办公室资料整理技巧和方法(职场达人高效工作清单，4个步骤，有条不紊避免浪费时间)

10/90法则：工作前10%的时间要用来制订计划

美国社会心理学家费斯汀格曾提出过这样的理论：生活中10%的事情发生，往往会影响到剩下的90%。这便是著名的10/90法则。换言之，只要我们做好前面那10%的事情，就能够牢牢掌控后面的90%。然而，有些人却并不知道该法则的妙用，稀里糊涂地便错过了最佳时机，以致整天都有做不完的事，不仅原本的计划得不到实施，还加重了自己的拖延症。

李旋已在公司工作多年，通过不懈的努力和奋斗，他赢得了上级领导的赏识，被提升为人事部门的主管。上任以后，他才感受到普通员工与部门主管之间的差别：普通员工只需负责自己的一亩三分地，而部门主管却要管理好所有与公司人事相关的事宜。缺乏经验的他总有做不完的事。

每天看着自己堆积如山的办公桌，以及那些得不到实施的工作计划，李旋觉得快要崩溃了。为了改变这个局面，他决定向公司另一位十分成功的管理者请教。这天一大早，他便来到了这位管理者的办公室，简单说明了自己的来意，对方听后并没有多说什么，而是友好地邀请他待在自己的办公室里。

随后这位管理者便开始了工作。只见他首先翻开自己的记事本，并写下了下面的文字：

9点钟，整理相关的业务资料；

9点半钟，与张总洽谈合作事宜；

11点钟，考察员工对新制度的适应状况；

11点半钟，接受外埠员工的财务汇总表；

下午2点钟，召集部门工作人员开会；

……

随后，这位管理者开始按部就班地执行工作。其间也有员工临时反映一些问题，管理者听完后便拿起电话一个一个地安排下属去进行处理。对于那些需要自己亲自解决的事务，他利用工作的间隙进行了处理。就这样，李旋在这位管理者的办公室里静静坐了一整天，了解对方是如何工作后，便回来了。

李旋回来后的第一件事，便是准备了一个记事本，将每天的计划和工作都认真地填写好，并设定了时间期限。不久，他办公桌上的文件就渐渐消失了。

从李旋的案例中，我们不难看出计划的重要性，而更重要的是制订计划的时间，唯有在开始工作前制订计划，才便于我们更好地去实施。所以，我们一定要选对时间，先用工作前10%的时间来制订计划，然后再按照计划一步一步地去执行，这样既能避免我们因选择做什么而拖延，又能有效提高自己的工作效率。

然而，制订计划并不是一件简单的事情，我们需要积累一定的工作经验，才能合理地对工作进行统筹和安排，否则一旦某个环节出现了问题，就会打乱我们全盘的计划。因此，我们必须学会尝试和总结，从而摸索出一套适合自己的工作计划。接下来，大家可以从以下五个方面来考虑，如何制订一套完善的工作计划。

1.制订的计划要详尽、实际

工作计划不但要详尽、具体，更要符合自己的实际能力，否则就算制订得再完善，我们也不可能完成它。例如，我们想通过英语四级考试，那不妨制订一份这样的学习计划：每周一、周三、周五下班后听半个小时的英语听力，每周二、周四下班后学习英语语法，周六、周日两天可以上培训课，也可以自己在家努力自学等。这样一来，我们不但能轻松完成自己的计划，还能让自己每个星期都有所进步。

2.确定开始和完成的期限

对拖延症患者来说，仅仅制订出计划还远远不够，我们还要确定每件事开始和完成的期限，否则自己随便找一个借口，就会让这份计划搁浅。对此，我们一定要先对自己的完成能力进行评估，如我们要按计划整理好自己的办公桌，那么，我们首先就要想一想自己以前完成这件事需要多少时间，如果是半个小时到一个小时之间，我们就可以将时间设置在45分钟以内，再来确定起止时间。

3.抽出一点点时间来验收成果

很多时候，完成计划都需要一个长期的过程，倘若我们一味地埋头苦干，而不去验收成果的话，很可能会出现一个环节出错毁掉全盘的情况。所以，当计划执行了一段时间后，我们就应回过头来进行检查，可以每天拿出一点点时间来检查前一天的执行成果，或每个星期拿出一点点时间来检查上个星期的成果等。

4.为特殊事件预留特殊的时间

有时，我们制订的计划中会有一些特殊事件，...

