办公室快速收文技巧(综合管理性文件材料的运转（一）——收文的运转)

大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为综合管理性文件材料的运转（一）——收文的运转。

4个阶段、14个环节：

进阶段：签收、启封、登记；阅办阶段：分文、拟办、批办、传阅；承办阶段：承办、催办、注办；后处理阶段：整理、归档、清退、销毁

1签收

收件人在对方文件材料传递单或送文簿上签字，以示文件材料收到。认真清点、检查，在回执或送文簿上签字，并注明收到日期

2启封

即文书处理人员在收到文件材料后，对封装的文件材料进行拆封的过程。保留原封套上的发信者名称和邮戳，不能损坏封套内文件材料。启封后要检查封套内文件材料是否完整，有无缺页少份、错发等差错，发现问题要及时向发文者反馈。

3收文登记

是对文件材料收受处理的总登记。在收文眉头处加盖文书处理章，注明收文单位名称、收文分类、收文号、收文时间等。需文件材料清退，要加盖清退章。在收文登记簿（或收文登记单）上作详细的登录，内容主要包括顺序号（收文号）、收文日期、来文机关、来文字号、文件标题、密级、份数等。

4分文

把登记后的收文按其性质和办理的要求分门别类，以确定分给何部门或何人阅读和办理。要根据领导和各部门的主管范围，把有关内容的文件材料送给相应的领导和部门。对内容重要和难以判断承办部门的文件材料，先由办公室负责人批办再进行分文。分文要作好记录，重要文件材料要办理签收手续。

5拟办

综合部门负责人对文件材料办理提出初步意见。拟办是在办文单的相应栏目中签署文件材料办理的建议或请示。不需拟办文件：不需要承办、只进行传阅的文件材料；承办人员有把握处理的、某些具体业务工作文件材料。

6批办

领导或部门负责人对文件材料办理原则、应注意的问题、拟办意见等所做的指示，或提出的看法。需批办的文件材料：对本单位工作具有重要指导意义的上级重大方针、政策文件材料；上级针对本单位的重要意见文件材料；需要本单位办理的重要事项文件材料；外单位发来的需要回复或办理的重要文件材料；所属单位和部门的重要请示等文件材料

7传阅

由文书处理人员在单位领导成员和各有关部门阅知与处理文件材料过程中所做的组织和传递工作。传阅要求：按照文件材料的传阅范围组织传阅，掌握文件材料传阅的主次和先后顺序，杜绝文件材料在部门和个人之间“横传”，根据登记情况及时做好催办工作

8承办

即有关部门或有关人员根据领导的批办意见，对文件材料进行具体处理的过程。承办方式：对文件材料涉及问题的具体执行和办理，对某些收文进行回复

9催办

根据文件的缓急程度和承办的时限要求，对需要办理的收文的承办情况进行督促检查。催办方式：口头催办、电话催办、书面催办

10注办

即在收文办理结束后对办理情况做必要的说明，通常称之为“留注”。注办方式：有复文要注明复文的字号、日期，电话或面谈方式处理的要注明时间、地点、接谈人员、主要内容等，传阅文件传阅人员要在文件材料处理单上签署阅读日期和阅读人，传达文件在文件处理单上注明传达时间、范围

11归档

即在文件材料办理完毕后，档案部门将有保存价值的文件材料经过整理，办理正式入库保存手续的过程。双重性：文件材料运转的最后环节档案管理的起始环节

12清退

即文书处理人员对规定应退还的文件材料进行清理，并退还给发文单位的过程。注意三点：单独保管、登记造册、按期退回

13清退范围

绝密文件材料、有重大错误的文件材料、送领导人传阅征求意见或审阅文件材料、未经审阅的领导讲话材料

14销毁

即对没有保存价值的、又不要求清退的文件材料，在办理结束后进行销毁。注意两点：对一时难以确定是否应销毁的文件材料，可以留待立卷时再作鉴定；对已销毁的文件材料，要在收文登记簿上注销。

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