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办公室和领导谈话技巧(文秘小白修炼指南，手把手教你开会时做好哪些安排最讨领导欢心)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-21 21:06:07
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第3章　严谨会议程序——这样安排最出色

毫无疑问，作为领导下达指示、进行管理的重要途径，会议在过去、现在与将来都必不可少。秘书本身工作的特殊性决定了其在会议管理过程中的独特地位。在会议召开之前进行前期准备，在会议进行过程中做会议记录，在会议结束之后做出总结，将重要信息提炼给上司或相关部门的领导人，使各部门之间的工作进展得以有序进行，这是秘书在会议管理过程中所起到的桥梁作用，更是所在机构赋予秘书的义务与职责。

及时做好开会前准备

会议筹备是秘书进行会议管理的主要内容，同时也是一项极为纷繁复杂的工作，可以说，秘书工作的烦琐在会议准备阶段就体现得淋漓尽致。这一点，我们可以通过某机关秘书小杨的会议准备充分地理解到：

部长在4月7日告诉小杨，在五一劳动节之前，机关想要与市内各大企业的管理人员召开一次以“发展本市经济、推广个体成功经验”为主题的会议，并在会议上对某些杰出成功人士进行表彰。

因为该次会议规模较大，所以，小杨接到通知之后，先是与其他几位秘书进行了分工合作，设立了相应的资料组、人员联络组、宣传组、提案组、后勤接待组、保卫组。

每一个不同的小组都有自己的独立任务在身：

资料组：主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退等；

联络组：负责各机构间的传达反馈；

提案组：负责受理会议期间与会者提出的各种提案、议案；

宣传组：负责会议的内外宣传工作；

后勤接待组：负责会议的接站、报到、签到、票务、食宿、参观、文娱活动、车辆调度、会场安排、设备保障、用品发放与管理等工作；

保卫组：负责会议期间的安全；

小杨因为参与了多次大型会议的组织，被安置到了资料组中。虽然最终一共有十几位秘书人员参与了整个会议的筹备，但会议前期准备工作依然用了长达15天的时间方完成。

毫无疑问，此类大型会议往往会耗费更多的人力与财力，但不管大型会议还是小型会议，在会议筹备阶段需要秘书人员去关注的问题都很多。大致而言，在会议前的准备工作中，秘书人员需要注意“4H、1O”的主要筹备内容：

1.What——会议议题确认

会议议题即会议讨论的问题，它反映的是会议的目的、主题、任务以及为了完成任务而采取的措施。会议议题往往不会由秘书人员单独制定，而是通过以下方法确定：

·领导确定议题。临时性会议，必须先有议题再开会；定期会议可按原定计划进行，如有增设的议题须告知领导。

·秘书人员事前收集会议议题，向有关部门调查了解并收集会上研究的问题，然后加以安排，并报请领导确定。

·会议需研究的问题很多，秘书应根据具体情况，分轻重缓急，将收集到的议题进行筛选，加以修改讨论，报请领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

在将议题确认后，秘书要在上级的指导之下，进行会议议程的确定，会议议程中应该对已确定的议题列出先后顺序，也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题进行概略的安排，并冠以序号清晰地表达出来，同时将应该进行讨论的范围进行明确的规划。在拟定完毕之后，该议程要递交上级进行进一步确认。

2.When——会议开始时间、持续时间

秘书人员需要告知与会人员会议的开始时间与它的持续时间，这样能够让与会人员更好地对自己的工作进行安排。一般而言，会议时间安置在下午最佳，这样安排的原因很简单：会议是一种低效率的管理行为，在上午时，大家的精神状态较好，应以普通工作为主；下午精神状态比较差，用来开会最适合。

3.Where——会议地点确认

是指会议在什么地点进行，会议室的布局是不是适合这个会议的进行。秘书人员在进行会议地点的确定时往往会起到主要作用，在进行地点选择时，秘书先要确定这样的原则：会议地点需要方便与会人员，而不是方便主持会议者。最佳的会议地址选择应包括以下几个方面：

·交通便利，方便上司和与会者前往；

·会场的大小与会议内容、规模、主题相符；

·尽量避开闹市区，保证会议过程不受外界噪音干扰；

·应考虑有无停车场。

在会议室空间的要求上，秘书人员应遵循宁肯略小而不过大的原则：小型会议室一般30平方米；中型会议室60平方米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米。会议室在空间布局上应伸展自如，并能够根据需要迅速随意组合，而...