5.制订问题的解决方案

要知道，任何事情都不可能一帆风顺，即便我们制订了计划，也不能保证执行时就不会出现差错。我们无法杜绝差错的发生，却可以在制订计划之时，针对那些可能会出现的问题，制订相关的解决方案，这样至少当问题真的出现时，我们不至于手忙脚乱，不知所措，而可以从容地去应对。

每日计划：更高效、更专注，杜绝拖延

有些人总是抱怨每天需要完成的工作任务太多，却很少去思考提高效率的方法。要知道，一套行之有效的工作方法，往往可以提升两三倍的工作速度，届时，我们又何惧自己完不成任务呢。只不过，要想做到这一点，我们就得给自己制订一份每日计划，即合理安排自己每天的所有工作，从而让自己更高效、更专注地完成任务，杜绝拖延症发作。

倘若不制订每日计划，我们会遇到什么状况呢？下面这个故事会给出答案。

莹莹是某公司的一名行政人员，刚入职不久的她，每天除了要完成向上级汇报工作、安排会议时间等本职工作，还要处理很多的琐事，如跟大客户保持联系、布置会议现场、复印会议所需要的文件等。这是她的第一份工作，她没什么经验，每天不是落了这个，就是忘了那个，以致拖延了工作，经常挨上司批评。

这天，原本就忙得焦头烂额的莹莹接到了几个比较棘手的活，看着自己手头上的这些工作，她一脸蒙圈，完全不知道该从哪儿下手才好！无奈之下，她只能看见什么就做什么，待所有事情都做完后，她才发现自己将时间都花在了一些小事上，完全忘了上司交代的要事——今天下班前要开个紧急会议。一想到这件事被她拖了那么久，吓得她出了一身冷汗。她赶紧看了一眼时间，据会议开始只剩十几分钟了！

这可吓坏了莹莹，要知道，她平时虽完不成工作，可那都是些不打紧的活，今天这可是件大事，如果没弄好，没准上司会让她卷铺盖走人！她不敢再继续往下想，立刻紧急通知各部门前来开会，接着她又赶紧去布置会场，可她再怎么努力，也不可能立刻变出会议的流程和相关资料来。幸好上司早已准备了会议的PPT，才勉强开完了这次的会议。事后，上司狠批了她一顿，让她每天制订工作计划！

你是否也有过和莹莹类似的经历呢？如果有的话，那便要考虑制订一份每日计划了，否则，你可能也会像她一样，每天不是落了这件事，就是忘了那件事。相对于每周、每月的长远计划，这种每日的计划往往更有利于拖延者去执行。然而，每天面对各种各样的工作，难免会出现一些纰漏，但这不是我们犯错的借口，也许偶尔一两次别人还能容忍，可次数多了，谁都接受不了。

所以，我们要像案例中的上司建议的那样，每天都制订一份工作计划，即每日计划。这份计划能帮助我们掌握一天的工作节奏，让我们清楚地知道自己应该先做什么、后做什么，以及做完某项工作后，接下来又该去干什么。这样一来，我们才能有条不紊地把工作做好，避免因忙中出乱而拖延了要事。

看到这里，有人或许会问：怎样才能制订高效的每日计划呢？

1.收集所有工作

每天开始工作前，要先统计当天的所有工作，无论事大事小、重不重要，也不管有没有完成，都事无巨细地一一罗列下来，然后或登记在电子表格中，或记录在手写的表格上。注意，表格不用太复杂，也不必追求格式美观，只要自己能看明白就行，因为制作表格是为了节省时间，若太复杂就必然会浪费时间。

2.整理工作清单

记录好所有工作后，接下来要做的就是分类整理了。首先根据工作的难易度将其分类；然后把琐碎的、相同性质的工作划分在一起；再对不能立刻完成的工作进行合理规划，安排好完成的时间；最后重点标记那些能轻松搞定的活，以提醒自己及时完成。这样一来，要做什么便一目了然。

3.管理工作清单

工作计划弄好了，是否要正式工作了呢？这时，千万别急着先干活，你得看看哪些必须自己亲自动手，哪些能交给别人来做，只有弄清楚了这些，你才能更高效地完成工作。这一点对管理者而言尤为重要，你们大可不必事必躬亲，该给下属做的就派给他们去做，要确保将自己的时间和精力用在管理和决策上，否则会因小失大。

