办公室开会技巧大全图片(工作噪音多！哈佛精英告诉你如何适应不同场景，提高工作效率)

如果你已经找出偷走时间的关键问题并加以改正，而且为自己制定了合理而有效的目标管理方法并制定了自我时间管理表，但你的工作效率依然低下的话，只能证明一点：在朝九晚五的八个小时中，有太多的事情在影响着你，令你无法将本可以在上班时间完成的工作顺利完成。本章中，你将会看到那些哈佛精英们是如何将办公时间中存在的时间管理障碍顺利克服的。

自我测试：你很善于控制自己的时间吗？

请在以下每一个陈述中选择最切合你的答案：

1.为了避免对棘手的问题采取行动，我总是试图寻找理由和借口。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

2.为了能够使得困难的工作被顺利地执行下去，就应该对执行者施加压力。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

3.我经常采取折中办法来避免不愉快的事情和困难的工作。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

4.我遭遇了太多的干扰与危机，这些干扰与危机足以妨碍自己完成重大任务。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

5.当被迫做出一项不愉快的决定时，我避免直截了当地作出答复。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

6.我对有关重要工作计划的追踪、监督一般不予理会。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

7.我经常试图让其他人为自己执行不愉快的工作。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

8.我经常把重要的工作放在下午处理，或者带回家里，以便在夜晚或周末完成它。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

9.我在过分疲劳（或过分紧张、过分泄气、太受抑制）时，往往无法处理所面对的困难任务。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

10.在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。

A.非常同意

B.略表同意

C.略表不同意

D.极不同意

评分标准：

每一个“非常同意”评8分，“略表同意”评6分，“略表不同意”评4分，“极不同意”评2分。

总分小于40分，表示你不是拖延者，只在偶尔有拖延的习惯。总分在42~60分之间，表示你有拖延的毛病，应在日常生活中予以纠正。总分多于60分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。

1.如何应对不利的文化背景与工作环境

要打发时间就得多干事情，这是大家公认的事实。俗话说“真正忙的人是匀得出时间的”就是这个意思。

——洛夫·帕金森

由于工作能力突出，布朗在一个月前被公司的老板任命为部门经理。这一度使布朗非常兴奋，觉得自己终于可以在更高的平台上展现自己的聪明才智了。然而，在提升之后布朗却被新工作搞到晕头转向，他觉得有许多因素阻碍着他合理地分配自己的时间。他知道他所负责的新任务是具有挑战性的，但是他又不希望完全失去控制。他所在的工作环境比较混乱、嘈杂，让他无法安静地去分配时间，正常地进行工作。他经常被公司其他的同事呼来唤去，被他的老板、同级管理人员以及他自己写的报告牵扯进各种毫不相干的会议中。

布朗的脑子一直在高速运转着。他有太多的文件需要处理，他桌子上的文件一摞一摞地增加，而且每次他从文件堆里抽出一些准备处理的时候，就会有人要求他尽快去做其他事，要不就是电话开始响起来，要不就是电子邮件突然出现在他的显示屏上，要不就是又有一个会议要开始了。

一天晚上，虽然已经下班了，但是他还一个人待在办公室里，没有其他人，没有电话，没有电子邮件，只有布朗和大量的文件。然而，布朗还是不知道该从哪里做起。最上面的文件?那摞文件可能是最重要的。最下面的文件?那一摞大概是时间最久的。布朗不禁叹息。他怎么会落到这种地步了呢?他一直是一个了不起的员工，总能有效又准时地完成各项工作，他真的是在享受工作。为什么他作为一个管理人员就失去控制了呢?怎样做才能让他搞清楚他应该把精力集中在哪里?怎样做才能使他重新掌握自己的时间?这些让布朗感到很头疼。他需要找到行之有效的解决办法。

哈佛时间管理项目研究人员发现，许...

你在每天的生活中，遵循合理分配时间和管理之间的原则，不断地学习、训练、坚持以及自我认识。在你开始朝着自己的目标努力工作和调整自己的日程表的时候，可能也会遇到妨碍你有效利用时间的各种障碍。

这个时候，你要辨别你所遇到的障碍，不要被这些障碍压垮了。一次处理一个障碍，把各种障碍分开，努力解决掉它们。

你要知道，即便对于那些干扰影响最大的和具有很强时间敏感性的环境，合理分配时间的原则也是适用的。凭借着尝试、悟性和决心，相信你能够学会合理地分配自己的时间。

如果你所在的公司企业文化是建立在顺畅的沟通交流、持续的团队配合以及不断地协同增效的工作氛围基础上的，你可能会感到振奋。但是这样的企业文化也可能会非常容易令人分心。即使你已经安排好时间去完成某个工作，也不能保证不发生类似于某个人突然出现，或是某件事情突然产生这样的状况。由于出现的干扰问题可能很难解决，所以需要你能够适应它，找到解决它的有效办法。

如果你是一个管理人员，想高效率地工作，就要采取几个方法排斥浪费时间的因素。你可以关上办公室的房门，这说明你现在不是适当的交流时间。你也可以利用这些干扰因素，同时做几件事情。把正在进行的每个项目的待办事项清单详细地记录到你的电脑上，随时查看。

有时候，太平易近人也不是一个有利于时间管理的因素。你每天需要花费大量的时间与他人进行交流，再花上整个晚上的时间去做本来应该在白天完成的工作。当别人进来见你的时候，你要问清楚他要讨论的是什么问题，是不是你能够或者必须马上去做的。如果不是，就可以把它们列在清单上。你还可以拿出你的清单，和他自信地研究你们两个应该讨论的问题。

此外，你还可以通过预先安排定期的会议将别人的干扰降到最低的程度，同时检查经常出现的干扰问题的类别，试着改进应变计划。

哈佛时间管理小秘籍

很多时候，你可以用授权的方法来排除干扰问题。但是，如果是只有你才能够解决的干扰问题，就马上去处理，以便你可以回到你的优先事项上去。即使排除干扰花费了你半天的时间，你仍可以把精力集中在这天剩下的时间上。

你不需要一直为来访者敞开房门。在某些情况下，你也许会发现，拒绝与没有预约的来访者见面是较好的做法。

（1）确定意外的来访者是不是有急事，或者是马上就可以解决的事。

（2）如果可能的话，另外安排一个时间与来访者会面。

（3）如果可能的话，把来访者介绍给另一位合适的人。

（4）在你突然放下手头的工作之前，作一个记录，提醒自己工作做到哪里了，在处理完干扰你的那件事之后，回到刚才做的那个工作上来。

如果有必要的话，接受那些干扰你的工作，采取进一步措施，然后重新回到被打断之前记忆中的位置。但是，那并不是总能够做得到的。

2.整理杂乱无章的工作空间

做一个成功的时间主宰者，将有助于你迈向成功的总经理之路。

——林登·约翰斯

艾薇儿在一家大型的跨国公司工作，她是一个非常聪明的女孩，很善于整理杂乱无章的工作空间。在公司里，她帮助同事整理和布置他们办公室里的空间，使他们能用最有效的方式去利用他们的空间。艾薇儿的这个优点与她养成的习惯密不可分。

