合作办公技巧(在家办公的第15天，我总结了4000字的团队协作绝招)

很多人都想知道，字节跳动如何用6.3亿人民币，快速买下了徐峥导演的电影《囧妈》，然后在今日头条、抖音和西瓜视频上免费播放的。

答案是：36小时买下了《囧妈》并完成上线。

从除夕前一天确定想法，到电影在字节系产品上线，整个过程不到两天时间，用抖音CEO张楠的话来说，“小伙伴们36个小时不眠不休疯狂工作，从联系影业公司老板、谈判价格到确定签约，这其中绝大部分工作都是通过线上“云办公”联动完成的。”

最后，《囧妈》在大年初一零点上线，近千万名用户在第一时间观看了影片。

这个成功事件的背后一定是字节跳动对 “工具” 协作有很高的能力，另外就是共识，信息高效流通、公开透明，以及目标明确直接。

非常时期，大家都是在家办公，这时候对人性最大的考验是两点：

1、领导的管理能力；

2、个人的自律能力。

而这两点都决定了公司业务和项目能否正常完成。我们公司到目前为止已经在家办公了2周时间了，通过这2周的实战经验，我思考了很多，也重新发现了不足点，并且通过学习继续完善自己的管理能力。

对于企业管理者而言：远程办公，最终考验的是管理者的能力和眼界。因为完全打破了传统的管理和沟通方式，是突破了物理空间限制的一种新工作方式。对于企业而言今年是最艰难的一年，尤其线下行业，经济不行，如何自救？

对于个人员工而言：人生最难的是自由状态下的自律，平时我们在公司被规则压制，一般看不出差距。在没有规则的时候，优劣一目了然。企业在这个时候也可以看得出员工的 “品质”。同时，今年不被裁员都万幸了，找工作更是难上加难。

那么，我们公司是如何在家办公的呢？

一、在家办公需要仪式感

我们平时在公司上班的仪式感很足，从乘地铁开始，到公司打卡，然后打开电脑并倒杯水，一天的工作就正式开始了。在家办公同样也需要仪式感，我们必须要建立属于自己的、团队内的仪式感，让大家知道我们的工作正式开始了。

自己的仪式感：对于我而言，除了起床、洗漱、吃饭，另外非常重要的就是打开书桌上的电脑，并站着办公。

团队内的仪式感：我会准时10:00在群内艾特全体人员，然后大家陆续在群里回复，证明大家全部已经在线了；然后10:30准时开始晨会，又是雷打不动地执行，这也是仪式感之一。

知名咨询顾问刘润老师在他的文章中也提到一个很棒的建议，每天开始工作时，穿起上班的衣服，背起装着电脑的背包从一个房间走到另一个房间。

不要觉得这样的行为很奇怪，一点都不奇怪，一定要找到自己的仪式感，这样工作才能进入状态，不要高估自己的自制能力。

二、在家办公需要时间管理

1、如果条件允许，我建议我们团队成员的办公时间要保持一致，就像在公司上班一样，到固定时间点吃饭和上班，如果不能满足和公司作息时间一致，至少要做到大家统一时间。不然就会出现，某个人去吃饭了，但是此刻需要他协同工作就会被耽误。

我们很多重要的事情都是在下班之前做的，这个不可否认，尤其在午饭前我们总是有非常重要的事情去执行和落地。

2、另外就是时间管理必备的方法——番茄工作法。

在家办公，我们被打扰的可能性非常大，爸妈的关爱，亲戚朋友的电话，各种手机app的推送，对我们都会造成工作 “中断”，等你重新回归工作可能需要30分钟，这样的打断越多，你的时间越被浪费。

强制自己使用番茄工作法，我用的是滴答清单的「番茄时钟」工作25分钟，休息5分钟，这样被称为一个番茄，依次完成4个番茄，休息15分钟。又有人会说，好傻的行为，哈哈，也许是你无知，这是非常流行和权威的时间管理方法，坚持实践就有大效果。

不然，正在工作的你，微博推送了一条「疫情」相关的新闻，你很容易一头扎进去浏览所有相关新闻，然后一天不知不觉就结束了。

时间管理不是增加工作时间，时间管理的核心还是自我管理，最大的要点是在完成任务的前提下，减少一天的工作时间，多多陪陪家人。

3、最后，在家办公要有极强的时间观念，所有的事情约定几点完成，就一定要按时完成，为什么？

我们部门一直盛行的是日报文化，每天下班前大家都要写日报做复盘总结，而内部的同事经常出现忘记，或者拖延至凌晨，然后被我整顿，为什么？

关于写日报的时间，我的建议是下班结束后立即完成，但是为了满足大家不同的作息时间，让每个人在滴答清单上选择适合自己的时间并设置循环提醒，这样每天到时间点就会做到提醒，但是还有人多次拖延，这件事情背后还是存在很多问题的：

时间观念不强。假如公司的上班时间大家都不守约，随便几点到，那还怎么生存？做事效率很低。本来自己的定的时间，却不能按时完成，证明白天的工作效率低，导致事情还未完成，然后日报的时间也被拖迟了日报强调的是及时记录，如果下班后你不做，拖延至凌晨，你确定白天遇到的问题还能清晰记忆？不可能，很多时候自己的思考都是灵光一现的，需要及时记下来，不然你做的日报也是为了完成任务，对自己的价值不大。

