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办公室文秘工作技巧(懂得圆融的秘书，才能走的长远，一文教你高级的为人处世之道)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-20 06:16:41
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第6章　拿捏分寸，做能与上司对话的那个人

上司在下属面前往往都习惯保持自身的威严，因此，哪怕你是上司最信赖的“身边人”，你也需要在与上司对话的过程中顾及到上司的这种心理。锋芒毕露会让上司不喜欢，过度谄媚又会被上司厌弃，一味表现愚钝也难以获得上司喜爱。上司需要的不仅仅是一个拥有好口才的秘书，更是一个能够与自己说得上话，能够说明白话的秘书。

适应上司的行事风格

与上司之间形成良好的互动，营造出愉悦的工作氛围，进而使上司可以专注于那些与组织发展相关的大事，从而促进组织顺利运转，这是每一个优秀秘书的期望。但是，不同的上司风格迥异，要如何才能搞定上司呢？

雅倩曾经是某大型企业在上海办事处处长的秘书。由于公司发展前景较好，办事处的业务很多，再加上上司重视，公司的人手又不足，所以处长准备将部分工作交给雅倩来处理。

但是，雅倩发现自己只有IT技术与教育两项业务可选择。当时，她分析上海将来会建自贸区，IT技术行业的前景可观，于是便不管上司怎么想的，直接要求：“请您将IT技术行业相关业务交给我吧!”

不料，其实整个公司早已准备好将教育类型的业务当成主要业务，由于上司器重，雅倩他也想要让雅倩负责上海区的教育业务，但雅倩却坚持己见，不愿意退让。

最后，虽然雅倩得到了IT技术相关类业务，但她与上司的关系却出现了裂痕。因为少了上司的支持，业务的进展情况也不太顺利。

雅倩身为秘书，原本可以有更好的发展空间，但是她不去了解上司的真正想法，在沟通过程中也不够圆融，以致埋下了与上司不和的因子，此后相关工作得不到援助，办起事情来自然不会顺利。

职场上虽然不一定每一个秘书都有机会成为上司重点培养的下属，但必定每一个秘书都要面对上司。秘书的主要沟通、服务对象就是上司。基于这一大前提，如何与上司形成良好的互动，使自己的聪明才智在组织内得到充分的发挥，对话是必修的课程。

认清自己没有那么厉害

一位深谙职场说话之道的秘书这样形容上司的不容置疑性：“上司就如同你的父母，是必须服从的权威。”他们是评价秘书个人绩效高低的人，更是决定你职业发展的关键人物。“不交恶”是秘书与主管相处的基本要求，而“不交恶”的秘诀，首先在于尊重双方的不同。

上司与秘书之间融洽的对话首先需要秘书有自觉：承认自己有所不足。当你发觉自己其实并没有那么厉害时，你才能够抛开成见，去接受上司的权威性。上司之所以成为你的上司，代表着他拥有你所没有的优点与才能，而他身上一定有你可学之处。试着去了解，那么你势必会获益良多。

洞悉上司的行事风格

有效的向上对话过程中，需要改变的是秘书自己而非上司。上司不太可能为底下的人改变自己的行事风格，因此，与其期望不太可能发生的事情，反倒不如调整自己，去适应上司的做事风格与方式。

大致来说，上司的行事风格类型可分为以下几类：

猫头鹰型上司：思维缜密、重视数据，秘书报告时尽可能出示明确的数据说服他；

老虎型上司：对效率极为重视，与其沟通时，秘书务必将重点讲清楚；

无尾熊型上司：有耐心、爱好和平，不喜与人吵架，与其谈话时，秘书应多给他们时间，使其交代完整件事情的前因后果再去执行，使他们有被尊重的感受；

孔雀型上司：喜爱热络氛围，也乐于展示自己，秘书与其相处时，应多为其提供发挥舞台，切勿抢其风头。

一个人的性格也往往是多方面的，有很多上司都是多重性格的整合。身为秘书，应该多观察一下自己的上司，这样才能够找出最佳的应对之道。

从闲聊中窥探上司想法

职场中，你很可能常常听到上司说：“我这个人最开明了，有什么意见尽管提没关系。”当下属信以为真，放胆发表意见后，却发现主管当场翻脸如翻书，才知道原来只是场面话。

上司在公开场合中的谈话往往很难令人窥见其真实想法。秘书想要真正地了解他，就必须要发挥观察力，特别是在闲聊场合中。秘书应多找机会与上司进行非公开场合的聊天，观察对方的表情、肢体动作与声音变化，从中观察其好恶，倾听其内心的真实想法。

开口以前，先推敲上意

如果得不到上司的资源与支持，秘书工作起来往往会十分辛苦，因为秘书的所有工作都必须要在上司的支持下进行。因此，向上司争取或者提议以前，事先推敲...