而最开始，艾薇儿是在一个非常凌乱的房间里成长的。有一天，她的一个小伙伴艾丽来找她玩。当她走进艾薇儿房间的时候，她难以相信艾薇儿住的地方竟然会那么乱，于是她把艾薇儿讥讽了一番，这让艾薇儿感到很尴尬。从那以后，艾薇儿就开始把房间整理得井井有条。时间长了，她就养成了整理房间的好习惯，也很善于整理杂乱的空间。不久之前，她和丈夫在她的表哥家借住时还帮助表哥整理了一下空间。她在表哥家做饭的时候，经常找不到奶酪，因为奶酪总是被放在不同的地方。于是，艾薇儿花了四个小时的时间重新把表哥家的厨房整理了一下。

艾薇儿经常对同事说：“人们遇到的最大问题就是觉得自己已经被压垮了。他们不相信自己可以花四个小时的时间去收拾东西，整理办公室。没有一个人这样去做，除非是以此为生的人。所以不要去想你需要花费四个小时的时间去经历这个过程。你首先要做的就是，认识到你办公室里的每一件物品都需要一个位置来放置。从这里开始，你可以把整个事情划分为几部分来完成。”

有时候，艾薇儿也向一些新来不久的同事介绍自己整理工作空间的经验：“我把大量的时间投入到如何整理我的笔记本电脑里的文件夹上。比如说，每个委托人都有一个文件夹，而在每个文件夹里都有一个单独的文件夹——像是建议、应交付的资料、笔记等。确切地知道每件东西的位置，让我的工作变得很有效率，我也因此节省了许多时间。”

哈佛时间管理项目研究人员认为，整理杂乱无章的工作空间有利于节省工作时间，提高工作效率。

对于许多人来说，组织安排环节上的不足会妨碍他们有效的利用时间。办公桌上的纸张、信件、文件夹和收据让他们的工作没有头绪，无从下手。这样的人需要针对有缺陷的组织工作、杂乱的工作空间，找到解决的办法。下面是我们给大家提供的合理建议：

（1）有效的计划。你办公室的物品不能杂乱无序，你需要为它们都找一个合适的位置。花费十几分钟的时间，列出一个放置物品的计划。你所做的都有哪些文书工作？你能够用哪种柜子和容器保存这些物品?列出需要保存的物品以及你准备如何放置它们。

（2）彻底清理你的办公桌。清理办公桌的时候，你可以用一个能够循环使用的盒子、垃圾桶或是垃圾便利袋。把你所有的东西从办公桌上和抽屉里拿出来，堆成一堆，然后清扫桌子。这样做会让你觉得很爽。不要在乎现在堆成一堆的东西，因为它们再也不可能和以前那样杂乱无章、胡乱摆放了。

（3）丢弃不需要的东西。当你把桌子清理干净的时候，把不需要的东西都丢掉。因为你存放的物品越少，你就越可以节省自己的时间。你只需扔掉那些你清楚地知道你不想要的东西。如果有些东西你不能确定是否还能用得着，还是把它放在那堆东西里吧。

（4）购买新的物品。你需要列一份购物的清单，同时要记住，要有能够适用于差不多所有物品的盒子。去一家销售办公用品的商店，在那里你能够买到多数或是全部你需要的东西。也可以去卖工艺品的商店，那儿有漂亮的文档盒，还有存放铅笔、CD和其他物品的容器。

（5）把所有的物品整理分类。把最显眼的物品和你需要马上处理的文件或者信件放进指定的盒子里。把你每天都要用到的物品放在身边容易看到的地方。你要灵活掌握，你可以把这些物品来回改变位置。在你完成这些工作后，你还是有一堆东西堆着，但是你的办公桌确实已经能够正常运转了。

（6）学会从细节上调整你存放物品的方式。现在你有自己存放物品的计划，你从那堆东西里拿出来的大多数物品都应该有一个放置的地方。把它们扔掉，或是把它们放在适当的地方，抑或是安排一个新的位置存放。花几分钟的时间来解决这堆东西的存放问题。

（7）调整你的工作空间。到周末的时候，你的办公室可能已经不再是良好的状态了，但还是比先前的情况要好很多。你也许发现你用来装待办工作资料的盒子没有放在比较方便的地方，或是那个盒子装得太满了，但是至少你有一个存放待办工作资料的盒子。你应根据你的优先事项原则不断地调整工作空间。你也许需要把两个类别合并为一类，或是把一个大类别分成两类，但是调整一下盒子比重新整理一大批东西要容易得多。

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在整理办公桌的时候，还有一些小窍门值得大家借鉴：

（1）组合法

当你办公室里需要的东西多时，你可以购买那些具有两个或者两个以上功能的物品，这样就可以为你节省不少空间。一些多功能物品，比如结合了手机座和便签夹的摆件，它们可以有效节省办公桌上的空间。

（2）挂法

办公室里的一些物品是可以挂起来的。所以，你千万别忽略了办公桌之间的半堵“围墙”或者你办公室里的墙壁。你可以把台历换成挂历，挂在隔板上或者墙壁上，也可以把台历当月的单张撕下来，贴在隔板上，这样看日期就更清楚了。另外，办公用的中性笔也可以挂起来，在笔的头部系上一根线，在隔板上粘几个挂钩，挂在上面，这样就省去了笔筒的位置了，或者购买一些弯曲笔，它们不用系线就可以弯曲成挂钩状挂在隔板上。

（3）分类法

如果你的文件在办公桌是分成几摞的，比如第一摞是昨天已经处理好但未上交的文件，第二摞是今天要处理的文件，第三摞是辅助资料，第四摞是……在这种情况下，你需要采用分类法。书架已经规划好了几个区域，只需按类把文件、资料、书籍等装入其中即可，然后在正面贴上标签。

（4）收纳法

如果办公桌上零碎的小东西太多，最好的办法就是买一个收纳盒，把办公用具、名片、便签纸等小东西分类塞进去，这样不仅方便使用，也让办公桌显得整洁很多。

3.与老板步调保持一致

“认识你的时间”，只要你肯，就是一条卓有成效之路。

——彼得·德鲁克

卡恩是美国加利福尼亚州一家广告公司的职员。他原本在一个工作岗位上干得非常出色，但上司却突然把他调到一个偏远的地区开拓市场，而偏偏那个地区开展业务又特别困难。为此，卡恩怨声载道，他不断地跟身边的朋友说：“我工作那么努力，成绩斐然，但是现在非但没有升迁，反而被调到偏远的地区，在那么糟糕的部门工作，这不是逼着我辞职吗？”

但实际情况却是，卡恩的上司觉得卡恩是一个不可多得的人才，因为太年轻，办事欠妥当，不能够深思熟虑，因此决定派他到其他地方锻炼一下，以备将来委以重任。

当卡恩把辞职书递到上司的办公桌上时，上司问他为什么辞职。卡恩抱怨道：“我觉得在新的部门没什么发展前途，在那里开展业务太困难了，去那里工作是在浪费时间。所以，我决定辞职了。”

