职场办公技巧教程2答案(“新线下时代”如何高效社交与办公？)

春暖花开，万物复苏。

人际交流和职场办公，也重新回到无阻无碍的情境。远程线上工作模式历时已久，现在重新回归到现场沟通——人见人，面对面，实体空间，实时交流。

根据国际权威心理学期刊《应用心理学杂志》的数据，经历长时期疫情之后，在西方某城市参与调研的多个行业人群中，竟然有超过百分之七十的受访者承认与人交谈的欲望降低，并且对面对面沟通感到抗拒和焦虑。其研究结论认为：第一，长期与外界隔绝，减少面对面的人际沟通，会导致语言能力退化；第二，长期使用文字输入的交流方式，会影响口语表达的反映、速度、节奏；第三，无论是线上文字还是语音通讯，都无法代替面对面交流，因为它们在性质上仍属于一种“独述式”语言，而不是“对话式”语言，也就是说它并没有那种看到真实人、处在真环境下的“对象感”。

新线下时代，如何完成角色转化，顺畅人际沟通；如何提升语言效能，实现高效办公，已经成为迫在眉睫的职场课题。

两条“戒律”

针对面对面表达和高效沟通，首先是要严守两条“戒律”。

第一戒，戒“无效话语”。

何为无效话语？说话是为了交流，交流是为了表达自己、了解他人、取得共识，如果以上这些都没做到，交流沟通就是失败的、无效的。

戒除无效话语、戒除无效沟通，最简单直接的方法，就是遵循语言学家格莱斯提出的“合作原则”，具体包括以下四个范畴。

一是数量原则，即信息量要保证对话双方的基本需求，不敷衍，也不过量。信息量不足，交谈就会受阻，事情就无法推进；信息过量，也会有负面作用，一是累赘，二是分散主题，三是会增加错漏风险以及横生枝节，四是显得思维不清晰。

二是质量原则，即言之有物、真实可信。人际沟通中，只有用真实和充实，才能换来真实和充实。

“合作原则”强调真实，有深刻的心理学因素。因为从长远来看，唯有以诚信相交，才能使人在人际关系中获取安全、收获利益。根据心理学的互惠性原理，当主动向对方坦陈真实时，对方出于补偿心理，也会作出相应的坦诚。举一个常见案例：职场新人在接受任务撰写工作方案时，如果想和老员工要一下以往的成功策划案，直接索取当然极不礼貌，也难以成功，最好就是先自己写一份策划案，然后诚恳地请老员工给予指导，再恳请老员工将以往的成功案例给自己学习一下，对方大概率会提供帮助。

同时，在各类交流中，在自身出现问题时，最好的处理方法就是坦诚缺点，再说明改进途径和实操内容，这样往往能赢得对方的理解与尊重，获得更好收效。

“质量原则”还和信息对称直接相关。信息不对称，是工作沟通的最大阻碍，职场协作时，要主动向对方沟通自己真实可信的工作内容，并主动向对方询获更多信息，在信息对称中达成共识，推进下一步工作。

三是关联原则，即不说与交谈目标无关的话。在事务沟通和工作运行中，如果不能紧密围绕话题，就会导致要点不明、内容赘冗，进而形成工作的混乱与低效。

如何紧密围绕话题不分散？有几个技巧：

其一，双方尽量都围绕一个中心点交谈，在中心问题解决之前，暂时不要开启下一个话题。

其二，说话时要让人听出来明确的衔接性，比如上一段中的关键词、关键结论，在下一段中要有重复再现或强化推进，保证核心内容始终不分散。

其三，在对话的开头先把关键信息点明，在结尾时再做一下强化和呼应，让核心内容首尾贯通。

四是方式原则，即说话要清晰简明，准确有序。在职场工作中，如无特殊需要，语言表达应直奔主题，减少分散和干扰，先说结论和要点，先说共同关切的东西。

这种清晰简明，既指内容，也指形式，简单来说，就是不要制造无谓的麻烦。例如自己表达时，明确突出和传达了要点即可，减少重复和东拉西扯，也尽量不要把不同的事情混在一起说；别人询问事件信息时，最好做些必要的压缩提炼，给人一个简练回复；如果传达某项通知，涵盖群体很庞杂，就尽量梳理和提取出和团队切实相关的内容事项，不要只是转发了事；如果只需要搜集统计微量的信息，就不必制作一份令人望而生畏的复杂表格。

