干部办公技巧培训记录表(话说机关里的公务员：怎样抓好督查落实)

在机关中工作，特别是在办公室等综合性服务部门工作，一项重要的任务就是抓好各项工作的督查落实。今天就说说抓督查落实应当注意的几个问题。

要抓好督查落实，说白了就是要协调领导、兄弟部门和下级单位如期保质保量地完成既定的任务。要做好这项工作，需要做到以下几点：

第一，给自己建一本“督办单”。要搞好督查落实，作为督查者本身自己首先要做到心中有数。一般情况下，领导会通过各种方式下达工作任务，除了开会布置之外，还有可能通过书面批示明确要求，而更多的是通过口头布置工作的方式安排任务。这些任务当中，除了会议布置和领导批示是“有案可查”的，那些口头布置的工作任务往往是领导临时想起来就随口说的。对于这些口头布置的任务，作为督查者必须在第一时间迅速做好记录，并且要向领导及时复述一遍以确认无误。把这些领导通过不同方式布置的任务汇总之后，要根据任务的完成时限确定轻重缓急，在此基础上自己建立“督办单”。这里还要注意的是，领导布置任务时很可能非常随性，随口做出的指示当中既有给下属和相关部门提出的任务要求，也有要求你到时候提醒领导自己要做的事情。对这些事情，你一定要按照时间轴，分门别类地标明督办时间，在最后时限到来之前，及时做出提醒。要做好这项工作，我在前面所说的笔记本和工作日志就变得特别重要，一定要做好记录，并实行动态管理，完成后销账，确保工作忙而不乱，有条不紊。

第二，给领导送一张“明白纸”。对于那些需要领导亲自动手或者出面解决的事宜，及时给领导以提醒和催办，是你作为办公室工作人员义不容辞的责任。每个领导的习惯不同，有的需要当面口头提醒，有的领导习惯通过电话、微信等通讯工具提醒，更多的时候，需要你为领导及时准备一张“明白纸”，上面列明要领导做的事情以及时间要求。这种“明白纸”要简明扼要，只要是清单式地列明任务即可。给领导的“明白纸”应当早一点送到领导的手上，以便让领导早做准备。比如，需要领导亲自动手起草的发言稿（有些发言稿必须领导自己动手，如班子民主生活会上的对照检查材料，这类材料一般不能假手于人。而且，这类材料每年都会有特殊要求，这也需要在“明白纸”上逐条给领导写清楚），需要领导出面接待的重要客人，等等。一般情况下，在时间点的截止时间之前，还要对领导进行口头提醒，以防误事。

第三，给部门发一封“任务书”。领导给部门布置的任务，一般都会通过办公室向部门传达，对于这些任务，办公室在做好记录的同时，要根据领导的要求，给部门书面送达具体的任务要求。当然，现在有微信这个通讯平台，在不涉密的情况下，也可以通过微信向部门发送相关信息。由于微信上的这类信息都是文字形式，也就相当于下达了书面任务书。这个任务书中同样要有任务的具体要求和完成时限，并且在发出之后一定要通过口头或电话等形式联系部门负责人，以便确认收到任务书，防止有的部门负责人以没有收到或者不看微信为借口，不能如期完成任务。这里有一种情况比较特殊，就是有的时候领导不通过办公室下达任务，而是直接向相关部门负责人交办工作，对于这种情况，作为办公室工作人员有的时候需要在领导身边多一句嘴，问一下领导还有什么事情需要我们催办，以便提醒领导不要遗漏工作事项。

第四，给下级发一封“催办函”。对于领导给下级部门布置的任务，一般都会通过办公室安排，所以办公室要根据领导的要求，给下级部门起草正式的公函，告知任务内容及时间要求。在任务截止的时间点之前，及时进行提醒催办。

在开展督查落实工作时，还有几条要求需要注意：一是要动态跟进。有些工作任务时间跨度较长，有的时候一旦来了其他的急任务，就会将这一“长线任务”冲击掉，所以，作为办公室工作人员要对照自己的“督办单”经常性地进行工作调度，随时掌握这些“长线任务”的工作进展情况，根据任务进展的不同阶段，及时向领导汇报相关情况，确保领导随时能够把握全局。二是要随时反馈。不管是长线任务还是短线任务，对于在工作中遇到的问题，作为负责督查落实的工作人员都要随时向领导做出反馈，并且根据需要给领导提出下一步推进的工作建议。三是要委婉提醒。督查落实的一个重要内容就是及时提醒，在这一过程中要注意不要“反客为主”，不尊重相关部门和下级单位，要讲求督查的艺术，在抓好督查落实的同时，让被督查者也能感受到善意。四是用好授权。办公室人员负责督查落实工作，是属于制度性授权的事宜。所以，在进行督查落实的过程中，要用好这种制度性授权，做到敢于督查，敢于提醒，以确保整个单位的工作都能有条不紊地运转。

照例做广告：我写的小书《做机关里靠谱的“文字匠”》由中共中央党校出版社出版，京东、淘宝、当当网上均有销售。还请大家多多捧场！