上司摇了摇头，然后微笑着对卡恩说：“你太不了解我的心思了。我觉得你是一个人才，将来肯定能够出人头地。现在把你派到那里是为了锻炼你的工作能力。在那个地区，虽然开展业务很难，但是能够磨炼你的毅力，能够让你更加成熟，提高你的工作水平。你仔细想一下，我们公司这几年发展迅速，市场占有率逐年上升，需要的人才越来越多。如果你的业务能力更强了，将来肯定有更大的发展。”

卡恩听了上司的话，恍然大悟，赶紧收回了辞职信，心情愉悦地回去工作了。

哈佛大学商学院的一个教授认为，人们在工作的过程中，要坚持一个重要的原则，那就是要跟得上上司的思维，与老板步调保持一致。这样，你才能忙碌在点子上，为公司贡献更多的力量。

与老板步调保持一致是员工和老板实现合作双赢的重要前提。如果你的老板总是抱怨你不够机灵，交代过多少次了都不明白，那么，你就有必要反省自己，在领悟力上下功夫，否则，你将很难得到老板的赏识。

作为一位下属，你的脑子一定要转得快，要跟上老板的思维，这样才能够成为老板的得力助手。为此，你不仅要努力地学习知识技能，还要向你的老板学习，这样才能弄明白老板的意图。

有时候，老板碍于身份，许多话无法直截了当地说出来，如果你是一位有心人，通过察言观色，充分领悟出他的意图，你一定会获得老板的认可。要领会老板的意图，还要善于与老板进行换位思考。然而，实际生活中却有很多人不懂得与老板进行换位思考。

哈佛大学商学院前任院长金·克拉克认为不能够和上司进行换位思考是许多人事业上不能够成就大器的重要原因之一，他说：“在我们从事的商业中，的确有不少似乎充满了才华的人。他们工作勤奋、对主人的旨意从来不打折扣，他们自己也坚信是很热心地服务于自己的公司的。他们的这种勤奋及忠诚在一定程度上也获得了上司及领导的好感，并提升了他们做自己手下的主管或领班。但是，他们就是不能再一次地超越自己，其前程也永远止步不前了。”金·克拉克接着说：“最简单的理由就是因为他们对于每个问题常常是依照他们自己所熟悉的那一局部的办事立场来解决，他们根本就没有想到考虑全局或以公司领导的立场去解决。他们也从不将自己置身于公司领导的位置去设想：‘领导为什么这么想?他是怎样看待这一问题的？我的想法和领导的差距在哪里？如果我真的处于领导地位，对于这类事情我又该如何去处理呢？’”

许多职场人士认为，在他们所从事的事业中，给予他们最多帮助的是依照上司的办事习惯去做分派给自己的任务。因为他们知道，虽然他们有自己的想法，但是能力远远不如他们的领导。他们都熟悉自己的上司，在做每件事情的时候，他们都模仿他们的上司，并赶到他们前面。经过这样的努力，他们最终锻炼了自己，成就了自己。

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一个人应该与老板进行换位思考，生存和发展就是你首先要想的事，你也应该具备以下能力：

（1）有责任心，爱岗敬业。老板喜欢什么样的员工？老板喜欢有责任心的员工，有责任心的员工让老板放心，让老板省心，老板在不在一个样，把工作交给这样的员工，他会当作自己的事来做，丝毫不会走样。

（2）养家的能力。员工还是很在乎每月那三千两千工资的，因为那些钱是他养活自己养活家人的钱。有人说员工太小气，太计较，三元两元的钱也算，因为这是他们一身土、一身汗辛苦挣来的，挣得不容易。再说现在的物价，每月的三千两千也真不够干什么，他们必须精打细算，让自己具备养活自己家庭的能力。

（3）听话的能力。拿人钱，听人管。老板是给你工资的人，对你来说老板就相当于上帝。上帝发话能不听吗？不听你的工作就没了，工作没了工资就没了，所以员工一般委屈都能忍，但他们忍了心里还是委屈，只是不敢表现出来。

（4）干一行爱一行的能力。员工从事的行业不一定是他的专业，不是他想干什么就干什么，不懂怎么办？用心学，还得学好，学精，不然在竞争非常激烈的今天，说不定什么时候就下岗了。所以你必须干一行，懂一行，爱一行。

4.简化工作中的问题

一个有真正大才能的人却在工作过程中感到最高度的快乐。

——歌德

世界500强企业之一的宝洁公司，其制度具有人员精简、结构简单的特点。正是由于这样有特点的公司制度，使得宝洁公司成为世界最大的日用消费品公司之一，2004～2005财政年度,实现销售额567亿美元。在《财富》杂志最新评选出的全球500家最大工业/服务业企业中,宝洁排名第86位。该公司全球雇员近11万人,并在80多个国家设有工厂及分公司,所经营的300多个品牌的产品畅销160多个国家和地区,其中包括织物及家居护理、美发美容、婴儿及家庭护理、健康护理、食品及饮料等。

保洁公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。曾任该公司总裁的哈里在谈到宝洁公司的“一页备忘录”时说：“从意见中择出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”

哈里当总裁期间，通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的情况，我只理解简单明了的。”

哈佛时间管理项目研究人员认为，简化问题、避免冗繁是人们提高工作效率的重要途径。

无论我们从事什么工作，最简单的办法就是最好的办法。苹果电脑公司前总裁约翰·斯卡利曾说过：“未来属于简单思考的人。”如何在复杂的工作环境中采用最简单有效的手段和措施去解决问题？这是每一位企业管理人员和员工都必须认真思考的问题。

简化问题是我们简化工作的一个重要原则。正确地组织安排自己的工作，首先意味着准确地计算和支配自己的时间，虽然客观条件使得你一时难以做到，但是只要你尽力坚持按计划利用好自己的时间，并根据分析总结采取相应的改进措施，你就一定能够得到效率。

简化问题可以帮助我们把握工作的重点，集中精力做最重要或者最紧急的事情。在高强度的工作条件下，我们如果不能理清思路，以复杂问题简单化的思路来开展工作，有针对性地解决重点问题，最初制定的各项目标就难以实现。

在做一件事情的时候，你应该问自己三个这样的问题：“能不能取消它？”“能不能把它与别的事情一起做？”“能不能用更简单的方法完成它？”在这三个原则的指导下，你就能够把复杂的事情简单化，做事效率也就能明显提高了。

哈佛时间管理项目研究人员建议人们，简化工作可以从工作中的一些细节方面入手。例如，可以通过有效地利用办公用具达到简化工作的目的。

（1）有效地利用名片简化人际管理

名片不仅仅是记录姓名、电话的纸片，你可以利用名片简化人际管理。当一位刚结识的人递给你一张新名片后，你应该在名片上及时地记下你们见面的时间、地点、会谈的主题和重点、由什么人介绍你们认识，以及双方约定的后续接触事项。

