办公室公文分发原则技巧(最全最完整的公司文件处理制度/单位文件处理办法/文件管理规定)

昶林科技集团有限公司文件处理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步提高昶林科技集团有限公司文件处理质量和效率，参照党政机关公文有关做法，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于昶林科技集团有限公司各部门、各分公司的文件处理工作。

第三条 本办法所指文件包括各类纸质文件和电子文件。

第四条 文件处理工作是指文件拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 文件处理应做到坚持实事求是、准确规范、高效安全的原则。

第六条 公司办公室负责统筹、指导各部门、各分公司文件处理工作，各部门、各分公司要严格遵守本办法规定，提高文件处理工作质量。

第二章 文件种类

第七条 公司常用的文件种类主要有：

（一）通知。适用于发布、传达要求各部门、各分公司执行或周知的事项。

（二）通报。适用于表彰先进、批评错误、告知重要情况。

（三）报告。适用于各部门、各分公司向董事会汇报工作、反映情况，回复公司领导的询问；向政府单位报告工作情况（无需答复）。

（四）请示。适用于各部门、各分公司向董事会、公司领导请求指示、批准；向政府单位请求批准开展业务（一般需要答复）等。

（五）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（六）纪要（备忘录）。适用于记载会议情况和议定事项。

第三章 文件格式

第八条 文件一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位红头、发文字号、签发人、标题、主送单位（部门）、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发部门和印发日期、页码等18项要素组成。

（一）份号。文件印制份数的顺序号。涉密文件（主要是公司技术类文件）必须标注份号。一般用6位阿拉伯数字，3号黑体，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。文件的秘密等级和保密的期限。涉密文件应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。文件送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急文件应当分别标注“特急”“加急”。

如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。

如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四）发文单位红头。由“昶林科技集团有限公司”全称加“文件”二字组成。

（五）发文字号。应当包括单位代字、年份、发文顺序号。公司发文字号为“昶林科技〔20XX〕X号”“昶林科技函〔20XX〕X号”“昶林科技会纪〔20XX〕X号”“昶林科技备忘〔20XX〕X号”“昶林科技办函〔20XX〕X号”等。

（六）签发人。用以标明签发文件的负责人，即文件应当标注签发人姓名。

（七）标题。由单位名称、事由和文种组成，标题中一般不用标点符号。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送单位（部门）。文件的主要受理单位，应当使用对方单位全称、规范化简称或同类型单位统称。公司内部发文主送单位为“集团各部门，各分公司”

居左顶格编排，回行时仍顶格。如主送单位名称过多导致文件首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。

（九）正文。文件的主体，用来表述文件的内容。文件首页必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注。

文件正文一般用3号仿宋字体，第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（十）附件说明。文件如有附件，应当在正文下空一行注明附件的名称，附件说明的表述应当与附件的顺序号和标题一致。

附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文单位署名。署“昶林科技集团有限公司”“昶林科技集团有限公司办公室”全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，应当用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（十三）印章。以“昶林科技集团有限公司”发文时，加盖公司印章。以“昶林科技集团有限公司办公室”对内发文，按程序报审后，无需加盖印章即为有效。

（十四）附注。单位文件附注一般标有“联系人和联系电话（工作电话和手机号码）”。

（十五）附件。文件正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与文件正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排文件的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

如因前述主送单位名称过多导致首页无法显示正文时，需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。

（十七）印发单位和印发日期。文件的送印单位和送印日期。印发单位和印发日期位于文件最后一面版心内最下方。

印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。本公司的印发单位一般指公司办公室，印发日期一般为文件正式印发的当日。

（十八）页码。文件页数顺序号。文件的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。文件的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第九条 文件的版式参照党政机关文件标准执行。

第十条 文件使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。严格控制文件篇幅，倡导“短实新”文风。

第十二条 各部门、各分公司向集团总部、政府机关行文，应当遵循以下规则：

（一）向集团总部、政府机关请示、报告重大事项，应当经部门领导、分公司主要领导同意或者授权。

（二）请示事项涉及公司其他部门业务范围时，应当经过协调并达成一致意见后上报；经过协商未能达成一致意见的，应当在请示中列明各方依据，提出倾向性意见上报。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性文件中夹带请示事项。

第十三条 向同级、下级单位行文，应当正确使用文件种类，主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

第五章 文件拟制

第十四条 文件拟制包括文件的起草、审核、签发等程序。

第十五条 文件起草应当做到：

（一）符合会议决议和领导指示，完整准确体现单位意图，并同现行有关文件相衔接。

（二）坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）文件涉及公司其他部门的事项，必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）负责人应当主持、指导重要文件起草工作。

第十六条 文件文稿呈批签发前，应当由经办部门、公司办公室进行审核。其中，经办部门承担审核主体责任，要对文件的实质要素、形式要素进行严格审核；公司办公室要对文件的形式要素进行审核，对实质要素提出问题的，经办部门应予积极答复。审核的重点是：

（一）审核发文依据。审查必要性是否充分，行文理由是否充足，行文依据是否准确。

（二）审核文件的行文关系。审查行文关系是否正确，是否存在多头主送等现象。

（三）审核文件种类。审查文件文种是否正确，是否符合该文种的要求和规范。

（四）审核文件的内容。审查文件的内容是否完整准确体现发文意图；所提措施和办法是否切实可行。

（五）审核文件需要协调的事项。审查文件涉及公司有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（六）审核文件的文字表述。审查文字是否简洁、流畅、通俗、易懂，措辞、语气与文种是否吻合，用词是否得当，是否合乎语法、逻辑，有无错别字；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）审核文件的格式。审查文件的份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等格式要素是否标注规范，附件是否齐全，背景材料是否充分。

