办公室分派文件技巧(彬州市委办公室：五步走 做好函件办理过程沟通协调与实效提升)

在处理各类函件过程中，加强沟通协调，提高办理实效是提升工作效率、保证工作质量的关键。彬州市委办公室五步走，做好函件办理过程沟通协调与实效提升。

第一、弄清背景。了解清楚函件来源、涉及的问题、相关的政策法规等背景信息，以便更好地理解函件的内容，做出更准确的判断和决策，以及与其他部门或个人进行有效的沟通和协调。

第二、确定对象。在函件办理过程中，需要明确函件的处理对象，包括函件的接收者、处理者、参与者等。这些对象的确定，可以帮助我们更好地分配工作任务，提高工作效率。同时，也有助于我们进行有效的沟通和协调，避免工作的重复和遗漏，更好地理解各个对象的需求和期望。

第三、明确内容。明确函件的主题、要点、要求等内容。承办人需要与来函单位沟通确定具体要求，对事项性质、目的、有关要求和规定、领导的批示等信息掌握的越清楚，事项就会越明确和具体，更容易办理。

第四、合适方式。在沟通协调过程中，采取怎样的方式取决所涉事项的难易程度、紧急程度以及涉及部门单位数量。对于简单的事项，电话沟通协调解决即可；对于重要的事项，要采取书面形式沟通；对于存在较大分歧的事项，可以通过座谈会、协商会或协调会等方式解决会更加有效和稳妥。

第五、办成文结。办成文结是进行有效沟通和协调的最终目标，是所有工作的最终归宿。可以通过定期的会议、报告等方式，将函件的处理结果反馈给相关的部门和个人，以便他们能够了解函件的处理进度和结果。同时，办成文结也有助于更好地记录和总结工作经验，提升工作的效率和质量。

通讯员：李春毅

编辑：刘一笑