（2）合理地利用记事本

在记事本中，你应该分成四项来登记：常用电话号码、待办杂事、代写的文件、待办事项。事情办完后，就可以用笔把它划掉。

如果你觉得记事本的内容比较复杂，你可以用不同颜色增进效率。比如说用红色的笔代表紧急的事情，黑色的笔代表一般的事情。总之，要用不同的颜色标出事情的优先顺序和重要程度。

（3）做好环境管理

一个人的工作效率与他所处的工作环境有很大关系。办公环境的杂乱往往会使一个人在烦躁中度过效率低下的一天。不管你是一个高级主管，还是普通的员工，如果不注重收拾自己的办公环境，就可能在找东西上浪费很多时间。

每天下班后，你需要把目前不需要的各类书籍、文件夹、笔记和其他各种材料收到柜子里放好，为第二天继续工作做好准备。这样，第二天你才能在一个井然有序的环境中工作，心情也会很好。

哈佛时间管理小秘籍

想要将简化工作变成一种习惯，贵在执行。下面是哈佛大学的研究人员提出来的一系列最实用的简化工作的方法：

（1）清楚地知道工作的目标和具体要求，避免重复工作，从而减少发生错误的机会。你要知道自己应该做什么，工作的目标对你有什么样的影响？这个目标对你有什么意义？当你搞清楚这些的时候，再进行工作。

（2）主动提醒上级把工作按照优先顺序进行排列，这样可以大大减轻工作负担。

（3）当没有必要进行沟通时，不要浪费时间。当完全没有必要进行沟通时，不要浪费自己的时间和精力进行沟通，尝试让同事或者客户改变什么。

（4）专注于工作本身。在工作中，你应该专注于工作，而非各类有关绩效考核的名目。

5.组织目标的缺失

目标明确的人是一个永远没有闲暇的人，同时也是一个无所畏惧的人。

——博得·舍费尔

麦凯恩是波士顿一家跨国公司的一名普通的员工。他虽然在公司里职位不高，影响力也不大，但他是个勤奋工作的家伙，同时也非常善于利用时间，工作效率非常高。

一天，公司的首席执行官紧急宣布了一个控制成本的政策，他把这个工作分派到麦凯恩所在的部门，还规定了一个紧急期限。首席执行官匆匆地宣布了政策后就离开了公司，到另外一个城市出差了，根本没有与麦凯恩等人商讨政策的具体细节。

麦凯恩和部门的其他同事被要求降低成本，提高工作效率。但不幸的是，这个控制成本的政策并没有一个明确的标准。

麦凯恩他们不知道该如何降低成本。首席执行官是想在所有项的消耗上降低成本还是仅仅在某个个别的消耗上降低一定的百分比呢，或是仅仅想在总数上看到一个具体的数字，比如说降低了200万美元的成本？麦凯恩他们不清楚，首席执行官也没有明言。

结果，麦凯恩及其同事工作起来非常困难、非常混乱，对目标充满了迷惑，最后也没有取得什么成果。

每一个公司的管理者都有责任为自己的下属确定明确的工作目标，确保自己的下属为实现既定的组织目标卓有成效地工作。这是一位管理者的基本责任——制定明确的目标，向员工要结果。然而，不幸的是，很多上司都会不自觉地为下属制造浪费时间的障碍。当他们和下属对于目标没有达成一致的理解时，两者之间的“障碍”就产生了。

哈佛大学的研究人员认为，目标是一切时间管理的出发点。缺乏明确的目标，我们就失去了评估时间利用情况的基础，也不能够做到把任务按优先等级排序，更不知道什么重要、什么不重要。如果目标不明确或者让人难以理解，那么，时间管理本身就成了一种时间上的浪费。

工作中最重要的不是“如何”实现某个特定的目标而是“为何”制定这个目标。确定了目标之后才能分清事情的轻重缓急，才能适当地分配、投入精力完成目标。要知道，一件事拖的时间越长，耗费的精力就越多，效率也就越低，同时由于心里一直惦记这件事情，也会影响完成其他事情的效率。

如果上司没有写下确定的目标，没有确定相应的时间期限，没有使目标充满挑战，也没有相应的衡量标准，没有确保目标和公司战略之间的相互关系，那么，下属的工作就没有目的，也没有办法给一系列的任务按照优先程度确定先后次序。

富有成效的管理者必须在目标设计上花费大量的时间讨论、讨论、再讨论。没有一个切实可行的行动目标，再完美的计划也不可能创造出任何实际价值。设立目标，对于许多管理者特别是年轻的管理者并不困难，难就难在如何保持自己行为与预先设立的目标永远一致。许多人即使开始时非常清楚自己的目标，但在具体工作时往往会沉湎于工作的过程而遗忘了既定的目标，称之为“目标遗失的错误”。例如，品牌经营的核心目的是获得盈利而非打击竞争对手，打击竞争对手只是赚钱的一个策略，类似的策略还有：满足不同消费者的特殊需求；改善产品的成本结构，形成不同档次的产品链；推出能产生高利润的新产品、新服务手段，改善盈利水平等。管理者最忌设定错误目标，从而在打击竞争对手的过程中不断被对手牵制，造成资源的浪费和行动上的被动。

哈佛时间管理小秘籍

在实际的工作过程中，你的上司有没有有意或无意地制造这样的障碍限制你的能力和效率呢？如果有的话，你是采取什么方法进行解决的呢？如果你的上司的行为限制了你的效率，浪费了你的时间，你就要：

（1）请他给你们专门召开一个会议，讨论一下工作的具体目标。

（2）在会议中，共同为明年和近六个月设定目标。

（3）要确保目标具有具体性和可度量性等。

（4）确保大家都认可这些目标的重要性，并保证与公司或单位的战略协调一致。

（5）要时刻留意目标和公司奖励系统之间是否契合，确定你为实现目标而工作可以得到奖励而不是惩罚。

（6）思考一下自己完成任务的能力。你是否具备相应的技能和资源？如果没有，让上司帮你安排额外的培训和资源。

一旦你们的意见统一了，把目标写下来，并保证把这份文件放进你的个人文件夹。在一段时间之后，再次和上司讨论一下你的工作进度，并确认目标是否还有意义。要注意环境的变化可能让你的目标变得毫无意义。

6.缺少清晰的方向

有些人活着没有任何目标，他们在世间行走，就像河中的一棵小草，他们不是行走，而是随波逐流。

——小塞涅卡

乔丹是迈阿密市一家公司的一个生产经理，具有极强的工作能力，善于规划时间、善于沟通，是生产部门的一个重要领导人和技术人员。他的上司叫斯坦，斯坦虽然工作经验非常丰富，可他办事非常没有效率。有一天，为了完成总裁分派下来的任务，斯坦把乔丹和其他两个生产经理叫到他的办公室里，匆匆忙忙地开了一个小型的会议。