4.行动前的思考

现在，也许有人觉得已经万事俱备，只欠行动了。其实不然，你得根据自身的条件和当前的实际情况，来决定哪些工作必须先做、哪些可以后做以及哪些能再往后排一排，然后再根据这个顺序逐一开始执行。在排列顺序时，你还要考虑哪些工作的完成时间能缩短、哪些工作是在浪费时间，可以直接取消等。唯有做好了这些，才能确保你的工作时间是最短的。

6P原则：尽可能提升行动的回报率

所谓“6P”，具体是指产品、价格、渠道、推广、政治力量与公共关系，而“6P原则”主要是强调人对环境的能动性。换言之，即环境对人产生的影响。

在实施计划时，有些人虽然每天都在执行，但收到的效果却微乎其微，这是怎么回事呢？因为他们行动的回报率过于低下，以致几乎是在做无用功。要想改变这一现状，我们不妨借鉴市场营销的6P原则，充分利用外部的环境因素，来调动自己做事的积极性和能动性，尽可能地去提升行动的回报率。

马航是一名年轻的网络作家，他每天的工作便是在网站上发布自己所写的连载小说。他的办公地点就在自己家里。他原本以为，在熟悉的环境中更易获得创作灵感，谁曾想，正是这自由的环境害得他一事无成。

刚开始时，对写作事业充满热忱的马航相信自己的题材够新颖，也够吸引人，于是每天都能安静地创作，他思路清晰，灵感如泉涌，没几天就能更新出一个章节。然而，由于是新作家，在网络上的知名度不够，马航的小说阅读率并不高，这样的结果对他造成了一定的打击，但他依然笔耕不辍。

为了弥补自己受伤的心，马航给自己的电脑安装了一款运动游戏，一来可以适当地放松一下，二来能让久坐的身体得到运动，真可谓一举两得。然而，自那以后，每当他思路卡壳时，便会从工作模式切换到娱乐模式，玩起那款新安装的运动游戏，久而久之，他竟把这当成了一种习惯。

一段时间后，马航觉得是网站的人数太少，才会令自己的小说乏人问津。于是，他将自己写到一半的小说，每天定时发布在另一家阅读网站上，而在这段时间里，他则过着惬意的生活，每天不是写作、玩游戏，就是吃饭、睡觉。这次，由于每天的更新都很准时，点阅与评论的人比之前多了一些，他非常开心。

可好景不长，转眼间旧的章节就发完了，不少读者开始问马航什么时候上传新的。对于这个问题，连他自己都不知道答案。一边创作一边玩乐的他，由于不够专心，小说进展极慢。无奈之下，他选择了放弃。

你是否也替马航感到惋惜？的确，如果他没有安装那款新的运动游戏，如果他不在那么自由的环境下进行创作，如果他能让自己不受环境因素的影响，也许在不久的将来，他就可以成为知名的网络作家。可现实生活中哪有那么多的“如果”，有的只是工作效率和最终成果。所以，一旦我们因拖延而降低了自己行动的回报率，便已经注定了失败的结局。

据调查显示，大部分人在工作时都会受到环境的影响。若将一个人放在嘈杂的环境中，他做事时行动常常会变得迟缓，从而降低行动的回报率。很显然，行动迟缓也是一种拖延，要想战胜这种拖延，我们就要对工作环境进行调整，以防止被那些不必要的事物分了心。

对此，我们不妨从日常工作的办公环境入手，从以下几个方面来进行合理的安排。

1.办公桌

提及办公环境，很多人首先想到的便是办公桌，因为它是与我们朝夕相伴的好伙伴。对于它的整理，应该遵循干净、整洁的基本原则，如桌上只摆放当天需要用到或需要临时处理的文件；办公用品要放置在相应的位置上，以便于我们拿取和放回；在有条件的情况下，将水杯或茶具放到会客室里，尽量不占用办公的空间……

2.书架

一般情况下，书架应该靠着墙壁摆放，这样既能节省空间，又兼顾了安全性。此外，与工作相关的书籍、资料以及休闲时翻看的报刊等，可以按照一定的顺序放入书架中，如可以按照它们的大小、多少来分类，也可以按照不同的性质来分类，更可以按照英文字母的顺序依次排放……总之，自己喜欢就好。

