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教师办公文字技巧(公文小白看过来，这个“六应三不应”写作方法一定适合您)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-21 16:47:32
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第1章　提升写作能力——秘书的笔底有乾坤

文字表达能力是一个称职的秘书最基本、最重要的能力，也是实现自我其他能力的基础。可以这么说：个人写作能力的高低，是衡量秘书工作是否合格的基本标准。对于如何提升秘书的写作能力，本章提出了一些具体的意见和方法。

公文写作，把握“六应三不应”

公文是秘书进行上传下达时的主要工具，也是规范成员行为的重要准则，更是调动方方面面积极性、完成各项任务的重要保证。公文具有如此的重要性，进行公文写作便成为了秘书个人工作的一大主要方面。

曾任国务院副总理的余秋里对秘书的公文写作能力就极为看重，有时候，他会将秘书写好的公文拿到手边进行仔细修改。修改时，他很注意以下几个方面：公文中的内容是否与中央的精神相符合；引用的材料是否准确；提出的解决问题措施是否有力；用语是否恰当；语句是否通顺。

余秋里反复强调：公文一定要实实在在，不能只讲空话；应通俗易懂，不要搞花里胡哨的东西。这些也正是秘书在公文写作过程中应尽力达到的标准。

鉴于公文写作本身所具有的程式化特征，我们总结了公文写作过程中最有用的写作技巧与方法。研究公文写作的方法与技巧具有极其重要的现实意义与推广价值，这些公文技巧并非是通过空想与臆造形成的，而是人们在长期公文写作实践经验的基础上，总结出来的带有规律性的方法与规则。以下就是在现实工作中可能会运用到的公文写作“六应三不应”：

1.应明确公文写作目的，确立内容与主旨

公文是应实际工作需要而制发的，是为了解决现实问题而进行的，因此，公文写作之初，第一步工作就是要对行文目的进行明确界定，使公文主旨得以确立：

·为什么要写这篇公文？

·该公文是写给谁的？

·写这篇公文的目的是为了解决什么问题？

只有明确了这三个问题，秘书才能下笔行文，否则便很容易出现写不下去或者“下笔千言、离题万里”的情况。

2.应了解不同的公文种类，选择适用的行文方式

现行公文种类繁多，主要包括了命令、决定、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要等不同类型。不同文种的公文功能各异，适用的范围也有所不同，因此，在公文写作之前，应先进行文种选择。只有选对了适用的文种，才有可能使公文的效用得到尽可能大的发挥。

3.应理清写作思路，遵循思维规律

公文写作具有较为明显的程式化特点，同一文种、同一类型的公文写作，其思路大致是相同的，它们都需要遵循共同的规律，而这些规律的存在，也令公文的构思与写作形成了定式的基础，如：

·祈使类公文的目的与作用是使受文者得知：发文者想要做某事，并要求受文者有具体的帮助、执行或遵从。所以，其写作思路就是：为什么做——做什么——怎么做。像命令、决定、请示、批复、意见与大部分的通知、通告类祈使性公文都可以运用此类方法进行构思。

·告知类公文的目的与作用是为了让受文者知道某事的发展或结果，而不要求有所行动，所以，其写作思路便为：为什么做——是什么——怎么样。像公告、报告、通报一类的公文可以运用此方法进行写作。

绝大部分的公文写作都可以将思路分成这样前后相互关联的三个步骤，该法也被称为“三段思维法”。当然，这只是就大类而言的，若是具体到了某一文种或是某一小的类型，写作的思路还可以划分得更细。

4.应遵循结构模式，进行逻辑写作

一般公文写作逻辑可概括为“缘由——事项——要求（或结语）”三部分，这三部分的常见写作方法如下：

·开头部分主要说明发文的目的、原因，开宗明义，提起下文，让受文者知道为什么要发文。

·事项部分则主要围绕行文的基本意向来展开内容，进行情况的详细叙述、问题的分析、决策的制定，并给出解决问题的方法、相关措施与具体的实施原则，让受文者明白自己应如何做。

·结尾处则要提出要求、期望与号召，常用一些带有强调式、总结式的模式作为正文的结束。

5.应按公文惯用语，进行明确表达

公文属于实用类文体，写作时效性一般要求比较严格，写作者不能如同搞创作一样，进行文笔渲染与夸张，而是应使用规范化、定型化的公文专用语，以准确的语言来表述公文内容，并力求增强公文简单、庄...

