收纳整理技巧 办公室(独家专访如何整理收纳办公室文件)

独家专访

独家专访栏目是我们职场实用心理学平台面向粉丝量身定做的一个职场达人专访栏目，我们每周会专访一到两位职场达人给我们分享他们的故事和对大家的建议，请多多关注！^_^

@职场君：我们这一期的话题是《如何整理收纳办公室文件？》，我们请到的嘉宾是中国传媒大学硕导敬子老师，敬子老师常年在知乎回答整理收纳问题，在北京开展针对个人的上门整理收纳咨询服务，同时开展免费的整理收纳网络咨询。下面我们来看看敬子老师的分享吧。

敬子老师：

提示：以下整理方法论主要来自于心动整理法近藤麻理惠

一、先整理，后收纳

大家常说收纳整理，其实真正的顺序是整理在前，收纳在后。

整理是个动脑的活儿，收纳是个体力活。

整理，是思考物品与自己的关系，并决策物品的去留。

收纳，是将物品收容纳入合适的空间，摆放到固定位置。

没有经过整理，就开始收纳，实际上是在屯物。

收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品，但是不解决根本问题。

不管是哪个流派的整理方法，通常经过整理之后，物品数量会大幅减少。

我们应在整理之后的基础上，决定买什么收纳用品。否则就连收纳用品就成为多余之物。

举个栗子。

有一天整理名片，整理完了之后发现名片一张都不用留。要联系的人早联系了。不联系的人，对方离职跳槽多年了也还是没有联系。

「万一有一天要用了怎么办？」

这个万一不会到来的。

退一万步说，如果你有极大的动力、压力和需要，要去找到一个人的联系方式。怎么可能没有名片这种小事，能够阻挡到你？怎么样都能通过社交圈找到对口的人。

扔完了名片之后，名片夹没有用处了，于是收纳物品----名片夹，也可以扔了。

二、文件整理的基本原则是「全扔」

文件类的整理，有一个基本理念是全扔。

全扔可怕吗？不可怕的。没有这个信念，啥都扔不掉。

全扔难以操作吗？不难。因为咱们以前没有想过全扔，所以没思考过全扔的方法。

在全扔的原则下，有以下类东西是需要保留的：

现在手头正在用的文件。

短时期内需要用的文件，比如在项目执行期间3个月，相关文件在期间内需要使用到。

万一扔掉会非常困扰的文件。例如，需要长期乃至终身保存的文件，身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。这部分已经进入贵重物品范畴，应当拎出来和其他贵重物品一起保存。

工作中需要保留为存证的文件：如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。

注意：

在工作过程中，还会产生一些想要保存的文件：例如奖状、聘书、证书等。

这部分如果不具有贵重物品性质，而又出于心动想要保存的情况下，应当与回忆物品一起保存。

但是，这里，如果你喜欢内瓤，不喜欢外壳的话，外壳也可以扔，比如：

不要保留不在自己的工作范围和职责范围之内的文件。

不要帮领导和同事囤积物品。

请仔细思考你手上的文件究竟是你的，还是别人的。

如果你整理物品时，发现有别人的文件，这是个好机会，说明你的工作界限不清。

应该感谢整理带给你的启发，解决一下这个问题。

经过整理步骤后，桌面啥都没有了。保持台面无物，将东西收纳到柜子里。

举个栗子。

常用抽屉一共三个。

一个放办公用品和小物品。

一个放文件和保存的成果。

一个空着，放香薰灯，钱包和折叠好的大衣。

三、文件的具体收纳

现在我们就开始收纳了。

文件：有电子件的不保存纸版。盖章合同请财务统一保存。你算算看有多少文件，在买个合适且心动的文件夹收纳。不要多买文件夹。

单据：发票需要报销的请单独放入发票夹子。买一个发票收纳盒子。由于你非常清楚要装的东西有多少，所以不用多买。

小票：全扔以后应该是没有了。如需记账，请记账后扔。

会员卡、购物卡、积分卡：拍照整理到印象笔记等app以后，可以全扔。商家使用时报卡号就可以了。如果你不放心，不要拖延，立刻给所有商家打电话确认是否一定要实体卡使用，绝大多数商家都可以报卡号使用。如果这个付出都不愿意做的话，说明你没有那么喜欢你的卡哦。不喜欢又不心动的东西，不要留在身边。

