办公邮件小技巧(电子邮件的兴起，让职场关系出现另一种形式)

会上网的人一般都会有电子邮箱。而有电子邮箱的人，应该都收发过电子邮件。你已经掌握了电邮的沟通技巧，是吗？你能恰到好处地用文字把自己的想法表达出来，是吗？你的邮件从来没有触怒或伤害到任何人吗？也从来没有引起过误会？有没有人会对你的邮件过度解读，发现其中的弦外之音，虽然你本意并非如此？如果以上几条你都能做到，那我就不用再废话了。

然而真实情况是，收件人的的确确会曲解你的意思！读完收到的信息之后，他们处理这些信息，然后大脑会按照他们的主观意愿进行解读。从邮件的第一行到最后的签名，到过了多久你才回复，乃至这封邮件你抄送给了谁，你的每一句话都如同白纸黑字，一旦对方对你有所指责，它们都是铁证。（在你自己的电脑或者其他设备上删除邮件这个方法并不可行，哪怕是几个月甚至几年前的信息和邮件，好的IT部门也可以恢复。）你没有胜算。真的没有吗？

有的。你的邮件可能会点燃一个火花，在公司引起爆炸，但是有些方法可以让你避免这个局面。在这里我就不赘述各种技巧，因为网上的好点子真的太多了，比如：

● 优化电子邮件在移动设备（手机、平板电脑）上的阅读感受。

● 不要添加附件，除非对方有特别要求。

● 标题应该抓住重点，尽量简短（不超过35个字）。

● 不要在中间跑题。

● 段落要短小精悍，内容尽量简洁。

● 最好有要点。

● 所有的单词都大写会显得太夸张。

● 所有的单词都小写会显得幼稚。

● 不要涉及隐私。

● 如果没有打算“回复所有”，那么操作时要小心。

● 注意和对方的时差。

● 开启拼写检查和自动纠错功能。

● 周末或者下班时间不要发送工作邮件。

● 使用邮件密送功能可能会让对方觉得你鬼鬼祟祟的。

● 确认网络连接没有问题。

● 因为刚上班时收件人会收到很多邮件，所以不要在此时发送邮件，这样你的邮件才不会被淹没在堆积如山的信箱中。

好看的签字和签名

该说的都说得差不多了，不过我发现总有人到了结尾签名的时候把事情搞砸，所以我这里还是要叮嘱几句。如果是在公司发的邮件，那么邮箱自动生成的包含公司信息的尾注即可（如果收件人跟你合作了很久，很熟悉的话，其实连尾注也不需要）。你可以在尾注前打上简单的问候语，比如“非常感谢”“谢谢您”“祝安”等。在签名处不要使用过于浮夸的字体、图片、太亮眼的公司标志，或者那种得半天才能显示出来的图形。（一定有人给你发过这样的邮件吧，可惜没有“取消订阅邮箱”这个键！）

下面要介绍的这个小技巧是我的独门秘籍，它既能确保邮件的职业性，又能让它充满温暖的人情味。给客户、同事或者老板发邮件的时候，多数员工一开头就直接称呼对方，比如，“你好，海登”“嗨，海登”“嘿，海登”，或者简简单单的“海登”。而称呼对方名字是最能吸引收件人注意力的，所以绝对不能滥用，要把好钢用在刀刃上。你可以在讲到重点时称呼对方名字，以得到他的关注；或者在邮件最后称呼对方名字，以增强双方的情感联结。

在人群中听到有人呼喊自己的名字，他（她）一定会打起精神，竖起耳朵；同理，当邮件的最后冒出自己的名字时，他（她）也会给予额外的关注。比如你希望海登在截止时间之前能够给你答复，如果你在邮件里这么写，“星期五下午两点之前请回复我”，他或许会忘掉。为了凸显这件事的重要性，你应该直接在这句话里添上他的名字。“海登，我等待你的回复，下午两点之前”，这样他就会更加留心截止时间。

在邮件的最后写上收件人的名字，会让对方感觉到你的关心。你或许听过这么一句谚语，“自己的名字是英语中最动听的词汇。”所以你可以做点与众不同的事情，开头不直呼姓名，而是在邮件的末尾写道，“与你共事非常开心，海登。”或者“期待着你的回信，海登。”

小技巧21 称呼对方名字，让重点更加醒目

对写信人而言，在邮件中称呼对方名字是有好处的。如果你想突出某个重点，你可以在重点语句中添上收件人的名字。另外，在邮件的最后称呼对方名字，能够让正式的办公邮件不那么冷冰冰，更富有人情味。

没有表情符，邮件同...

几乎没有人心里不喜欢表情符，爱心形的，小猴子图案的，头上长角的，表情惊讶的，无可奈何的，等等。没有这些滑稽可笑的表情符之前，我们究竟是怎么表达感情的？在当今这个时代，与其说使不使用表情符是代沟问题，还不如说它象征的是职业素养上的差异。虽然说我们所处的时代正在经历日新月异的变化，但是仍然有很多人认为，使用表情符是词汇贫乏的表现。那么，热衷于表情符的职场人士应该怎么做呢？

有这几条需要注意的：与职位比你高的人沟通时，不要使用表情符，除非他先用。与其他公司的职员通过邮件商谈工作时，也不要使用表情符，哪怕是好朋友也不行。如果你的邮件被发送给其他人，这会影响你和你公司的声誉。（私人沟通时，也不要给在1980年以前出生的人发送表情图，除非你非常了解对方。）最后，我要说说表情包的升级版——动图。在工作场合给别人发送动图，会产生太多不好的影响，所以，请你忘记它们的存在吧。

那么表情包的低配版——感叹号可以用吗？过多地使用表情包，已经钝化了人们的感官能力，也有很多人在邮件中频繁地使用感叹号。如果一封电邮中有超过一个或者两个感叹号，收信人会对你的语言水平表示怀疑，认为你无法正确地用语言表达自己的情感。一定要控制感叹号的使用频次，遇到表达方面的困难时，不如多用用电脑里的近义词词典。词汇量大的人，通常会让人觉得更富于创造力，更有文化，也更聪明。想想看，只要点点鼠标，屏幕上就会弹出很多可供选择的词汇，你可以从中选择合适的词，恰如其分地表达自己的想法，既不需要表情包，也用不着感叹号。何乐而不为呢？