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文秘办公软件使用技巧(秘书不仅是端茶送水那么简单，做好这一点让老板对你刮目相看！)

叁碗诸角
办公技巧
2023-08-25 18:09:46
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第6章　全面资讯收集——像领导一样思考

虽然秘书不是领导者，也并非决策者，但是他却需要站在领导者与决策者的高度去对问题进行观察与分析。想要做到这一点，需要秘书不断地努力学习领导所掌握的各种知识，努力让自己如同领导者与决策者一样高瞻远瞩；与此同时，随着时代的不断变迁，领导需要了解的资讯也在不断地增加，这便要求秘书在资讯收集时，要准确把握新角度，并使用战略家的头脑，将收集资讯的着力点放在工作重点上，不断地挖掘出高层次、高品位与高质量的信息，做到意见在关键处、参谋在点子上、服务到决策中。

确保“五要点”，提高信息质量

对于秘书而言，一切对领导决策能够产生积极作用的东西，或者是领导决策过程中必需的东西，都可以称为“有用信息”，因此，作为“为领导创造最佳决策环境”的助手，秘书要学会快速而有准备地为领导收集各类及时而准确的信息，以确保随时可以为领导的决策服务。

伯尔是美国一家肉类公司老板的秘书。某天早上，他正通过网络与消费者进行沟通，无意间看到一条新闻：“墨西哥暴发瘟疫！”

伯尔立即意识到：若墨西哥真的发生了瘟疫，那么，与之相接的美国加州与德州一定无法从瘟疫中幸免，而这两个州又是美国肉类的主要供应基地——随后的肉类供应一定会变得紧张，而肉价也会迅速上涨。

于是，伯尔立即向多个相关渠道进行具体情况的咨询，并确认了瘟疫全面爆发的信息。此后，伯尔将该信息汇报给了老板。老板立即进行大量的资金筹集，并购买了大批肉类，及时运送到了位于东部的公司冰库中。

果不其然，瘟疫迅速蔓延，西部几大州的肉类被禁止外运，伯尔的老板趁机将预先购买的肉类进行抛售，短短几个月的时间里，便净赚了几十万美元。

由上述故事我们可以得知，准确的信息将会对领导决策甚至整个公司的发展起到巨大的推进作用。不过，虽然收集、整理与报送各种信息是秘书人员的基本工作，但是想要整理出质量相对较高的材料，至少要在以下五个方面多下功夫：

1.进行筛选分类

每天秘书都会收到大量的各类信息，这些信息通常以电子邮件、传真或普通信函的形式出现，但是其中的内容却往往五花八门。秘书在进行这些信息的处理时，首先要对它们进行筛选与分类：哪些是要马上送给领导的？哪些是可以暂缓一下的？哪些要确保领导能够看到？哪些是需要转给相关部门的？

2.确定信息真实度

有时，你会发现自己对一些道听途说类信息的内容无法把握；或是感觉虽然资料很重要，但是证据不足、可信度不高。此类情况下，秘书应与相关的业务部门进行联系，虚心听取对方的意见，之后再进行鉴别，决定取舍。

若是在媒体上出现了与本机构、公司业务有关的信息，秘书应立即找到相关的部门，了解他们的看法与对方准备采取的对策，以做到领导询问时心中有数。

3.做好整理与保管工作

有些信息具有明显的当前价值，但是有些信息则令人难以判断，在面对此类暂时用不上的信息时，你应将其暂时积攒起来，以备将来需要时方便寻找；对于那些毫无价值的信息，应立即将其剔除。

4.主动多看、多听

日常工作中，干等是等不来有价值的信息的，想要做好信息收集工作只有一个诀窍：多听多看，自己去采掘。秘书所处的地位极为特殊，他往往比一般职员更容易收集到各类信息，不过，这些信息有多高的可信度？是否具有真正的实际价值？这些都需要秘书具有一定的个人判断能力，而这种判断能力实际上就是秘书职业素质与工作水平的体现。