请竖着直立收纳，找几个方便的且你心动的小盒子，竖着收纳起来。能立的尽量全部立起来。我办公用品少，放个清洁用品抽屉示意一下。

@职场君：能否请您先自我介绍一下呢？

答：我是中国传媒大学硕导敬子，常年在知乎回答整理收纳问题，在北京开展针对个人的上门整理收纳咨询服务，同时开展免费的整理收纳网络咨询。

@职场君：您平时一天的工作内容是什么？

答：平时一天的工作的话，按照我的本职工作来说，主要是教学科研。

@职场君：怎么会想到开展上门整理收纳咨询服务呢？

答：其实并不是非常商业化或者公司化地去开展上门的整理咨询服务，这个主要是朋友介绍朋友、熟人介绍熟人的方式为主，因为这并非我的本职工作。那么现在国内大家对于收纳整理有很大的需求，尤其是高端的收纳整理的话，其实相当于是心理咨询的一件事情，所以其实上门的收纳整理不是帮助别人打扫或者整理衣服，而是帮助别人整理自己的生活，通过整理物品整理自己的喜好和思维。

@CY：如何很好地养成整理的习惯？

答：关于如何养成很好的整理习惯，我个人认为首先要针对这一个部分有学习。因为好多人的整理习惯大多来自于自己的父母，家庭或者是说自己的一些习惯，其实整理是有自己很科学的地方的，那么在这一方面呢，与其说养成习惯，不如说大家先学习一下正确的整理方法。那么在这方面的话，我比较推荐日本的山下英子的《断舍离》和近藤麻理惠的《怦然心动的人生整理魔法》，在国内都有中文版的书出版，推荐大家看一下学习一下。

@mu：总是有太多的杂物舍不得丢掉，又不知如何整理，怎么办？

答：舍不得丢是一个非常正常的心理，但是呢，我推荐大家从另外一个更经济的角度考虑这一件事情，因为这个世界上除了你购买的物品有成本，你生活的空间，舒适度，其实也是有成本的。那么其实让这一些东西挤占你的生活空间，然后你活得在这个杂物的当中，活得很不舒畅的话其实也是一种损失。另外就是舍不得丢的人呢，可能是从来未曾进行过科学系统的彻底整理。那么推荐大家在学习整理的方法之后，有机会对自己做一次彻底的整理。这样呢，能改变自己对于囤积物品和购买的这样一些观念，从根本上断绝大家有太多其实自己并用不着但是又舍不得丢的东西。

@豆子：小空间，物品收纳的原则是什么？

答：小空间的物品收纳原则首先是这样的，就是不要着急先收纳。虽然大家常讲收纳整理，但是实际上的话，应该是整理在前收纳在后。整理就是决定哪些东西留哪些东西不留，那收纳才是把你决定留下来的东西，按照固定位置，将它们进行收纳。那么，小空间由于它的收纳空间本身就比较有限，其实物品的整理的话，重要性远远要多过于收纳，如果我们不整理只收纳的话，会变成我们只是把这些东西漂亮地或者隐藏式地收起来而已，不解决根本问题。所以从根本上讲的话，还是先把整理做好，越是小空间越要做整理。

@刘鼠标：数据线太多，杂乱且会拧成一团，如何收纳？

答：关于数据线的问题的话，建议大家是这样，首先先做整理，把重复多余的东西扔掉，把必须要保存的东西留下来。然后呢，也搞清楚线究竟是哪些线。那么像一些咨询的家里面那可能有很多的线和头根本就是未知设备的，就已经搞混乱了。那最后如果整理出了线，还有包括插头以后呢，大家可以把线绕成一团或者叠成一团，然后在淘宝买一些数据线、电线的收纳工具，比如说扎袋呀，这些是属于成本比较低的收纳工具，那么把它扎好以后，竖着放进小盒子里面，抽屉一拉开就能看见。

@职场君：如果你遇到初入职场的自己，你会对她说些什么？

答：如果现在让我遇见初入职场的我的话，我很可能会让自己加强职场学习，所谓加强职场学习其实大体是，关于职业的发展或者是说职业领域的一些应对技巧技能，方方面面的其实还是一门学问。那么呢，我们可能很多时候是没有上岗培训直接进入职业状态，那很多时候有上岗培训的也是针对业务领域的培训。就一个人应该怎么样好好上班这件事，实际上现在的培训很少，那么可能加强一些这方面的学习的话效果会更好。

@职场君：非常感谢专访嘉宾敬子老师的分享，非常赞同您所说的“收纳整理不是帮助别人打扫或者整理衣服，而是帮助别人整理自己的生活，通过整理物品整理自己的喜好和思维”。 希望我们每个人都能整理好自己的生活、喜好和思维，让自己心情愉悦且提高生活质量。希望您以后能多多来职场问答栏目作客，分享更多的收纳整理经验，感谢！

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