秘书和上司沟通并不是要争谁输谁赢，最终的目的是要彼此合作愉快。如果秘书的目的是要主管说“是”，那么最好的办法是让上司心甘情愿地答应。向上司开口前，除了反复的推敲以外，若秘书可以做到以下几点会更容易获得上司的支持：

了解上司接受建议的最常用方式，书面、口头还是会议形式；

知道什么时候是找上司交流的最佳的时机；

知道哪些地方是与上司接触的好地点；

让上司对你的提议提出意见，再融入他的可行建议；

不要一次丢给上司太多点子，要先逐一实现，赢得他的信心；

假如上司强烈反对你的提议，当然可为自己的观点辩护，但不要坚持己见，可以先暂停，回去冷静一下，客观比较双方想法后，再找他谈谈看。

秘书在与上司对话时，一定要牢记这一点：上司就是上司，他所拥有的权力决定了他的权威是秘书不可侵犯的。有时候，上司表现亲切可能是对你的信任，也可能是想展示自己亲民的一面。千万不可将上司的信任与亲切当成理所当然。一旦讲话失去分寸，你便很容易失去这种信任与亲切。

与上司沟通，认清自己说话的立场

秘书想要更好地协助上司，与上司进行有效的沟通，就需要拥有较强的语言表达能力。很多秘书因为上司高高在上，就认为自己的工作是伴君如伴虎，认为上司永远是不可捉摸的。于是，他们每日缩手缩脚、如履薄冰。其实，并非“老虎的屁股摸不得”，而在于秘书怎样去“摸”。这就要求秘书有必要学习与掌握与上司进行沟通的一些语言原则。一个会说话的秘书不但在职场中受欢迎，而且在其他任何地方也都是受欢迎的；相反，一个不会说话的秘书不但不会受到上司的重视，而且也会让组织不放心。

燕子是一家公司的普通文秘，当她正在忙碌着写作今天必须要交上去的公文时，办公室主任却在喊她：“燕子，昨天下午和你说过的那份公文今天务必要交给我啊!”本来燕子正在写着，主任这么一叫把她的思维全部打乱了。于是，燕子没好气地说：“知道了，你没看见我正忙着写吗?”

主任没有说话，但在出去的时候却将门摔得非常重!主任一向和蔼好说话，这让办公室其他在场的同事大吃了一惊。后来，有人问起小燕到底是怎么回事，小燕满腹委屈：“我正在写公文呢，他就叫我把公文交给他，他又不是看不见，这不是故意刁难我吗?”同事提醒她道：“你是不是看主任平时比较好说话才这样做的?你要注意啊，毕竟他是我们的上司，你这样做，对日后工作很不利!”

小燕没有说话，因为她这几天的确也感觉到主任不再像从前那样和蔼地与自己对话了。

很多时候，对话的目的并不是为了增进理解，而是为了消除误解。从这一角度上来说，掌握好语言的运用远比沟通的内容更显重要，过程不愉快，结果肯定会令人不满意。可以说，不管秘书服务的是单个上司，还是所有的上司，在与职位高于自己的人对话时，秘书都必须要注意：不管对方是否是直接上司，不管双方是否在同一部门工作，只要职位高于你，你就要谨慎地与上司展开对话。

认清自己说话的立场

你很可能会因为跟随上司久了而感觉他很随和，或者认为你的上司几乎与你处在同一年龄层，于是便开始在说话时不分大小、不分职位高低。这无疑是引火上身。即使和再随和、年龄再小的上司说话，秘书都要随时保持这样的意识：不管你们交谈的内容是什么，身处何处，他都是你的上司，你都要在语言中表现出这种职位的高低之分。

一个优秀的秘书最出色的地方就是，他可以与上司聊天，但从来不会让上司对他警惕，而这种无警惕感的形成，就是建立在随时注意自己说话的立场上的。

给上司足够的尊重

如果你比别人能干一些或业绩好一些，你会因此而骄傲，你如果只有一点儿骄傲，将来一定有发展前途，因为这是你工作的动力。但如果你因此而过于骄傲，认为组织非你不可，那你可就大错特错了，并且你与上司的人际关系很可能会出现裂痕。

