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办公司技巧(秘书要有好的工作方法,给你三个受益终身的好建议)

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  • 办公技巧
  • 2023-08-22 16:23:03
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十几年来,我一直在办公室综合岗位上工作,几位老秘书的工作方法让我印象深刻,至今受用无穷。


随身“三件宝”

刚上班那会儿我发现,我们科长总会随身带着通讯录、笔和一个小本。起初,我心里暗暗思忖,科长总带着这些东西也不嫌麻烦。随后发生的一件事,让我改变了看法。一次下班后,我们一起在外吃饭。这时,领导来电话要查一个电话号码,科长马上拿出他的随身“三件宝”,当即查了号码,还快速记下领导安排的几件事,整个过程沉着稳健、不慌不忙。他严谨有序的做法让我留下了深刻印象,给我这个新手上了生动一课。

随着工作的深入,我深感科长这种做法确实是有“先见之明”。办公室工作繁重琐碎,偶发性、随意性很强,“以不变应万变”的办法,就是时时作好准备

我身边就有这样一些同事,他们对部门、领导的电话几乎可以倒背如流,对一些重要事项的进展了如指掌,大家有事都第一时间想到向他们请教。现在,我们已经不需要随身携带大量的纸质资料,但那种时刻把自己当作“114”“百事通”、提前“备好课”的工作作风应当保留下来。


每天一页纸

我遇到的第二位领导,也是一位老秘书,爱看书学习,写得一手好字。他喜欢在台历上把当天需要办理的事项一一列出来,旁边还密密麻麻写上标注。有一次和我讨论工作时,他开玩笑说:“年龄大了,记忆力不行了,当天事要记下,督促自己完成,这样才不会忘。”他建议我也试试这样做。

在后来的工作中,我也“照猫画虎”,把打印用过的纸钉起来,在没文字的那一页把每天需要完成的工作罗列出来,按照紧急程度做个标识。每件工作完成后,再做个标记,没完成的列入第二天的计划。慢慢地我发现,这样做的好处有很多。一方面,督促自己当日事当日毕,有效克服了拖延症,有时想歇一下拖到明天再做,但看到任务清单就会逼迫自己咬牙做完;另一方面,从那以后,无论大事小事,很少有遗漏的情况。

这一习惯,我一直保持到现在。后来,我还扩展了这个做法,每周的周一早上,会按照领导安排和单位的工作进度,给自己列一个周计划。每月工作后,做一个小结。这些积累起来的每天、每周、每月的“工作台账”,也为自己总结工作提供了“原始档案”。


工作掂轻重

有一段时间,工作任务很重,头绪很多,我情绪上就比较急躁。一天早上,领导来到我办公室说,工作先别急着干,咱们聊聊。我还以为是工作中出现失误,他要批评,心里正发毛。谁知,他像拉家常一样,先是肯定了最近的工作,随后说,你现在不是科员了,而是管一个科,工作安排要懂得把握轻重缓急,分寸要拿捏好。我的这位领导也曾是一位秘书,工作经验丰富,他侃侃而谈,和我分享他工作中的一些故事和经验体会。

他的一席话,让我受益匪浅。办公室方方面面的工作都很重要,但还是要有所侧重。作为部门的负责人,有些需要亲力亲为,有些则需要安排指导,眉毛胡子一把抓是不行的,要根据工作实际和领导意图,把握好轻重缓急,统筹安排,才能避免满头大汗却顾此失彼。

俗话说,“铁打的营盘流水的兵”,办公室工作需要新老更替、接续奋斗。和我一起工作的老秘书、老领导,是我工作的榜样,和他们共事是缘分,也是我的福气。他们的言传身教潜移默化影响着我,成为了我人生中宝贵的财富。(本文转载自《秘书工作》,作者:张冠军,原标题:三位老秘书教给我的工作方法)


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