三、在家办公需要任务管理与协作

这一点是所有环节中最关键的点，也是很多管理者或者公司不擅长的地方，也是在家办公效率高低的决定因素。

我一直用滴答清单轻协作，然后其他部门同事受到影响也开始使用，长达半年的时间我们部门都在使用滴答清单，所以在家办公的效率甚至比公司的效率还高。

1、项目管理协作工具的必要性

（1）很多公司的项目协作的方式很简单，在微信群每天把任务拆解到对应的同事，然后开始执行，如果在执行过程中需要其他同事协作，就要在群里问对应同事的进度，在微信群聊来聊去，一刻钟的时间就被浪费了。

于是，我们需要一款工具，能实现「进度可视化」，也就是整个流程透明。当同事间需要工作协同；需要调整自己的工作节奏，首先打开协作工具看别人的工作进度。尤其领导需要知道下属的工作进度，不然就没办法及时调整。

我们使用的滴答清单看版功能，就可以一目了然地看到每个人负责的项目进行到哪一步了，这样整体的效率就会飞速提高。

另外，我们做一件事情，一定是拆解到子任务才会去执行，也就是「任务模块化」，一方面我们知道项目如何去执行，另一方面便于工作验收。

我们在远程协作中，我们要高频率验收工作，这样才能保证效率，这样就需要把一个任务拆解为若干小任务，例如，大任务是写一篇公众号文章，拆解为小任务就是，1、选题，2、大纲，3、素材，4、初稿，5、定稿，6、排版并发文。

我们部门选择的是滴答清单，比较轻便，更适合时间管理，当然你也可以选择 “Teambition”。

2、沟通必须要顺畅

我在前文也提到了，我们每天早上都会开晨会，这样保证大家知道今天做什么。另外，也要沟通昨天工作的完成情况，更重要的是大家头脑风暴，一起完善业务。

刚开始晨会都是我在总结昨天的运营数据，以及询问大家昨天任务的完成情况，最后我根据业务情况指派今天的任务，我发现一个很严重的问题就是大家发言的比较少，或者就是简单重复我刚刚指派给她的任务。

我意识到问题的严重性，于是和大家达成一致，每天每人在晨会上必须提出自己想法，与产品业务有关的想法，这时候这件事情变成了任务，驱动每个人主动思考，主动沟通交流，这才是晨会的初心，也是大家提高自己的好方式。

在线办公非常重要的就是给团队成员指配任务，那怎样指配任务才是合理的？

1⃣️“是什么”，是指我接下来要你做的是什么事；

2⃣️“为什么”，是指这件事对公司或对你个人的意义是什么，重要性有多高；

3⃣️“怎么做”，是指我建议你怎么做，一二三。最后这一步是帮助下属拆解任务、建立流程、强调重点。

将这些任务在滴答清单上一一指派给对应的同事，在滴答清单的看版上一目了然。

这样的模型对于执行者而言，任务非常明确，也知道该怎么执行，也能找到自己的价值感，这样的沟通效率才是最高的，而不是模棱两可，导致需要多次沟通才能解释清楚。

除了晨会，我们并没有开晚会，而是日报形式，让每个人讲一下今天做了什么，具体的进度是怎样的，自己的收获和思考又是什么，以及明天的计划是什么。

除了日报，我们还有一个杀手锏，也就是在滴答清单的任务上，标注今天完成的具体情况，便于大家共同看见，这也是非常高效的工作汇报形式。

这里再来分享一下「华一项目管理7大法则」：

1、制定任务符合Smart原则：（如，26日完成3篇公众号文章）

（1）绩效指标必须是具体的（Specific）

（2）绩效指标必须是可以衡量的（Measurable）

（3）绩效指标必须是可以达到的（Attainable）

（4）绩效指标是要与其他目标具有一定的相关性(Relevant)

（5）绩效指标必须具有明确的截止期限（Time-bound）

2、制定任务数量控制在3-4个/天，聚焦重要的事情

3、单个大任务拆分成多个子任务，或者详细流程步骤

4、给自己制定当日任务的时候，不要排的太满，要排出空档期，来应对紧急任务

5、早上项目负责人会指派一定的任务给到特定同事，这时候一定要及时确定，自己是否可以接受此任务，尽量在中午之前就确定OK

6、一定要定时check滴答清单，早上第一件事情是制定工作计划。每做完一件事情，可以☑️，下班前/下班路上 前，记得最终check，避免清单上出现过期事项

7、周会总复盘，可以使用滴答清单win、mac端的「概要」功能，清晰了解本周/本月所做的全部事项

3、其他远程办公软件推荐

文档类：我们内部选择印象笔记的共享笔记本，这样大家可以协同修改，实时同步，不用文件传来传去。这里也非常推荐石墨文档或腾讯文档，在协作方面这两款软件更加成熟，我们用印象笔记是因为我们平时都用它来知识管理。

我们在写各种运营方案的时候，就可以实现大家在线共同修改同一篇文章，而且可以在文档上标注，帮助同事来完善方案。

视频会议：晨会的时候我们部门选择的是微信群视频，但是公司会议选择企业微信的「会议」功能，满足300人同时在线，不卡顿。还有「腾讯会议」App也是不错的选择。

其他的需求，如「健康上报」，「打卡」，「直播」等需求，还是建议你下载一个企业微信，大部分需求都能搞定，不用下载一大堆App，比较省事。

以上就是我在15天的在家办公中，总结的经验，供你参考。