要知道，无论你本人多么有能力，你仍是公司里的一分子，也仍是你上司的下属，你必须在工作范围内尊重他的决定，而不是擅作主张。如果你擅自进行，无论成绩多好也不会受到上司的赞扬。不仅如此，还会遭到上司的叱责：“谁让你这么做了？”也许你本人会想：“他应该赞扬我才对，没有理由批评我啊!”但这是极其错误的想法。

从上司的角度来看，你并没有权力那么做，因为他并没有给你指示，你的行为是越权行为。也许你本想主动做好事，但对上司来说，其自尊心却受到了极大的伤害。因此，在工作中，想与上司融洽地处理好各种工作关系，你千万要记住不要伤害上司的自尊心。

自己不居功

有些人在说服上司或是帮助上司以后，会得意洋洋地夸耀：“我终于得到了经理的认可。我一句话就说到了重点，使得自信非凡的经理只好认可签字了。哈哈，怎么样，我很厉害吧。”

这种人虽然得意地展示了一回自己的能力，但恐怕没有下次了。因为“世上没有不透风的墙”，他自吹自擂的话，不久后便会传到上司的耳朵里。上司当然会不高兴，因为没有一位上司知道自己被下属嘲讽后还会高兴的。

自己的辛苦获得了上司的认可，因而对自己的能力产生信心，这是理所当然的事。但更重要的事还在后面，当你的建议或计划被上司认可，回到办公室后，若同事问你：“经理那边怎么样？”你坦然回答：“嗯，还好，他同意了。”同事不免会感到吃惊，大叫道：“真的？太棒了！能够让经理那样自信的人认可，你实在是不简单。”

这时候，你就要做到冷静，不要被同事的情绪所感染，说一些自鸣得意的话，而应该尽量设法给经理说一些好话。比如：“不，只要说清楚，经理就会了解的。我本来还有点担心，但经理反而鼓励我尽管说。其实，经理还是很通情达理的。”这样你设法为上司说好话，上司间接知道后，比你直接称赞他还会令他高兴。这时，上司对你的好感就会更多，认为你是个相当不错的人。

对秘书而言，如果你不能与上司保持友好的合作关系，只能面对个人职业生涯的失败。不管你在公司待了多久，上司有多么重视你，秘书都要确切地记住一点：你是协助上司完成经营决策，而不是制定决策。因此，秘书一定要在言语之中体现出自己尊重上司、体谅上司的一面。当然，这种尊重并不是阿谀奉承、趋炎附势，而是站在秘书的角度使用更正确的态度去服务上司。唯有如此，秘书才能获得上司的认可与重视。

选对时机比怎么说更重要

与人沟通时往往会发生这样的情况，那就是，有些时候自己根本没有说过激怒对方的话语，但对方却莫名其妙地发火，使沟通变得困难；或者出现一些难以沟通的问题，比如，同事之间在工作上存在分歧，始终无法解决。其实，这两个问题都可归结为一个原因，那就是沟通时机不对。在与上司沟通时，同样存在此类问题。

宝明是一位知名演讲家的秘书。这位演讲家出去讲课时，总是会带一位秘书出去，而受到提携的秘书往往能够从这种“带出去”的体验中找到更好的职业出路。但是，虽然宝明每日工作认真，他却连一次被演讲家垂青的机会都没有，而这种被冷落恰恰是因为宝明不懂得选择正确的时机。

比如有一次，他去向演讲家汇报工作，但对方正在忙碌地为下一场重要的演讲做准备，宝明在一边滔滔不绝，一副“不把话说完誓不罢休”的架势。最后，演讲家拉下了脸：“非要现在说吗?你没有看到我现在正在忙吗?”

相比之下，秘书小王就聪明多了。有一次，他在整理一个展览板的文案时，经理恰好进来了，并在这片刻的空闲时刻偶然地看到了小王计算机上的文件。于是，小王立即把握住机会问道：“经理，您看我写的这个还行吗?我是这么想的……”

就这样，小王与经理针对这一问题展开了讨论，这使经理了解了他的想法与思路，并看到了他在工作上的巨大潜力。

同在秘书职位，相比之下，小王比宝明机灵多了。也许你自己对此也深有体会，当心情好时，你会感觉这个世界的一切都是美好的。推己及人，其实领导也一样，所以说与上司沟通时不可鲁莽，而是要把握好对话的时机。选对沟通时机非常重要，有时候，它甚至是沟通是否能够顺利进行的关键。