·开头常用语包括“根据……”“为了……”“由于……”“当前（目前）……”“经……研究”等；

·过渡常用语有“现通告如下”“特作如下决定”“拟采取如下措施”“为此……”“综上所述……”等；

·结尾的常用语主要有“特此批复”“特此通知”“以上报告，请审阅”“请认真贯彻执行”等。

6.应选择好书写材料，保持纸面整洁

公文书写材料一般包括公文载体材料与公文字迹材料两部分：

·公文载体材料：最好使用单页十六开纸（190毫米×265毫米），并在纸张左侧留出装订线，横写横排。书写时应保持字体工整清晰，不可过于潦草，若是改动过多使稿面过于凌乱的话，则应重新誊抄。

·公文字迹材料：应尽量使用黑色的碳素笔或钢笔，而不是使用铅笔与圆珠笔。另外，不管是抄写文件底稿还是打印文件，都不可使用复写纸。

除“六应”原则以外，公文写作还应参考“三不应”原则：

1.不应含糊用词、偏离职权

公文写作最忌用语、语气与作者的职权、所代表的机关与发文目的不一致，遣词造句用语偏离本分。公文表述应在中肯、准确的基础上，简明、明确，不生歧义，无漏洞、失当之处，否则会造成收文者思想、行动上的偏差。

2.不应一文多事

一文多事只会造成公文主体不明确。公文写作应开门见山、突出主题，在写作时，遵循“一件公文、一个主题”的原则。在写作过程中，材料取舍应由主题而定，运用语言、事例皆要紧扣主题，以突出“唯一事件”来甄选材料。

3.不应动辄制发文

公文写作有极强目的性与针对性，撰写公文需要根据机关管理活动的实际情况而定，机关、企事业单位在运用公文时，应秉承“有必要才制发公文”的原则。那种没有特别的需要、动辄制发公文的现象，不仅会导致“公文堆积如山”，更有可能造成人力、物力资源浪费。

作为企业、机构权力代言的公文，表达什么、强调什么，以及其如何表达、如何强调等，必须严肃、严谨，严格地按照要求与客观事实写作，不得有半点马虎。

多学多练，进行写作基本功训练

秘书写作能力的高低决定着个人服务质量的好坏，而决定写作能力高低的关键在于基本功的好坏。在日常生活中，秘书工作者能否从最基本的东西学起，将有关写作的一些小事做好，将会直接影响其日后写作质量的高低。

写作公文入门是许多新秘书普遍关注的方面，以下是能够帮助训练个人写作基本功的一些要诀：

1.按范文进行模仿

其实，人的许多本领与知识最初都是靠模仿获得的，初写公文，模仿是一个较为便捷的途径。公文的内容虽然各有不同，但是它们在结构、框架、文章层次与运用语言等方面有着大致相近的模式，初学者最初大可以采用“拿来主义”进行模仿，并不断地在学习范文内容的基础上积累自我写作心得。

某机关秘书小李在刚进单位时，领导让他将先进表彰大会上的两篇经验材料当成先进事例写成公文，但是，小李并没有接触过公文，情急之下，他只好从过去的报纸中找了两篇稿子进行模仿。虽然后来上司对其中的一些错误进行了指正与批评，但是对小李的笔风却大为认可。

同类材料一般在模仿几次之后便能熟能生巧，从而逐渐学会创造，形成自己的东西。因此，刚接触公文的秘书人员不妨在平日里积累一些所在机构中经常使用的范文，这样，你在写作时会更具有针对性。当然，这种模仿仅仅是在最初时应用的写作方法，在一段时间之后，秘书人员必须学会依靠自己独立成文。

2.跟着机构中的“高手”进行学习

某公司准备召开新员工动员大会，需要给总经理起草一篇讲话稿。该讲话稿由办公室主任牵头，带着公司中的几位秘书一起起草。最开始时，主任先是要求各人看资料，并考虑这个讲话稿应该怎么写。

某个刚进入公司的秘书写过的讲话稿并不多，所以，在老秘书们的谈话过程中，他将大家的意见与建议一条条地全部列了下来。随后，主任要求每人写出一份演讲稿时，没有想到，新秘书竟然按老秘书们的讲话内容写出了一篇极其出色的稿件。

由此可见，向老秘书们学习也是训练基本功的有效途径。每一个秘书机构中都会有善于书写公文的高手，公文初写者应自觉将他们当成老师，不断地学习他们的写作方法，研讨他们的写作技巧，在对方不忙碌的时候，还应向对方进行请教。在这一过程中，既要向他们学习具体的写作技巧与方法，同时还要学习他们分析问题的具体着眼点与立足点，并在学习的过程中逐渐地提出自己的意见，形成自己的风格。