（八）审核其他内容是否符合文件起草的有关要求。

第十七条 经审核不宜发文的文件文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十八条 有下列情形之一的，一般不予发文：

（一）不符合公司章程规定、董事会决议、公司主要领导确定的工作指导思想、工作思路，以及与全公司工作有矛盾、有冲突的。

（二）未充分调查研究，内容空洞，针对性和操作性不强的。

（三）可以口头或者其他方式答复、协商的。

（四）其他不适合发文的。

第十九条 办公室审核文稿后，拟写核稿意见报签发人签发。签发人签发文件，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。重要文件和所有向政府单位的发文由公司主要负责人签发，一般业务性平（下）行文由分管负责人签发。如一般业务性文件涉及多个业务部门共同办理的，经会办部门的公司分管领导审示后，由主办部门的公司分管领导审定签发。

签发后的文稿，不得随意改动，如确需作实质性修改的，必须经原签批人同意。

第六章 文件办理

第二十条 文件办理包括收文办理、发文办理、整理归档及销毁。

第二十一条 收文办理一般包括签收、初审、登记、拟办、承办、催办、答复等流程，主要程序是：

（一）签收。对收到的文件应当清点，核对无误后签收。本公司的所有文件由公司办公室统一签收，各部门不得自行对外收文。

（二）初审。对收到的文件应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合文件起草的其他要求。经初审不符合规定的文件，应当及时退回来文单位并说明理由。

（三）登记。文件统一由公司办公室逐件进行登记。按来文性质分办件和阅件两类，来文含有办理事项的为办件；不含办理事项、只需知晓的为阅件（公司领导批示件含有具体办理事项的为办件，不含办理事项的为阅件），办文编号前分别冠以“昶林科技办件”“昶林科技阅件”加以区分。

（四）拟办。公司办公室应当及时提出拟办意见，坚持规范与时效并重，简化办文程序，强化办文的科学性和时效性；坚持密件密办，密事密办，严格遵守公司保密制度。

重要文件、紧急文件即来即办。

阅件应当根据文件内容、要求和工作需要合理确定分送范围。办件应当提出拟办意见报公司领导批示并转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急文件应当明确办理时限。

文件承办部门对拟办意见有异议的，在公司领导签批意见之前可向公司办公室提出修改意见和依据，由公司办公室综合意见后重新拟办意见。公司领导已经签批同意的，原则上按公司领导意见办理。

（五）承办。承办部门对交办的文件应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。文件办理完成后应一律写清具体办理结果，便于公司办公室及时归档。

（六）催办。公司办公室及时了解掌握文件的办理进展情况，督促承办部门按期办结，可不定期梳理文件的办理进展情况并适时通报。

（七）答复。文件的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十二条 发文办理一般包括起草、审核、签发、编印、校核、用印、分发、登记、归档等程序。

起草、审核、签发等程序，详见第五章文件拟制。

（一）编印。公司办公室对文件的审批手续的完整性进行确认后，负责确定发文字号、格式排版和印制。文件的印制必须确保质量和时效。公司秘密文件制作另行规定。

（二）校核。文件印制后，经办部门应对文件内容进行逐字逐句校核。如需对内容进行实质性修改或者变更附件的，需经原签发人签发同意。

有修改痕迹、签批字样的所有文稿原件均由公司办公室统一留存归档备查。

（三）用印。经校核（修改）无误后，公司办公室凭签发同意的文件处理表进行盖章。

（四）分发。公司办公室根据文件发送范围进行分发，原则上应在印发日期两个工作日内分发（部分特殊单位由经办部门进行分发）。

（五）登记。文件分发后，公司办公室应对发文字号、标题等内容进行登记造册。

（六）归档。将领导签批文件处理表、文件正文及附件，留存纸质件，按编号顺序进行归档留存。

第二十三条 办公室为公司文件档案管理机构。每年度应将文件按照档案管理有关规定进行立卷、保管或移交。任何个人不得私自保存应当归档的文件及相关资料。

第七章 文件管理

第二十四条 公司办公室应当参照政府保密有关规定建立公司保密室，配备必要的安全保密设施设备。

文件发出、接收和内部运转必须登记、编号，在交接时履行签收手续。

第二十五条 公司研发部、销售部的文件在确定密级前，应当先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

公司研发部、销售部的会议记录本和工作记事本以及相关电子介质等，应当视同涉密文件加以登记、管理。

第二十六条 复制、汇编公司机密级、秘密级文件，应当报办公室批准。复制、汇编的文件视同原件管理。

第二十七条 公司文件被撤销的，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第二十八条 没有参考价值的文件，经鉴别和公司分管领导批准，可定期销毁。秘密文件销毁时要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。个人不准私自销毁秘密文件。不准向废品收购部门出售公司内部材料、刊物等。

第二十九条 工作人员离职或者调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。

第三十条 对有以下情形并造成不良后果的，由公司办公室责令补救改正，情节严重的，在公司内部进行通报，并扣除相关负责人和经办人绩效。

（一）未按规定办理外来文件、造成工作延误或者不良影响的行为；

（二）擅自行文，或者伪造、篡改公司文件；

（三）违反公司保密制度，造成文件泄密等；

（四）其他违反文件处理规定的行为。

第三十一条 涉密文件办理未尽事宜依照公司内部保密制度处理。

第八章 附 则

第三十二条 本办法由公司办公室负责解释。

第三十三条 本办法自印发之日起施行，原《昶林科技集团有限公司文件处理制度》同时废止。