文书办公技巧(公文处理 | 把好公文办理各环节,提高公文办理质量和效率)
- 办公技巧
- 2023-08-22 15:15:07
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摘要:公文办理是办公室的一项重要工作职责,涉及登记、拟办、承办、传阅、督办、整理存档等多个环节。只有处理好各个环节,才能有效提高公文办理的质量和效率。本文就如何更好地处理公文进行研究,对做好各环节工作提出方法,希望为公文处理工作提供借鉴。
关键词:把关;公文办理;质量和效率
公文办理是办公室的一项重要工作职责,看起来很平常琐碎,但关系到各级有关精神能否及时传达落实,反映出工作人员日常的工作作风、办事效率及精神面貌。因此,日常工作中对公文办理必须严格要求、精益求精。要通过把好公文办理过程中的登记、拟办、批办、承办、传阅、督办、整理存档等各个环节,才能有效提高公文办理的质量和效率。
一、把好公文登记关
对于收到的各级公文要按照发文机关分类并详细登记,包括来文日期、发文字号、公文标题、来文份数、保密等级等,做到来文心中有数。除了做好来文登记外,在公文分发、传阅过程中,也要随时进行登记,掌握公文的传阅和办理情况。
二、把好公文分类关
(一)根据来文份数、公文内容对公文进行合理分类,提高工作效率,缩短公文办理时间。收取的公文按照内容可分为送阅件和承办件,送阅件按照来文份数又可分为分报件和传阅件。所谓分报件是指公文同时分别报送各位领导和各部门阅读,这类公文只需要阅读,不需要具体落实;传阅件是指由于来文份数不够,只能由领导和涉及相关工作的部门进行传阅,这类公文需要严格按照顺序进行传阅;承办件是指公文有明确需要办理的内容,要提出拟办意见,待主要领导和主管领导批办后,由相关部门具体办理。
(二)熟悉、掌握领导分工和各部门工作职责。对于承办件的办理,必须要熟悉和掌握领导分工和各部门工作职责,这样才能根据公文的内容,明确公文应该送谁批、送谁阅,由哪些部门承办,需要多个部门共同办理的,谁主办、谁协办。这样,才能让各级公文和领导的指示精神,及时、准确传递到位。
三、把好公文传阅过程关
在公文传阅过程中,要准确把握,灵活掌握其原则和特点,切忌机械地、教条地、僵化地传阅。
(一)公文传阅要讲究程序性。收到公文后,文书人员在了解公文内容的基础上,要对公文办理提出拟办意见,并将拟办意见分别报办公室和处室领导阅示,对公文办理情况进行把关,以便公文办理流程合理、内容准确,提高公文办理效率。
(二)公文传阅要讲究有序性。待领导对拟办意见同意后,按照公文传阅顺序进行有序传阅。对于分报件,将公文分拣登记后,分发给各位领导和各部门进行阅读;对于传阅件,先按照领导班子顺序传阅后,再送达其他需要阅读的部门;对于承办件,待主管领导和分管领导批办后,送达相关部门按照拟办意见进行办理。
(三)公文传阅要讲究及时性。及时性是确保公文处理工作时效性的基本前提,要做到随到随办。要时刻牢记“勤送、勤取、勤催”,避免公文积压,确保不误事。遇到来文较多时,要优先处理与本单位有直接关系的公文。
(四)公文传阅要讲究特殊性。当遇到特殊情况时,要灵活处理公文传阅顺序,如遇上领导外出调研学习,可以根据领导外出时间,適当调整其他领导的传阅顺序,以保证公文传阅的时间和进度。对于有领导批示意见的传阅件,应当优先交由相关部门阅办,再送达其他领导传阅,以保证公文能够及时办理,领导意见得到及时落实。
(五)公文传阅要讲究安全性。随着机关协同办公平台投入使用,公文传阅流程更加扁平化,公文传阅也更便捷、效率更高。但是,也要注意利用协同办公平台传阅公文存在泄密风险的问题。因此,文书人员要时刻保持头脑清醒,时刻牢记保密意识,严格做到“涉密不上网,上网不涉密”,确保公文传阅的安全性,防止失泄密事件发生。
四、把好领导批示督办关
要抓好对领导批示意见的落实工作,对需要督办的公文,要按照主要领导提出的批示意见,明确办理部门、办结时限,跟踪督办落实情况,由办理部门形成办结结果报告及时反馈给领导,切实做到事事有结果,件件有回音,保证各项工作落到实处。
五、把好公文归档关
公文归档作为公文传阅的最后一环,也是重要的组成部分,做好公文的归档工作,保证公文的完整性,有利于提高公文管理工作的效率和水平。因此,公文办结后,要将公文回收整理、分类存放、便于随时取用。本年度公文全部整理后,要及时移交档案室立卷、存档。
六、把好公文保密关
公文特别是涉密公文中包含着许多国家秘密信息,因此,做好公文办理中的保密工作是至关重要的。日常工作中,要时刻牢记保密法、保密规章制度,增强保密意识,切实做好公文办理全过程的保密工作。特别是涉密公文,要严格按照保密要求办理,严禁随意扩大阅知范围。对阅办完毕的公文要及时回收、存放,防止遗失,对有明确要求需要退回的上级公文,要按时退回。
总之,公文办理工作涉及广泛、工作方式灵活多变,需要不断总结和改进,才能有效提高工作效率和服务水平。
参考文献:
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[4]李华.关于提高高校办公室文件传阅质量和效率的几点思考[J].办公室业务,2017(05):152.
作者:董昊
来源:办公室业务
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