wps办公技巧序列(WPS技巧 建库实现自动录入排序)

需要自定义表格项目实现菜单弹出选择录入，还要能实现对自定义序列项目的自动排序。那么在WPS表格中如何实现这些需求呢？

在表格项目的录入和排序中，手动逐项录入，数据升降序排列，甚至汉字按拼音或笔画来排列等，这些都容易办到。但是，有时我们会用到自己需要的一些序列，比如表格中涉及到的学历：博士后、博士、硕士、本科、专科、中专、高中、初中、小学等。这些序列在办公软件中没有内置，如果我们经常在表格中用到，那么如何进行序列的快速录入？如何对这个序列进行由高到低或由低到高的自动排序呢？

我们以国产办公软件WPS Office套件中的WPS表格为例来说明实现自定义序列快速录入和自定义序列排序的方法。假设有如图1所示这样一张表格，我们要实现在“学历”一列按弹出式选择录入；同时我们希望能对这列数据进行按学历由高到低或由低到高的排序。

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表格录入改用选单式

按图2所示进入有效性设置窗口。

02

1. 选择整个需要以菜单点选形式输入的列，这里是“学历”一列

2. 从窗口顶端选择“数据”

3. 接着选择”有效性”

在弹出的“数据有效性”窗口中，按图3所示设置有效性条件。

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1. “有效性条件”选择为“序列”

2. 选中后边的“提供下拉箭头”选项

3. “来源”中输入要录入的序列，注意要用半角逗号隔开

4. 点击“确定”

确定之后，在表格中对应列中就可以点击箭头，选择序列输入了（如图4）。

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小技巧：

来源还可以用另一种方法来设置。在表格的其他固定区域位置（可以是一行或一列）输入列表信息，然后点击来源的选择表格，选择好来源。

自创列表照样能排序

先进行自定义项目序列。在一个空白表格的单元格中输入需要排序的序列名称，项目之间用半角逗号分隔，本例为“博士后,博士,硕士,本科,专科,中专,高中,初中,小学”（如图5）。注意，一定要是半角逗号，否则会出错。

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录入完毕后，复制该单元格中的内容。然后通过“WPS表格”菜单选择“选项”按钮（如图6）。

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按图7、图8设定自定义列表。

07

1. 在“选项”窗口左侧选择“自定义序列”一项

2. 在右侧窗口的“输入序列”空白窗口中粘贴刚才选择的自定义序列文字

3. 点击“添加”按钮

之后窗口变为如图8所示的样子（如图8），点击“确定”按钮确认。

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接下来我们进行自定义序列的排序。选择整个表格，然后切换到“数据”选项卡，点击“升序、降序”分组右下角的启动器小图标（如图9）。接着按如图10所示在排序窗口中进行操作。

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1. 选中“有标题行”单选框

2. 从“主要关键字”下拉框中选择“学历”一项

3. 点击“选项”按钮

接下来按图11所示设置排序选项。

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1. “自定义排序次序”列表中选择上面自定义的学历列表

2. “方向”选择为“按列排序”

3. 点击“确定”

返回到图10所示窗口点击“确定”按钮，即可看到表格窗口中已经按学历高低进行排序了（图12）。

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