3.办公电话

虽然手机已经成了人们互通信息的主宰，但在很多公司内部依然保留着用固定电话沟通的习惯。所以，对于办公用的电话，我们也要做些适当的整理。通常，电话应该放置在专用的桌子上，若没有这种专用桌，可以将它放在较为显眼的位置，以便我们能随时接打电话。

4.地面和地毯

办公室的地面一定要保持清洁，窗户也要经常打开透气，否则势必会造成室内空气混浊、不流通，从而给我们带来不舒服的感觉。

5.装饰品

办公室的装饰应该主要以简洁、大方为主。例如，我们可以在墙上贴一张地图，或悬挂几张与公司相关的图片等。对于较为宽敞的办公空间，我们还可以放置几盆好养活的花或绿植等，但需要注意的是，要选择那些颜色淡雅、气味不会过于浓烈的花，以免被它分散注意力。

要事第一：关键的少数，有用的多数

很多时候，人们总会在习惯的影响下，将紧急事务安排在重要事务的前面，殊不知，这种做法是被动工作，而非主动工作。提高效率的精髓在于：要有主次之分，设定优先顺序。即对工作进行分级和分类别，先做最重要的事，再做次要的事，以此类推。要知道，优先保证重要工作的顺利完成，就等于抓住了工作的重点和关键，从整体上掌控了自己的工作完成时间。

这天，伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普亲自拜会了效率专家艾维·利。两人见面后，查理斯简单说明了自己的来意，艾维听完笑着回答：“小事一桩。”同时告诉对方自己完全有能力帮他将公司管理得更好。

艾维表示，自己可以在10分钟内将一件能使钢铁公司业绩提高至少50%的东西交给查理斯。紧接着，他递给了查理斯一张白纸，说道：“现在，请你用笔在这张纸上，按照重要性依次写下明天要做的六件大事。”

大约一刻钟后，查理斯写完了。他将那张纸递给艾维，艾维却看都没看一眼，直接说道：“现在你要做的，就是把这张纸放进口袋直到明天早上，而明天你要做的第一件事情就是把这张纸拿出来，根据上面所写的，只做第一件事，做完后再做第二件事、第三件事……直到你下班为止。即使你可能一整天只做完了第一件事情也不要紧。因为你已经完成了最重要的事情。”

大概一个月后，查理斯便给艾维寄去了一封信，同时还寄去了一张25万美元的支票。他在信中提及，与艾维的那次会谈，是自己人生中最有价值的一课。

又过了5年的时间，伯利恒钢铁公司，一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，由于艾维的帮助，查理斯赚了整整1亿美元。

这个案例你是否觉得有些眼熟呢？没错，生活中类似的故事比比皆是，它们都在告诉我们一个真理：要事第一。可我们在做事时，却经常会忽视这一点，不是将急迫的事情放在前面去做，而是先选择那些简单的任务下手，结果一整天下来，反而是最重要的工作没有完成，无奈之下，只好将它塞进了明天的工作表。

要知道，工作不是一次性的百米冲刺，而是一场持久的马拉松比赛，我们每天都有诸多的工作需要完成，若经常这样今天放一件到明天，明天又加几件到后天，那要等到何年何月才能完成计划呢？所以，我们应当学会要事第一，先牢牢抓住重要的少数工作，再依次去处理有用的大多数工作。

那么，在现实生活中，我们应该如何分清工作的主次，又该如何设定先后顺序呢？对此，我们大可以借鉴以下三个判断标准。

1.知道自己必须做什么

很多时候，那些重要的工作往往就是自己必须要做的事情，所以，我们不妨直接从这些工作中来分主次、排顺序。对此，我们可以从两个方面来分析，一是自己必须要做的事情，二是并非必须由我们亲自去做的事情。换言之，即对于必须自己亲自去完成的工作，我们要选择第一时间去执行，而对于必须要完成，但不必亲自去做的事情，我们则可以委派其他人去做，自己只需随时督促即可。

2.清楚什么能带来最高回报

所谓“能带来最高回报的事情”，即符合目标的要求，或自己做起来会比别人效率更高的事情。对于这类能带来高回报的工作，我们应当投入自己的大部分时间和精力，其他的事情则可以往后放一放，待我们先完成高回报的任务后，再去处理那些回报率较低的工作。这样，我们才能确保时间都花在了最值得的地方。

