excel办公技巧陈老师(这些好的EXCEL数据处理习惯，你有吗？)

在一次美世咨询公司人力资源管理培训中，有幸听到一位资深美世顾问分享了其从业多年的数据分析习惯，其中并没有涉及很多高大上的excel操作及公式，相反都是一些简单易上手的数据表单处理原则。笔者从业人力资源工作也快10年，发现其中的一些习惯自己本身也在践行中。在日常工作中具备良好的工作习惯，往往对好的结果输出有重大影响。这些好的数据分析习惯，我觉得无论是对于初入职场还是从业几年的人力资源从业者，尤其是薪酬从业者会有比较大的启发。下面就和大家分享一下：

1、发过去给别人的表格，永远视为是自己的最终稿（Final）

这是衡量表格数据处理者是否具备良好职业素质的首要条件。本着对表格接收方应有的负责任态度，每一次表格发出去之前，问问自己是否已再三校对复核无误，避免后期因为有误反复修改，耽误彼此宝贵的时间。

2、保存数据表格时，请永远定位在A1单元格

为什么是放在A1单元格？而不是B1、C1或D1，这个是因为人的阅读习惯都是从左往右，从上到下，所以放在A1格是最合适。这也是一种换位思考，试想如果一个偌大的表格，光标定在了表格中间位置，看表者还要用鼠标持续拖动向上拉条才能看到表格名称及标题，是一个耗时耗力的动作。

定位A1单位元示例

3、适当使用微软雅黑字体，会让你的表格显得更加柔性

第一次接触微软雅黑字体，是在一次和咨询公司合作的薪酬体系改革项目中。在做薪酬数据分析的时候，突然发现咨询公司EXCEL表格与微软雅黑字体出奇地合拍，会让本来冰冷的数字顿时焕发生机，让阅读者能够更容易去细看表格数据。

4、表格编辑过程中取消网格线，能让整体视觉更加整洁

取消网格线会还原给你一张洁白的画布。取消了条条框框的限制后，这时你可以尽情地在画布中施展你天马行空的EXCEL编辑技巧，输出绚丽的表单。

5、区分不同的表头颜色能让你更有效率

区分表头颜色能够让编辑表格者理清数据逻辑，同时也让阅读者能够快速抓住主要数据信息，以便高效做出相关决策。

6、对有需要传递纸质文件的，转化为PDF，并做好打印设置

在日常工作当中，无论表格是不是有打印需求，笔者都习惯做完表格后做好清晰的打印设置，并转化为PDF版本或其他方便领导阅读的方式，以便领导可以随时在PC端或移动端查阅。

7、所有数据均来自于公式，而非贴入或手写

设置公式的主要目的在于可以在数据口径调整的时候，修改原始数据自动高效输出，降低手写或贴入的错误。

8、对于固定参数使用下拉（数据验证）功能，减少差错度；

对于具备显著分类的固定参数，恰当选用数据下拉按钮，可满足对于某一类固定参数进行数据随时调取查看的需求，并可以进行相关的数据验证。

9、所有表头均不用合并单元格；

在目前很多人力制表从业者，在表头设置的时候还是非常倾向于使用合并单元格，特别是对于表头有一二级展示需求的时候，殊不知对于数据汇总处理来说是一个巨大的bug，在进行数据透视汇总时，合并单元格的数据不能被有效识别。

10、所有表头均是非常清晰，如有必要检查是否重叠

表头的设置需要存在一定的逻辑关系，无论是采用演绎或归纳的方式，需要遵循的原则是MECE原则，不重不漏，逻辑闭环。

11、善用subtotal，能够及时筛选想要的数据

这个可以结合固定参数使用下拉使用，特别是需要对某一类固定参数进行数据汇总的时候，进行有效筛选后，subtotal能够高效输出结果。

12、主工作表请进行分区

主工作表是进行数据分析的过程作业表，故需要在进行编辑过程中，对不同功能区进行区分，以便快速准确输出数据分析结果。

13、适当使用数据冻结

适当对原始数据表的数据予以冻结，目的在于防止编辑者或接受者在操作过程中误删或调整原始数据，导致数据结果前后不一致。

14、建立回收站，便于今后识别数据反复

在数据处理表单中单独建立数据回收站，将在过程中删除或调整的数据归于回收站，目的便于今后识别数据反复，能够快速还原历史数据。

15、所有的数据展示区、chart，均以能贴入PPT为要求

以终为始的思路，对于大部分的汇报场景都会以PPT方式为最终展示形式，故在处理EXCEL数据表过程中，需要考虑到后期如果要复制在PPT上，是否能够实现快速转化。

16、撰写各表功能，能提高查找效率，并且更能理清思路

在EXCEL数据处理过程中，各类SHEET表中承担着不一样的分工，如费用标准库、人员名单、数据汇总表、分类汇总表等等，这些表单不可能集中于同一个表单，故需要在编辑过程中分好组并撰写个表功能，能够提高后续查找效率。

以上就是笔者分享的16条数据处理的习惯，虽然不一定齐全，但一定是有效的。如果你有其他更好的习惯，欢迎在评论区随时交流及学习。