3.进行资料的积累

鲁迅曾言，不管是什么事，若是不断地收集材料，积累10年之后，总会成为该方面的学者。这一事实充分地说明，在写作过程中，积累资料有着极其重要的作用。

中国著名科学家钱学森不仅对其长达20多年的学术论文与报告进行了妥善的保存，同时还不断地收集大小会议的发言、简报等。据他的秘书涂元季回忆，钱老在几十年的工作中，仅简报就装了600多个档案袋，塞满了好几个书柜，而他在做报告或是写论文时，也从来不会通过秘书找资料。

好公文从来不是凭空想象出来的，而是通过对已有资料进行二次加工梳理之后得来的。在进行资料积累时，秘书人员应注意：资料不在多，而在于精。资料的主要来源应是各类报刊资料、网络电子信息资料、各类会议讲话记录等。

总体来说，资料收集应做到“三用”“四有”。

三用：用少量时间看大量的文章，从不同的途径获得多种资料，用最快的速度掌握最新的信息。

四有：脑中有目标，遇到问题知道从哪里找资料；手中有本子，专门制作资料摘记本或是情况汇集本；家中有地方，用来专门放置一些必要的基本资料与工具书；灵感有记录，当有突然迸发的思想火花时，应及时记录下来。

4.从“豆腐块”写起

所有的大作家都是从小文章开始写起的，新秘书也应遵循“由少到多、由小到大、由简单到复杂”的规律，从一些简单的公文或者其他的小文章入手。例如，先锻炼着写一些通知或是请示之类难度并不大的公文，这样便能让自己熟悉与了解基本的公文写作要领。

接下来，逐渐地锻炼自己写作一些计划、会议纪要、事迹材料等内容，打下坚实的公文写作基础。在具备了基础之后，再着手写一些如总结、意见与决定一类难度较大的公文材料。

5.坚持勤学苦练

中国南北朝时期的文学家刘勰曾经担任过仁威南康王的秘书，同时还兼任了东宫的幕僚，虽然平日里公务繁忙，但其在写作上却从来没有偷过懒，每日坚持写作的同时，还坚持创作了《文心雕龙》。也正是因为自己的笔耕不辍，其在宫廷文书上的严谨已经到了令人惊叹的地步。

写公文是一项实践性极强的动手活动，仅凭口头阐述是无法达到目的的，想要写出优秀的公文，就必须坚持勤学苦练，一点一滴地从基础做起，让自己每日锻炼。唯有如此，方能让自己对公文写作真正地做到手到擒来、下笔如有神。

没有谁的公文写作能力是一朝便能笔上生花的。作为秘书这一职业的主要工作内容，写作能力的高低决定了你在该职业领域中将会获得多大的发展空间。多学多练，你才有可能成为领导倚重的“笔杆子”。

注意细节，提升公文写作准确性

风起于青萍之末，祸患常隐于微小。细节里的巨大威力往往在无形间被扩张到无以复加的地步。对于经常与文字打交道的文秘人员而言，细节里面不仅有天使，更有魔鬼，关注每一个细节，在公文中杜绝一切小问题，方能成为一个合格的秘书工作者。

一家大型投资公司在为客户进行某项工程的投资资格审核工作，在该次审核中，由江然负责起草该项目的进展计划、运行特点、有可能出现的问题以及具体的工作措施。江然在对客户报来的材料进行了归纳与整理之后，综合分析，写出了《××工作投资资格简析》，并送至行政处经理那里进行审核。

行政经理看过之后指出，材料中的“在该项工程中，我公司计划投资757万元”数字不准确，并要求江然进行进一步的核实。当江然再次翻看客户送来的材料时，猛然发现，上面清楚地写着“在该项工程中，我公司计划投资75.7万元”。由于粗心大意，他将“75.7万元”写为了“757万元”，一个小数点之差，就让他为该项目凭空增加了681.3万元的投资。“差之毫厘，失之千里”。江然在心里庆幸：幸好经理看出了错误，不然事情就大了！

准确性是公文写作的生命线，自古便有“公文炼字”之说，而在现代企业与机构中，公文准确性更显得尤其重要。在公务活动中，公文不仅要尽量使用规范化的书面语言，而且要做到准确无误。所谓准确，就是指公文要使用恰如其分的语言来表达公文的内容，令人一看就知道公文的中心思想与基本精神在何处。可以说，一篇公文的准确程度如何，直接关系到其价值的大小与质量的优劣。

公文写作准确性的基本要求主要有以下三个方面：

1.策见要准确

策见即指政策、见解，它是公文的灵魂所在，具体而言，即指公文要反映与体现出基本的观点与立场，文中所提到的措施、见解、办法与所作的结论必须做到准确明晰，而非模棱两可。

策见准确，要求秘书在公文中对文章所持的观点与态度必须切合实际，并要以恰如其分的语言来进行表达，同时，策见必须符合国家的相关方针与政策，更要与领导意图与指导精神相契合，只有公文策见一针见血，方能确保其拥有强大的指挥与执行效力。