第二戒，戒逻辑混乱。

要练习语言表达的逻辑性，练习先思考、不乱说、先搭建大致叙述框架的习惯。例如在描述某个城市的整体状况时，如果按照“衣食住行”四方面来说，就会既思路清晰，又能防止没的可说。有了逻辑框架，会更容易把事情说清，对方也更容易接受和理解，这样就保障了沟通效率。

还可以通过结构框架训练，掌握一些实效模板，然后熟能生巧、随机应变，例如以下几例常见模板。

模板1：2W1H公式——依次阐明（问题）是什么，（情况）为什么，（解决方案）做什么，非常适合项目、计划、危机公关事件等内容的汇报场景。

模板2：“时间表”模板——所有复杂事件背后的时间永远都有序可循，“过去，现在，未来”这一叙述模板便依托于时间线索，这个天然的“时间表”有助于对事件的快速梳理。

模板3：5W2H公式——叙事描述的7个要素：时间、地点、人物、目的、任务、方法、成本，在全面说明某些规划方案时很有帮助。

模板4：“金字塔模板”——在任何沟通表达时，最好都先抛出结论、结果或主旨，再补充说明因果、解释和铺垫。而这一模型的变体，就是在谈话中先抛出重点、亮点、戏剧冲突点、对方最感兴趣或最关切的点，就能立收先声夺人、引人入胜之效。

金字塔原理还可以有多种应用，例如先提出结论，再阐明论点论据，再做总结提升。或者是先说问题，再说背景和原因，再给出解决方案。又或者是先描述事物的特征以及优势或劣势，再说带来的利好价值或损害，再说支撑证据。

金字塔原理的核心就是突出关键信息。在逻辑层次上，可以先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据，先重要后次要等。

结构模板的使用，能够逐渐带动养成表述习惯，对于我们在说话时突出要点、吸引对方注意力大有助益，进而有利于双方抓住要点进行对话，实现高效沟通。

做到“三度”

职场办公的高效沟通，还要努力做到“三度”：宽度，温度，精度。

一是宽度，指说话有分寸、留余地。既要给自己留余地，即不要把话说满说僵；又要给别人留余地，即给对方进一步思考调整的时间空间。特别是在情况背景不完全明确、对方意图不完全明晰、事态发展走势不完全明朗时，平和地观察与退让很有必要。

管理学中经典的“顺让法”语言模式，或许是对“宽度”更精准的诠释，它指的是语言的顺承与让步，强调不做割裂性、破坏性的行为，始终保留着转圜的余地与生机。

顺让法一般包含三个环节：

第一步，顺应对方。遵循“先赞成”原则和“首句认同”原则，即在第一句回应时就表示认同对方的话，然后把你的意见建议等，都暂时隐蔽起来，伺机再慢慢阐述，以便从起点上实现情绪的降温与调衡，使双方进入一种松弛而非战斗的、更利于沟通的状态。

第二步，容让对方。人们在交流中的非理性情绪，往往都有理性的原因，比如错误理解、受人误导、信息不对称、立场不一致、关注点不同等。如果对方是无意的情绪发泄，那么在你容让之时，他已经得到宣泄；如果对方是有意的攻击，那么在你容让之时，对方也失去了攻击支点和焦点，对话的主动权已在无形中移到你这边。反之，如果盲目回击、顶抗，就会一起陷入情绪和“降智”的漩涡。

第三步，调动对方。提出一个调整改善措施，它可以是在原有基础上的改良完善，可以是另起炉灶的选择，可以是弥补措施，可以是折中方案，可以是顾左右而言他，可以是转移话题，但大原则是尽量不引发冲突、保持开放态度。

譬如，对方提出一个你或许难以接受的条件，你可以先在语言上顺承接受，然后再反过来向对方提出一个条件，两个条件在价值上能够大致对位，这比直接拒绝就会好得多；别人提出一个反对意见，你同样可以先顺承，然后沿着他的思路推进着谈下去，引导着让对方自己在某一处发现带来的错误或损失，这比直接反驳要好得多；你提出某一诉求被拒绝，不妨再看看整个事件状况中还有哪些环节与你的诉求相关，可以覆盖、兑换、部分替代、间接促成你的诉求，这比直接结束沟通甚至就此翻脸要好得多；你对某件事提出一些反对意见或一些改变，不要简单地做加法或减法，而是以补充、完善、微调、细化之名进行沟通，这比生硬地说要撤销、作废、改变计划要好得多。