斯坦说：“伙计们听着，我希望你们每个人都能够放下手里的工作，每人给我写一份关于流水线上新产品的详细报告，以及你们希望这些新产品今年和明年能够给我们公司带来多大的利润。”斯坦还规定了上交报告的截止日期：第二天下午3点。

回到自己的办公室里，乔丹便把手头的工作推到一旁，开始专心致志地写新产品的报告。花费了大约七八个小时的时间后，他终于把报告写完了。把报告交给斯坦后，乔丹便继续忙原来没有完成的工作。

第二天下午，斯坦把乔丹和其他两个生产经理一起请到办公室里。这次他告诉乔丹他们，乔丹三人并没有按照他想要的格式写报告。在斯坦的脑子里有一个特殊的格式，他希望乔丹他们能够把现在的产品利润也加到这份报告里。

乔丹听了斯坦的话，无奈地摇了摇头：为什么斯坦没有在当天就把这些告诉他们呢？所以，乔丹不得不回去重新撰写报告，其他的两个生产部门的经理也是一样。

第三天，当乔丹把报告交给斯坦的时候，斯坦满意地点点头。从斯坦的办公室里走出来的时候，乔丹想：总经理什么时候能够把具体的要求及时地说清楚，不耽误下属和自己的时间呢？

通过对美国一些企业进行调查研究，哈佛时间管理项目研究人员发现，很多公司的高级管理人员由于种种原因，没有清晰地说出自己希望下属怎样去执行自己分派下去的工作任务。

研究人员认为，之所以出现这种情况，原因之一就是高级管理人员为了避免事无巨细的管理，要给下属创造他们自己的解决方案的机会。比方说在科学和工程研究的机构中，员工必须在没有明确准则的情况下自行解决工作中出现的很多复杂的问题。而机构的管理人员只是看着充满天分和创造力的员工找到最佳的解决方式。比如管理者提出这样的要求：“我们需要设计一款省油的军车（在平坦的道路上每加仑行驶25千米），还要能在崎岖不平的山路上行驶，并能在受到小型武器攻击时保护驾驶员和五名乘客。”员工们仅仅被告知结果应该是什么样的，然后承担设计生产的责任。

这种“结果模式”的管理方法能够为那些时间紧张的主管们节省很多时间。在这种管理方法中，管理者不用管派谁去做或怎样做，只需要集中精力为员工提供达到预期目标所需的各种资源、培训和激励就可以了。

但是有些像材料中提到的斯坦那样的管理者可能因为某种原因而需要自己的下属采用某种特定的方法来完成工作任务。这种情况下，管理者有责任和义务告诉你要做什么以及如何去做。管理者还应该就这项工作的特点和自己的具体要求与下属进行有效的沟通，否则就可能会浪费下属的时间，降低自己的威信。

如果你的上司没有在工作中给你指出方向的习惯，却喜欢等你完成工作后再评价你的工作方法，你就不要幻想这种情况会自动消失——你必须找到有效的办法解决这个问题。当你的上司把工作委派给你后，你可以根据工作列出一个行动的计划，然后拿去给他看。告诉他：“如果我这么做，您觉得怎么样？”然后根据上司的意见把你的工作计划进行修改，修改完后再拿给上司看，等上司完全同意了，你再按照你的计划进行工作。如果你经常这么做，老板会意识到，如果他一开始就把这项工作的特点解释清楚的话，可以给自己节省不少的时间，这样，以后在分派任务的时候他就会形成一个更有效率的工作方法。

哈佛时间管理小秘籍

一个管理者要善于分派工作，如果有必要，一定要告诉下属采取什么样的办法来完成工作。也就是说管理者要找到分派工作的最好办法。

（1）委派工作时，首先要把为什么选他完成这项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面。向他指出，他的特殊才能是适合完成这项工作的；你对他是充分信任的。还要让下属知道他对完成工作所负的重要责任；完成这项工作对他目前和今后在组织中的地位将会产生直接影响。

（2）在解释工作的性质和目标时，要向下属讲出你所知道的一切：是谁要求做这件工作的，应当向谁报告工作，客户是谁，等等。还要把自己在这个工作领域的体验也告诉下属，要让下属完全理解你所希望得到的结果。如果可能，尽量列出事实、数量和具体目标。

（3）给下属规定一个完成工作的期限。另外，还要制定一个报告工作的程序，告诉他什么时间带着工作方面的信息向你报告工作，你的期望结果是什么。

7.艾森豪威尔原理在时间管理上的运用

时间是审查一切罪犯的最老练的法官。

——莎士比亚

二战结束后不久，盟军总司令艾森豪威尔被任命为哥伦比亚大学的校长。一天，副校长告诉艾森豪威尔，学校有关部门的负责人需要向他汇报工作。听了副校长的话，艾森豪威尔便听从了副校长的安排，听学校有关部门汇报工作情况。副校长考虑到系主任这个级别的人员太多，所以只是安排艾森豪威尔会见各学院的院长及相关学科的联合部主任，每天见两三位，每位谈半个小时左右。

听了其中十几个人的汇报后，艾森豪威尔有些不耐烦了，便把副校长找来，问他到底有多少人向他汇报工作。副校长礼貌地回答：“有63位负责人需要汇报工作。”

艾森豪威尔惊呼：“天哪，这太多了，你应该清楚我曾经做过盟军总司令。那是有史以来最庞大的一支军队，而我接见的人寥寥无几，只需要听从三位直接指挥的将军汇报工作就可以了，他们的手下我完全不需要过问，更不需要接见。想不到，我做了大学校长，要接见的人反而会增加这么多。他们谈的东西比较专业，我几乎不懂，又不能不细心地听他们谈论下去。这么做既浪费了他们的宝贵时间，也浪费了我的时间，同时对学校也没有什么好处。你的那张日程表，我看是不是应该取消了！”

艾森豪威尔后来当选美国总统。有一天，他正在打高尔夫球。白宫的工作人员送来了一份紧急文件要他批复。总统的助理事先拟定好了“赞成”与“否定”两个批示，只待他挑一个签名即可。谁知艾氏一时不能决定，便在两个批示后各签了个名，说道：“请狄克（即副总统尼克松）帮我挑一个吧。”然后，若无其事地去打球了。

当今这个社会，到处充斥着紧迫感，每个人都想把所有的事情迅速做完。人们普遍认为，紧迫工作必须首先完成。但是，许多紧急的事情并不一定重要，而重要的事情又不一定紧急。

根据这种情况，美国前总统艾森豪威尔曾经创造了一个原理，被人们称为艾森豪威尔原理，又叫四象限法则。他按照事件的重要性和紧急性的程度把事务分为四个象限：重要和紧急的、重要和不紧急的、不重要而紧急的、不重要而不紧急的。

人们对时间的利用，不外乎有这四种不同类型的事件，正确地分析不同事件的重要性和紧迫性可以帮助我们更好地利用有效的时间，提高工作效率和效果。

第一象限（重要并且紧急的事情）：这一象限的工作可以称为危机式工作，这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重大性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决，例如重大项目的谈判、紧急问题的处理、重要会议或工作以及接待重要的人物等。但要注意，并不是所有的事情在任何情况下都会成为紧急而重要的事情，只有在极少数的情况下，各种因素同时出现并且具备相关条件时，这件事情才可能成为第一象限中的事件。