2.事实要准确

事实是指在公文中用来说明与证实观点的事件与情况，要做到事实表述准确，就要求写作者对相关事实的描述从实际出发，做到实事求是，如实地描述事情的发展、经过与过程，不可添枝加叶，更不可搞“合理想象”，夸大事实。一些细微的问题，如相关的时间、名称、人物言论、数字、引言甚至是标点符号的引用，都应该保持确凿无疑，不容出现差错。

此外，事实的准确还要求写作者在举例时用那些具有代表性与典型性的事实，而所举事例要与行为观点或结论之间存在必然相关性。那种以偏概全、以个别事件代表普遍事件的公文往往无法令人信服。

3.逻辑应准确

公文的准确性还应体现在逻辑构思上，正常的逻辑顺序是：先明确“是什么”，再讲“怎么样”，然后“为什么”，最后再讲“怎么办”。比如：

“情况、特点、问题”回答的是“是什么”；

“收获、成绩、做法”回答的是“怎么样”；

“原因、经验、教训”回答的是“为什么”；

“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。

在具体的写作过程中，这几个问题不可平均用力，而是应根据公文内容的不同有所侧重。若是经验材料，则应讲实“怎么样”，讲透“为什么”，少讲“是什么”和“怎么办”；若是通报，则需要多讲“是什么”，对“为什么”和“怎么办”进行精讲。

准确的语言是公文的生命，公文用字讲究字字千钧。不管是“吟安一个字，捻断数茎须”的古训也好，还是“一字入公文，九牛拉不出”的嘱咐也罢，从中都可以看出，写作公文必须反复地进行斟酌与推敲，唯有如此才能获得得体、确切的表达效果。

惜墨如金，将公文写短的小技巧

为文简短，以最少的文字，写出最优秀的文章，是国人历来提倡的优良文风。古人作文时，皆以短而精为贵，明太祖朱元璋曾经明确地向自己的大小官员提出要求：“许陈审实，不许繁文。”这种追求公文简短的作风在中国革命家中也颇受认可。

彭真是我国杰出的国务活动家。有一次，他受命要在全国政法工作会议上作报告，时间从上午的9点半一直到下午的1点钟，在3个多小时的演讲时间里，彭真同志一直站着讲，没有休息。

在讲完之后，他又将多达3万字的记录稿提炼成了8000多字的讲话“要点”。在正式印刷之前，他又进行了反复推敲，一直修改了9次之多，最终才印成了正式的文件。

这种事情在彭真同志的一生中有过很多次。他曾经主持起草过很多法律法规。在起草这些法律法规时，他总是会反复地进行推敲，以求在最短的篇幅中呈现出最准确、最清楚的法律条款。

公文行文贵简洁。所谓简，即要做到简明扼要的精粹；所谓洁，即语言文字要洗练、纯净。洁是对简的补充与强调，其意旨在追求惜墨如金的基础上，使公文做到“文约而事丰”。想要做到这一点并不容易，在实践工作中，秘书应具体为“四要四不要”。

1.要突出重点，不要面面俱到

公文皆有其主题在内，这一主题是公文的灵魂，统率着整个材料，同时也是写作的中心与重点。想要使公文简短，必须首先明确主题，突出重点。如写年终总结时，秘书应只如实将主要工作与具有指导意义的经验与教训总结出来，而不应事无巨细。

这就要求秘书人员在写作前要深入调查，力求全面掌握情况、详尽地占有材料，然后使用辩证的眼光，做好去粗取精、选取典型，舍弃不必要的材料，以求形成公文的鲜明观点。

2.要开门见山，不要过分装饰

公文是进行意见与问题陈述的文件，它要求结构平实、直陈其事，不管是何种类型的公文，都应开门见山，以形成总体概念，使读者注意。公文最忌的就是短话长说，因此在进行公文的草拟时，开头应该将一些通用型的口号、原则精神与不必要的引经据典减少或是删去：在向上级报告与请求的文件中，减少相关的道理陈述；在向下级进行工作部署的文件中，减少相关重要性的陈述，以求缩短公文篇幅，提升其效用与质量。

3.要言简意赅，不要浮文虚辞

古人写公文，力求“意则期多，言唯求少”，现代公文同样如此，公文是需要及时阅读、执行与发生效应的，有些还需要在公众场合进行宣读与张贴。所以，其行文更应追求言简意赅，多使用有力而干脆的短句，使段落的意思与事情的缘由得到浓缩，做到用最短的文字表达出最丰富的内容。