3.明白什么能给予你最大的满足感

有时，能带来最高回报的事情并不能给自己带来最大的满足感。对此，我们就要想办法稍作调节，使两者能够达到某种平衡，否则，如果我们的内心长期得不到满足，便会产生各种负面情绪，拉低我们的工作效率。至于具体的方法，那便因人而异了，因为每个人内心的需求都不一样，有些人渴望获得上级的认可，有些人则觉得升职加薪最实际等。总之，就是要找到回报和满足感的平衡点。

相信根据以上三个标准进行筛选之后，事情的轻重缓急便已经一目了然，接下来我们就只需要根据重要性进行排序，并坚持按照这个原则去做即可。一段时间后，我们将会发现自己的时间充裕了，工作效率也提升了。

一分钟效应：快速削减你的待办任务

生活中，经常会出现这种现象：在相同的时间和同样的环境下，有些人很快就搞定了工作，而有些人虽忙忙碌碌，却怎么也干不完活。这是为什么？因为后者纠缠于事物复杂的表象，把时间都浪费在了毫无价值的任务上！对此，我们不妨利用一分钟效应，快速削减计划中的待办任务，将时间都用在有价值的事情上。对我们来说，也许一分钟的时间并不多，但有些人能一分钟之内做很多事。

有位年轻人经常拖延自己的计划，他想改掉这个缺点，于是他在朋友的指点下，联系上了著名的班杰明·D.教授，希望对方能给自己一些建议。得到班杰明的同意后，他迫不及待地去拜访对方。由于来得太早，对方还没有准备好，好奇心促使着他偷偷地向室内看了一眼。谁曾想，透过那扇半开的房门，年轻人看见了一幅令人意想不到的景象，那就是班杰明的房间里乱七八糟的，地上一片狼藉。

年轻人本想开口说点什么，以缓解此时的尴尬，可还没等他说出来，班杰明就坦然地说道：“你看，我这房间暂时没法招待你，请给我一分钟的时间，我稍稍整理一下，再请你进来。”说完，班杰明便轻轻关上了自己的房门。

一分钟后，班杰明再次打开了房门，并热情地邀请年轻人进去。神奇的是之前那脏乱的场景不见了，取而代之的是一片整洁，房间里的东西都井然有序地排列在一起。不仅如此，客厅的茶几上还摆放着两杯红酒，以及一些可口的小点心，整个客厅也弥漫着一种淡淡的香水味，令人心旷神怡。

年轻人稍稍恢复心神后，便准备向班杰明询问一些高效完成任务的方法，可还没等他开口，对方就客气地说道：“来，咱们干了这一杯，你就离开吧。”

年轻人一听这话，顿时愣住了，说：“可我……我还没请教您呢？”

“这些难道还不够吗？”班杰明笑着扫视房间，说：“又过了一分钟。”

“一分钟……一分钟……”年轻人若有所思，随后突然说道：“我懂了，您让我明白了一分钟的时间可以做许多事情，可以改变许多事情的深刻道理。”

班杰明舒心地笑了。年轻人一口喝光红酒后，便连连道谢，开心地走了。

没错，这就是关于一分钟效应的经典案例，一分钟的时间可以做许多事情，也可以改变许多事情。

在执行计划的过程中，不少人都像案例中的年轻人那般，由于找不到做事的方法，抓不住事情的重心，才形成了拖延的恶习。很显然，他们并非有意拖延，而是不懂得精简自己的计划，以致事情越做越多、越做越混乱，哪件事出现了问题就赶紧去处理，结果一件事都没完成。

所以，在执行计划时，我们切不可一味地埋头苦干，而应当在开始行动前，对计划进行一次科学的“瘦身”，削减掉那些多余、重复、不合理的事项，唯有如此，我们才能避免浪费不必要的时间，从而保质保量地快速完成计划。具体而言，我们可以从以下几个方面入手，有针对性地来对自己的计划进行“瘦身”。

1.去除缺少价值的任务

对我们来说，那些执行完成后却没创造出预期价值的任务，显然就是一种多余的存在，若继续按照计划去执行，不但会降低我们的效率，还会白白浪费我们的资源。所以，对于这类缺少价值的待办任务，我们大可以干净利落地剔除，将自己有限的时间和精力投入其他的任务中，以缩短整个计划的完成时间。