5.保证信息真实准确

在为上司收集信息时，许多秘书习惯对材料进行加工，令材料中最有价值的地方更加凸显，但这种方法也往往会弄巧成拙，使领导无法了解材料重要性所在。所以，身为秘书的你应该明确：不管你认为这条信息有多么重要，你都不能对其进行过度加工，否则很容易将信息中最有价值的部分丢失掉，从而令领导难以利用信息做出最佳决策。当你将收集的信息交给领导时，你应该确保它是原来的“真实味道”。

在当下的信息工作中，存在着一个最突出的问题：某些信息的质量并不高，无法充分地发挥信息参与决策的具体作用。因此，在把握以上五个要点的同时，如何联系自己的切身工作，提升信息的采用度，是秘书们应该下功夫去研究的另一个重点。

把握时代脉搏，捕捉信息素材

在养成主动捕捉信息习惯的同时，秘书还要培养起自...

1986年，美国竞争情报从业者协会正式成立，有关新信息的一些情报早已成为了各个企业最重视的东西，而竞争情报也因此成为了新兴的产业。

在该协会成立以后，信息收集在欧美发达国家日益成熟，美国《财富》杂志评出的世界500强公司中，有高达90%的企业建立起了竞争情报系统，这些系统把最新的、来自于企业自身、市场需求、战略联盟、竞争对手和竞争环境的原始信息，转化成了相关的、准确的、实用的战略知识，以满足决策者对了解经营管理环境的需求，并制订出获得或维持自我竞争优势的战略规划与具体的战术计划。

同时，这种能够切实把握时代脉搏的信息系统也为美国企业带来了丰厚的利润回报，像微软其贡献率达17%，摩托罗拉为11%，IBM为9%，GE为7%。本部在美国、年收入超过100亿美元的大型跨国公司中，有82%的公司设有专门的CI机构；本部在美国、年收入在10亿美元以上的公司中，有60%拥有竞争情报系统。

或许你所在的机构并没有如此完备的信息收集系统，但是，我们却可以从中得知，能够把握最新的、最具有时代特点的、最能够切入时代特色的信息对于上司决策有着怎样的意义，因此，信息收集也成为了秘书工作中重要的一方面。

想要获得那些具有时代气息的信息并不是一件难事，留意以下几个渠道，你往往能够获得最真实、最具有时效性的信息：

1.从普通人中获取信息

每一个人都是一个信息源，人们在日常生活中接收着信息，也在传播着信息。尤其是与你同行业的从业人员及相关企业的同事，往往能够提供大量的、直接的宝贵信息。你的熟人、亲戚、朋友、老同学、老部下、老战友、老同事、童年的伙伴、现在的邻居、从前的同事等都可能是你的信息源。

2.从现代传媒获取信息

计算机网络等媒体携带的信息量大、面广、内容新。现代传媒和信息工具发展迅速，让人应接不暇，广播、电视、报纸、杂志、统计报表中向很多有价值的信息，做个有心人，你会从现代传媒和信息工具中发现许多有价值的信息。重视使用网络技术，学会从计算机网络中获取信息，是对秘书提出的更高要求。如果可能的话，你可以订几份与城市发展、城市进步有关的报纸、杂志，探索信息渠道。有针对性地获取传媒信息，不仅能为你提供社会发展信息，而且会为你不断提供各类专业知识、城市发展动态，开阔你的眼界。

3.从政府有关部门获取信息

地方政府或政府服务机构是信息的重要来源。政府的许多部门处于社会经济生活的关键地位，信息来源更具权威性。获得这些政府机关的信息一般有三种方式：一是从它定期或不定期的公告或公开发布的消息获得;二是从它的信息服务中心及有关定期或不定期编印的信息资源查询获得;三是通过有针对性地走访和咨询获得。政府的一项政策出台或一些政府行为的实施有可能对组织或企业产生很大影响。同时，秘书还要特别注意政府的一些管理政策和措施的出台，了解政策的变动能使你捕捉到的信息更加准确。