4.要反复推敲，不要草率定稿

反复推敲是使公文中的字句达到删繁就简的具体过程，特别是公文具有极强的政策性与思想性，再加上其实践性又极强，所以，秘书人员更应谨慎定稿。

在公文修改时，秘书人员应从以下两方面入手：

·围绕公文中心思想定稿，将那些与主题无关的空话、套话与废话删去，把多余的、非典型的材料删除，以求公文主题更鲜明、更突出。

·对公文语言进行逐字锤炼，解决行文啰唆、文字粗糙的问题，令公文语言变得更加精炼，使篇幅变得更加简短。

当然，在将公文写短的同时，秘书人员也应注意防止出现“为短而短”的现象，避免出现因为过度追求简洁而导致文字艰涩难懂、意思表达不清的现象。

三大关键环节，决定公文处理质量

公文往往涵盖着所在企业、机构的政策、规定、大局等方面的内容，把好公文内容关，对于进一步确保公文质量有着至关重要的作用，这是秘书在进行公文处理工作中必须高度重视的核心性问题。

周恩来总理一向对公文处理秉承着“严要求、高标准”的原则。曾任其秘书的赵东科回忆说：“周总理对于公文内容与细节特别注重，不仅会从政策、方针方面进行反复的考虑，就连用语、分寸，也会一一地进行得体的斟酌，甚至每一个标点符号都要力求准确。”

他经常教育身边的秘书人员说，在写公文时，一定要有科学的态度、实事求是的精神，不能使用“大概”“可能是”“差不多”等混淆不清的概念。用词方面一定要力求准确，对于自己不清楚的问题，一定要调查清楚再写入公文之中。

有一次，总参机关向周总理报告情况时，提到了“南岸、北岸”，总理立即指出，这个概念写入公文不合适，因为河流走向始终呈现出迂回、曲折的模样，“南岸、北岸”这两个词语，并不足以反映出正确的地理位置，而应该是“左岸、右岸”。

与此同时，周总理还要求公文的打印应力求规范、美观，没有错别字，给人一种美的享受。在国家政务院建立初期，会议公文总是出现错别字，周总理就提出了建立“公文审核责任制”。在责任制实施过程中，不仅对文件格式进行了统一，而且将错别字消灭在了审核阶段，同时，在文件后面印上了校对审核者的名字。这样一来，公文的铅印质量得到了极大的提高。

从周总理的公文处理态度上，我们可以明确地看到，提高公文处理质量需要秘书人员加强自我要求，从小处入手，从最细微的地方着手，对公文进行“高标准”的修改。结合日常的工作实践，想要让公文处理的质量再上一个新台阶，我们必须从以下三个环节入手：

1.拟稿环节

在拟稿过程中，为了确保质量，秘书需要注意以下几大问题：

·领悟领导意图，定准基调

秘书应在平日里通过留心观察，掌握领导意图，并将意见归纳总结，进一步深化领导意图，同时进行研究分析，使领导意图得到拓展。在起草时应紧扣主题，理清脉络，并安排好总体的框架与结构。

·行文精雕细琢，进行反复推敲

古代诗人贾岛因一字而反复推敲，秘书在日常工作中，也应具有这种推敲的精神，在文字上求精，以达到表述准确、篇幅求简的目的。同时，为了确保公文的内容与用语准确贴切，秘书也应做到草稿不草率，初稿不粗糙。

2.审核环节

公文审核需要坚持三项原则：

·先宏观后微观

所谓宏观，指是否有行文必要、应会签部门是否已签署、公文主旨是否明确、正文布局是否合理；所谓微观，指句子是否通顺、是否存在错别字、体例规格是否规范。在未将宏观问题解决以前，暂不要去处理微观问题，以提高公文处理效率。

·严把关、不包办

指对于内容不成熟或者需要进行大量文字修改的公文，应在提出意见之后，退回拟稿部门进行修改，不可包办代替；对于自己不懂的问题，不可自作主张下定论。

·先学后指导

在公文处理的过程中，秘书应先了解与学习文稿，将文稿的基本精神弄清，在遇到了不懂的地方或者有疑问的地方时，应虚心向相关部门请教，弄清文稿中的内容。

3.催办环节

公文催办即对需要办复的收文、收电，按照办理时限与其他要求，对承办部门的办理情况及时进行督促检查。催办环节事关公文落实，是公文处理工作中的一个重要程序，在该程序中，秘书人员应当注意以下问题：

·坚持责任制

谁承办、谁催办，一手负责，做到自己经手的文件件件有着落、事事有结果。

·确定明确时限

转承其他部门处理的公文，秘书应进行跟踪催办。催办的时间应根据文稿内容的轻重缓急来决定，总原则为：宜早不宜迟、宜快不宜慢。凡是领导指示或者公文中有明确办理时限要求的，应按办理时限进行催办。

