电脑办公文件整理归档技巧(归档文件整理方法和文书立卷方法)

今天我们分享文书档案的2种整理方法。按件整理和按卷整理。

按件整理又称，归档文件整理。即按照《归档文件整理规则》对文书档案进行整理。

按卷整理又称，文书立卷整理。以卷为单位整理文书档案。

两者的区别就是整理单位不一样，前者按件为整理单位和保管单位。后者按卷为整理单位和保管单位。

下面，我们来分别聊聊，两种整理方法的各自优势。

首先，按件整理，我觉得有以下4点优势。

1、 简化了整理环节，提高了整理效率。

按件整理方法，主要工作步骤包括：装订、分类、排列、编号、加盖归档章、编制归档文件目录、装盒等。与文书立卷整理方法相比，不再需要对文书进行组合案卷、编写页号、拟写案卷标题、编制卷内文件目录、和案卷目录等程序。

2、 便于管理，方便利用。

当我们需要借阅文书档案时，可以按件借阅。需要哪一件就借阅哪一件。与文书立卷整理方法相比，不需要提供整个案卷，这样减少了对其他档案案卷的磨损，同时，也降低了其他案卷泄密的可能性。

3、 有利于实文档一体化管理。

按件整理的优势在于可以做到随办、随归，收文、发文可以随时登记归档，省去了文书立卷的环节。

4、 有利于档案的编研开发工作。

计算机可以直接定位到每一份文件，并根据每一份文件的特征、文号和摘要进行检索查阅。同时，我们也可以通过关键词，与其他文件关联，深层次的开发档案资源。

那么文书立卷整理方法，我觉得有以下2个优点：

1、 便于安全保管，不易散失。

文件整本装订，可以防止散失。同时，以卷为单位进行装订，可以减少光线和灰尘对案卷的腐蚀，而且保管安全性非常好，不掉页、掉件。

2、 便于系统利用。

文书立卷后，每一卷文书都保持了文件彼此之间的历史联系，找某一份文件往往能将文件相关的所有文件查阅到，这样就能系统性阅览文件全貌了。