远程办公excel技巧(远程办公如何保障工作效率)

2020年春节疫情爆发，为了配合当时情况，国内领先的音视频通讯服务商游密科技率先面向全国用户捐出远程视频会议协同软件Teampro，不限时长、不限人数的供大家免费使用，一经推出，就吸引了大量用户前来下载体验。

目前，由于新冠状病毒暂未得到有效抑制，大量的公司选择延迟复工，学校延迟开学，因此远程办公就成了大家的必然选择。目前从互联网企业、教育机构、医疗、保险等各行各业都选择在家开展远程办公。

大家都认为在线远程办公就“无法监督员工”，员工会变成懒惰、不愿意干活、延迟推迟效率的“懒癌患者”。其实换个角度思考，企业要的是什么？是效率的提升及组织的思想核心力的提升。

其实远程办公和远程协同并不是一个特别新鲜的名词。之前很多外企尤其是美国企业都支持员工在家甚至旅游办公，叫做work from home，或者SOHO（Small Office，Home Office），很多中国公司之前没这个习惯，亦或是拿到的工具也很难解决效率问题。怎样利用现有工具更好的实现公司不减产？怎样才能更好的协同好大家的工作内容？成了当下大家最关心的问题。

首先，我们得正确认识，远程办公确实面临一些管理问题，而且与公司日常沟通习惯息息相关。

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远程办公和视频会议最常见的管理问题

1） 管理和沟通效率极大下降。因为无法见面，导致团队成员间沟通不能及时。原来喊一句就可以沟通的事情，现在必须依赖IM或者在线语音视频。由于时空不同步，导致信息的回复速度降低，多人会议的组织及召开较为困难，高度依赖在线视频会议工具的质量。

2） 缺少互相督促的环境气氛。人性的懒散倾向易抬头，缺勤、休息、开小差等行为的监督成本高，心态上容易产生慵懒的情绪，容易分心，难以专注工作。

3） 原来习惯的面对面的沟通交流。比如站立式晨会，白板跟进事项等线下惯用做法，现在需要线上工具。

4） 公司同事之间的时间管理问题，项目进度协同问题。可能原来当面一两句借助白板，纸笔描述清楚的事情，现在就需要更多的时间去阐述、表达。

当然，远程办公，也有一些优点，比如减少通勤时间，有些住的远的同事休息更好了，效率自然就更高了；在封闭和自我隔离的同事，有更多时间锻炼身体了，工作效率也更好了等等。

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解决方案：制度和方法篇

事实上，有不少互联网公司，由于平时管理积累充分，方法制度完善，已经给了一些优秀的实践，这里我们采访了Teampro的一批客户和业内项目、企业管理专家，给出了一些良好的远程协同的建议。

1. 首先，企业远程开工，“仪式感”要足

例如广东的互联网企业一般有开工日领红包逗利是的习惯，有些企业就在初7当天，远程开工的日子里，约定一个时间，全体员工上线，纷纷彼此拜年，用企业微信或者微信发红包，互相祝贺，同时也彼此报告下自己的身体状况和过年见闻，之后再各个部门线上聚会，春茗，这样大家能彼此找找工作氛围，有了假日过完了，要开始工作的生物钟提醒。

2. 在日常工作中，将目标一定要细化成单个任务，并且要专人跟进

可以在当前目标下，拆成多个任务组，并且每个任务组有一个Owner，负责跟进任务目标和任务的同步，对于特别紧急的任务得有设置更细颗粒度的Check-point。

3. 一定要建立起例会制度，形成早会（对应线下的站立式晨会）；晚会（当日回顾和盘点）

这样做的优点是可以将线下习惯与线上习惯融合好，大家习惯保留，但检查节点更细，避免因为在家办公干扰到具体的工作进展。

4. 企业行政或者领导可以给大家多一些时间管理和环境的指导和建议

重要的一点就是，“不做隐身人，件件有落实，事事有回音”，有了进展即时通过群或者软件沟通的形式“喊”，或者通过邮件等协助工具同步，紧急事件直接一对一电话跟进。

5. 撰写“日报模板”

让每一个在家办公的人必须填写，比如从“个人健康情况”、“今日工作计划”、“今日完成情况”、“重点待办”等方面，要求每人填写并发布当天的计划和重点安排。

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高效办公的一些小贴士

1.在任务管理上，信息平等很重要，让整个团队知道项目的关键和进度。

2.在任务拆解上，每个细分任务都要有里程碑设定，并将任务拆解到可执行的细分颗粒度。

3.有共同的高标准和高要求，对公司整体的做事态度和目标有统一标准的认识。

4.重视文档的编写,能将纷乱的讨论，变成可跟进的内容项，一定要写下来。

5.不可替代的面对面沟通，一定要让大家开摄像头。

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解决方案：工具篇

俗话说，工欲善其事，必先利其器，相信有了先进的工具，效率自然会提升不少。随着科技的发展，今天不管是即时沟通工具还是在线协作工具都已经非常多元化，比如我们目前使用的腾讯文档、语雀、企业微信等这一系列工具。好的方法论再加上工具辅助，就可以大大提高远程工作效率。

1. 在线沟通工具：QQ、企业微信、钉钉

2. 视频会议工具：游密科技Teampro智能协作平台

游密智能视频协作平台Teampro不仅可用于企业开会，还可以覆盖各大应用场景，包括政府、企业、教育、医疗、金融、制造等各个领域，进行远程办公协作、远程探视、远程教学、远程医疗、远程会见、应急指挥等。

3. 文档协同工具：石墨文档、腾讯文档、印象笔记

「腾讯文档」是一款远程办公的多人在线协作文档。支持Word、PPT、Excel等多种文档类型在线编辑，并实时保存在云端。

4. 任务看板工具：TAPD、Worktile、Trello、Teambation

Worktile 是一个团队任务协同工具，通过简单的协作、沟通和分享，实现团队交互与任务管理的轻松协作。工作随身带，多平台、云数据，随时随地与团队一起工作，项目、任务、文件、讨论、文档、事件、活动流、通知和日历。

基于此，我们也采访了深圳市大梦龙途文化传播有限公司CEO王旭日，他表示：远程办公确实需要一些技巧，使用游密科技Teampro的共享桌面功能，很快就能完成策划案讨论，能够高效完成会议，确保每天工作任务能够有效传达和验收。

游梦初心CEO kaka：远程办公最重要的一点就是好的方法搭配好的工具，远程办公要求每个人对自己实行目标管理，搭配使用协同办公软件Teampro和Tapd，能大大提高会议和工作效率。