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excel办公技巧花名册(Excel制作人员花名册,人事必备的几个技能小技巧)

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  • 2023-08-20 20:26:27
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人力资源管理岗位在制作企业员工花名册时,需要尽量简洁美观,易于查找和阅读,同时也要保证数据的准确性,下面介绍几个花名册制作中的Excel小技巧,希望能帮到大家。

一、 Excel隔行填充填色

目的:人员花名册的统计基本是以表格中的行信息显示员工各项维度信息,为了增强表格的阅读观感,通常需要在表格中设置隔行填充颜色来方便后续的查找和阅读;

技能:表格区域条件格式设置

步骤说明:

1. 选中需要设置条件格式的区域,如演示中选中区域A2:H9

2. 点击【开始】-【条件格式】-【新建规则】,选择最后一项【使用公式确定要设置条件格式的单元格】

3. 在公式框中输入:=isodd($A2),函数=isodd(number)为判断是否为奇数,如果判断结果为奇数,则返回TRUE,即满足条件,为此行设置填充颜色,否则,不设置颜色。函数中参数单元格A2需要设置列锁定,即让判断按照A列持续向下判断

4. 设置完成,自动生成隔行颜色填充

注:此设置方式,需要提前填写好序号数字

,因为条件格式的参数以序号数字的奇偶来做判断的;

二、 判断身份证文本长度

目的:为避免误操作导致身份证位数错误,可预先设置身份证文本长度验证

技能:数据验证

步骤说明:

1. 选中身份证号码的填写区域,点击【数据】-【数据验证】-【数据有效性】

2. 下拉选择文本长度,选择等于,输入长度为18

3. 在接下来输入身份证数据时,表格会自动判断输入的身份证位数是否满足18位数字,只有正好满足18位数字时,才能通过验证,否则会出现弹框提醒。

三、通过身份证号码自动识别判断性别

目的:身份证倒数第二位数字,如果是奇数则为男性,偶数则为女性;

技能:数字提取/数字奇偶判断

步骤说明:

1、 在G2单元格中输入公式=IF(ISODD(MID(F2,17,1)),"男","女")

2、 其中MID函数为提取F2单元格中第17位数字,ISODD函数为判断数字是否为奇数,通过IF函数判断,如果为奇数,则返回“男”,否则返回“女”

四、通过身份证号码公式自动计算年龄

目的:通过身份证提取出生年份,计算年龄

技能:数字提取

步骤说明:

1. 在H2单元格中输入公式=YEAR(TODAY())-MID(F2,7,4)

2. 其中=year(today())为提取当前日期的年份,MID函数为提取身份证中年份信息,通过当前年份减去出生年份计算年龄;


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