·运用恰当催办方式

催办方式有发催办函、电话催办、面对面催办与定期通报等，秘书人员应根据情况的不同，选择正确的催办方式。

·建立起催办报告制度

秘书应每月向领导进行一次公文催办情况汇报，汇报的内容应包括当月办件总数、已办数、未办数、未办原因与催办情况。

总之，公文的修拟稿、审核和催办是决定公文处理质量的三大关键环节，同时也是办公室公文处理工作的三项基本业务，下功夫将这三个环节的工作做好，便能在提升公文质量的基础上，最大限度地提升办公效率。

抓住要点，核改领导讲话稿须知

讲话是领导的重要工作，同时也是传达上级精神与安排当前工作的重要形式，这本是一件严肃而认真的事情，起码不应该出现差错。但是，由于某些秘书未在事前将领导的讲话稿整理好，导致领导在讲话时出现念破句、念错字的情况。一旦出错，将严重影响领导讲话的严肃性与权威性。

某公司的副经理正在向部门工作会议上作报告，本来按稿件照本宣科并不会出错，谁知，下面的员工却突然间哄堂大笑起来。该经理定睛一看，才知道自己的讲话稿中，有一句本为“今年我们的成绩斐然”，但稿子上却打着“成绩文然”四个字——台下的笑声不止，副经理的脸上也多了几分尴尬。在下台之后，副经理将自己的讲话稿又拿出来仔细地看了一遍，发现其中的错别字还不少：“饮鸩止渴”被写成了“饮鸠止渴”，“感谢各位领导莅临”被写成了“感谢各位领导位临”。

一件极其严肃的事情，就这样，被几个错别字变成了笑料。我们不得不说，负责进行这位副经理讲话稿核改的秘书太过马虎。其实，好文章是改出来的，在领导讲话稿最初形成以后，秘书应该要学会反复修改、精雕细刻，一直到自己比较满意之后再出手。对此，毛泽东同志曾经深刻地指出过：“我们写文章、做演说，只要像洗脸这样负责，就差不多了。拿不出来的东西就不要拿出来。”这句话应该被秘书们当成座右铭：不管是撰写公文，还是核改讲话稿，我们都应坚持高标准、严要求，争取让自己的作品达到最佳状态。

在对领导讲话稿进行核改的过程中，秘书应该重点检查以下七个方面：

1.主题是否鲜明，讲话需要解决的问题、需要表达的观点是否清晰地表达了出来；

2.重点是否突出，需要领导特别强调的事情是否有足够分量；

3.讲话稿中是否出现了内容重复或者遗漏，是否需要去除哪些东西，或是补充哪些东西；

4.整个讲话稿是否过于老套，是否讲了一些老话与空话；

5.稿件中的观点是否准确，是否经得起仔细推敲；

6.语言是否生动，是否需要增加一些活泼生动的语言；

7.文字是否精炼，是否能够将一些多余的字句删除。

“善改者不如善删者，善取者不如善舍者”，在改稿的过程中，秘书应追求做到“意则期多，言唯求少”，令讲话稿中的主题更加鲜明、案例与材料更加典型。另外，修改的方法也有这样几条经验可以供秘书人员借鉴：

1.在修改时，应该尽量尊重原意，在进行层次与语句的理顺时，应该尽量保持领导的讲话原意，切记不可将个人观点掺夹其中；

2.在修改的过程中，秘书应该尽量将原稿风格保留，有选择性地保留一些口语话的句式，以使稿件体现出领导的个人讲话特色；

3.字迹应工整、清楚，方便核改与删减，在翻页时，应尽量保证不要出现断词，保持词语的完整性；

4.一些自己吃不准但是又非常重要的词语与字，秘书应请示领导本人，或与其他秘书一起进行甄别，力求做到准确无误。

此外，重要会议中的领导讲话与报告一般都需要经过领导的集体讨论与修改方能成文，在这一过程中，秘书需要慎重而灵活地处理好这一群体意见。现实生活中，秘书作为中层职能人员，毫无疑问需要听从领导的意见，但是，有时领导之间的意见并不一致，甚至有些领导的意见还会过于片面。这种情况下，秘书便应采用以下四种方法来应对：