4.从有关部门召开的会议上获取信息

这就要求秘书人员平日里要加强学习，经常看报纸、电视，听广播。这些看似古董的信息获取方法，往往是非常好的获取信息的渠道。

最具有时代气息的信息往往就在当下的生活与工作中，秘书人员想要获得这样的信息，便必须多关注时事，多了解当下的国家政策，唯有如此，方能为领导决策提供恰当的资料。

运用信息筛选，做好信息收集

信息采集就是通过各种途径对相关信息进行搜索、归纳、整理并最终形成所需有效信息的过程。在信息社会中，所有从事信息工作的单位、部门甚至个人，对信息的需求越来越多，依赖性也越来越大，信息采集已成为获得有效信息的必要过程。

一般来说，我们需要的信息往往具备这样几个属性：综合性、准确性和时效性。在此基础上，应按以下步骤进行信息的采编：

1.查看信息是否足够准确

准确即真实而客观地全面反映事情的本质，可以说，准确是信息的基本要求。秘书人员在筛选信息时，应严格把好准确关，重点审核以下三个方面的情况：

·信息内容是否与国家有关方针、政策相符合，是否联系到了本机构、本部门的工作，是否有利于在实际工作中积累经验或查找存在问题。

·信息内容是否虚构，是否夸大或缩小，是否有弄虚作假的成分。

·信息中所包含的人名、地名、单位名称与相关的数据是否准确。

2.信息是否足够及时

这是由信息的时效性决定的，因为现代社会发展速度快，有效的信息很可能在一段时间之后便会成为无效信息。因此，秘书人员在进行信息筛选时，应做到思想上高度重视，不可延误，同时也要注意事态是否具有时间上的连续性。

3.信息是否足够完整

一篇完整的信息材料对于事件的性质、具体的发展趋势或具体的处理方案都会交代清楚，在注意完整性的同时，秘书人员也应考虑以下四点问题：

·该信息是否存在潜在的因素暂时未表露；

·应充分利用那些能够真实反映事物阶段性发展的信息，切记不可过分强调完整而导致错失信息；

·信息是否只报喜不报忧或是多报喜少报忧；

·信息应从不同角度、不同方向来反映问题，而不是过于片面性。

4.信息是否足够新颖

指信息中所反映的问题、所提出的观点是否足够有新意。一般而言，较有新意的信息主要表现为以下几点：

·对上司而言有新意，如一些具有指导意义的国家政策或是社会现象；

·在本单位中出现的新情况、新问题；

·不同阶层人员的新思想、新观点，以及涉及面较大的社会新动态；

·知名人士与社会各界提出的新建议；

·行之有效的新方法、新经验。

注意重大信息的选择

信息筛选过程中，秘书还应注意对一些重大信息进行有效选择，这些重大信息主要包括思想性、政策性、动态性、建设性或破坏性较强的信息，如：

●本单位的思想、经营情况等的动态信息；

●社会与自然两方面发展的重大成果及突发事件；

●国家的重大政策、方针的制定以及贯彻落实情况；

●管理危机的隐患及其征兆等。

只有在信息筛选的过程中，及时、敏锐地发现重大问题，秘书人员才能在上司进行事件走向预测时提供可靠的保障。

四大加工程序，进行信息拾漏补缺

想要让信息的采用率大大提高并不是一件简单的事情，一个优秀的或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的资料、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。

某公司为了开拓新的市场，拟开发一种新型食品营养调理机项目。为此，公司特地召开了一次办公会议，讨论开发新型食品营养调理机的优势及可行性。

在会议上，总经理要求秘书小舒马上着手进行调查，收集产品应用的可行性和市场前景的相关信息。

小舒在散会以后，便做了如下的工作：

·围绕新型食品营养调理机项目开发的可行性，利用网络收集相关信息；

·设计了一份调查问卷，向消费者收集各种营养调理机的使用意见，并进行了统计分析；

·向有关部门咨询，了解各种营养调理机的使用成本，同时向本公司技术开发部了解各种营养调理机的使用成本；

·到商场实地调查，收集各种营养调理机的销售价格，向商家了解各种营养调理机的销量和消费群体，同时说明了信息来源。

最终，小舒按以上意见，写出了自己对行业调查的具体报告与信息收集总结。但是，在该份报告被递送到总经理的手中时，总经理却问了小舒一句话：“你总结的只是资料，我需要的是你的意见——你的意见在哪里？”