秘书的职业生涯是由种种不同场合的沟通构成的，如果你想要通过秘书这一职业获得更广阔的发展空间，那么，参考以下建议有助于你成长为一位与上司沟通的高手。

耳聪目明、善于观察上司的动态

一位出色的秘书必然是耳聪目明、善于观察上司动态的。在这种耳聪目明之下，对话的内容也会有所选择：如果是个人琐事或是如同打印纸用完了一类的小事，就不应在上司埋头处理大事时去打扰他；如果你有什么主意，或者是自己心里因为某事而不满，就应该在某个恰当的场合，悄悄地将上司拉到一边讲。

中国还有句老话叫“热脸不贴冷屁股”，若你的上司此刻对这一话题并不感兴趣，而你偏要现在去找他谈，那就是“热脸去贴冷屁股”了，如此一来，肯定是既起不到沟通的效果，也会使彼此不痛快。

此外，与其他人沟通时，我们总是习惯问上一句：“忙吗？没有打扰您吧？”这种思维同样要带到与上司的沟通中来。

选对恰当的时机

同样的话，在不同的时间对上司说，往往会产生不同的效果。一般消息特别是坏消息，在上司紧张工作的时候不要说，在上司正在焦急的情况下不要说，当上司盛怒或者情绪低落的时候也不要说。最佳的对话时机，是在上司心情舒畅、精神饱满的时候。

如果你想要做的是与上司辩论一件事情，那么，你更要记住以下几个诀窍：

如果在他心情欠佳、愁眉苦脸的时候去要求什么，显然是不明智的；

不要赶在吃饭的时间与上司讨论重要的情况，这种时候他易于分散精力或者匆忙地做出决定；

上司准备去度假或者度假刚回来的时候，往往心思还未回到工作上，此时也不宜去打交道；

在上司取得了荣誉，他所重视的项目有了进展，上司生活中有好事发生时是交流的好时机。

选择恰当时机的另一要求是秘书也要自己保持情绪平稳。那种面带怒气、情绪激动的做法只会让上司的情绪也变得不稳定起来。如果一个秘书总是对他的上司牢骚满腹，就会使他的上司得出这样的结论：要使他令自己满意似乎希望渺茫，最好还是让他另谋高就！因此，秘书在与上司交流以前，必须要先稳定自己的情绪，不要在上司面前为微不足道的事情发牢骚。

考虑到上司的时间安排

在上司时间安排上进行考虑，也是选对沟通时机的一个要素。外部黄金时间是个人与他人产生交集的最佳时间，你可以在老板即将离开办公室去外地度假的时候抓紧时间去向他请示，那时就是你的外部黄金时间。找上司谈话的另外一个黄金时间通常是对方刚刚来到办公室的时候，因为他们这时很可能还在摘帽子、脱外套，还没有沉浸到自己的工作当中。

此外，如果秘书能够了解上司的日程安排，对沟通也有极大帮助。大多数人都不太擅长站在别人的角度考虑问题，所以他们也很难考虑到别人的日程安排。事实上，考虑他人的日程安排有很多好处。当你知道对方的空闲与零碎时间时，不妨在这些时间段去找对方商量问题。这种时候很少会有其他人来找他们，所以你们之间的事务商议将会很顺利。

注意说话的场合

场合不同，人的心理与情绪也会有所不同。庄重的场合下，说话不能太过随意；而喜庆的场合中，说话就要欢快一些。当然，这种说话色彩的变化，也要依据于秘书与上司关系的亲密度来定：若个人与上司并不是太亲近，就不能在话语上面太过随便，否则很容易使上司产生被轻视之感。

此外，秘书在与上司对话时，也要充分地利用额外的机会：很多时候，上司会给部属额外的机会去发言，比如领导调查、每周例会等。此时，如果你能够充分利用，并在这些场合中提出新的见解，引起上司的注意，那么，上司肯定会让你多说一些。

委婉有力，向上司提建议的策略

秘书的个人建议是上司决策过程中的重要信息来源，同时也是建立起良好上下级关系的重要途径，但如何向上司提建议，很多秘书并不清楚。我们习惯于在工作中依命行事，至于如何表达自己的意见或想法，倒是很少人去思考。

志祥是某民营制药公司的高级秘书，他是国内知名医学院出身，已经在医疗行业工作了长达五年的时间，为了更好地了解该行业的具体运作才担任秘书的。由于拥有丰富的工作经验，总经理对他十分欣赏。

