办公室文档归类技巧(实验室的文件这样整理才规整！)

实验室的各类档案文件，一般都有几十到上百种，整理起来可谓千头万绪，我们如何将这些档案文件分类、整理、保存的条理清楚呢？

别担心，我们可以按照ISO17025的条款来将这些文件归类归纳（本文），在实际工作中大家也可以结合自己实验室的实际情况，按照这种方法来管理实验室的文件。

本文罗列的条款并不一定适合每个实验室，大家根据实际情况可以进行增加或删减。

4.1 组织

1.若是独立法人要求组织机构代码、营业执照、税务登记证（或者三证合一）；

2.若是法人授权形式的实验室，应有：法人单位及其法定代表人的授权书，保证检测工作质量的声明和承诺；

3.最高管理者的任命文件，关键人员的任命书，包括技术管理层人员或技术负责人（即管理者代表）、质量主管、各部门负责人、监督员、内审员的任命文件；

4.有关人员的授权书，包括检测报告批准人、提出“意见和解释”者、负责分包者、特殊类型样品检测者、特殊设备操作者、实验室公章使用保管员授权书；

5.准予上岗任职书，包括检测员、抽样员、样品管理员、资料档案管理员、仪器设备及其计量检定管理员、电脑程序编制者以及安全健康环保管理员。

6.人员的任职、授权、任命的撤换、调整文件；实验室的授权和其他资质文件证书。

4.2 管理体系

4.3 文件控制

1.受控文件发放/回收/销毁记录。

2.受控文件变更/修改/增补记录。

3.受控文件停用/启用/替换记录。

4.文件定期评审记录。

5.磁盘、光盘目录。

6.技术书刊、工具手册目录。

4.4 要求、标书和合同的评审

4.5 检测和校准的分包

4.6 服务和供应品的采购

4.7 服务客户

4.8 投诉

1.投诉（书面、口头）记录，调查处理记录及其纠正/纠正措施记录。

4.9 不符合检测和/或校准工作的控制

1.差错的发现、识别、建议处理、有效性评审记录；

2.纠正措施记录（适用时），检测结果差错统计记录（表）。

4.11 纠正措施

1.不符合项纠正措施记录（原因分析、选择、实施、监控、验证有效性），相应的文件修改记录，附加内审（适合时）记录。

4.12 预防措施

1.潜在不合格项目的调研取证、分析、确定记录；

2.预防措施计划表，预防措施实施计划、验证记录，文件修改和提交管理评审的记录。

4.13 记录的控制

1.记录（档案）卷宗目录及标识；

2.会议记录、研讨类会议记录。

4.14 内部审核

1.年度内审计划表、内审实施计划表、内审通知书；

2.内审检查表及记录；内审首次/末次会议记录；

3.内审缺陷/不符合项报告；

4.内审的总结报告及其分发登记表，交付管理评审记事。

5.制订的纠正措施及其验证记录；

6.修订的文件（适合时）；

7.客户通知书（需要时）。

4.15 管理评审

1.年度内审计划表、内审实施计划表、内审通知书；

2.内审检查表及记录；内审首次/末次会议记录；

3.内审缺陷/不符合项报告；

4.内审的总结报告及其分发登记表，交付管理评审记事。

5.制订的纠正措施及其验证记录；

6.修订的文件（适合时）；

7.客户通知书（需要时）。

5.2 人员

5.3 设施和环境条件

5.4 检测和校准方法及方法的确认

1.承检项目、参数目录及其标准（有效版本）及发布的修改号文件

2.基础标准、通用标准规范目录及其有效版本

3.与承检项目相关的国外先进的、国际的检测方法标准目录及有效版本

4.作废但有保存价值的标准

5.企业标准

6.本实验室制订的检测方法及其计划、方案、文献总结、制订过程中的记录、总结，鉴定确认的材料

7.非标准检测方法（含编写的文件及其确认的材料）

8.检测附加细则（对检测方法的补充说明）目录及其文件

9.测量不确定度的评价估算记录。

5.5 设备

5.6 测量溯源性

1.有标准物质一览表及其证书、使用记录；

2.期间核查计划日程、方法、核查记录；

3.参考标准一览表及其校准证书、使用记录；

4.期间核查计划日程、程序及记录（适合时）。

5.7 抽样标准

5.8 检测和校准物品的处置

1.检测物品（样品）接收、入库、领用、检毕退库、销毁或归还客户；

2.对物品（样品）存在疑问与客户对话、妥善处理的记录；

3.制样规程（适合时）；

4.样品环境条件监控：样品室、柜的环境条件监控记录；

5.样品保存环境条件的监控记录（适合时）。

5.9 检测和校准结果质量的保证

1.比对/能力验证计划，实施结果与评价记录，重检记录；

2.相同/不同方法重检、保留样再检的计划，实施结果与评价记录；

3.质控图目录及所绘制的检测参数质控图；

4.分析、评价记录；

5.采取的纠正活动记录（适合时）。

5.10 结果报告