1.意见分歧过大的地方，若与主题无太大关联，尽量删除；

2.内容重复的地方，删除重复之处；

3.实在不好进行修改的地方，向领导加以说明；

4.不固执己见，最终讲话稿中的意见定夺一律听从报告人、讲话者。

基层工作一般都非常忙碌，而领导的讲话稿修改也经常会出现任务急、时间紧等特点，但不管如何，秘书都应做到修改过之后至少再看两遍，绝不可存在马虎与侥幸之意。

把握四法，认清文件与讲话的不同

文件与讲话虽然皆属公文之列，但是两者在措辞、语言上却存在着极大的不同。毛泽东曾经指出，写文章作演讲都是专门去影响他人的，是要去引导他人思想、引领他人行动的，毫无疑问，发文件、作讲话都是出于“影响他人”的目的而作的，其最终结果都是为了对工作进行指导与进一步推动，但是，两者在某些方面又存在明显的区别。

以下是某企业针对中秋节放假所拟定的两篇公文，从这两篇公文中，我们可以明确地看出文件与讲话的不同之处：

2010年公司中秋节放假通知

公司各部门及全体员工：

根据国务院对2010年中秋节的放假通知精神，结合我公司实际情况，现将我公司中秋节放假具体安排通知如下：

2010年中秋节放假调休共3天，即2010年9月22日—9月24日。9月22日（星期三）为法定节假日，9月19日（星期日）、9月25日（星期六）上班。

放假期间，请各部门安排相应值班人员，做好安全保卫工作。

祝公司全体员工节日快乐！

放假期间，公司电话无人接听，业务情况请联系热线手机：×××××

联系人：××××公司

迎中秋联谊会领导讲话

时值金秋送爽、丹桂飘香，我们单位特意在长假之前举办了这次全体员工联谊活动，旨在加强同事之间的了解，增进友谊，以此来凝聚人心，共同建设一支团结、紧张、严肃、活泼的工作团队。

公司成立以来，在各部门的大力支持下，获得了“持续三年盈利20%”的满意成绩。这一成绩的取得，离不开在座每一位员工的艰辛付出和辛勤劳动。在此我代表公司管理层真诚地感谢你们，谢谢大家，大家辛苦了！

在接下来的工作中，谨望诸位：继续以坦荡的情怀和海纳百川的气度，彼此多一些理解、多一些沟通，正确地处理好同事之间的各种关系，共同树立良好的外在形象，促进公司和谐运营。

最后，恭祝大家，与家人同乐，与公司同成长，让我们一起分享美丽的月色和诱人的香饼，再次祝大家中秋愉快！

同样是针对“中秋节”颁布的公文，但是在写作方法与内容表述上，前者令人望之即生严肃之感，后者却令人备感亲切。这也正是文件与讲话的主要不同所在。其实，若是细究，我们就会发现，在具体的写作过程中，两者之间的差异非常明显：

1.文面形式不同

文件往往有版头、文号等，而讲话则没有这些。在署名上，文件署的是组织的名称，而讲话署的是讲话领导的名字。

从行文格式来看，公文——特别是机关公文往往具有特定的格式，严格的格式要求所体现的是公文的统一性与严肃性，令人观之即可对行文中所主张的观点产生认可之感。但是讲话稿在写作格式上便比较灵活，它不像文件一样，行文有那么多的规定。

古人在写文章时有句话为“文无定法”，严格来讲，这句话用在普通文章的写作与讲话稿的起草上是比较合适的，但是用在正式的文件起草上便完全不合适。

2.内容着重点不同

文件往往是传达通知、主张的工具，其中往往以政策性、规定性的内容为主，一般以文件为载体。特别是像“条例”“规定”一类的文件，政策性与规则性含量都极高，在一定的时间与范围内，应该做什么、允许做什么，或者不应做什么、禁止做什么，做了不应当做与被禁止做的事情之后应该如何处理等，都会进行极具体的规定。

讲话的着重点则在对形势的分析与判断，对人心的鼓舞，对指导思想、具体工作思路与政策措施的具体阐述上，对于规则性的东西往往会从“贯彻”这一角度进行适当的强调，而不会进行过于详细的讲解与涉及。由此可知，注重思想传达与表达、注重讲观点是讲话的突出特点。

3.语言使用上不同

文件要求使用平直、朴实而简洁的语言，问题是什么，就讲什么；应当怎样做，就十分明确地讲出来，以求尽量显现出庄重之意。

讲话的用语则更侧重于亲民性与“修辞效果”，讲求令听者入胜、富有鼓动力，并最好带有幽默感。

在1964年苏联大使向我国提出停止公开争论的要求时，毛主席便在对下属讲话时，使用了非常幽默的语言来回敬这位大使：“打笔墨官司有什么不好呢？第一，天不会塌下来；第二，山上草木照样长；第三，女人照样生孩子；第四，河里的鱼照样游，不信，你到河里去看看。”

但是，若是这种语言在文件上表达出来的话，就显得不那么合适了。

4.说理方式上不同

讲话在进行某一问题的阐述时，往往可以大段地进行引文使用，或是领袖的话语，或是曾发生过的历史事件，或是诗句与诗歌等，只要对说明问题有正面的帮助，即可进行引用，但是，文件一般不会这样做。