最近志祥的公司计划投入一笔巨资开发一种新型的药品，但他根据自己以往对市场的了解和现在药品市场的情况认为，目前市场上同类的药品有200种之多，已经处于饱和的状态，如果这时买地建房，扩充设备，再开发这类的药品无疑属于盲目投资。

但总经理一向固执，如何向他讲明自己的意见才会让他意识到此项目无利可图呢?志祥有些困惑：自己看得到风险，却不知怎样才能在不惹怒上司的前提下让上司意识到眼下的困境。

身处局外的秘书往往会对某些事情拥有更深的了解，而上司由于身陷文件堆、办公室，很可能对市场的种种现状已十分生疏。眼下，针对某项决策你如志祥一般看到了风险，而你要如何向上司指明这种风险？

一个合格的秘书应该知道这样的基本原则：向上司提建议时，需要在小的场合、找周围没有人的时候单独与之交流。公开地提出建议，往往会让上司有“被拆台”的感觉，即使上司勉强接受了你的建议，也会给人一种轻视上司的印象，这对未来的交流无疑是一种潜在的障碍，影响双方的互相信任，最终结果可能是上司就会应付了事。由于得不到上司的真正支持，秘书的建议也只能是“只开花、不结果”。这就需要秘书掌握一定的提建议技巧。

考虑到自我经验与视角

若你本身不是一个经验丰富的秘书，且对组织内部了解不够透彻的话，那么原则上你应该尽量少给上司提建议，至少提建议的时候要格外慎重。秘书的主要职责是为上司创造最佳的决策环境，而非参与经营决策。虽然在实际的工作中，秘书由于直接与上层、下属们进行接触，对待某些具体问题可能比上司还要更清楚，而且也能发现不少问题，但是，在上司看来，这些建议很可能是无足轻重，甚至是有可能影响领导层整体工作部署的。因此，当秘书感觉有必要给上司提建议时，那就首先要考虑自己是否和上司站在同样的角度和高度看问题。

若你对上司的思考问题方式甚至是工作内容都不是很了解的话，那么，你的建议很可能只会给上司的工作添乱。身为秘书，你一定要了解上司的职责与思维方式，知道他当前具体的工作出发点和工作重心在哪里、是什么，唯有做到了这一点，秘书才有可能把握机会，给上司提建议。

需要注意的是，刚入职的年轻的秘书原则上不应给上司提建议，但是，这并不是说，作为秘书丝毫不能与上司对话。当上司要求你提建议或征询你的看法时，秘书应大胆地谈谈自己的看法；又比如，在与上司讨论一些非经营决策性的问题时，你可以提出一些建议，如怎样保持健康，在什么地方开会比较合适，在什么地方请客人吃饭等。

多用商量的口气

在为上司提供建议时，秘书要多用商量的口气说话，给上司留下余地。为了不造成“强加于人”的感觉，你可以采用问句的形式，形成一种商讨的语气。比如：

“这样行不行？”

“能不能这样做？”

“是不是这么办？”

这样做，既表明了自己的看法，又表明你是在同上司商量，尊重上司的意见。

此外，秘书还要注意，给上司提建议时，尽量让上司做选择题，避免做回答题。比如，一项选择新建筑材料的选择上，你应该将备选材料的种类一一提出：“我们是用树脂的还是玻璃的呢？”而不是询问上司：“我们要用哪一种材料？”

至少准备三个提案

如果你认为自己提供的建议是一个很完美的提案，并且深信没有别的提案了，在这种情况下，你就不会去注意其他的可能性了。这时，如果上司要求你提出另一个替代方案，或另两个替代方案，你往往就会束手无策。

而现实情况告诉我们，不管你自认为自己的提案有多么好，上司因为所处角度不同，或因为看问题的方式不同，也许不会认可你的方案。因此，作为一个聪明的秘书，就算有非常优良的提案也会考虑是否有其他的可能性，预先准备好第二种甚至第三种方案。

这种做法便于上司进行比较，一旦上司指出第一种提案的某些不足时，你可以立即拿出第二种提案作为补充，这样上司可能会说：“如果将这两个提案合为一个，就比较完善了。”这样一来，就等于上司认可了你的提案，接下来的工作就非常好进行了。

在拟定多项提案时，有时必须具备一定的谈话技巧。

比如，你希望上司认可A方案，而实际上他却是个固执的人，你越是有心地建议A方案，他越是会反对。对于这种类型的上司，即使你一开始就提出最好的方案，他也不会接受。因此，你应该事先准备好C方案和B方案，然后先提出问题最多的C方案。这时，上司无疑会反对：

“这提案不好，问题太多了。”

这时，你再拿出B方案，B方案比C方案要好，但比A方案要差，仍有许多缺陷。上司再次指出：“比你刚才的方案好点，但仍然有问题。”

接着，上司会指出B方案中的问题并表示反对。这时，你应稍稍就方案与上司争议一下，再以很客气的态度提出A方案：“那么，这个方案怎么样呢?”

