办公it小技巧(高效使用电脑办公的7个习惯)

大家在平时的使用中经常发现这样奇怪的现象： 同样的电脑， 同样的系统， 只是使用的人不同而已， 操作的效率却有很大的不同。这是什么原因？其实这其中的最大原因就是 “习惯” ， 因为良好的操作习惯可以有效提高日常的操作效率。

您接受的教育一直是要养成好习惯避免坏习惯。 这同样适用于电脑的使用，其中包括好习惯、坏习惯或不良习惯。下面就一起来看看什么好习惯可以提高日常操作效率！

1、频繁保存。尽管现在电脑的性能越来越高，死机现象越来越少，可是，意外地碰掉电脑插头、程序操作不当从而造成电脑关机、死机，总是不可避免的，如果不适时保存文件，那么文件就很可能会丢失，前功尽弃。

为了避免在软件或系统中断时丢失任何数据，应当定期保存对文档的更改。 这样做仅需要一秒钟，而且不会影响工作效率。 只需按一下键盘快捷键“Ctrl S”或单击“保存”图标。不要依赖“自动保存”，因为并不是每个程序都有该功能。

2、重要文件做好备份。任何硬盘都无法保证能永远正常工作。 一旦硬盘损坏或数据被意外删除，数据就无法恢复，而且花费的成本和时间比我们预想得更高。只要简单地定期将重要文件复制到文档管理系统（此系统由IT人员每日对其进行备份），就可以确定对工作相关的文档所付出的辛勤劳动。公共盘只是一个临时文件共享的工具，和个人的电脑硬盘没有什么区别。由于其容量超大，恢复难度很大。一旦文件被删除或篡改，IT人员常常也是无法恢复 。

3、结构文件夹，并定期整理。您的文件保存在哪里？ 是全部散布在整个桌面上还是堆积在“我的文档”文件夹中？您找到一份文档需要多久？点击三次鼠标可以快速定位吗？还是要通过windows的搜索功能才能找到？有调查公司专门对美国200家大公司职员做了调查，发现公司职员每年都要把６周时间浪费在寻找乱放的东西上面。养成东西归位的好习惯，现在就开始整理文件档案吧！通过创建文件夹和子文件夹，同时给予文件适当的名称，可以某种顺序进行维护。 这样做仅需多花费几秒钟，但将来您能够方便地查找文件并对其排序，从而节省更多时间。

4、不要同时打开五个以上的程序。不要梦想电脑有“三头六臂”。已经打开了几份邮件和ERP，在同一时间，还开着几份office 文档，同时还打开着十几个网页，一个网页还在等待中，为了节约时间，就只好再打开其他网页。我理解你的心境，电脑都已经双核了，不榨干真是浪费！这心态不好。结果同一时间，十几个窗口同时打开着，电脑就变得“老态龙钟”，一动不动，什么都干不成。为什么是5？因为我们标配的电脑内存是2G，Windows系统占用500M,平均每个程序分配100M，刚好1G，内存的占用率50%以下时，如果没有耗用CPU的大程序在处理中，可以保证系统能够流畅运行。

5、非本机文件先另存到本机再编辑。发表这篇文章前，先说一位同事的惨痛经历，老板发了个重要的EXCEL文件，让他在规定时间内编辑完成并回复。时间紧迫他赶紧打开邮件双击附件，直接进行编辑，在规定的时间内完成任务，保存并关闭。然后写回复邮件，添加附件的时候发现不知道刚才修改完成的那封附件在哪。由于没有先另存到本机，所有的操作都是在直接打开邮件的情况下编辑，保存也不会生效到邮件附件里面的。完蛋了，一时间也忘了在什么地方能找回来。越急越乱，时间到了，老板来催了，后果可想而知。不止是邮件，网页中的文件，公共硬盘的文件等等，只要不是自己硬盘中的文件，都有可能在编辑完成并保存后，自己不知道最终保存的路径在哪而徒劳无功，影响工作效率。

6、保持简洁的桌面环境，充分使用快捷方式。为了方便自己的操作， 很多同事喜欢将程序、文档以及快捷方式都堆到桌面上， 通过在桌面快速启动程序，很多应用程序也会自作主张地在桌面建立快捷方式。这样时间长了以后，整个桌面屏幕被图标填满。不仅会减缓进入桌面的速度（因为需要加载大量图标）， 而且降低操作效率（因为启动程序时需要在众多图标中寻找）。这就和我们本想存到桌面来提高操作效率的目标背道而驰了。

首先，应该将相应的文件归类存储在硬盘对应的文件夹，再按需建立自己的快捷方式“组”。在桌面建立快捷方式可以大大提高操作效率，为了避免快捷方式增加后造成的凌乱， 我们应该使用分类管理的原则建立快捷方式，比如根据快捷方式对应程序类型，依次在桌面建立评估、 样品、 小批量、 量产等类似的文件夹。

然后将不同的快捷方式依次拖到对应的文件夹， 以后将安装程序自动创建的快捷方式也归类到不同的文件夹中。 这样既不会造成桌面的凌乱， 同时又可以提高操作效率。千万，不要将文件直接存放在桌面。因为桌面对于系统硬盘存储来说是一个特殊的文件夹，一旦系统重新安装或用户切换，这些文件将无法直接读取，需要专门的IT人员处理，有些甚至会在系统安装过程中被覆盖清理。

7、定期整理电子邮件和通讯录。想给客户发个邮件，却记不得E-mail地址，于是在电子邮箱中一通乱找，却发现自己的邮箱早已被多年的邮件搞得汪洋一片。想搜什么都变得很困难。再返回一堆堆名片中去找。对策：平时花些时间把电子邮件进行分类，并定期从公司网站下载最新邮件通讯录进行更新。