办公设备采购技巧(办公家具采购须把好六道关)

高科技的发展，新材料应用于家具行业，为家具生产提供了充足的可用资源。各种款式、规格和颜色不同的办公家具纷纷登场亮相，进入企业、机关、事业单位和社会团体办公场所，给办公室增添了一道亮丽的风景线。办公家具属普通物品，但具有鲜明的特征，其技术、款式、规格等因素变化较大，质量对原材料的使用、生产设备和工艺有一定的依赖性。同时，其价格和质量也受多种因素制约，产品质量检验难度较大。这一系列特点给办公家具采购带来一定难度，使其在实际操作中的程序和标准难以把握。笔者结合工作实际，就如何采购到物有所值的办公家具，提出六点建议。

一 前期论证要做实

受传统观念影响，许多单位采购家具时，考虑材料因素不多，常常以直观感觉为准，采购时常根据现场观察，当面成交订货，给质量带来许多隐患；还有的对提交的采购方案缺乏论证，方案较粗，可行性差，往往只有项目名称和数量，而无具体的技术要求，在款式、规格、颜色、用材和预算等方面表述不清，给项目的顺利实施造成一定难度。

由上述问题可知，这要求需求部门根据配备的经费标准，聘请专业设计机构，根据现有的条件（房间大小、装修风格、部门性质、使用人员职务）作出平面布置设计、规格尺寸、款式设计，提出多种款式、规格、颜色、用材和预算，搜集有关资料，论证其方案的可行性，着重从方案的选择和细化、项目的可行性操作、图纸的配套、用材及工艺流程要求和规格标准等规范化程度上下功夫，从而提高采购效率。

二 计划编报需求要素须完整

对办公家具项目采购，除按正常项目采购规定，严格依据前期论证和采购预算，按固定的格式、内容、时限等要求填报外，还应连同质量技术指标参数一并报送采购管理部门。

其中，需求文件，主要由编制说明、采购计划明细表，以及技术规范、质量标准、设计图纸、验收条件和产品标样等技术文本或实物组成。

值得一提的是，要提供设计图纸、货物主要用材、部件价格明细表及其证明材料，货物用材必须与设计图纸相一致，必要时要注明生产工艺流程及所用材料说明和质量保证体系及服务承诺。

三 采购文件编制应注意“小细节”

办公家具行业是个特殊行业，尽管家具企业规模一般不大，但其品种繁多，工艺流程不同，即便是同样的技术规格要求，不同的厂家生产出来的产品差异也较大。

在编制采购文件时，往往考虑到这点，却忽略了那点，兼顾了政府采购的一般原则、基本程序和采购文件编制的基本要求，却难以准确反映整个项目的具体要求，如家具用材、质量、款式、规格、颜色以及生产工艺流程等详细要求。

在生产周期上，要充分预估交货期；在评定标准的制定上，要制定统一而具体的标准规定；在产品技术上，要使供应商对采购文件做全面细致了解，需附多个附件，如采购目的和项目用途，用材要求，工艺流程要求，设计图纸及其它有关标准等。

特别是要提供以一定的比例、一定的深度来设计绘制的图纸，注明货物主要用材、部件价格明细表及其证明材料，货物用材必须与设计图纸相一致,并将在实物评价时得到验证。

另外，要重视现场勘察，使投标供应商明白采购人详细需求，如交货时间、用材规格、货物式样、尺寸、工艺标准、质量验收标准等具体化。

四 建议选择综合评分法

在办公家具行业，个体经营户较多，国有或集体企业较少；经营性企业多，生产型企业少。在生产企业中缺乏现代化家具生产设备，大多为简单的作坊式手工作业。在生产和经营中单一简单产品多，复合复杂型家具产品少。在管理上，制度不健全，管理不科学，大部分企业为家庭式管理，熟人或亲戚连锁开店，证件不全。

据笔者了解，办公家具虽属一般性设备，但在采购结果的评定上却不能视同简单的通用设备，只从报价文件的制作，设备的总报价，各项设备的详细规格和配置，售后服务承诺，对企业的综合评价等方面去评定。若评定标准制订按上述内容，可能会排除经济实力较强，产品质量过硬，企业信誉度高的潜在供应商，导致采购结果与采购单位对项目的实际需求形成一定差距。

笔者建议，最好采用综合评分法，明确具体评审方法、评审标准，按规定设置评审价格、财务状况、信誉、业绩等，要对采购文件响应程度等要素权重，细化评价要素，注明各指标分值比例，量化计算方法，载明供应商质疑投诉渠道等内容：技术要求（含规格品种、数量、质量要求、用材），工艺流程，设施设备、技术人员，生产方案，合理设置投标货物的投标总报价，企业的资质情况（含企业的规模、经济实力、业绩、以往项目使用单位评价、资信、近两年所取得的荣誉等），投标人的质量保证（含质量保证体系、生产工艺、与本项目有关且能体现投标人生产能力的设备保证，针对本批货物企业内部所适用的质量标准等因素），投标人承诺的售后服务及售后服务的保证能力等。

五 严密依法组织评审

在实际的评审工作中，其评审办法在采购文件中只作原则性规定，而无具体的标准，所聘专家大多数只是理论专家，缺乏实践经验，只从报价文件的表面文章去评定，简单看其是否符合采购文件要求来评定采购结果的成交与否。这要求评审人员应当严格依照采购文件明确的评审方法和评审标准，客观公正独立地提出评审意见并承担相应责任。

要根据招标文件中已公布的评标办法、评分标准进行严格的评审，对不响应招标文件要求的投标人取消评审资格。根据评审结果排名顺序，评审小组向招标人推荐中标（成交）候选人。

为了解实物摆样的效果，采购文件需要明确提供样品时，也要给予投标人充足的样品制作时间。对样品的评审，重点在质量、规格等技术上把关。同时对中标人的样品做封样处理，招标人将以封样作为批量交货验收的质量、规格、款式、颜色的标准，来保障投标和验收的结果相一致。

六 签好合同 抓好验收

采购人应当依据采购文件、投标（报价）文件、评审报告和中标（成交）供应商的澄清承诺，与中标（成交）供应商签订合同。

其合同涉及四方面：一是采购人与中标（成交）供应商签定的合同应当遵守采购文件所确立的技术、质量、服务和价格标准；二是采购人应当组织专门的验收，并填写详细的验收清单；三是中标（成交）单位、签定合同的单位、收款单位3个名称必须完全一致；四是中标金额、合同金额、发票金额必须一致。在项目验收中，由于受多种因素的影响，验收小组只查看所供设备数量规格与合同规定是否一致，而忽略了对其质量的合格性等方面检查验收，将导致验收结果与实情不符，影响办公家具的正常使用和采购的声誉。

办公家具的批量到货的验收，要严格执行合同文本，根据采购文件和已签订的合同，进行标的物鉴定、数量清点等，确保其采购产品的质量和规格符合要求。

对办公家具质量和材料有分歧时，可请质量监督检测部门进行相关检验，做到材料价格、产地须真实可靠，与投标（响应）文件相吻合。