在文件中，即使有需要对领袖的话进行引用，也一般只写出引用的话，不会写出这句话是谁说的，更不会对所引用的语言加引号。这样做不仅仅是为了达到精简文字的效果，更是为了体现文件特有的风格。

5.用语准确性要求不同

文件的选词与用字往往都是非常重要的，之所以这样做，原因很简单：

·文件是人们行为的重要依据，一旦用语不准确，便很容易令人产生歧义，使文件的贯彻执行受到影响；

·文件是平面的，想要传达机构与领导的意图，只能通过语言的准确表述来进行。

讲话则不同，领导可以借助于肢体与面部语言、讲话声音的高低与急缓辅助表达。

6.内容的时效性不同

“重视当下”是讲话与文件皆遵从的重要原则，特别是领导的讲话，往往是为了解决当下的问题，强调某一政策、原则性问题而进行的，具有极强的时效性。

不过，除电报一类的短时效公文以外，文件不仅具有时效性，更具有长远意义，只要所发机构未对其宣布停止使用，它便一直具有效力。

了解文件与讲话的不同，将会帮助秘书工作者在写作时具有更明确的标准。当然，文件与讲话的不同并不仅仅只有这六点，若是进行仔细分析的话，很可能会更多。这需要秘书工作者在具体的写作过程中进行仔细的归纳与总结，方能做到将文件写得更庄重，将讲话写得更亲民。

公文校核，便捷方法走程序

一篇文章中存在的问题既有源头性问题，也有再生性问题。源问题是指作者在进行文稿起草时，因为种种原因而导致的行文中出现各种不足与缺陷；再生问题则是指文章在编辑与文字录入等过程中产生的新问题。特别是在多半使用电脑文字录入的现代社会，因为重码错选、敲错键位、联想链接等所引发的再生性问题，都会在不知不觉间影响到公文的质量。

需要注意的是，不管是源问题，还是再生性问题，只要秘书工作者掌握了一定的方式与技巧，在文件校核的过程中进行认真与反复的校对，终会将问题消灭。

1.反复审核，给自己把关

对于自己起草的文章，在没有他人帮助校对的情况下，避免错误的主要方法是反复地进行审核，一次、两次，甚至三次、四次，每一次校核时，都应字斟句酌，万万不可疏忽大意，因为即便是再认真的人，在起草与编录文稿的过程也往往会出现各种各样的文字差错。所以，秘书千万不可存在任何侥幸心理，反复地审校虽然看起来比较麻烦，但却是保证公文质量必经的途径。

2.交叉校核，同事之间相互把关

鉴于自我能力的水平，个体对于知识的掌握总是非常有限的，再加上长期工作中养成的习惯性思维方式，有些文字问题与差错往往对于自己而言早已“习以为常”，而这种根深蒂固、难以发现的错误最终会成为影响公文质量的关键所在。

对于此类问题，秘书人员应清晰地认识到“当局者迷、旁观者清”这一道理。若是有可能的话，可以找到三两同事结成互助同盟，每个人起草的文稿在经过自己的认真审校之后，最好再让第二个人、第三个人仔细地交叉校对，大家相互把关，往往能够将那些习惯性的错误杜绝。

3.多人校核，进行数次把关

寸有所长，尺有所短。虽然每个人都有自己的特长，但与此同时，我们又不得不承认，这样的特长也会存在一定的局限性。所以，对于那些重要的、篇幅较长的文件与材料，如领导的年度工作报告、将会对全机构造成重大影响的规章制度等，最好经过多人校对，进行数次把关。在不同人的校对之后，公文往往会取每个人之所长，在这样的精雕细刻之下，定会做出具备权威性、令领导满意的文稿。

4.多提问题，与同事进行共同探讨

在对公文进行校核的过程中，不怕问题多，只怕发现不了问题。因此，秘书人员不管是审核自己写作的公文，还是审核他人写作的公文，都应在校核时经常性地提出疑问，盘根问底，多问几个“行不行”“对不对”“好不好”。在提出问题以后，若是连自己都给不出明确回答的话，最好将问题摆出来，与大家一起共同探讨，集思广益，寻找正确的答案，以期得到满意的结果。

校核公文不仅是一门学问，更是一项极其艰苦的工作，它要求校核者拥有广博的知识与高度负责的精神，更要求校核者使用认真细致的态度与科学严谨的方法来对公文进行阅读与审核。当个人智慧不足以令公文更加出色时秘书便应与同事互帮互助，发挥“1 1＞2”的团队作用，提高个人与团队的业务水平与综合实力。

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