一般而言，会议室要求具备通风空调设备、采光设施、多媒体演示系统、音响设备、同声传译。

4.Who——会议出席人

对于那些已经确定会有外部人员参与的会议，秘书事先明确：会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席该会议。

在确定会议参与人之后，秘书人员应根据上级要求与具体的会议安排，根据议程制订出具体的会议日程表，该日程表将是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。日程表制出后，必须经主管领导审核批准后才能实施。

5.Others——会议物品的准备

即根据这次会议的类型、目的，确定该次会议想要顺利进行的话，需要哪些物品。

会议用品和设备的类型：必备用品、特殊用品。

·必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，如桌、椅、笔、纸、黑板、荧屏、电子布告板、麦克风、扩音器等。

·特殊用品是指一些特殊类型的会议，如谈判会议、庆典会议、展览会所需的特殊用品和设备，如录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备、大型音响等。

会议所需用品和设备的准备事先应制订周密的准备方案，尽量列出用品和设备的名称、数量和价格。

在将以上事情做好之后，秘书人员便应向与会人员发放会议通知，一般情况下，派发会议通知要在会议正式举行前3～7天进行。例行性的小会议可以使用电子邮件、电话等便捷方式通知与会者，但是，会务类重要会议的通知，则依然需要秘书人员亲自送达。

恰当自信主持会议

每个会议都需要主持人。主持会议本是领导者的职责，但在一些座谈会、招待会、新闻发布会等会议中，秘书经常担任主持人的工作，在这种情况下，秘书能否从容地驾驭整个会议，将会直接决定会议的结果如何。

公司的总经理出差了，只有几个副总在。某天，秘书清清接到了总经理的电话：安排几个副总进行一次公司内部矛盾检讨会，该次会议记录他在回来之后要马上见到。

清清接到通知之后，就感觉头大了起来。平日里，总经理在公司时，几个副总倒也表面友好，但在背地里，因为牵扯到了利益关系，他们总是会相互指责与推诿责任，这种不正之风甚至已经影响到了公司的正常运营。总经理也清楚这个情况，想必他也期望从这次的会议中获得一些可靠的信息，以待回来后进行内部纪律整顿。

随后，清清马上着手进行了会议，五个副总各负责着公司的五个主要部门，如今坐在一起检讨自己，难免脸上尴尬。没过多久，检讨会竟然变成了批判会：行政部认为业务部太过霸道，业务部认为客服部不够热情；客服部认为人事部招人不力，人事部认为行政部作为不多……

看着会场乱成一团，几个平日里一本正经的副总马上就要撕破脸，清清咳嗽了一声说道：“五位副总，总经理说他回来之后，要马上看到这次会议的记录，你们看，现在的情况真的适合如实记录吗？”

清清一句话，让几个副总立即冷静了下来，他们马上意识到，自己的行为有多么愚蠢——竟然在总经理的心腹面前吵成了这样！随后，在清清的主持下，会议终于走向了正轨，而清清也得以在总经理回来之后，交上了一份满意的“答卷”。

清清的巧妙之处在于，她将总经理的嘱咐化为了暗示，并使正处于头脑发热状态下的几位副总迅速地冷静了下来。虽然这种方法并不时时适用，但是却对会议的正常进行产生了极大的帮助。

如果上司安排秘书主持会议的话，秘书需要明白，最重要的任务就是必须确保每次会议顺利进行并成功结束。因此，秘书在主持会议之前要做好相关的准备，这既包括对主持工作的准备，也包括对会议工作的准备。这些准备有：

1.了解会议目的

秘书应全面了解会议的目的，深刻地把握会议背景。只有这样，在主持会议的时候才能做到有的放矢。

2.了解与会人员

会下功夫做得好，会上才能当好主持人。秘书应在开会之前，了解出席者的地位、知识背景、政治倾向、性格，这样，在主持会议的时候才能有效调动出席者的情绪，特别是应对不善言谈的嘉宾予以适当的调动，鼓励他们积极发言。

