办公技巧文件夹整理(解读 |《归档文件整理规则》— 文件的排列①)

本篇内容基于档案行业标准《归档文件整理规则》

通过分类和归类，归档文件整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类仍处于无序状态，需要通过排列进一步条理化和系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

一、排列原则

《规则》5.3规定，归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比，修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化，使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。《规则》强调以时间要求为主，同时结合事由进行排列，不再将难以判定的重要程度作为排列标准。

所谓事由，是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。通过界定事由，可以使密切相关的文件从实体上相对集中，进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，方便检索利用。事由的界定可以有较大的灵活性。例如，一次请示或报告，批复收到后，就可视为事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由；一项工作如果办理时间长需要跨年度，为了及时归档，也可以按不同阶段分为几个事由；一次会议，也可以分为筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个事由。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握，《规则》未作统一规定。

按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。文件间在同一具体事件上的这种有机联系，对充分体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的，而这种有机的历史联系是现有条件下任何人工智能都无法模拟的。如果不是人为地在文件形成过程中加以记录或描述，或在信息整序过程中加以处理（将同一事由的文件排列在一起），那么随着时间的推移，这种历史联系就模糊、淡化，割裂文件之间的相关性。需要强调的是，由于事由界定有较大的灵活性，在实际操作中要注意掌握好“度”，不能任意扩大事由的概念，否则会混淆分类层次，降低整理质量。