2.合并相同或相似的任务

所谓“合并”，是指将两个或两个以上的任务合并成一个，它的作用不仅仅是化整为零，更能叠加计划的优势，消除计划的劣势。对此，可从下面两点入手。

第一，合并重复环节。

通常，为了确保计划的完成质量，我们会把一项任务分解成多个环节，但这极易造成重复。若想避免这种情况的发生，我们可在执行时，对这些地方进行重点审查，合并前后两项任务连接处的重复环节，从而提高效率。

第二，整合复杂流程。

现在不少企业为了整合复杂的流程，早已开始用信息技术来代替人工，对此，我们也可以有样学样。例如，计划中那些有关采集数据的任务，我们就可以交给计算机来处理，这不但能降低人为的差错率，还可以有效避免数据的重复录入，以及因数据不匹配而造成的麻烦等。

3.对不合理的安排重新排序

除以上两种情况外，计划中那些不合理的安排亦会浪费大量时间。对此，我们唯有厘清每项任务的逻辑顺序，才能对不合理的环节重新排序。要知道，有些计划也许只有几项任务，但有些计划可能有十几项或几十项任务，这时，若其中掺杂着些排序不当或不合逻辑的安排，便会导致工作秩序混乱，大大增加工作的时长。所以，我们在执行计划前，一定要对其中的各项任务进行有效排序，确保安排得当。

Time-Based原则：任务必须具有明确的截止期限

在制订计划后，有些人并不急于去执行，而是习惯性地去做一些准备工作，待他们觉得万事俱备了，才会静下心来开始干活。不可否认，有些任务的确需要做好准备工作，可过多地将时间和精力放在准备上却迟迟不肯行动，便有点本末倒置，无形中拖延了完成计划的时间。对此，我们一定要设置明确的截止期限，并要求自己按时完成，否则就要受到相应的惩罚。这样才能产生紧张感，让我们不敢轻易地拖延。

曼妮已经在公司工作多年，虽然没能功成名就，但也算得上是前途无忧了。原本她的小日子过得很舒适，顶头上司对她十分器重，可天有不测风云，这位顶头上司升迁了，去了另外一个部门，新来的上司什么都好，就是没什么时间概念。起初，她觉得这不是什么大毛病，只要自己努力工作，照样能获得新领导的青睐。谁知，事情远没有她想象的那么简单，甚至可以说是难于上青天。

到底是怎么一回事呢？原来，曼妮是个拖延症患者，以前那个领导的时间观念很强，只要有任务下来，他总会给每个人设定完成的时间，为了能通过公司的绩效考核，曼妮想尽办法来抑制自己的拖延症。可现在的这位上司不会给每个人设定任务完成时间，一切都要靠自己来把握，于是，曼妮的老毛病又犯了。

这还不是最可怕的，最可怕的是这位新领导说话也“含糊其辞”。比如，他最常说的一句话是：“尽快把这事给办了！”天晓得“尽快”是什么时候，今天、明天，还是下个星期？再如，他的口头禅是“待会儿……”，谁知道这是什么时候，是过三分钟、五分钟，还是等手头上的活干完了再说？面对这样一个上司，作为每天为他服务的秘书，曼妮真是想死的心都有！

就这样，曼妮在工作上的表现越来越差，上司对她也越来越不满。

也许，对于一个自控能力强的人来说，有没有时间的限制，他都是一样地完成工作，可对像曼妮这样的拖延症患者而言，明确的时间期限就是一剂良药，能有效抑制病情的蔓延。事实上，无论需要完成的任务有多简单，也不管计划被分解得有多细致，若我们不给那些任务定个合理的完成期限，势必会降低效率。

可见，给每一项任务都设个期限，是非常有必要的！这不但能让我们有一个明确的时间概念，从而督促自己在规定的时间内完成任务，而且有助于我们培养良好的工作习惯，学会管理自己的时间。只不过，有时即便是定了期限，有些人也会习惯性地拖延，最后一看时间来不及了，于是草草地结束任务，结果漏洞百出，严重的还要返工重做。对此，我们不妨参考以下几点建议。

1.准备得越充分，就能越快完成

对于任务，往往准备得越充分，就能越快完成。所以，在执行前，我们不妨先做好充足的准备，如将工作按轻重缓急的顺序列在工作清单上，或者标明每项任务所需要的资料和工具等。具体而言，我们可以在任务上贴个便利贴，以提醒自己要注意些什么；或给每项任务都定个期限，并将具体的日期贴在日程表上，以督促自己。

