做人事的办公技巧(高效人事档案管理，还得要[2号人事部])

有网友问老刘：

本人从前台转岗做一家中小型企业的人事助理，HRM说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。

我看了一下目前公司的人事档案，其实就一摞纸质的员工信息登记表和一些没有盖章的劳动合同，没有电子档，查找员工个人档案，全靠翻找纸质存档。

我现在很迷茫，不知从何入手，请问各位大神，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

高效人事档案管理，还得要[2号人事部]

前几天跟前美的的高管老徐寒暄，我问老徐在干嘛？老徐自嘲，除了干点人事，其他的事情都干不成了。这话是用山东口音讲的，听起来就让人发笑。我再问老徐，难道现在干的不是人事？老徐也笑，说现在的队伍不好带了，年轻人除了嘴巴功夫厉害，做个人事档案都弄不好。于是，我们聊到了三茅网的[2号人事部]。

首先，就是把HR解放出来，从事务型HR，先变成管理型HR。

我们这个社会已将由信息化时代进入到人工智能时代，EHR也必将进入EHR 或AIHR时代。当其他HR能够熟练借助人工智能工具进行高效管理的时候，你却在远在漫步，一字字的输入简历或者进行纸质档案汇编，你可能已经OUT了。

图1 [2号人事部]的操作界面非常清爽

对于中小微企业而言，其抗风险能力非常孱弱，一个人事档案的缺少，就有可能让企业陷入一场被动的劳动纠纷官司。自疫情以来，经济下行趋势，人口逐步进入老龄化，数字化转型成为小微企业克服困境的关键因素。业务数据不联动，效率低下，是这些企业的通病，小微企业都面临着人事、考勤、薪酬等业务数据不通，共享受限。薪资、绩效等HR报表外泄风险。

图2 多模块联动共享，按权限进行分工，确保高效 保密

​像[2号人事部]这种EHR 软件，基于领先的HR架构设计和叠加互联网接入新模式，为小微型企业的人事档案管理构建了一种全新人力资源管理模式，能达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。[2号人事部]的引入可减少企业HR的日常行政负荷，帮助HR从事务型转变到管理型。

图3 无所不包的[2号人事部]

其次，把管理型HR变成组织型HR。

以[2号人事部]为例，围绕企业的核心业务，实现了HR逐个模块的高效协同。从人事组织、招聘协作、考勤假期、薪酬设备、培训学习、绩效考核、流程审批、员工服务，到增值服务，功能实现了包容性。同时，还实现了电子合同、背景调查、人才测评、电子工资条、在线入职、考勤打卡等增值服务的升级和延伸。

图4 健全的人事管理模块

从管理到组织，又是对HR岗位人员的一大调岗，“管员工是徒弟，组织员工是师傅”。以基础人事工作为例，[2号人事部]支持花名册导入功能，HR们从此不再为输入忙碌。从员工入职管理需要的花名册、员工档案库、合同管理到员工的日常统计分析、人事报表、个人动态、培训经历、关怀通知等动态分析，再从员工成长履历的转正管理、人事异动、任职记录到员工的奖惩记录、考察期管理和离职管理，实现了全流程跟进，HR不仅仅是一个人力资源管理者，更是企业运营管理的组织者之一。

图5 组织架构和岗位职责一目了然

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根据导入的花名册，自动生成组织架构和岗位职责。当然了，这里的岗位职责可以进行调整，或者自己不满意，重新输入，或者使用三茅HPT也可以自动生成。这是一款有温度的产品，覆盖任何一个企业内人才的整个职业生命周期。同时，[2号人事部]非常容易上手，至少提高组织工校500%，助理各位HR人才迅速转型升级为组织型人才。

图6 [2号人事部]关注HR的同时，也关注管理者和员工

最后，把组织型HR变成战略型HR。

来来来，我们回过头，再看看[2号人事部]的全景图，这个不仅仅企业内部管理软件，还延伸到到企业外部的求职者，同时还能结合网页端、客户端、APP、微信/企业微信，实现了从内到外，从上到下，全方位覆盖。仅就此而言，方言华夏，能够把功能和覆盖面做得如此全面的EHR 软件，仅此一家。

图7 [2号人事部]实现了数字化工作场所与协作服务

以电商直播企业或者技术人员密集型软件开发企业为例，通过实现直接提升工作效率500%。HR部门不再是一个跑龙套的部门，它直接变成了企业运营部门或者高效利润部门。员工体验大幅度提升，带来企业内部员工关系的改善。HR效能提升，带来高效办公和工作透明，推诿扯皮减少，重复劳动这样的工作量明显减少。管理者能够快捷掌握企业内部人员情况（动态获取报表），内部工作审核提速，决策能力提高，企业各项浪费降低。

图8 大幅度提升HR工效的 [2号人事部]

当传统线下入职、登记、面试通知、人才测评、背调、签订劳动合同、日常审批、考勤统计、薪资结算、培训安排等日常事务性工作交给 [2号人事部]之后，将给HR释放更多的精力和时间处理组织管理工作、企业运营管理工作。举个例子，你想一想，一秒钟即可算出工资，考核方案也将在线上完成。那么，HR不做战略管理，还能做什么工作呢？

图9 一天搭建绩效管理体系不是梦

综上，刘不是重新带领大家体验 [2号人事部]新风格和新风范，升级迭代后的EHR 软件将更加满足多样化口味，众口难调将不是难事，一天之内就可以搭建一个中小型企业的绩效管理体系。