电脑考勤办公技巧(用人单位在实践中容易犯的错误——考勤篇)

实践中发生的劳动争议案件，有一半以上的案件都涉及到了工资问题，在这些案件中，又有80%以上的案件涉及到了加班工资问题，特别是2006年10月1日起实施了《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》后，这种情况尤为突出。该司法解释第二条规定，拖欠工资争议，劳动者申请仲裁时劳动关系仍然存续，用人单位以劳动者申请仲裁超过六十日为由主张不再支付的，人民法院不予支持。这就导致了只要员工告单位的，大多都会主张2年以来的加班工资请求。笔者从业以来处理了大量的劳动争议案件，发现用人单位在考勤管理方面存在着诸多问题，导致了其在仲裁及诉讼活动中处于极其不利的局面。在此，笔者对这些问题进行了总结，也提醒用人单位对这些问题要给予警示。
1、没有考勤管理。
案例1：张三是深圳特区外一家小玩具厂的员工，单位对员工的管理基本上就是放任自流，无任何考勤管理，对迟到、早退这些轻微的现象也不做任何处罚，单位对此的理念是希望用宽松的管理能把员工给挽留住。后来，因为张三跟工厂的主管在工作中发生争执，导致张三在一气之下申请劳动仲裁，张三主张其每月工作28天，每天工作12小时，要求2年以来的加班工资。事实上，据工厂的主管说，工厂一般是没有加班的。结果，因为单位没有任何考勤管理，导致了劳动仲裁委员会及二审法院均支持了张三的请求。
建议：单位管理再宽松，怎么也要有考勤管理，否则，发生加班工资案件的，将会因无考勤管理而败诉。
2、实行综合工时制度或不定时工时制度没有审批 。
案例2：张三是深圳某公司的司机，其与单位签订的劳动合同中约定了工作时间实行不定时工时制度。2008年4月，张三在同乡处得知同乡告单位主张2年加班工资胜诉之后，与公司协商要求支付2年以来的加班工资。公司不同意，认为，张三实行的是不定时工时制，其不存在着加班的情况。张三遂申请劳动仲裁。经查，单位未向劳动部门对张三的工种申请不定时工时制。为此，劳动仲裁部门支持了张三的请求。
建议：按照《深圳市员工工资支付条例》的规定，实行不定时工时制的员工，法定节假日工作的，才按标准工资的300%支付加班工资。本案中张三的工种完全有理由向劳动部门申请实行不定时工时制的，只是，单位以为在劳动合同中约定就可以了，没有办理审批手续导致案件败诉。因此，对于实行综合工时制和不定时工时制的，单位务必要向劳动部门办理审批手续。
3、合同约定或规章制度规定的工作时间超出了每周40小时。
案例3：某某公司在《员工手册》中对于工作时间的规定是这样子的：每周工作6日，每日上班时间为：9:00—12:00， 14:00—18:00。这就导致了每周工作时间为42小时，但是该公司对多出的2小时还未按加班计算。导致了后来有离职员工对此申请劳动仲裁，要求单位支付每周该2小时的加班费。最终，劳动仲裁部门支持了员工的请求。
建议：如果单位不想支付加班工资的，那么，应该合法安排员工的工作时间，否则，将导致员工有加班事实的存在而需要支付加班工资。
4、考勤记录无员工签名确认。
案例4：某某电子公司实行的是指纹考勤，每天根据员工的指纹来在电脑上登记考勤，只有电脑记录存档，没有员工本人的签名。2008年3月，因为劳动合同签定等问题，公司的部分员工与公司发生争执，遂申请劳动仲裁，要求2年以来的加班工资以及解除劳动关系经济补偿金等请求。单位提供了2年以来的电脑记录存档的考勤统计表来证明工作时间，同时，还让考勤管理人员和主管部门的负责人在考勤统计表上签名。结果，员工对考勤记录的真实性不予确认，导致了劳动仲裁部门不采信单位提供的考勤记录，最终作出了不利于单位的裁决。
建议：考勤统计表一定要有被考勤员工本人的签名认可。
5、传统考勤记录，无具体时间的记载。
