在公司电脑而无法进行;而对团队而言,在大家不能互相见面的情况下,如何保证沟通效率、高效完成工作,都有别于传统的工作方式。


今天,WPS 君就结合这些问题,为大家介绍这 4 个实用的功能,帮大家快速解决问题。


手机、电脑随时查看

支持 365 人共同编辑文档


异地协作最苦恼的有两件事,其一是公司电脑中常用工作文档只保存本地,在家无法查看;其二是沟通上没法及时同步。


不过用了 WPS「文档云同步」功能,便能完美化解、轻松克服上述苦恼。



使用文档云同步后,所有在 WPS 打开并编辑的文档便会自动存储于云端,随便哪一台设备,只要登录同一账号就能随时打开查看。对常用的文件加星标,打开还能更快捷!


同时,文档还能以链接的形式分享,一个链接就是一份文档。无论是文档、表格、PPT,以链接分享出去的WPS文档,都最多可支持 365 人同时在线编辑,实时保存更新,轻松完成多人协作。



一个链接还能是一个办公室,若文档有问题,每个成员都能选择文本添加评论,每一条建议都不会遗漏,即使没有面对面,也能高效完成沟通。



文档不好找、找到却被清理?

其实「文档雷达」能帮你自动备份


这一次意外的远程工作,让许多小伙伴一时间没法适应过来,其中的原因就包括平时没有将文档备份云端,工作文档只存储在公司电脑本地,导致无法访问并进行工作。


倘若你为此而烦恼,推荐使用 WPS 的「文档雷达」功能。疫情期间,只需委托在公司的同事开启该功能,便能解决上述的问题。



「文档雷达」是能自动帮你备份文档的办公助手。在联网状态下开启,它不仅能够实时备份在 QQ、微信接收的文档,还能备份电脑桌面以及下载中的文档


如此一来,不但能减少文档易丢失、易过期、不易找寻的风险,还能让你无惧远程工作、跨设备的场景,在任意设备登录同一账号即可查看所有文档。


使用方法:在电脑右下角托盘中点击蓝色图标,如下图:



在系统桌面添加办公助手快捷方式后,点击并在文档雷达区域中,将选项中的云备份开启即可实时备份。



注:该功能仅适用 Windows 平台,请升级至最新版 WPS 2019。


团队文件,在线高效共享

轻松降低零散、反复的沟通成本


由于无法面对面交流,异地办公更需要文件方向的交流与沟通。可如果在微信群发送文件,没过多久文件就会被刷屏不知所踪,想要找到并非易事。


另外,一个团队常有共享查文件的需求,可是以本地文档存储传阅时,总免不了需要反复确认是否为最新版。


想要解决这两个问题只需要创建一个「共享文件夹」。


在 WPS 首页「云文档」新建文件夹,点击「共享」将链接发给成员,团队成员点击后便能加入。



此后,只要登录同一个 WPS 账号,就可以在任意手机、电脑中,直接查看/编辑在共享文件夹中的所有文件,并且文件皆为最新版。


另外「共享文档夹」还有着灵活的权限管理,可针对每个不同成员设置不同权限,离职同事也能快速移除,保证团队文件安全。



自动备份只能是文档?

其实一整个文件夹都可以


不瞒大家,WPS君在春节前就和同事们开始远程办公了。其中,能让我正常切入工作状态的原因,主要是因为「同步文件夹」功能。


它可以将电脑中的文件夹设为自动同步,一旦文件夹出现改动,便会实时同步到「同步文件夹」中,即便换了电脑或者用手机,也都能随时查看最新文件。


举个例子,WPS君就将电脑中的工作文件夹设为「同步文件夹」,无论是改动文档内容,还是增加/删减文档,WPS 都会自动同步


公司电脑本地的文件夹



WPS「同步文件夹」



完全一摸一样,一份文档也不少!如此一来,即便过年期间在家,WPS君也能用自己电脑访问公司电脑工作文件夹的内容。


使用方法:在电脑右下角托盘中点击蓝色图标,选择「WPS 网盘」,选择自动同步的文件夹即可。具体如下图:



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