wps仓库办公技巧(你会整理自己的知识仓库吗)

知识管理：不要让你的知识仓库混乱不堪

在这信息大爆炸的时代，我们为了丰富自己的专业巩固自己的专长，免不了要接触令人眼花缭乱的信息量，即使加以筛选甄别，，依然有数不胜数的知识量需要我们记忆。我们的大脑就像一个知识仓库，日复一日的被我们塞进去不计其数的知识，其中还包括一些被我们错误甄别的无效知识甚至有害知识。这样以来，我们的知识仓库就显得凌乱不堪。就像你走进一个杂物房，里面乱七八糟一大堆，你要找某个东西就必须花很多时间翻腾，甚至翻腾个底朝天你也找不到。

你有没有经历过这样的场景：当你想要表达某个观点时，你明明知道在自己的大脑里曾经存储过相关的知识，可就是模模糊糊的想不出来，你无法把存储在自己知识仓库里的内容调取出来组织起来，你自然也无法准确的表达你想要表达的意思。你为什么不能及时的从自己的知识仓库里快速提取出你需要的知识？因为你的知识仓库太凌乱了，就像你走进那个杂物房翻来翻去找不到你要找的东西一样。

到这里，你明白了吧，你的知识仓库需要整理。

一些大企业的仓库管理是遵从这样的原则的：分类摆放、标签标识、美观整齐、易于操作。其实，我们的知识仓库也可以遵从这个原则进行整理——分类、加标签、建立关联、归档，做到这四点，美观和易提取也就水到渠成了。

知识管理是个比较庞杂的课题，我们在这里仅仅针对个人的知识管理做个简要的论述。对于我们普通人来说，简单的个人知识管理就够用了。鉴于我个人的学识和能力有限，这里不过深的谈论知识管理。但是，我会通过公众号选择合适的时间合适的方式分享我在知识管理层面的新收获。

在了解个人知识管理前我们先了解一下什么叫个人知识管理。通过了解这个概念，可以让我们明确知识管理的根本目的。

个人知识管理，它一般指个人通过工具建立知识体系并不断完善，进行知识的收集、消化吸收和创新的行为过程。

知识管理的作用

1． 能快速找到自己收藏的文档来解决问题，速度要能快到“不打断思路”

2． 通过知识的收集达到提高个人竞争力的目的

3． 收集和消化工作、生活等所需的知识，能清晰的建立自己的知识结构，根据情况进行结构调整或内容更新，并能再次易于查找。

知识管理的原则

分类文件夹 建标签 建立关联 归档

给知识分类是知识管理的第一步，只有做好了分类，才能做到合理的存放。大的层面，我们的个人知识分为技巧知识、原理知识、事实知识、人际知识，当然，在实际使用中，我们可以根据自己对相关知识的理解和知识本身所属的类别来进行个性化分类。但是，不论你遵从什么分类方法，类别的名称标题必须是你完全理解且易于识别的。

分类的目的还不仅仅是为了直接存放，主要是为了建立以分类为基础的目录结构，在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。

那么这个目录结构是怎么体现出来的呢？通常情况下都是用文件夹或者标签。相较于文件夹，标签虽然也可以达到分类搜索显示的作用，但是它没有文件夹的层级作用，所有的标签都是“平级”排列的。

比如你要存储个人成长的内容，你可以建立一个叫个人成长的文件夹，个人成长还包括很多子内容，比如时间管理、目标管理、拖延症自控等等，这时候我们就可以在个人成长的文件夹下面建立几个子文件夹：时间管理、目标管理、拖延症自控……。时间管理内容里还有很多种管理方法和技巧，我们还可以在时间管理的文件夹下面再建立子文件夹，并将具体内容“写入”最终的子文件夹里。

如果你要用标签的方法分类个人成长的内容的话，你就要给每一篇内容添加一个标签，而这些标签是平级排列出来的，如果标签的类数比较少的话，你可以轻而易举的把需要的内容提取出来，这样比从分类文件夹里一层一层找要来的快；如果你存储的内容多了，要是还用标签分类的话，到时候你要找出来自己需要的内容就不得不面对一片标签，然后一个一个找了。此时，如果之前是用文件夹进行的分类存放，相对于找标签就会快一些了。

以上所说的文件夹及子文件夹分类和标签分类，在主流的知识管理类APP里都是可以实现的。但是我们常用的微信、浏览器这些APP就不那么完善了：微信的收藏里，可以在收藏后添加标签，后续需要提取内容时我们只能通过标签检索来找；手机浏览器的收藏虽然可以建立文件夹，但是似乎不能建立子文件夹（PC端可以）。

微信标签功能的使用：当你操作了收藏动作之后，在手机屏幕的下方会弹出添加标签的提醒。点击这个提醒按钮，会出现一个输入栏，你就可以给自己收藏的内容添加一个标签，建议这个标签是一个类别的名称，如果你之前已经使用过标签功能，在输入栏的下方就会出现你之前添加过的标签，如果你某一次想添加的标签之前已经用过了，你直接在下方出现的标签群里选择一下就可以了。如果你之前收藏了很多内容都没有添加标签，那么现在立即行动起来，打开收藏，在相应的主题上长按2秒，就会弹出“编辑标签”的功能菜单。