3.确定会议的主旨

秘书要明确自己主持的会议目的是什么，是为了发布消息、解决问题，还是为了收集信息。

4.检查会前的各项准备工作

秘书要仔细检查会议场所，包括座位的安排，投影仪、音响等设备的工作情况，话筒的音量、音效，茶点、饮料的安排以及小礼品的准备情况，以及相关的文件资料（如会议程序、讲话稿、有关资料等）的准备情况。

5.展示自我形象

秘书应注重自己的形象，展示自己的能力和魅力。秘书在主持时，要记住这既是个人的广告，也是所在的企业或者单位形象的代表。秘书在着装、言谈举止、气质等方面应充分展示个人魅力，以确保会议顺利举行。

秘书主持会议的机会并不多，因为大部分的上级还是更喜欢在会议主持上亲力亲为，但也正是因为这种机会难得，秘书人员才更应该好好把握。或许，你在主持过程中所展示出来的个人风采与优秀的表现将会对你的职业生涯产生巨大的影响，而你也极有可能就此获得更好的发展契机。

合理减少非必要会议

会议是进行正式沟通与协调的一种最有效的方式，但无可否认的是，会议同时也是成本最高的一种沟通方式，在所有的沟通方式中，会议属于最厉害的“时间杀手”。在一些乐于以会议为工作手段的企业中，管理人员的上班时间里，大约有1/3的时间在准备会议，1/3时间在开会，1/3时间在整理会议纪要，由此而产生的资源浪费、成本浪费可想而知。

在会议管理方面，与普通公司相比，日本太阳工业公司所采用的“会议成本分析制度”明显具有极高的实用性。

为了提高开会的效率，该公司实行了具体的成本分析制度，每一次开会时，总是由秘书人员将一张醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

会议成本的具体算法是：

会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数会议时间(小时)。

公式中平均工资之所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。

由此，太阳公司得出，参加会议的人越多，成本便会越高。有了成本分析，大家开会的态度便会更加谨慎，会议的效果也会十分明显。

面对过于频繁但是效率极其低下的会议时，秘书人员应该发挥自身的建议作用，以委婉的态度向上司指出哪些会议完全是非必要的，哪些会议则是应该如期召开的。以下几种方式便可有效替代开会的沟通方式：

1.电话会议

如今，许多电话可以实现多方通话，这种电话功能若是用于沟通上，将会大大节约会议成本。利用电话进行交流的优点在于，相比于会议本身，它更加方便灵活，准备的时间更短，回复也更迅速。

不过，此类会议也往往会因为缺乏肢体语言，无法进行互动式的交流，不能进行文本交流与总结，导致大量细节问题被忽视。

2.视频会议

网络时代的到来令视频会议的应用日益普及，它有如下好处：在网速合适的情况下，可以达到声音和图像同时传送，此类交流不会受到空间的限制，在节省了时间、费用的同时，还能够获得较好的交流效果。

但是，不得不承认的是，视频会议的交流往往不够深入与广泛，再加上其前期投入也会很高，因此，此类会议方式在国内中小型企业中还未普及。

3.利用电子邮件或是聊天软件

电子邮件与各类聊天软件的诞生使异地传声变成了现实，在一些较小的问题上，若牵涉人员较少，且只需消息传达与交流便能达到会议目的，可以选择此类沟通方式。

另外，合理减少非必要会议的要点还在于，秘书是否能够协助上级判断出哪些会议是不必要的。在达到此目的前，秘书应帮助上级摒弃那种“动辄开会”的习惯：

·该次会议是否真的有召开必要。会议要针对什么进行讨论？要达到怎样的结果？在会议召开之前，秘书人员应回答这两个问题，当你发现该次会议完全无法解决这些问题时，你便需要协助上级反思：该次会议是否可以省略，或是以其他方式代替？

·是否能够找到替代方式。每次开会之前，秘书都应侧面提醒上级去思考这样的问题：是否能够通过其他方法实现这次会议的目标？若是该次会议的重点仅仅为分享信息的话，那么采用电子邮件、备忘录和非正式谈话的形式，效果可能会更好。

·是否真的需要每一个人都参与其中。开会的主要目的在于与会人员之间的意见交流与情感互动，同时对手头事项建立起统一的思路。只有当这件事情确实需要每一个人都在场以便及时进行信息交换时，这样的会议才真的有必要，否则，电话或是电子邮件就足以达到交流效果。

