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工作表办公技巧(Excel表格中常用的6个操作技巧,高效办公必备,附详细步骤)

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  • 2023-08-22 23:31:23
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在日常的办公中,我们经常会用到Excel来处理各种类型的数据,在用Excel做数据分析过程中,经常需要对数据进行各种各样的清洗工作。

可是,你知道吗?在Excel在做数据分析的过程中,有非常多的实用小技巧可以用的,学会并掌握这些技巧,能快速地提供工作效率,可以说能起到事半功倍的效果,你还会成为同事眼中的“大神”哦,连领导也会对你的技术刮目相看。

本篇文章将会给大家详细的介绍Excel中非常实用的6个操作技巧,适用的场景非常的多,且非常的简单实用,学会了可以快速提高工作效率。每个技巧都会给出对应的案例分析,并附上详细的操作步骤,以更好地帮助大家学习和理解。

学会这些Excel小技巧,你也可以变成别人眼中的Excel高手,快来一起学习呀~


1、求和快捷键

Excel中经常会遇到对指定数据进行求和的操作,很多人都知道可以使用sum()函数进行求和计算。那么Excel中如何使用「快捷键快速完成对多行多列的求和」?

接下来让我们通过一个案例来看一下是如何操作的。

如下表所示,需要对行、列同时进行求和,放到“单品年度合计”行、“月度单人累计销售额”列中。

操作步骤:

1)首先,选中待进行求和计算的数据区域和求和结果存放区域;

2)再按“Alt =”快捷键;

这样就完成了同时对多行、多列数据快速求和的操作。


2、Excel中设置数字带单位为“千”,“万”,“亿”显示

如下表所示,将“销售额(万)”列的数字转换为带单位“万”显示。

操作步骤:

1)首先,选中需要转换数字单位的区域;

2)按“右键”,点“设置单元格格式”,点“自定义”,在“类型”中输入“0!.0,"万"”,点“确定”,这样就完成了批量设置数字带单位为“万”显示。

小提示:

同样的,可以将数字设置为带单位为“千”、“百万”、“亿”显示,操作步骤和上面的一样,只需要在“类型”中输入以下表达式就可以:

设置为带单位“千”#0.00,"千"

设置为带单位“万”0!.0,"万"

设置为带单位“亿”0"."00,,"亿"

注:“,”逗号为英文状态下的。


3、按单元格颜色求和

对数据进行求和可以使用sum()函数进行计算。那么excel中如何「按单元格的颜色进行求和」?

接下来让我们来看一下如何使用「筛选」 「subtotal()函数」来「按单元格颜色求和」

思路:首先,用subtotal()函数对指定的数据列进行求和,再对数据列按单元格的颜色筛选出来就可以了。

如下表所示,将“销售额”列的数据中大于平均值的数据标为玫瑰红显示,现在需要对「玫瑰红部分的数据进行求和」计算,没有标颜色的部分不参与计算。

操作步骤:

1)首先,在“销售额”列底部的单元格中输入公式:=subtotal(9, C4:C15)

2)再选中“销售额”单元格,点“数据”--“筛选”--“按单元格颜色”筛选;

这样就完成了「按单元格颜色求和」的计算了。


4、批量将数字转换为“万元”

在金额数字比较大的时候,为了更直观的看数据,可以将数字转换为“万元”显示。那么,有没有什么快捷的方法可以将数字转换为“万元”显示?

接下来让我们来看一下如何使用「选择性粘贴」批量将「数字转换为“万元”」显示。

思路:首先,使用「选择性粘贴」将数据批量缩小10000倍,再设置「单元格格式」,为数据添加单位“万元”就可以。

如下表所示,需要将“销售额(万元)”列的数字转换为“万元”显示。

操作步骤:

1)首先,在任意空单元格输入10000,复制该单元格;

2)选中需要转换为“万元”显示的数据区域;

3)点“粘贴”,选中“选择性粘贴”,点操作中的“除”运算,再点“确认,这样数字就批量缩小了10000倍;

4)按“右键”,点“设置单元格格式”,点“自定义”,在“类型”中输入“0.00万元”,点“确定”;

这样就完成了批量将「数字转换为“万元”」显示。

注:加、减、乘运算的操作也是一样的。


5、格式刷的快捷键

很多人都知道,可以点excel中的“格式刷”按钮就可以将选中数据的格式应用于其他的数据中。那么,Excel中“格式刷”有没有快捷键?答案是有的。

接下来让我们通过一个案例来看一下是如何操作的。

如下表所示,需要将“销售额(万)”列的格式应用到“销售额”列。

操作步骤:

1)首先,选中需要应用其格式的数据区域;

2)按“Ctrl Shift C”快捷键,这时鼠标变成了格式刷的样式;

3)选中需要应用格式的数据区域,这样就快速完成了使用“Ctrl Shift C”快捷键将指定数据区域的格式应用于其他区域。


6、行和列的转换

在处理Excel表格的时候,有时候需要对表格中的「行和列进行转换」。

接下来让我们通过一个案例来看一下是如何操作的。

如下表所示,需要将“月份”、“销售额”列转换为行显示。

操作步骤:

1)首先,选中需要进行行和列转换的区域;

2)“复制”该区域的内容;

3)将鼠标放到需要放转置数据的区域;

4)点“粘贴”,选中“选择性粘贴”,再点“转置”,点“确定”,这样就完成了对表格中的行和列进行转换

以上介绍的Excel中超实用的6个操作小技能,你学会了吗?如果有什么疑问,欢迎大家在评论区留言,我们一起讨论,共同进步。

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下篇文章我会继续对Excel中其他的操作小技能进行分享,请持续关注,敬请期待哦~~

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寄语:

我爱生活,喜欢记录生活中的点滴;

我爱向日葵,喜欢看着她朝着太阳微笑的样子,甚是可爱温暖。


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