此时你千万不要露出得意的神情，也不要有“怎么样，这次不会提出什么问题了吧”的态度，因为这些会引起上司的反感。你应该表示出“现在只剩下这个提案”的无可奈何的态度。

不用说，上司一见就会知道A方案是最佳方案，尤其是比较了问题较多的B方案和C方案后更为明显。这时，上司反而会向你推荐A方案：这个提案好，它比起B方案和C方案要好多了，就采用A方案吧。”

这时，你作为秘书应不露声色，顺从上司的意思说：“那就照您说的办。”

在向比较固执的上司提供建议时，最好用这种方法。但需要注意的是，经常使用一种方法容易被识破，因此不可常用。

让上司自己做决定

一般来说，上司都不喜欢被下属——哪怕是亲近的秘书说服。因此，你在工作中对上司提出建议时，不要让上司有被说服的感觉，要让他认为这个决定是他主动做出的，是出于自己的意愿做出的。

工作能干、精力旺盛的秘书，往往喜欢正面说服上司。如果你的上司比较豁达，不在乎下属表达意见的方式，喜欢畅所欲言的下属，你这种说话方式就不会造成什么问题。如果你的上司不太喜欢秘书在他面前过于随便，那么在这种情况下，与上司谈论提议时，秘书就不能把自己放在正面的位置，在上司面前喋喋不休地说：“我认为如此。”“我觉得这个计划非常好。”而是要说：“您认为这个方案如何？”这样一来，上司会认为最终的决定是由他自己做出的，从而降低了抵触情绪。

秘书要格外注意的是，个人提建议时要考虑决策与执行的区别：决策可以民主，执行必须要集中。也就是说，就算你对某个项目有问题，也要在决策的时候提出，一旦进入了执行部分再提建议就相当于涣散军心，这与秘书的本职工作无疑是不相符的。

一分钟汇报术，让上司见到你的高效

“工作进行得怎样了？”秘书随时都有可能被领导突然问起工作情况，看似随意的一个问题，往往会令人措手不及，不知从何答起。这种突然发问并不是因为上司喜欢突然袭击，更多的是因为某些事情真的比较重要，所以上司才会期望自己随时都可以得到相关的信息。

但从另一方面来说，汇报工作也是秘书工作中的一部分：主动将职责内的工作进展与上司进行沟通，不仅可以获得上司的帮助与支持，使自己少走弯路，而且也会更方便协调资源，配合部门完成任务。

早上上班以后，入职刚满一个月的李秘书刚刚坐下来，经理一个电话将她叫到了办公室里。

“最近工作进展如何?”

李秘书以为经理在关心自己的工作，立即回应道：“很好，各项工作都进展得不错!”

“具体说来看看?”

李秘书思考了几秒钟后自信地说道：“我现在已经对公司的各项制度掌握得很熟练，对自己的工作内容也已经上手了……”

经理停下手中的工作，看着她说道：“我问的是最近我们业务部的工作进展如何。”

“好像还不错吧……”李秘书有些呆住了，她没有料想到经理竟然会问她这样的问题，因为没有了解过，自然也无从答起。

经理摆了摆手，说：“业务部最近的业务量与上个月同期相比完成情况如何?”

李秘书一阵沉默。经理有些不满地说：“这些部门最重要的事情，你怎么一问三不知?出去吧!”