在微信里其实还可以写笔记：打开收藏，点右上角的加号，就出现了写笔记的编辑框，可以输入文字、图片、声音、列清单并标识待办事项，输入完毕点击编辑框右上角的三个点，就可以给自己的笔记加标签了。

微信收藏里找标签：打开收藏，点顶部的搜索按钮（放大镜符号），界面直接就会出现你之前建的标签群，点相应的标签，就可以看到这个被你添加这个标签的所有内容。

其实，这个操作是很简单的，但是很多人却没有使用，如果你经常收藏内容，建议你养成建文件夹或者添加标签的习惯。

知识管理的工具（锤子便签/印象笔记/WPS）

作为管理个人知识的工具，至少应具备以下四个条件：

1、有完善的“知识分类体系”功能，包括建立文件夹或者添加标签，或者两者皆备。

2、快速搜索：必须是基于索引的搜索，而不是文本扫描。也就是说可以搜出文件夹或者标签的名称。

3、支持多种格式的输入：包括文字、图片、声音、其它附件等等。

4、自动备份：你辛辛苦苦分类存储的知识必须存储在安全的地方，那些具有备份（自动备份）功能的工具是你最安心的选择。如果没有安全感，没有保证，那一切白搭。因为，那些都是自己的“心血”结晶！

基于以上前提，我优选了几个自己常用的APP工具，大家可以参考一下（提醒一下，选择APP工具一定要选择有一定的实力企业提供的APP，因为这个工具你需要长期稳定的使用）：

锤子便签 印象笔记 WPS

锤子便签：

在便签类的APP里，我觉得锤子便签还是挺好用的。可以建立文件夹（不能建子文件夹），可以给具体的某一个便签加星标，所有打了星标的便签不论它们原本属于哪个文件夹，它们都会自动出现在一个叫“加星便签”的文件夹里，同时在它们原本归属的文件夹里还依然存在；每一个便签的顶部都显示该便签的字数；可以编辑纯文本便签、富文本便签和Markdown便签，可以列清单标记待办事项；应用小巧操作流畅，可以同步云存储（锤子科技的欢喜云）；各个便签可以随时移动到其它文件夹；适用于记录灵感、笔记、随身写文章。锤子便签是免费使用的。

印象笔记：

印象笔记是比较专业的知识管理APP，可以建立文件夹并分类子文件夹；可以在其它应用、APP里直接收藏网络页面到印象笔记里；可以编辑输入文字、图片、手写和常用附件（音频、视频等等）；可以设置事项提醒；单个的文档可以随意的移动到其它文件夹；可以给单个的文档添加标签，如果你万一记不起自己的某个文档存在哪个文件夹里了，就可以快速搜索标签把它找出来；当你想要删除某个文档时，系统会让你输入“删除”二字用以防范自己误操作；适合于建立较为复杂的知识库。免费版每个月只有50M的上传流量，单个文档的存储空间也十分有限，不过好在标准版的年费并不贵，而且足够一般的个人使用。

WPS：WPS最强大的是对文档的编辑功能和多级子文件夹的建立，这是我最满意的功能；同步云存储简直比你自己还上心，倍感安全；如果不小心错误操作了很多次，还可以通过收费版的找回功能找到以前的某个文档的某个版本；应用比较大功能多，不适合记录便签和简短笔记；如果你下载了WPS同时是用微信登录的，那么再微信公众号（WPS办公助手）里你的文档都是跟APP同步的，而且，在公众号里也可以完成APP里的众多操作，包括建立/删除文件夹、移动文档、重命名等等；我对WPS推崇备至的原因还有就是，我的这本书的书稿全部都是通过手机端WPS完成的（因为我本人的工作原因）。

不论是锤子便签，还是印象笔记，还是WPS，你可以根据自己的使用偏好自由选择，或者组合使用。我就是组合使用的：我用锤子便签记录灵感、待办事项和简短笔记，还有排列/修改/完善这本书的写作目录和架构；用印象笔记收藏跟这本书的各个章节类似内容的网络文章作为参考、记录我在职场上的学习笔记；用WPS把这本书的目录建成多级文件夹，并完善具体写作内容。

当然，用来做知识管理的工具APP绝不止这三个，你可以自己到各个应用库搜索试用，找最适合自己使用的。

不论你使用的是什么工具APP，你都需要尽可能的把自己在APP里建立的文件夹和标签搬进自己的大脑里，当你需要某个知识点时，你要能够立即记起相关的收藏文档在哪个APP的哪个文件夹里，或者你曾经给它添加了什么标签。

知识管理的过程中的注意事项

枯燥：

做知识管理，短期可能看不到效果，甚至简单枯燥的操作也会被你认为是毫无意义的等等，这个时候千万不要灰心，你要坚信，过一段时间一定会收效的。有时不知如何归类，重要简单枯燥的操作而认为无意义等等要克服的心理和意志

做法：因为要制作知识分类体系，并按一定规则存放和归类，这时就会因不知如何分类而烦恼。个人知识管理，最重要的是对信息的甄别、筛选、分类能力，以及文件夹和子文件夹的架构能力。不过这些都不算难事，如果遇到不知道该如何分类的情况，就先把文章收藏在临时文件夹里，等自己把文件夹分类建立好了再一个一个移动过去。总之，要自己多尝试多练习。

最后

知识管理是个挺复杂的系统，远不像我们在本章里看到的这么简单。当然，作为一个普通的用户，用这些小技巧管理自己的知识库也是够用的。