2.先难后易，才能越做越顺手

很多人在执行目标任务时，都会习惯性地先易后难，因为他们觉得这样节约时间。的确，有些时候先易后难确实能提高效率，可计划不同于其他事情，通常它都是有时间限制的，越到后面时间只会越紧，拿来“啃硬骨头”根本就不够用。所以，在制定任务清单时，我们应当把最棘手的任务标注出来，先给它们留出足够的时间，其他的再一个一个地去攻克，这样才能越做越顺手！

3.要想效率高，就得保持快节奏

有些人在执行任务时，一直都保持着快节奏，所以时间非常充足，结果在临近结尾时放慢了脚步，工作效率就会越来越低。为了避免出现这种现象，我们要学会从头到尾始终都保持快节奏，直接一口气完成任务，既不可以中途跑去休息，也不能转身换下一个任务，这样才有可能用最短的时间去完成最多的任务。

其实，每换一次工作节奏，就等于要重新调整自己，效率不低才怪！

打破“虚假急要”：破除越忙越拖延的忙碌谬论

但凡细心的人都不难发现这样一种现象：在每天的上班时间里，我们除了工作，还要喝咖啡、跟人闲聊、玩手机或浏览网页、整理办公桌或办公室……没错，我们每天有大约三分之一的时间，都在忙一些无关紧要的琐事，以致自己越忙越慌乱，越慌乱便越拖延。

要想破除这种越忙越拖延的忙碌谬论，我们就要学会打破“虚假紧急”，即不要被那些表面看起来紧急、重要的事情蒙蔽，而延误了真正需要解决的事。

你若不知道具体应该怎么做，不妨向下面这个案例中的兰兰来学习。

兰兰考上了自己理想的大学，可让她感到诧异的是，大学的第一堂课，教授讲的居然不是专业知识，而是与专业完全无关的效率。课堂上，教授向大家反复强调要看清楚事物的本质，千万不能被其表面所蒙蔽。他的目的很明确，那便是希望他们能将时间都用在对的事情上。

面对如此“另类”的教授，兰兰的内心触动很大，她当即决定要做好时间的主人。于是，她买来一个笔记本，做了本独一无二、专属于自己的日历。首先，她把所有事逐一填入日历中，然后再按照时间的先后顺序、事情的轻重缓急，用不同颜色的笔标注出来，以便所有事一目了然。

每做完一件事，兰兰就会在日历上用“×”划掉该事件。随着时间的推移，她的日历本上已密密麻麻地画满了“×”，看着上面越来越少的内容，兰兰的满足感越来越强。为什么呢？因为在那一个个“×”的背后是她满满的收获，有知识也有技能，但更重要的是，这能让她真切感受到大学的欢乐时光。

在大学的这段时光，兰兰从不将时间浪费在无谓的事情上，因为她知道，每一分、每一秒都非常宝贵，只有去做那些对的事情，才能让时间更有价值！当然，她也因此每天都像只陀螺般高速地运转，但她转出了自己的精彩生活。她很享受这种忙碌的感觉，不但每年都修满了学分，而且参加了大量的课外活动，建立了丰富的社交圈子，这让喜欢结交朋友的她觉得十分满意！

从兰兰的经历中不难看出，她虽然每天非常忙碌，却全都忙在了点上，在她身上，看不到越忙越拖延的“忙碌谬论”，相反，我们看见的只有行动严谨、做事高效。这是为什么呢？因为她非常清楚自己想要的是什么，所以她分得清什么事是真的紧急，什么事是真的重要，从而打破了“虚假急要”。

对于患有拖延症的人来说，在执行计划时，他们的内心往往是迷茫并且盲目的，在他们看来，一切与计划相关的事情都是自己需要完成的重要任务，于是，他们不自觉地将查找资料、翻看档案等琐事也统统划入了“急要事项”之列，从而降低了自己做事的效率。其实，即便不是拖延症患者，有些人也分不清楚真正的“急要事件”。话不多说，接下来咱们就一起来探讨应对的措施。

1.紧急不等于重要

有些人认为，紧急的事就等于重要的事，殊不知，这种认知大错特错。例如，工作时有个着急的电话要接，但这电话里讲的事却并不重要。对此，我们一定要分清事情的轻重缓急，至于究竟应该先做哪件事，则要看紧急事件的紧急程度和重要事件在自己心目中的分量了。若既是急事又是要事，那肯定要放在第一位了。