我们总是能够在职场看到这样一类秘书：他们踏实工作，认真地办好了上司交办的每一件事情，但是在汇报这件事情上却总是卡壳。他们要么是不知道要汇报什么，要么是不知道上司口中的“工作”指的是什么，要么是不知道在汇报过程中，哪些需要讲、哪些不需要讲。比如材料准备的情况要讲吗？刚刚来拜访的客户需要介绍吗？交到上级单位去的文件审批到哪一步了要告之领导吗……许多问题涌上来，秘书很难有逻辑地说清楚当下的进展情况。

不懂汇报、汇报不清晰，上司便会认为他没有将事情做好，而秘书自己也会感觉委屈，而这一事实也恰恰证明了一条永恒不变的职场定律：会做事，更要会说事。其实，在大多数的时候，领导的每一次发问都有自己的意图。而秘书需要做的，就是围绕近期工作的重点展开，找到一个落脚点，给上司留下一个思路清晰、善于总结的好印象。

时时留意上司关注的事情

想要让汇报恰到好处地回答上司的询问，秘书就必须要在平时下功夫。工作过程中，你需要更细心地关注以下事情：

上司特别期望提高的地方是哪里？

上司特别想要解决的问题在哪里？

上司近期工作的重点在哪里？

近期未完成、遗留下的难点工作有哪些，后续处理如何？

平日里，只要秘书下功夫去总结此类的信息，便很容易回答上司“最近工作进展如何”的问题。

比如，你的上司很可能在两周前的工作会议上向团队成员提出新的目标：“从现在开始，我们一定要将××公司当成追赶对象，争取在本月的全省业绩排行榜中占据一席之地！”接下来的工作中，如果你从业务部发现并已经确定这一目标已经超额完成，在汇报过程中，你就应该将这一消息告之上司——收到好消息，上司自然会欣喜不已。

汇报上司最关心的问题

如果近期上司并没有提出什么特别的要求怎么办？此时，你就要问问自己：“上司最关心的事情是什么？”如果你连这一问题都回答不上来，那么，你的汇报很可能会被上司瞧不上。

优秀的秘书会随时更新自己的信息库。目前、这个星期、这个月乃至今年，上司最关心的事情是什么？

“经理，我们客服部的工作椅需要更换了，所以财务部拨了一笔钱给他们。”

“主任，这星期我们单位的车辆要送去维修，我们是不是还是选那家常去的修理厂?”

“董事长，我们公司今天又有一个人离职，是不是要重新招人了?”

类似的事情，你最好不要列入汇报工作之列。

很少有上司会关心此类鸡毛蒜皮的小事到底是怎样处理的。上司位置越高，手中的权力越大，他越不会关注这些。他请你来，也不是让你帮助他处理这些小事的。他希望从你口中听到的是他的竞争对手最近有什么新的动作，公司新近推出的产品市场反馈如何，最近公司那件非常难以搞定的业务案完成了没有，最有潜力的客户是否愿意与公司签订下半年的合作合同……除了上司特定的要求以外，这类与公司、团队、上司个人发展密切相关的事情，才是你需要去汇报的重点。

优秀秘书都在用的汇报小技巧

•不说过头话，或者内容、观点模棱两可的话；

•列举数字一定要准确无误；

•尽量避免“估计”、“可能”、“大概”一类的词语；

•语言简练，不拖泥带水。

进行一分钟简报

就算你打算汇报的东西非常重要，你也必须要知道这样的事实：管理者一般情况下是很少有时间专注地倾听某种汇报的。不管你计划的简报时间长度是15分钟还是30分钟，在练习时，请集中在一分钟时间内将其汇报完成。

一分钟汇报法

一分钟之内毕竟不可能讲太多话，于是，你就必须要懂得如何将那些关键的信息在最短时间内告之上司。

从需要交代的庞大信息中，严格地甄选出哪些内容是你必须要说清楚的。

在汇报以前，先锻炼自己实际地进行1分钟的演说，如果有可能，可以将它先复述给他人，看对方是否有清楚易懂的感觉。

找到信息中的关键词，比如，财务类汇报，最关键的是关乎大局的数字；信息类汇报中，最关键的是与上司决策相关的内容。

将一分钟分为三段

有关一分钟简报法，你可以将一分钟分为三段来进行：结论—问题—阐述。

各段时间的最佳分配是：

结论10秒。

问题15秒。

阐述35秒。

一般推销员采用的汇报方法多半是“问题—结论—卖点”式的：他们会将重点放在产品的卖点上。但是对秘书而言，汇报的关键目的是上司得知某一信息，因此，在汇报以前，先讲出结论是非常重要的。问题要不要接着说？阐述要不要继续？都要上司确定以后再进行。

如果上司在某一结论给出时表现了兴趣的话，那么你就可以继续讲下去，而讲述的方法正是按“一分钟分段法”来进行的。那种长篇大论式的汇报，只有在上司特别要求“说得尽量详细一些”时才适用。在向上司进行信息汇报时，你只需要掌握一分钟法即可。