案例5：某某清洁公司的上班时间为每周工作6日，每日工作6.5小时。实行的是人工登记考勤，由班长对本班人员的出勤情况在考勤表中予以记录，考勤表中只显示出勤、事假、病假、迟到、早退、旷工、探亲假等考勤符号记载，而没有具体出勤时间的记载。考勤表每月都由员工签字确认。2006年8月，单位解除了某员工的劳动关系，该员工经咨询律师后申请劳动仲裁，要求单位支付2年来的加班工资，其主张每日工作12小时，每周工作6日。单位提供了考勤表证明该员工无加班，结果，一、二审法院均认为单位提供的考勤表上无具体的上班时间的记载，无法证明员工的实际工作时间，遂采信员工的主张，裁决单位支付2年以来的加班工资。
建议：对于此类型的考勤，一定要有具体出勤时间的记载，可以把出勤的符号做一个说明，出勤I：意味着出勤6.5小时。如此一来，员工再主张其每日工作12小时的，单位就有充分的证据反驳了。
6、中午休息考勤无体现。
案例6：某某公司在《员工手册》中对于工作时间的规定是这样子的：每周工作6日，周一到周五的上班时间为：9:00—12:00， 14:00—18:00，周六的上班时间为：9:00—12:00， 14:00—16:00。考勤实行的是电子考勤，早晨上班打一次卡、下午下班打一次卡。中午的午餐时间和休息时间都没有能显示。某离职员工申请劳动仲裁，认为其中午只休息了30分钟的午餐时间，虽然单位的规章制度规定了具体的上、下班时间，但单位并未按该制度实行，因此要求每天1.5小时的加班工资。单位提交了考勤表。最终，仲裁部门支持了员工的请求。
建议：单位要在考勤表中及时、精确地记录如下事项：上、下班时间、午休时间、迟到时间、早退时间、旷工的时间。如果遇到员工旷工或擅自离职等特殊情况导致员工无法对考勤确认的，应该由员工部门的负责人及考勤员在考勤表中注明理由和原因。同时，单位要及时依据单位的规章制度作出书面的处理决定并通知员工。
7、没有妥善保管考勤资料。
案例7：张三是某医院的员工，离职后，张三申请劳动仲裁，要求2年以来的加班工资。张三认为，医院只有他一个人从事拍片子的岗位，因此，他一年365天，天天上班，而且每天工作16个小时。医院则认为，张三所陈述的不是事实，但是因为医院管理的混乱，张三所在部门的考勤记录已经丢失，导致医院无法提供考勤记录。最终，劳动仲裁部门支持了张三的请求。
建议：没有保管好单位考勤记录，导致发生劳动案件之后，单位提供的考勤不全或无法提供考勤，将使单位陷入不利的局面。因此，单位要注重对考勤资料的定期收集和存档管理，当一个考勤周期结束后、一个年度考勤结束后，单位应分类把考勤资料装订成册予以存档并妥善保管好。
8、加班无审批制度。
案例8：张三系一IT公司的技术员，单位实行的是电子刷卡考勤，每天员工凭电子刷卡来记录考勤。张三因为单身，下班后没有别的事情做，大多都呆在办公室上网、玩游戏、聊天之类的，离开公司时才刷卡，因此，张三的考勤记录上大多是下班时间是21：00左右的记载，休息日张三也来公司刷卡，然后呆在公司上网等。2008年5月，张三与单位主管发生矛盾后愤而辞职，继而申请劳动仲裁，要求单位支付加班工资。单位则认为张三无加班事实，其考勤记录上的下班时间只是其拖延下班时间发生的，而且，那些张三也没有忙工作，而是做自己的私事。最终，劳动仲裁部门支持了张三的请求。
建议：单位可以制定加班制度，规定加班审批程序，要求员工提出加班的必须填写加班审批表，经单位批准的才算加班。否则，员工自行延长工作时间的，不是加班。
9、工作日加班或节假日加班，单位安排补休。
案例9：张三是深圳某公司的财务经理，在工作中经常发生加班行为。为此，单位对于员工的加班全部都采用了调休的制度，不论是工作日加班、休息日加班还是节假日加班，以规避比正常工作时间的工资要高得多的加班工资。2008年，张三申请劳动仲裁，要求单位支付其工作日和节假日加班的加班工资。单位则认为，张三是有加班事实，但单位已经安排补休了，因此，不同意支付加班工资。最终，劳动仲裁部门支持了张三的请求。
建议：单位应把握好以下原则：工作日和节假日安排员工加班的，应当支付加班工资，不能安排补休。休息日加班的，首先应安排补休，不能的，才支付加班工资。