第二象限（重要但不太紧急的事情）。这一象限的工作可以称为预防式工作，在四个时间象限中，最有价值的象限就是第二象限，也就是那些不紧急但重要的事情，而这些事情往往被人们所忽视。这一象限的事件不具有时间上的紧迫性，但是它对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护，都具有重大的意义。例如企业文化的建立、价值观的澄清、项目计划、项目准备、人际关系建立及员工培训等。这些工作有时看起来是一些并不要紧的事情，但是它们的完成将在未来产生重要甚至至关重要的作用。

第三象限（不重要但紧急的事情）。这一象限的工作可以称为干扰式工作，这一象限的事件具有很大的欺骗性，因为很多人会认为紧急的事情都显得重要，其实像无谓的电话、信件往来、报告、会议、应酬等都并不重要，但往往由于它很紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。现实生活中存在一些管理者，每天都会花费大量时间去解决那些在他们看来是非常紧急的事情，他们挨个处理这些事情，累得够呛，但其实这些事情应由相应的部门来处理。因为这些事件虽然紧急，但对于管理者并不是特别重要，也不会给企业带来多大的收益。

第四象限（不重要也不太紧急的事情）。这一象限的工作可以称为娱乐式工作，在这一象限内包含的是既不紧急也不重要的事情，即一些琐碎闲杂的事务，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，也不会产生任何的价值，例如无用的广告、函件、闲聊等。第四象限是一个完全没有必要进入的象限，它完全没有意义。避免进入它的方法就是多留意对自己重要的事情，最好把它带在身边，当你没事做的时候再去处理这些事情。

哈佛时间管理小秘籍

很多人会这样来分配时间，把约45%的时间放在第一象限（重要紧急），这无可厚非；把约35%的时间放在了第三象限（紧急而不重要）上，因为他们意识里就觉得紧急的事情当然是重要的；把约15%的时间放在第四象限（不重要也不紧急），这些工作没有什么压力；最后才会仅仅留下5%的时间给第二象限（重要但不紧急），因为不紧急就容易被忽略其重要性。这种不良的时间分配是由于没有主动前瞻的思维造成的，把50%的时间都花在了不重要的事情上，而这些事情可能用不着你做或者根本就不应该做。

根据时间紧迫性和事件重要性把时间管理分为四个象限，有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。第一象限是必须立即进行的工作；第二象限是重要但可以循序渐进进行的工作，它的潜在回报和收益最大；第三象限是一些无奈的工作，它的欺骗性是最大的；第四象限是一些多余的工作。因此我们应该优先去做第一象限，投资第二象限，走出第三象限，远离第四象限。

8.改掉办事拖拉的习惯

想做的事情，立刻去做。

——比尔·盖茨

哈莱德·桑德斯上校是美国肯德基快餐连锁店的创始人，他创办肯德基的时候已经65岁了。当时，他身无分文，独自一人生活，只能靠微薄的救济金来维持生活，他的内心十分沮丧。但是，他没有怨天尤人，而是心平气和地问自己：“我活着还能为人们提供什么帮助吗？”在苦思冥想之后，他终于想到自己有一份炸鸡秘方，吃过的人都很喜欢。他思考着如果能把这份炸鸡的秘方卖给餐馆，餐馆的生意一定会非常红火，而自己也会有不错的收入。

好点子也许每个人都会有，很多人只是想想罢了，但是桑德斯跟其他人不同，他想好后，立即采取了行动。他走进每一家餐馆，把自己的想法告诉他们：“我有一份秘传的炸鸡秘方，味道非常好。如果你们能够采用，你们的生意一定会更好，而我希望能够从增加的营业额中提成。”那些餐馆的老板有的比较委婉地拒绝了他，有的直接拒绝了他。有的人还嘲讽他：“嘿，老家伙，如果你真的有这么好的秘方，为什么你还穿得这么破破烂烂的呢？”

桑德斯上校并没有因此而失去信心，而是更精心准备自己的说辞，试图用更有效的方法说服下一家餐馆的老板。

两年的时间过去了，桑德斯上校终于说服了一家餐馆的老板接受了他的秘方。在这两年的时间里，他驾驶着他的那辆老爷车走遍了美国的每个城市。在那家餐馆的老板接受他的建议前，桑德斯老人已足足被拒绝了1009次。

桑德斯上校拥有的不仅仅是一份炸鸡的秘方，而且是一种成功的秘方——绝不拖延，不断地付诸行动。

哈佛大学的有关人士指出，一个人要想实现自己的目标，追求事业的成功，就不要拖延，而是需要立即行动。如果你在梦想产生时没有立即采取行动，就可能失去成功的机会。

美国作家奥格·曼狄诺常常告诫自己：“我要采取行动，我要采取行动……从今以后，我要一遍又一遍、每一小时、每一天都重复这句话，一直等到这句话成为像我呼吸的习惯一样，而跟在它后面的行动，要像我眨眼睛那种本能一样。有了这句话，我就能够实现我成功的每一个行动，有了这句话，我就能够制约我的精神，迎接失败者躲避的每一次挑战。”

生活中，很多人之所以会失败，一个重要的原因就是因为他们办事经常拖延，不能迅速解决问题。这种办事习惯导致很多有利的商机都在他犹豫不决、优柔寡断、左思右想的时候失去了。拖延是成功者最忌讳并且要改掉的恶习。

那么，为什么人们会拖延呢？

（1）懒惰的习惯

懒惰的人总是会说：“再等等吧，明天做也不晚。”他们在接到新的工作任务的时候，从来不会立刻投入到工作中，总是等到最后的期限，才慢慢地开始工作。拖延的原因有很多，但是懒惰是对成功最有害的因素。

（2）自信心不足

拖延的人喜欢把工作拖到最后期限之前完成。这是一种常见的自欺欺人的行为。因为是在最短时间内完成的工作任务，所以即使结果非常糟糕，他也会安慰自己：“这是因为时间不够。”而不是认为自己的能力不足。

（3）逃避困难和责任导致拖延

喜欢拖延的人常常认为，战胜生活中遇到的困难和承担起生活的责任难度很大，而逃避现实比较容易。

与喜欢从事挑战性工作的人相比，这些人比较喜欢做一个难度不大的工作。一旦遇到有些难度的工作，他们就会不自觉地推到最后做。

（4）完美主义也会导致拖延

完美主义者对自己和工作有一种不切实际的高标准。因为完美是一个几乎无法实现的目标，因此，完美主义将导致拖延。

（5）缺乏毅力

每当必须完成一项艰苦工作时，爱拖延的人不去做现在可以做的事情，却下决心要在将来某个时候去做。这样，他便可以避免马上采取行动，同时安慰自己说，他并没有真正放弃决心要做的事情。这种声明毫无意义，表明他不过是个缺乏毅力的人，最后将一事无成。

