project办公技巧(为什么Project软件中任务的完成时间比你想的晚一天？)

大家都知道，微软的Project软件是一款非常强大的计划管理工具，是项目管理人士不可或缺的得力助手。有了它，做一份漂亮而又专业的计划，不在话下。

我认为，Project可以成为人人都能掌握的计划管理工具，随着项目管理模式的日益普及和常识化，Project将来也会变成职场人士必备的办公技能之一。

但是，我说这话是有前提的。如果按照正确的姿势来学习Project，可以很快走上“正道”，如果是闭门摸索，先不说浪费时间，很可能走入歧途。

想快速掌握Project的同学，可以去网易云课堂找视频课程《10天精通Project项目管理 2.0》，也可以买电子工业出版社的书籍《10天精通Project项目管理：从菜鸟到实战高手》。

我觉得，钱是小事儿，你的时间才是大事。不管一门课程或者一本书有多便宜（看似成本很低），但是，如果学了没学会或者学歪了，那就是在浪费你的生命，代价可就大了。所以，要学啊，还得选对老师。

Project不是随便摸索两下就能掌握的，很多同学在使用了相当长一段时间后，仍然不能算入门。举个例子，绝大多数人用Project是用来做进度计划的，资源和成本可能都很少涉及。咱就说Project进度计划的功能吧，我觉得很多所谓“资深”用户可能连它的基本逻辑都未必能搞明白。

比如说，很多人做了计划以后，可能会发现一个奇怪的问题，就是任务的完成时间总是比自己算出来的晚一天。咱们把问题简化一下，比如创建了一个任务A（没有设置过任何前置任务），工期明明是1天，完成时间却比开始时间晚一天，如下图所示，开始时间在星期一，而完成时间在星期二。或者工期是2天如任务B，完成时间却是在第三天，开始时间是星期一，完成时间却是星期三。

你有没有碰到过这个问题呢？

有些同学遇到过，有些同学是遇到了但是自己没发现。

好，现在告诉大家这些坑是谁挖的，应该怎么避免。

原因1：在桌面鼠标右键新建Project文档生成的文件

很多人习惯在桌面上通过鼠标右键新建Office文件，这种方式本身无可厚非，但是用在Project软件上就不行了，为什么呢？这会暴露Project软件的一个bug。

通过这种方式建立的新Project文件，任务的开始时间不是默认的早上8:00，而是早上9:00（也许程序员不想那么早起床吧）。怎么验证这种说法呢？可以点击【文件】-【选项】-【常规】-【日期格式】，在里面选择一个日期 几点几分的形式，比如2009年1月28日 12:33这种，如下图所示，点击【确定】。

然后回到Project计划，再看原来的计划，如下图所示。任务A和任务B的开始时间都是9:00，而不是软件默认的工作时间早上8:00。

那么，为什么任务A和B是早上9:00开始就会导致完成时间比自己算的晚一天呢？这就牵扯到Project一个非常重要、非常重要、非常重要的计算逻辑。

几乎所有用户都以为Project是按照工期的天数来计算进度的，既然在工期里输入了1天，那么这个任务就占用1天。实际上这种朴素的理解是不对的。Project在进度计算时，底层的计算逻辑是先将Project的工期换算成对应的小时数，然后根据小时数计算任务的完成时间，不论工期单位是天、周、还是月，原理都是如此。

默认情况下，工期1天对应8个小时。注意这个对应关系和日历设置无关，而是和【选项】中【每日工时】数有关，如下图。

好了，对于之前的例子，任务A是从早上9点开始，那么它的工期是1天（8个小时），那么1月21日星期一上午它工作3个小时（9:00-12:00），下午工作4个小时（13:00-17:00），还差一个小时的工作量怎么办呢？就顺延到了第二天，也就是8:00-9:00再工作一个小时，所以任务A的完成时间就成了1月22日星期二上午9:00了。同理，任务B的完成时间就成了1月23日星期三上午9:00。

这样就造成了，计算出来的完成时间总是会比你想的晚一天。

通过在桌面鼠标右键新建的Project文档，任务的开始时间是从早上9:00开始算的，而不是默认的早上8:00。而这个bug在Project 2016之前的版本或者Project 2016部分版本上都存在。所以，看了这篇文章，以后不要再通过鼠标右键新建Project文档了，直接点击软件图标打开空白项目最稳妥，以后养成习惯吧。

这个问题本来是程序员挖的坑，不幸被你踩上了。而下面要说的第二种情形，则是由于不懂Project软件的原理自己犯的错了。

原因2：自己手动修改了【选项】中的每日工时数，并且和日历的工作时间不匹配

在前文给大家讲了，并且讲了三遍，Project进度计算的底层逻辑是先将工期换算成对应的小时数，以此来计算完成时间。而这个工期与小时数之间的对应关系，与日历无关，而是与【选项】设置有关。

假如你认为自己的公司每天上班9个小时，于是就擅自在选项中把【每日工时】改成了9个小时，如下图所示。

但是与此同时，你并没有修改日历中的默认工作时间（上午8:00-12:00，下午13:00-17:00），那么会出现什么情况呢？

我们在一个空白的项目中试验一下，注意，不要通过鼠标右键新建Project文档，直接点击软件图标进入一个空白项目。

随便创建一个任务A，工期为1天，再创建一个任务B，工期为2天，如下图所示。

我们看，任务A的工期是1天，但是它的完成时间却是在第二天。任务B的工期是2天，但是它的完成时间却是在第三天。这是什么原因呢？

这就是因为Project选项中的每日工时数与日历中的工作时间不匹配造成的。

由于你在选项中手动将每日工时改成9个小时，而日历中的工作时间没有相应修改，仍然是8个小时（上午8:00-12:00、下午13:00-17:00），所以任务A的工期为1天（也就是按照9个小时计算），所以它在1月21日星期一完成了8个小时，还需要在第二天再完成1个小时的工作量（8:00-9:00）。所以，在上图中能看到，任务A的完成时间实际上是第二天1月22日的上午9点。这样它的完成时间就比你想的多一天了。

再来看任务B，工期是2天（也就是2*9=18个小时），它在1月21日和1月22日每天各完成8个小时工作量后，还需要再完成2个小时工作量才能凑够18个小时，所以它在第三天还工作了2个小时（8:00-10:00），于是完成时间就落在了第三天1月23日10:00。

所以，大家看到了吗？当选项中的每日工作日与日历中的工作时间不匹配的时候，就会出现Project计算出来的完成时间和你想象的不一致。

好了，关于这个问题就暂时讲到这里吧。

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