办公节约技巧(合理降低办公成本，培养员工节约观念，A6办公用品管理功能介绍)

企业的办公用品种类繁多，小到纸张、胶带，大到投影仪、计算机，这些用品频繁得被采购、领用、归还，一旦管理不善，不仅影响办公效率，还可能造成或大或小的成本损失。

无规矩不成方圆，规范得对企业办公用品进行管理有助于企业节约成本，规范的领用、归还流程也有助于提高员工的办事效率。以前，大多数企业通过Excel表格管理办公用品及登记领用和归还等信息，效率低下易出错、功能上也有局限性，而且没有直观的账表，那么在Aisino.ERP A6中是如何管理办公用品的呢。

菜单位置：我们可以通过协同管理——综合办公——用品管理进入

①维护基础数据

包括办公用品的类别、仓库、办公用品信息，这些数据都支持Excel导入，只需使用前期维护即可，以后有增减随时更新。

需要注意的是，A6中除了能领用这里维护的办公用品，还可以领用供应链中的，也就是说我们采购、销售和生产的物品也可以被领用，这符合企业真实场景。

②用品采购

办公用品的领用必须在有结余的前提下，这个结余可能是期初已经存在的结余，也可能是采购的。如果采购和期初的总结余不够领用的数量，领用单就无法生成了。

所以需要先建立用品采购登记，在单据中维护供应商、采购人、经手人及用品信息后保存并提交审核。

③用品领用

在Aisino.A6中既可以领用办公用品，也可以领用供应链中的物品。这里分别讲述，比如我需要领用办公用品中的“扫码枪”和供应链系统中的劳保物品“防静电手套”。

先领用扫码枪，这里要注意的是，如果领用办公用品，物品列表中只显示采购过或者有期初结存的物品。

再领用劳保物品“防静电手套”。供应链系统内的物品在领用后可以点单据功能栏中的出单按钮，生成其它出库单，业务类型是借出出库。

需要先在集成设置处勾选允许出单。

可以看到，在单据表头处有一个“须归还”选框，如果勾选的话则必须归还，如果不勾选的话则不强制归还（也可以还）。如果不勾选“须归还”，那么其它出库单需要在存货核算处成本记账（因为从供应链处领用的物品且不还回，就相当于出库了）

④用品归还

把办公用品管理放到线上ERP软件中，管理更高效智能。在传统模式下，如果一个人想领用扫码枪，需要问相关负责人是否有库存，负责人需要手动查询借还记录，耗时较长，而在线上管理中，办公用品的采购、领用、归还都在一个平台记录，现存量实时更新，如果没有现存量，系统自动控制不允许领用。

那么如何把已领用的办公用品归还呢，在用品归还登记菜单，新增单据后在明细中的领用单参照中选择对应的领用记录，再编辑其它信息即可。办公用品和供应链物品的领用都是可以归还的，如果归还供应链中的物品，点击功能栏中的出单按钮可以生成业务类型为“还回入库”其它入库单，存货核算不记账。

⑤办公用品在库查询

办公用品的库存还剩多少、领用和还回记录能查看吗，这些都可以在账表“办公用品在库查询”中查看，通过这张表能更准确得分析办公用品的使用情况。

⑥关联公文介绍

Aisino.ERP A6办公用品的采购、领用、归还流程已经介绍完了，这3张单据还有一个通用的功能，就是可以关联公文，按钮位置在单据表头的功能栏。根据实际情况关联公文可以让办公用品的管理更规范。

办公用品管理至此介绍完了，它只是Aisino.A6协同管理功能的一小部分，还有很多功能只需要启用“协同管理”就可以使用。