（6）犹豫不决

有的人在作出决定的时候，总是有很多顾虑。这样做不仅浪费了大量的时间，而且还错过了很多宝贵的机会。

哈佛时间管理小秘籍

哈佛大学时间管理项目的研究人员建议大家，一旦一个人发现自己有拖延时间的习惯，就一定要采取一定的措施来清除这个恶习。下面是他们给大家提供的合理建议：

（1）承认拖延是一种无益的生活习惯

拖延会将你置于一个自卑的情绪氛围中，使你过着挫折、疲倦、厌烦的生活。没有人愿意过这样的生活。你如果让自己处于一种拖延与懒散的状态，就等于把你的生活置于阴暗面。

（2）把大工作分成许多小工作

无论什么时候遇到一个看起来庞大的工作都可以把它细分成自己认为可以在短时间内完成的许多细小的工作，写下来并且按照次序完成。一旦开始进行，你就会有完成该工作的动力。你要知道大成功都是由一系列的小成功组合而成的。

（3）直接面对不愉快的工作

如果你遇到了不愉快的工作，你可以试着预留一小段时间，在这段时间里去解决它，比如制定预算、清点存货或者整理办公桌。

但是有时候，一些不愉快的工作本身就不适用这种方法。像解雇某位能力不好的员工或者传递一些不好的消息，通常都需要采取一种含蓄委婉的方式。在这种情况下，你最好的选择就是当机立断，勇于接受。今天不做，明天仍然是相同的结果。你必须清楚地知道，太懒散的指挥只会增加工作难度，现在下定决心去完成工作，反而会使工作完成得干净利落。

（4）想一想重要而被敷衍的事

将完成某事的好处列出来，再列出因懒散而拖延所引起的所有坏处，通常你会发现前者多于后者。这种方式有助于个人产生做事的热忱。

9.学会借用别人的力量

黄金时代在你面前，而不在你背后。

——马克·吐温

加伦是一家IT公司的营销部经理。有一天，他带领一个团队去参加一个某国际产品的展销会。在开展之前，有许多事情需要加伦做，包括展位设计、产品组装、资料整理和分装等。

加伦亲自做了一段时间之后，突然灵机一动：为什么不把工作分派给其他的员工呢？有他们的帮助，工作肯定会完成得更快。于是，他把几个精明能干的员工叫到跟前，把自己的意图告诉他们，委派他们分别监管展位设计、产品组装、资料整理等项工作，有什么问题随时向自己汇报。

加伦的委派使那几个员工感觉到他们的重要性，便非常认真地指导、查看自己所属的工作部分，力求做到完美。而加伦通过借助员工的力量，把自己解脱出来，得以站在全局的角度去把握整个工作。

在开展的前一天晚上，公司的老板亲自来到展场，检查展场的准备情况。看到展厅已经布置得井井有条，老板甚感欣慰，大大赞赏了加伦和整个工作团队。

哈佛大学时间管理项目的研究人员认为，一个人的能力是有限的，一个好的管理者，或是一个聪明的人，他们都懂得如何去借助别人的力量来为自己办事。能够有效借助于人，也是打通自己时间、打通自己人脉的一个重要手段。如果你能够有效借用别人的力量，并为己所用，那你做事情，就能够真正的事半功倍了。

（1）确认有哪些事是你必须亲自做的

不管什么时候，我们都要明确哪些事是必须亲自做的，哪些是应该交给别人去做的。要把时间花在重点上，而不要把它们浪费在不必要的事情上面。

当你确认了那些你必须亲自做的事情之后，你所要做的就是坚持，时刻坚持把你的时间优先分配到这些重要的事情上，而不要一味地去应付那些紧急而不重要的事情。

（2）有些事情让别人去干更为合适

有些事情让别人去干会更为合适。如果你不擅长做这件事的话，不妨把它交给别人来做，把它交给那些擅长做的人去做。也许你做这件事要花十分钟的时间，而别人一分钟就能解决了。这不是个人能力问题，而是我们各有专长，并且所拥有的便利条件也不同。举个例子来说，如果你要自己做个蛋糕，那么，你要先去买面粉、鸡蛋、奶油，准备好模具和烤箱，这会花掉你很多时间，而且，如果你从来没有做过蛋糕的话，你还要花时间去琢磨该怎么做，就算最后做出来，也不一定好吃。若是交给一个面点师来做的话，他不需要特地去准备这些材料，因为这些东西他随时都有。而且，他的技术肯定比你纯熟，会做得比你美味比你快。既然这样，为什么不把做蛋糕这件事交给别人去做呢?你可以把省下来的时间用来做别的你擅长的事情，这样效率不是高多了吗?

（3）了解他人的时间管理风格

我们在工作中少不了要与人合作，了解他人的时间管理风格，会让我们与他人的合作更有效率。

首先，你可以通过了解他人的时间管理风格来决定是否与他合作。一个人的时间管理风格一定程度上代表了他的办事风格，如果他是个办事拖拖拉拉的人，或者办事匆匆忙忙、手忙脚乱的人，那么你就应该慎重考虑一下是否要跟他合作了。

其次，你可以通过了解他人的时间管理风格，使你们的合作更有默契。通过了解对方的时间管理风格，可以让你知道对方在什么时候有空，在什么时候与对方交涉取得的效果最好。可以根据对方的时间安排适当修改自己的时间计划，以取得最好的合作效果，避免因沟通不畅而造成的时间浪费。

再者，你可以通过了解他人的时间管理风格，找到最好的时机去求助别人。如果你有求于人，那么你一定要选择合适的时机去求助。如果你找了一个对方很忙的时候去，那么对方肯定没有空理你，不但白跑一趟，还很有可能给别人留下不好的印象。如果找到一个好时机，没准原来不可能的事也变成可能了，一次性成功不是很好吗?

（4）学会外包，借助外部资源帮你成事

外包是指企业整合利用其外部最优秀的专业化资源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的应变能力的一种管理模式。简单一点来说，外包就是把一整块的工作交给专业的公司或组织去做。比如说，请专门的职业培训机构为公司员工进行培训，请专业的广告公司给你做宣传，请专业的IT服务商为你维护网站。因为这些事情如果让你自己去做的话，需要额外地去聘进专业人才以及相关设备，还要花时间去建立组织结构，这样就浪费了很多时间和精力。如果把这些相对独立的工作外包给相应的专业性机构去做的话，会更省时省力，且效果更好。因为这样有效地利用了外部专业资源，使外部资源帮你成事。

哈佛时间管理小秘籍

当你面对纷繁无序的请示报告、无法预测的实际困难、突如其来的紧急命令、千变万化的干涉因素、有求的故知旧交、不可言传的各种关系时，很容易造成“工作执行杂乱无章，结果很不满意”的情况。你每天要处理很多事情，要想使工作有条理，你要学会一些处理方法：