二是温度。

“温度”指同理心与共情力。指的是主动换位思考，把自己代入对方情境中，站在他人立场，将心比心，给出最基本的理解和同情，这既是一种对人的基本尊重，又是人际和谐之道。

当然，同理心也更有利于我们拆解需求，办成事情。无论是工作还是生活，无论是对内管理还是对外经营，如果能解析对方所思所求，和对方同步同感，让对方觉得你和他同频共振，就能无往而不利。

沟通中的共情与同理的关键在于：共的情是什么？同的理是什么？沟通的核心又是什么？答案就在于：挖掘对方的利害关注点，无论是有形的实利，还是无形的心理快感比如被认可、被关注等，因为趋利避害是人之天性。

无论面对何种人群与情境，都应当设身处地，选择考虑对方利益的措辞，让对方感受到自己将会受益或者将会避害，从而使话语更能令人接受。

因此，最佳的沟通，首先需要推断对方的心理诉求与情感需求。

其次，是立场传递：如果你希望对方听取你的意见建议，就应当让对方明确感受到你是站在他的角度、站在他的利益得失上做分析，然后再委婉地抛出你的意见。哪怕你的意见建议能够给对方带来的实际收益很大，但对方首先寻找的、关注的仍然是那些直接可见的、切身相关的利益，哪怕很微小，他也能从中获得安全感和信任源，进而才会接受后续的东西。

试举一例：某文化公司策划了“教育家大讲堂”系列讲座活动，为期三个月，联系一家文化馆租用讲座场地。但是两周以后，文化馆会场管理部人员忽然提出场地加价，而且价格近乎翻倍。此时如果指责对方单方面违约不守信用，就会陷入无实际意义的拉锯战口水战，而且很容易激化矛盾陷入僵局。所以就要稳住心态，分析对方的利益需求，从考虑对方利害的角度和内容来谈判。公司是这样去沟通的：“不管是文化宫还是您的会议场地，您最需要的就是利润、客源、口碑。利润上，我们的活动是三个月长租，并且会打造成系列经典活动，以后咱们还会继续长期合作，如果我们现在退出，您是否还能找到这样好的合作伙伴，并且保证就能接受您说的价格？如果场地不能立即续上，需要重新运作招商，就要付出金钱和时间成本，还要加上空置期的损失，您觉得是否合算？从客源上，我看到文化馆有很多面向学生的展览和培训，我们活动的参与者，讲的人是文化名人，听的人有许多是学校的管理者，他们对于青少年的影响力、号召力、组织力不言而喻，客源和口碑其实都藏在他们身上；另外我们还可以在会场专门宣推一下贵馆的宣传册，帮助您赢得更多商业关注，如果这些都可以转化为您本人的业绩，我们乐于为您效力。”之后，对方经过短暂的考虑，涨价风波已经化解，场地维持原价，并尽快追加了一份正式的租用协议。

利润、客源、口碑这三项内容，就是在谈判过程中摆出的真正的“硬通货”，运用“语言共情”，切中对方最关注的实际利益，对方的认同与合作也便顺理成章。

三是精度。指简洁有力，用最精简的语言把事情说清楚，是最强大的能力。同时，语言也能影响情绪心理，简明扼要地表达，能让对方心情顺畅；烦琐的语言，会让对方产生心理烦躁和抗拒。

“电梯谈话”场景训练，是在语言课程训练中的经典。它指的是每位员工都会有机会和领导在电梯里发生一次偶遇，此时领导会突然问问你最近工作怎样？在忙什么？或者可能直接要求你现场做个简要的工作汇报，这时你可能只有一两分钟的时间，但又必须把事情说清楚。这当然是员工展示自我的绝佳良机；而高明的管理者也会有意设计这样的“偶遇”，用来考验和挖掘优秀人才。从一方突然提问、一方快速精炼作答中，不仅能观察人的业务水平及工作能力，而且能显示出人的逻辑思维与语言表达能力，而对问题进行回应时的应变急智，也必是深厚积累和长期思考的结果。

“1513”原则，则是学者李易提出的社交沟通法则，指通过反复训练，形成这样的语言习惯：15秒表达完毕一个自身信息或基本意愿；1分钟表述清楚一件事或一个主题；3句话完成一个意义完整的语段。

综合以上两项训练法则，我们可以练习先任意抛出一个话题，然后逼迫自己必须在一分钟内把事情说完说清，如果未成功就再次调整再次试验，直到完成为止。如此多次训练，可以强制训练我们梳理逻辑、压缩语言、简化表达，以便在各种“实战场景”中在有限时间里把核心问题、核心诉求、核心利害讲清楚。

来源：金融时报客户端

作者：李赫宇

编辑：云阳

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