办公电子文件归类技巧包括(解读|《归档文件整理规则》—整理原则与流程②)

二、整理流程

《规则》规定，归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。在这个过程中，组件、分类、排列、编号、编目是纸质归档文件与电子文件整理的通用整理流程，亦即归档文件整理的一般要求。此外，纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架等整理流程，电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理流程。

具体来说，纸质文件材料的整理流程包括：组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架，如图3一1所示。

与之相对应，电子文件的整理流程包括：组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等，如图3一2所示。

三、双套制环境下归档文件整理模式

所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件，也可以是对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。中共中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）第十六条规定，“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”，体现了重要文件“双套制”整理的思想。

在机关档案实际工作中，应以文档一体化管理为基础，充分发挥信息化管理优势，简化纸质归档文件整理方法，共享纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件管理信息，采取切实可行的办法保障纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件的联系，降低机关档案双套制整理成本，提高档案整理效率。

1、纸质归档文件收集与整理为主的机关，应按照以下模式开展归档文件整理。

（1）收到的电子文件应打印形成纸质文件，连同收到的纸质文件和本单位形成的纸质文件一并以纸质形态进行文件流转处理。

（2）纸质文件流转完毕后，由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定，有归档价值的文件应直接确定保管期限，对文件进行分类整理，并赋予档号，完成纸质文件整理。

（3）收到的电子文件、纸质文件的数字化成果合并整理为电子档案，电子档案应与整理完毕的纸质档案采取相同的保管期限、分类排列方法，并编制相同的档号，与纸质档案一体化进行管理。

2、电子文件收集与整理为主的机关，应按照以下模式开展归档文件整理。

1）收到的纸质文件应数字化形成数字化副本，连同接收的电子文件和本单位形成的电子文件一并以电子形态进人办公系统，进行文件流转处理。

（2）电子文件、纸质文件数字化副本流转完毕后，由文书部门、业务部门人员对文件进行价值鉴定，有归档价值的文件应直接确定保管期限，进行分类整理，并赋予档号，完成电子文件整理。

〈3）收到的纸质归档文件、电子文件的打印版本合并整理为纸质档案，纸质档案应与整理完毕的电子档案采取相同的保管期限、分类排列方法，并编制相同的档号，与电子档案一体化进行管理。