（1）要对每天的工作做系统的计划，并对工作的繁简、轻重缓急做个比较。能够合并起来办的事就合并，可开可不开的会就不开；能够当场决策的事情就不带到会议上去讨论。对每件工作都概略地安排一定的时间，并集中精力去处理最难办的事，以求达到最佳时效。

（2）要善于区别关键的和一般的事情，把主要精力用在关键工作上。

（3）使一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。泰勒曾提出过一个管理“例外原则”，就是只管规章制度中没有规定的例外事情。凡已有规定的，不要去干涉，依章办事就是。同样的问题出现后，把结果处理原则记下来，再把这样的多次“案例”集中后纳入制度，就能使工作标准化了。

（4）要妥善处理人群关系，不让他人空耗自己时间。要妥善处理好各种关系，以集中注意力抓大事、揽全局。

（5）找出规律。生活中有很多事情与工作都是经常地、周期性地反复出现的。对这类事物占用时间要进行科学的、系统的分析，每一次循环节约点滴时间，多次循环就会节约大量的时间。

10.摸清时间管理方法

始终坚持记录自己的时间耗用情况。这样能知道自己时间管理的不足。

——彼得·德鲁克

通常情况下，摩根每天上午9点半准时进入办公室，下午5点准时回家。有人对摩根的资本进行计算后得出结论；他每分钟的收入是20美元。然而，摩根说好像不止这些。除了与生意上有特别关系的人进行商谈外，他与其他人会谈的时间绝对不会超过5分钟。

摩根没有自己的办公室，而是在一间很大的办公室里，与公司的员工一起工作。摩根会随时给他手下的员工分派任务，按照他的计划去行事。在那间大办公室，你很容易见到他，但如果没有什么重要的事情，就不要去打扰他。

摩根具有惊人的判断力，能够轻易地判断出一个人来找他到底是什么事。当你与他交谈时，不要拐弯抹角，他能够马上判断出你的真实意图。这种超群的判断力使摩根节省了许多宝贵的时间。

每一位成功人士都非常珍惜自己的时间。因为他们知道，失去了时间就永远无法找回，而利用好时间就是赢得了最大的资本。

哈佛大学时间管理项目的研究人员认为，管理时间的原则之一就是要摸清时间管理的方法，避免走弯路而浪费时间。他们建议人们管理时间可以采用以下的方法：

（1）把脉法

找到适合自己的时间运筹之道，把好自己的脉，弄清自己的个性、身体状况和所处的环境，并不断在实践中寻找。在所有长期、中期、短期计划中，确定好先后顺序，唯有如此，才算完成了做计划的工作。不同的人在运筹时间方法上有所不同，人的性格、习惯、体质、爱好就像人的面孔似的各不相同，而且家庭、工作单位、当地社会环境的条件也多种多样。有些人早上起来时灵感频至，有些人夜深人静时思维活跃。因此，哪种运筹时间方法好，不能一概而论，运筹时间方法要因人而异。你可以根据自己的实际情况安排时间，以达到事半功倍的目的。

（2）良性心理法

管理时间事实上是个管理自己的问题。因此，善于运用心理学的方法，对管理时间有很大的益处。艾伦·莱克英建议个人可以不断运用以下语句去鼓励自己：“我及时计划自己拥有的时间，力争从每一分钟都得到乐趣（不一定要取得什么成绩）。” “我自始至终是个乐天派。”“我把成功作为自己的动力。” “我决不因为懊悔失败而浪费时间。” “我决不为未做一件事内心负疚而浪费时间。” “每当我觉得自己是个胜利者时，我就精力充沛信心倍增。”良好的心理激励是很好的时间管理法，它将会避免你将时间白白浪费在一些毫无意义的懊悔上。

（3）约定促使法

在生活中，你经常会遇到这样的情况，你打算利用下午一小时处理某项工作，然而随着时间的推移，你却做了一些其他工作。但是，如果你现在和某人约定下午从1点到3点要和他讨论一个问题，想必你会按时赴约的。这是因为，一经和人预约，你就会害怕因自己没有按时赴约而令别人失望。在完成一项重大任务时，采取和别人订约，这对于促进一项重大任务的完成是有很大好处的：一方面承诺能激起你的良心去完成一项任务；另一方面约定完成时间也起着一定的强制作用。

（4）搁置琐事法

有时，你为了回避一些棘手的工作，比如那些新的、没有经历过的、未知的和不确定的工作，会求助于一些例行事务的处理，如额外花上5分钟时间去整理书桌、削削铅笔，或者下意识地把书桌擦拭一新。这样看似不起眼的小事却往往会耽误重要工作的完成。当你从事自己想要做的事情时，倘若不注意其重要程度或优先次序及所花费的时间，你将不同程度地养成放纵自己的习惯，也就不能完成重要任务。因此，你必须要明白，那些只花费几分钟的零星琐事及处理这些事项的目的都是为实现重要工作服务的，而最好的做法就是把这些琐事搁置起来，下定决心从一开始就从事重要工作。

（5）效力优先法

效率所强调的是做一件工作的最佳方法，它属于策略问题。如为了即将召开一次会议，你有一份必须要打电话通知的名单，如果从效率观点来看，你就会从如何尽快正确无误地通知开会人员名单来入手。但是，如果从效力观点来看，你就会问自己，是打电话还是考虑另一种联系方式，或者把打电话的事委派给他人去做；甚至决定取消这次会议，把时间用在更有用的地方。时间管理应该以效力优先、效率次之的观念为出发点。

（6）变更次序法

一切事务都是在变化中，所谓“计划赶不上变化”。ABC优先次序的变更，取决于条件的变化，如你在当时的条件下考虑一项活动的整个效益时，它的优先次序可能还是A，但倘若干到中途，因困难多而完成无望，或因条件变化失去其价值，那么就得重新确定自己每项活动的先后次序。

哈佛时间管理小秘籍

无数事实表明，成功与失败的界限在于怎样分配时间，怎样掌控时间。人们往往认为，这儿浪费几分钟，那儿浪费几小时没什么，其实这种看法是错误的。时间上的这种差别非常微妙，要过几十年才看得出来。但有时这种差别又很明显，立刻就会给你“悔之晚矣”的感受。一个有效率意识的人会不断改进工作方法，使完成同一件工作的时间尽量缩短。美国哈佛大学曾对3000名主管做了调查研究，发现凡是优秀的主管都能做到掌控时间，使时间的浪费减少到最低。效率和时间是紧密结合在一起的。在同一时间里，有的人能做很多事，有的人则做不了几件事。前者效率高，效率高就节约了时间；后者效率低，效率低便浪费了时间。

要掌控时间，提高工作效率，以下几点可供参考：

（1）工作中断时，要有“回去工作”的驱动；

（2）专注工作的焦点，专心工作；

（3）达成对别人的承诺；

（4）设定完成工作的期限；

（5）集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长；

（6）一般人只用50％的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；

（7）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；

（8）要有完成工作、结束工作的强制力。不要每件事都只作一半而无结果；

（9）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。