2.急要事件不宜设置过多

很多时候，全是重点就相当于没有重点，因为每个人的时间和精力都非常有限，不可能有足够的心力去处理所有事。我们若过多地设置急要事件，只会让自己觉得手头的工作杂乱无章，没有任何的头绪。对此，我们就需要分清事务的轻重缓急，熟练地洞悉事物的本质，将那些并不紧急或重要的事情都剔除出去。

3.学会划分急要事项

通常，我们之所以分不清工作中的急要事件，主要有以下两个方面的原因。

一是不知道划分的原则。当一堆事务摆在面前时，我们往往很难厘清它们之间的关系，更不懂得其中的利与弊，以致分不出哪些重要，哪些不重要。

二是功利心理在作怪。在安排工作时，我们的功利心理常会跑出来捣乱，让自己将那些原本不重要却能获得小利的事放在前面，从而打乱了计划。

只要我们克服了以上阻碍，就能学会划分急要的事项，提高自己的效率。

小测试：你是否能够专注于自己的计划

通常，一个缺乏专注力的人往往会在工作时心浮气躁，难以集中全部的注意力，这会导致效率低下，浪费不必要的时间。那么，你的专注力如何？通过下面这个有趣的小测试，你或许能找到答案。

请根据自己在日常生活中的习惯性做法，选择最符合的选项。

1.在与他人交谈时，你是否会经常心不在焉？

A.是　B.不是

2.在工作或学习时，你是否总会不自觉地想到另一件事情？

A.是　B.不是

3.你是否会对自己担心的事念念不忘，无论做什么都会想起它？

A.是　B.不是

4.当你工作或学习时，是否经常会浮想联翩，而且你所想的那些事情跟自己的工作和学习毫无关联？

A.是　B.不是

5.在面对工作和学习时，你是否会嫌弃时间过得太慢，总想着尽快结束？

A.是　B.不是

6.在你的脑海里，是否会经常浮现出自己被别人指责时的情景？

A.是　B.不是

7.有时，你是否会一整天都在忙这忙那，到头来还是碌碌无为？

A.是　B.不是

8.你的脑海里是否有很多想做的事情，以致无法专心于某一件事？

A.是　B.不是

9.是否只要开会的时间一长，你就会不断地打呵欠？

A.是　B.不是

10.在跟他人交谈时，你是否会偶尔出现跑题的情况？

A.是　B.不是

11.在等人时，你是否经常会觉得时间长得有点难熬？

A.是　B.不是

12.你是否需要阅读好几遍，才能勉强记住书籍、资料或文件上的内容？

A.是　B.不是

13.你是否无法持续阅读两个小时以上？

A.是　B.不是

14.当你在某件事上耗费大量的时间后，是否就会急躁地希望早点结束？

A.是　B.不是

15.当你在工作或学习时，是否能清楚地听见自己周围的说话声？

A.是　B.不是

以上答案，如果肯定的答案占多数，那表示你的专注力很差；如果否定的答案占多数，那说明你是个非常专注的人；如果肯定与否定的答案各占一半，那说明你的专注力一般。

肯定占多数：小心，你可能会与成功失之交臂。

你的专注力明显不足，而造成这种现象的主要原因是你的内心太过浮躁，缺乏自控力。很多时候，你的精力都会被外界分散，由于无法集中注意力，你做事常常三心二意，不是这里出了错，便是那里有漏洞。对此，你需要通过反复的训练来调整心态，让自己能够静下心来，踏踏实实地做事。

各占一半：你的专注力虽不太理想，但并没有那么差。

你的专注力一般，因为你做事总是缺乏持久性，虽然偶尔也会专心地执行一些计划，可一旦遭遇阻碍就会退缩，以致你的很多工作都不了了之。这显然非常不利于你事业的发展，所以，趁着现在情况还不是那么严重，赶紧提升自己的专注力，从而提高做事的效率，让自己更好地去完成计划。

肯定占多数：恭喜你，你的专注力已经超过了大多数的人。

你的专注力非常强，这说明你拥有良好的自控力和强大的忍耐力。对你而言，只要是自己想完成的事情，便会不遗余力地去做，并且会全身心地投入其中，因此你更容易成功。