最成功的会议管理在于：以最少的开会次数，获得了最大的沟通效果。虽然秘书在会议召开的过程中只是充当了助手的角色，个人也并不具备左右会议的能力，但是，通过一系列的合理建议，秘书很可能会帮助所在机构的工作效率更上一层楼。

记录会议议程主要内容

记录会议议程的重要性在于，在会议中形成的决定与决议、会议中做出的工作安排，若是在会议后期需要形成文件的话，要以会议纪要为基本依据。就算不形成文件，日后在进行会议决议与工作的具体安排时，也会便于新项目组成人员进行项目情况的学习，而这种记录在纸上的文字能够起到备忘的作用。所以，会议记录的质量如何，不仅会直接影响其日后转化为档案的质量，同时也会左右具体的工作进程，因此，秘书人员必须做好会议记录工作。

以下是某医院公司秘书在举行江西省地区的销售大会时所制作的会议记录：

江西省××医疗机械公司销售动员大会

时间：2012年2月3日星期三

地点：庐山西海温泉度假村酒店会议室

会议主要内容：

1．杨经理公布龙年销售计划，期望新年创新业绩，公司销售更上一层楼。

①对已开发的医院进行良好维护，并将未开发的医院与乡镇卫生所进行统计，以便下一步继续进行开发。

②其他部门应尽最大努力支持业务部展开活动，并由张经理进行相关的经验传授。

③计划今年新进驻100家大医院，并尽量在全省覆盖1/3的乡镇小医院。

2．确定在2月11日进行2011年江西区“销售之星”的评选活动。

3．将2012年的国家新政策与公司具体的行动调整告之各个营销小组，并由营销小组进一步将消息下传。

4．杨经理对2012年的成功人物进行奖励颁发，同时鼓励大家努力工作，“为荣誉而战”。

5．赣州地区高飞经理、南昌地区胡伟经理分享销售经验。

6．杨经理做会议总结：新一年要发扬龙马精神，追求更高的业绩。

该次的会议只是最为简短的工作总结形式，因此，会议记录的难度也会相对较小，但是，在大型、多次的会议之后，想要将会议记录做好并不是一件简单的事情。秘书需要明确的是，会议记录并不是将每一个事项、领导们的每一句发言都准确地记录下来。正式的会议记录要点有六项：

1.会议组织情况记录

会议组织情况中应注明会议的名称，开会的具体起止时间，开会地点，出席、缺席和列席人员，主持人与记录者的姓名。

2.会议内容的记录

此为会议记录的最重要组成部分，其中：

·要将发言人的姓名、发言主要内容、讨论的主要内容、提出的建议与通过的决议记录下来，必要情况下，还应记录下具体表决情况，如全体通过还是几人同意、几人有异议、几人弃权。

·将会议的有关动态记录下来，如发言中的插话、领导的点评或是临时中断休会等。

·会议结束后，一般会另起一行写“散会”两字。重要的会议记录应请主持人与记录者在正文结尾右下方签字，以示参会人员审阅。

·会议记录分为详细记录和摘要记录两种，详细记录要求有言必录，主要应用于重要性、决策性的专题类会议，必须记录完整，而且需要清晰明了；摘要记录则是目前最常用的会议记录方式，该种方法强调把一些主要要素记下来，一般性会议都可以使用。这两种方式，到底采用哪一种来记录，需要根据会议的具体性质与内容来确定。

3.会议记录之中应突出的要点

在一篇会议记录中，突出的要点应包括六个：

·会议中心议题与围绕该议题展开的相关活动；

·会议讨论、争论的焦点，各方的主要见解与观点；

·领导或代表人物的言论；

·会议开始时的定调性言语与结束之前的总结性言语；

·会议已决事项，或是未决事项；

·对会议产生较大影响的一些言论与活动。

4.会议记录的技巧

一般而言，会议记录有四点技巧：

一“快”：指秘书在书写时速度要快，字可小一些、轻一些，可多写连笔字。

二“要”：即用最直接的语言择要点记录，要点主要围绕上面提到的六个突出点来进行。就一句话而言，秘书应将这句话的中心词记录下来，修饰语一般可以不记，要注意上下句子的连贯性。

