公务员办公室电脑技巧知识(话说机关里的公务员：让工作变得有条理)

今天再说一件需要从走进机关那一刻开始就要“系好第一颗扣子”的事情，那就是要从踏入职场起就使自己的工作有条理。

这件事情看起来是一件小事，但养成这个习惯对整个职业生涯大有好处。我在机关工作的三十多年里，在很大程度上得益于这一点。

说起来，这也要归功于我进入机关大门后遇到的第一个师傅也就是我的老处长，他以自己的言传身教帮助我养成了一系列非常好的习惯。

我的老处长学历不高，但却是个“老机关”，而且更为重要的是他是部队里锻炼出来的“老机关”，所以工作习惯上有着部队干部养成的那种遵守纪律、工作严谨的优点，再加上他笔头子很硬，写文章既快又精炼，同时对我这个年轻人耳提面命地教育，使我少走了很多弯路。（对了，这里还要说一下我在文中提到的我老处长们。因为我进机关的时候这个部门还处于初创时期，70人的编制实际上只有20多人，因此也没有明确划分处室和任命处长，只明确了主任、副主任和秘书长，其他处级干部便统称为处长，大家干活的时候没有处室界限，不分彼此，该加班时都自觉加班，无论写稿子还是誊清、校对，直到装机要信封送领导，都是整个单位全体人马一起上，那时候全国推广“满负荷工作法”，用我们主任的话说，我们这叫“超负荷工作法”“穷凶极恶工作法”。由于开始时不分处室，这也就导致那时直接领导我的处长有三个，其中两位年近退休的处长都是老大学毕业生，一位年轻一点的处长是部队转业干部，这位年轻一点的处长和我一个办公室，是我直接的师傅，我后来的很多工作习惯都受他的影响。当然，所谓“年轻”其实今天看也不年轻，都已经四十多岁了。）

说起来，我从大学毕业进入机关，缺少在基层岗位的锻炼，这多少有点遗憾。不过一分为二地说，即使如现在这样在基层乡镇街道“洗洗脚”其实也学不到什么东西。如果让我自己选择的话，我其实很想去部队的机关里锻炼一下，因为我从我的老处长以及其他一些在部队机关里工作过的同事身上看到了很多优点。也正是因为如此，在同等知识、能力和品行的条件下，我对部队转业干部会高看一眼。

我的老处长有一个工作习惯，就是每天办公结束后，都习惯性地把办公桌上的东西收拾起来，使用的文件放到文件柜里，没有写完的材料放进抽屉里锁好，办公用的稿纸和笔也都整齐地放在桌角和笔筒里。所以他的办公桌特别清爽。同时，他也对我提出同样的要求。当然，这种要求还有一个保密方面的考虑。不过我看到其他领导的办公桌有的也是堆得很乱，有一次见他临下班的时候习惯性地把东西收拾好然后又擦桌子，忍不住问他，大概整个机关里就他的办公桌像没用过一样，有必要吗？他笑着说，这样看上去心情好。

那时候，我们是一个大处，人员多，分在三个办公室办公，另外两个比较老的处长和我不在一起办公，但三个办公室都是按照这位年纪较轻的处长的要求每天整理内务。我们处里的文件柜中都摆着成排的硬纸板做成的文件盒，上面分门别类贴着标签，每天用过的文件都要放进相应的盒子里，然后锁好文件柜，这也是我们这位处长从部队带过来的习惯。其实，处里也有同事对此有点不以为然，因为市委门口有持枪岗哨，我们和市领导又在一个楼里办公，保安力量很强，况且我们隔壁就是市委保密办，他们也不像我们这样把个办公室搞得好像“坚壁清野”一样，有时大家私下议论时觉得整天把文件锁在柜子里似乎有点多此一举。不过，处长反复强调，我们后来也养成了习惯。

这种习惯直到后来我当上了处长乃至副主任、主任之后一直保持了下来，每天工作后所用的文件一定物归原处。后来有了电脑之后又根据这一变化自己琢磨出分门别类建立目录的习惯。

我从开始使用电脑之后不久就自己在电脑上探索着建立目录。一开始还是使用DOS系统，也没有后来的WORD和WPS，都是用只能自己明白的英文字母给目录和文件起名字。一开始我是按照起草文件的时间顺序编目录，目录上的文件都是当月形成的。不过后来我很快发现了这种编目的弊端，于是改为分类别编目，即根据起草文稿的类别进行分类，比如“讲话”为一个目录，“文章”为一个目录，在这些大目录下面又为每一个领导单独建立子目录。此外，所有的未定稿都放到一个“临时”目录中，里面再根据前述要求建立子目录，这样一来每一稿都能方便地找到。与此同时，我还在自己的工作日志上记下当日完成文稿的文件名及存放目录，以后要调看也十分方便。到了九十年代后期开始用WORD等软件，文件的查找更加一目了然。

其实，这些整理目录、收拾文件材料等工作如果每天养成习惯，平时根本不费事，但带来的好处却相当多，除了让办公室里清爽给工作带来好心情之外，最重要的还是能够有效地提高效率。

所以，我对新入职的同行还有一个建议，那就是从办公环境的整洁入手，使自己的工作变得条理化。须知，这“条理化”也是“靠谱”的重要内容之一。