值得注意的是，汇报这项工作也是依据具体情况而进行的：如果你跟随上司时间不长，则要尽可能地通过一分钟汇报与事事汇报，确定他到底关注哪些东西；如果是合作多年的上司，则可以只在每日、每周汇报；如果是你分内工作，上司授权的工作出现问题，则需要及时与上司沟通，领会上司的思路。

其实，汇报方法多种多样，不能一概而论，比如上司的性格、工作特点就会影响到汇报方法的变化，但能肯定的是，学会更高效地汇报，不仅能够展示出你出色的口才，同时也能够让上司意识到，你是真诚可信的那个人。

正确回应，让上司感受到你的共鸣

与上司相处，具备同理心并准确地回应上司的感受是一件非常重要的事情。关注自己的感受，表达自我感受与体会他人的感受都是秘书更好完成工作的基本前提。但是，我们必须清楚：这种感受的共鸣并非为了共鸣而共鸣，它的更大作用在于通过它来实现上司与秘书之间合作的无缝沟通，建立起正确而有效的工作沟通氛围，以使个人更好地为上司决策展开服务。

秘书小杰因为被经理叫去谈话，面对经理的大声斥责，小杰采用了一贯的办法：保持沉默。他以为，这种回应方式可以让经理的怒火平息下来。谁知，经理却越来越火大：“你怎么一声不吭?”“难道我说的问题，你一点也没有意识到吗?”“每次给你分配工作，我说东都能办成西，你是怎么做事的?”“你是不是认为自己是对的，小伙子，为什么就不能谦虚点儿?”“如果你这么固执，下面的工作你要我怎么放心交给你?”

这些严厉的话是经理从来没有说过的，这让小杰更加瞠目结舌、不敢吭声。最后，经理将手中的文件一摔：“你要是对我个人有意见的话就早说!出去吧!”

从小杰与上司的对话中不难看出，这个时候，上司的话语中已经掺加了大量的个人情绪。在这种情况下，问题将变得更加复杂。不管是协助上司的工作，还是倾听领导的训话，秘书为了日后的和睦关系，都应该尽量避免给上司造成类似上述情绪爆发的情况，否则长久以来的努力与沟通都将白费。

其实，一般秘书之所以得不到上司的重用，往往是源于一个理由：当上司交给他们一项工作时，很多情况下，他们对于某项任务的理解与上司对该项任务的理解会相差十万八千里。这样的情况，为什么会出现？

与上司之间产生共鸣、进行更好沟通的最终目的都是更有效地与上司展开工作上的协作。但事实上，很多秘书常常会在这个问题上犯错误。

这也恰恰是人类行为的一个误区：我们在与他人打交道时，会不自觉地按照自己的心理猜测对方，认为他人与自己拥有相同的想法。比如，自己喜欢什么，就认为别人也一定会喜欢；自我感受良好，以为他人也都认为自己非常出色……这种行为往往会使我们对他人的意向、情感做出错误的评价。

这种妄自揣度的现象在我们的职业生涯中非常常见。比如，上司对某个问题过细的指导多半会被下属理解成不信任；他们对某一问题发表看法会被视为是对自己的批评……这些错误的理解总是阻碍着秘书更好地配合上司，从而破坏了双方之间更深入、更有效协作的可能性。

避免此类行为的关键有两个：一是不要混杂自己的观点，而是要客观而专注地体验对方的感受；二是要做出恰当的确认与回应。在确认与回应过程中，如何表达回应就是一个非常重要的技术性问题了。

有时候，你在领会上司的意思并表达出来时，上司可能会高兴地回答说：“嗯！对！那就是我要说的！”有时候上司也许会皱起眉头：“不对不对，其实我的意思是……”这样看来，对上司说的话，你的确有用心去体会。然而，让上司认识到你的确已经真正地领会了他所说的意思还存在一定的难度，这就涉及你具体的回应方式。

向上司表达自我共鸣一般情况下包括以下几种方式，秘书可根据时间、场景的不同来选择不同的表达方式。

解释型回应

解释型回应的目的在于引导上司、委婉地告之上司问题的具体症结何在，应该怎么想，表达事情的真相与构成问题的原因等。解释型回应有时候也可作为一种了解上司真实想法的缓冲，即试探着抛出问题原委，以求对方做出有关此类原委的理解，进而得出下一步的具体回应。