三“省”：即在记录中应正确地省略，如使用简称或者统称。省去句子中的附加部分，较长的成语、俗语也属省略部分。

四“代”：即使用简单的写法代替复杂的写法。如可用姓代替全名，可用笔画少易写的同音字代替复杂的字，可用国际通用的符号代替文字，可用拼音代替生词难字，可用外语符号代替某些词汇。但是在进行会议记录的整理时，则应按规范要求进行修改。

5.会议记录整理原则

在会后进行记录整理时，秘书应忠于讲话人的原意，尽量保持发言人的风格，并力求做到全面而完整，不可遗漏关键句子、关键人物讲话与会场动态变化。

整理时，秘书应尽量做到层次分明，语句通顺，标点符号正确，字迹清晰，不可出现错别字。

6.会议记录应注意的事项

一篇好的会议记录要求具备真实、完整、准确与清楚四大要素，对于秘书人员而言，在进行会议记录时，个人应该注意以下要点：

·根据主题进行记录。开会时间往往会很长，若是多人参与的话，讲话人发言也会很多，记录人员应根据已定的大方向来阐述问题，以最简洁的语言将最真实的发言记录下来。

·区分意见与事实。会议中若是出现了冲突与分歧，秘书应从议题入手，判断出哪方面的意见更准确。若是个人没有能力判断的话，可向会议主持者咨询，能否对今天会议的主题与落实情况进行一下总结，如此即可获得自己想要的信息。同时，在记录此类冲突时，秘书应理性地择语而记，尽量避开非理性的攻击性语言。

·将议而未决类事件挑选出来。有时候会议中往往会出现模糊的意见，这种意见多不具体，而此类争议也多半难以统一，遇到这种情况，秘书应向上级咨询，请其定夺。

在进行会议记录时，秘书需要牢记的一个原则是：记录者不参与任何讨论，记录中不加入任何个人思想。不管你对该次会议有多少意见想要发表，你都应在记录时保持客观而公正的态度，唯有如此，才能令会议记录成为日后上传下达、分析总结的重要依据。

做好会场服务工作

在一次会议的举行过程中，秘书人员所起到的作用是毋庸置疑的。有些秘书认为，会议准备工作结束、领导们走入会场、坐下来开会之后，自己的工作便告一段落了，但事实上，这种看法是非常不妥当的。

在Lisa看来，每一次的会议正式开始之后，才是自己真正能够展示自我的时刻。虽然自己在会议中所做的不过是倒倒水、添添纸、递递文件一类的小事，但小事往往更考验个人能力。

Lisa还记得，在一次重要的公司董事大会上，因为要进行新董事长的确立，整个会议氛围极为严肃，大股东们严阵以待，纷纷在纸条上写下自己的选择。当时，有位秘书负责添水工作，做到一半时，意外发生了：或许是因为个人太紧张，她竟然失手将滚烫的热水倒在了一位在公司中德高望重的大股东手上！可想而知，整个大会的秩序顿时被扰乱，而那位秘书理所当然被辞退了。

这件事情之后，Lisa突然意识到，虽然自己的工作非常琐碎，但是，在这个大型公司中，却有着重要的意义，至少，做得好的话，它可以令与会人员能够将所有精力集中在重要的议题上。

的确，秘书人员的会场服务工作是保证整个会议能够顺利进行，并取得圆满成功的重要环节。会场服务工作内容很多，通常包括以下几点：

1.安排好签到工作

与会人员在到达开会地点之后，通常会先签到。在签到过程中，秘书人员应根据具体所选择的签到方式，引导与会者进行签到。

2.引导与会者入座

许多会议——特别是大型会议——与会人员的座位往往都是固定下来的，这种固定的座位多半是事先安排好的。在会议开始前，与会者需要对号入座。这种情况下，秘书人员便需要担任起引导者的角色，为与会者提供方便。

为了减轻会议秘书人员的负担，组织者在事前也可以采用印刷“座次指示图”，同时在会场上设立指示标牌、在签到证或出席证上印制座次号码等方式注明，令与会者可以轻松而顺利地找到自己的位置。

