word办公技巧信封(巧用Word邮件合并功能批量完成信封填写)
- 办公技巧
- 2023-08-24 02:53:25
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工作中,碰到领导交代给客户寄纸质信件,如果是5封,10封还好,一个信封一个信封填就是。可,碰到要寄50、100封以上,甚至几百封,怎么办??
别着急,如题,我们巧用Word邮件合并功能秒填100 信封。
邮件合并功能关键有这么三步:整理通讯录、自定义纸张大小及排好数据位置、合并输出,下面我们一步一步来看。
一、整理通讯录
信封上有邮编、收件人地址、收件人姓名及称呼,寄件人地址、邮编。寄件人信息是不变的,不必输入表格,我们只需将收件人的信息整理到电子表格即可。
可以看到,在Word邮件合并功能的收件人列表数据来源中,有以下15种(见下图),本人使用较多的是excel文件及access数据库。
我们以excel文件举例:
按以上模板整理后即可。
二、自定义纸张大小及排好数据位置
这一步骤最为重要,分为三个阶段进行说明,第一阶段,用尺子测量好信封的尺寸,在word中自定义好对应的文档;第二阶段,调整好邮编、地址、姓名、称呼在word文档信封上的位置,此处,如果信封正面为空白,无邮编方框的最佳,如果有方框,则要注意方框的位置,让邮编尽量进入框内;第三步,在相应的位置插入值(可变数据),调整好字体、字号、空格等。
第一阶段:量尺寸
手头上的信封是标准的DL信封,尺寸为11*22CM,在word2013中的预设,如果没有预设的,量到尺寸后在纸张大小——其他页面大小中进行页面设置:
第二阶段:定位置
邮件合并功能制作信封,最好是空白的,即无任何内容,如果遇到类似下图这样的,有邮编方框,则要通过调整页边距、行距等,或者也可以通过无边框表格来进行定位。
这里要求细心,并不难,调整到位后可以裁好信封大小的白纸或用多余的信封试打几次,直到满意为止。
第三阶段:调格式
将通讯录选中,在相应位置插入数据,调整好字体、大小等。
点使用现有列表,找到电脑中存放的通讯录(地址)
选中sheet1$,确定,即可。
点击“插入合并域”,将数值放入相应位置
如下图
将不变的寄件人地址、邮编等信息打上。调整好收件人邮编等字号、位置。
三、合并输出
恭喜!到这一步,很快就要结束了,按上边步骤制作完后,可以对数据进行预览:
可以点右边“完成并合并”,“打印文档”,输出一个信封看一看效果。
如果没有问题,则可以全部输出。
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