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办公做文件技巧(学会这四个步骤,轻松整理好各种办公文件,让工作效率事半功倍)

  • 叁碗诸角 叁碗诸角
  • 办公技巧
  • 2023-07-04 08:43:40
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我们平时都说越忙越乱,越乱越忙。人们在工作繁忙时,每天都会使用到不同的文件,而这些文件都来不及花时间去整理,因此就会感觉特别凌乱,如果文件很凌乱,那么自己需要用到文件的时候,又不容易准确找到自己想要的文件,工作效率也变得低下。其实,我们通过电脑文件进行系统的整理和分类,就可以让我们每次都准确的找到自己想要的文件,从而提高自己的工作效率。只需四个步骤,让我们学会对电脑文件进行分类整理!我们一起看看吧。


一、根据自己工作日程的时间轴线进行文件分类


在工作中大家都有很多的工作任务,每一个工作的完成都有一个期限,有些工作当天就必须完成,有的任务只要一周内完成就可以了,有的工作则可以一个月内完成则可。所以我们可以根据自己工作日程的时间轴线来进行文件分类。将自己当天必须完成的工作放到一个文件夹,将短期限的文件放在一个文件夹里,然后期限比较长的工作又单独放在一个文件夹。我们可以先完成当天的任务,在完成短期的工作,一步一步的完成所有工作。工作的分类其实每个人的想法都不一样,但是这四个分类的方法都比较适合一般人,一起看看吧!

1.当天必须完成的工作

2.在短期内需要要完成的工作

3.期限比较长的一些工作

4.花费时间比较少的一些琐碎的工作


二、建立一个“今天的事情今天做”的文件夹


“今天的事情今天做”,很明显,这个文件夹的文件都是一些自己当天必须完成的工作任务。可能早上的时候这个文件夹里的文件会很多,但随着我们慢慢的工作,慢慢的完成一件又一件工作任务,直到这个文件夹的工作任务被彻底被清空之后,我们就可以轻松下班回家;当然,如果我们文件夹里的文件比较多,那么我们一整天就优先完成相关的工作,如果当天的工作任务有什么变化,我们也要相应改变文件夹的分组。


三、建立一个“短期限完成的工作”的文件夹


“短期限完成的工作”,很明显,这个文件夹里,就是要存放一些需要在短期限内完成的工作,这个文件夹里的工作,虽然不像“当天必须完成的工作”一样,必须我们当天完成,但是这个工作也需要我们尽快的去完成,需要我们在他规定的日期内完成,所以这个文件夹里的工作,当我们当天必须完成的工作完成之后我们就应该优先完成。因为可能在工作完成期限内我们会突然收到其他的任务。当然,虽然都是短期内完成的任务,但是我们要给这个文件夹标好不同时间,提醒我们不同文件的不同期限。


四、建立一个“长期限的工作”的文件夹


“长期限的工作”,很明显,就是我们不急于去完成的工作,这些工作不急于让我们去完成,因此这类的工作我们可以把他放在一个文件夹内,等到我们处理了比较忙的工作的时候,再去处理。其实文件分类就是让我们面对文件有很好的优先处理的顺序,提高我们的工作效率,所以我们在分类文件的时候,应该迅速的完成分类,不要犹豫如何分类,不然这样就失去了文件分类的意义。

在职场,一个员工学会了如何处理文件的习惯,就可以把属于自己的工作进行很好的分类,自己的工作也可以有次序的依次完成自己的任务,而且一点也不慌乱。如果你不习惯整理,你经常“越忙越乱”,那不如学习一下这四个小步骤吧!


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