3.将会议材料分发给与会者

会议人员应该及时而准确地将会议中所需要的各类文件材料分发到每一位与会人员的手中。分发会议文件与材料有两种形式：

·会前分发文件与材料。该法可以让与会者在进入会场时，由秘书人员站在会场入口处，将材料分发给每一位与会人员；同时也可以在开会之前，在每一位与会者座位上放好材料。

·会中分发文件材料。指在会议中将会议秘书人员分派到各组中去，令每个人负责本组的文件材料的分发与回收。

若是有些会议材料需要回收，在事前，秘书应在文件的右上角将收文人、收文时间写明，同时在收文时做好登记记录，以避免少收。

4.进行会场内外联系，传递相关信息

在会议进行过程中，会场并非是与外界隔绝的，一旦遇到了紧急情况需要向与会者进行转达，或是有电报、电话与信件需要传递，这些都应靠秘书人员完成。在内外联系与传递信息的过程中，秘书应注意对会议内容进行保密，在保密会议中更需要格外谨慎。

5.维持会场秩序

维持会场秩序主要体现在一些小事上，如制止无证、未受邀人员进入会场，保证会议安全进行。若是在会议进行时发生了混乱，会议秘书人员应及时予以制止与调停，特别是一些重要的、保密类的会议，更应防止有人故意制造混乱，防止发生意外。

6.处理上级临时交办的事项

在会议进行过程中，谁也无法保证会议一定会按原定程序进行，会议秘书人员应及时向领导请示，同时对领导的指示采取相应的应急措施，进行妥善的处理，引导会议回归议题。

7.其他服务工作

除以上服务内容以外，秘书人员还应及时将会议期间所需要的各类物品，如纸、笔等书写用品准备好。此外，会议期间，与会者往往会需要饮料、茶水。以半天会议来计算，冬天每个与会者应供应一瓶250毫升的矿泉水，夏天则应加倍供应。

会后进行收尾工作

会议结束并不意味着秘书的会议工作已经完结。事实上，在会议结束之后，秘书人员还有一系列重要的事情需要去认真地处理。

1.进行会场清理

会场清理除了一般清理要点以外，需要格外注意的是，会议中所用的参考、学习文件都应一一收齐与归档。一些废弃不用的文书应该在回收之后使用碎纸机销毁，一来不会留下无用的纸屑，二来也可以达到防止泄密的目的。

2.与财务部进行会议决算

召开会议之前往往会有预算，因此，在会议结束之后，也会有决算。会议过程中的一切花费，都应严格地按照预算计划开支，因此，决算应该与预算大体一致。秘书在决算过程中应与财务部一起进行会议开支计算，之后将结果做成表格，提交领导进行审核。

3.整理会议记录，发放会议纪要

前面已经提到，会议记录要尽量使用最简洁的语言来概括事实，所以，这些记录必然非常含糊，为了保持会议记录的真实与准确，秘书就要在会后对现场记录进行二次整理。同时，按照会议中所决议的事情进行会议纪要的撰写，并在上级审核之后，发放给相应主管与人员。

4.做好会议决定事项的落实

会议中往往会根据所议事项做出相应的决定。会议后，为了避免应及时办理的事情被拖延或遗忘，秘书应对议事事项进行及时的催办与落实。催办工作应形成一定的制度，由专人进行定期催办与及时落实，并应根据事情的进展情况向领导汇报。

5.做好会议总结

在一次会议圆满结束之后，秘书应及时进行工作总结。会议总结的主要目的有以下几点：

·检查会议目标是否实现；

·对各部分的分工执行情况进行检查；

·将会议中的人员意见与集体情况进行结合，以积累经验、找出不足；

·对相关人员进行奖惩，妥善解决会议未决问题；

·对会议组织、结果进行总结，确定日后进行同类会议时可借鉴之处，使会议组织工作不断进步。

会议总结报告与会议记录的不同

在进行会议总结时，秘书人员往往需要写总结报告。总结报告与会议记录有很多相同之处，但也有不同的地方。不同之处在于：

·会议总结需要对该次会议工作的优点与缺点进行切实的回顾与检查；

·会议总结需要根据岗位责任制和工作任务书的内容，进行逐条对照检查；

·会议总结应一分为二，但大致应以激励那些为会议组织做出贡献的人员为主；

·会议总结要以事实为根据，在突出重点的同时有所侧重；

·会议总结要总结出简单易行的办会制度与程序，令会议组织进一步科学化、制度化与高效化。

除以上内容以外，秘书人员在收尾工作中还有可能需要安排外地与会人员的返程工作。有些公司与单位也会写一些感谢信给那些对该次会议提供过帮助的官员与会议主持者，这些事项则应按领导的意思与具体情况来对待。

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