百密一疏，小舒辛苦了一星期的工作就这样被否定了。

小舒的这种疏忽便是因为对信息加工不足而造成的。加工是对信息拾漏补缺、进行二次创造的过程，加工的范围极为广泛，其涉及信息与形式也多种多样，在信息的加工过程中我们需要注意以下几个问题：

1.对内容进行充实

信息收集时，难免会混入一些零碎杂乱却又很有价值的信息，想要弄清这些信息的本质、意义与具体的发展趋势，进一步充实、丰富其内容，需要使用纵深法对该类信息进行加工。

纵深法指的是“打破砂锅纹（问）到底”的方法，即从纵的方面，按具体的原始信息资料提供的某一主题进行层层逼近，或是按某一活动的具体时间顺序，或是按某一事件的发展过程展开，以对问题的来龙去脉进行详细的分析。这种方法既需要利用各种新信息资料，同时也需要充分地利用以往储存的信息资料，并进一步比较分析，使某一事物发展变化特征得到展现，用这种方式加工的信息，往往会受到上司的重视与欢迎。

2.综合性地进行信息分析

即对某段时间内获得的所有信息，从整体上进行系统的归纳，并做出定量、定性的分析与具体的判断。同时，通过对同类或是相关的信息进行综合性的总结，发现带有规律性变化与倾向性的问题，这对于上司掌握全局情况，对未来进行预测，对工作进行指导，皆有着极为重要的参考价值。

在综合性分析时，可以使用归纳法，即将反映某一主题的所有原始信息材料集中到一起，并加以系统性的综合、归纳，以明晰、完整地说明某一方面的具体工作状态。归纳法在操作时需要注意，个人想要做到分类合理、线条清楚、综合准确，就必须具备较强的逻辑思维能力与信息表达能力，唯有如此，方能防止信息在归纳的过程中变异。

3.提出具体的意见

即对经过整理的一些重要的信息资料提出相关的处理意见，供领导参考。这是信息整理工作中的重要一环，同时也是秘书信息工作与其他信息工作的明显区别之一。在提出意见的同时，秘书人员需要有的放矢，多提出一些具有参考性、创新性的建议、方法与观点，以充分发挥参谋助手的作用。

4.进行文章修饰润色

即对信息材料中的语言文字、篇章结构等，进行认真的推敲、反复的修改，令其趋于完善。

四大加工程序不仅仅要做到对信息进行进一步的补充与充实，同时，还要求秘书人员使用自我思维能力，从中甄选与组合出最有价值的信息，从而使上司在进行信息利用时，能够做到有的放矢、从容采用。

三大技巧，提高信息采用率

在进行信息收集过程中，秘书人员需要明确的是，经过初步加工所形成的信息，并不能成为上司进行决策的依据，在此基础上，还需要对信息资料进行进一步的综合处理，即从总体上进行系统的分析与判断，进行综合研究之后，再提出比较系统、较为深刻的意见与建议，从而形成有深度的高层次信息。

小荣与丽洁同样是公司的秘书，两人经常会被分派进行信息收集工作。虽然小荣认为自己的努力并不比丽洁少，但是，其信息采用率却大大低于丽洁——领导在看过他收集的信息之后，往往会告诉他，虽然他的信息收集得很详细，却多未说到点子上，他应该多向丽洁学习一下。

小荣有些不服气，丽洁虽然平日里也收集信息，但是，她大多时候是在与同事攀谈、迎合上司，哪里有自己努力？但是，他也同样有疑问：为什么我付出了更多的努力，却未能换回同等的回报？

其实，在案例中，丽洁的看似“不努力”，却多半是信息收集时的有效技巧。有时候，你独立收集的资料或许并不能赢得上司的青睐，这是因为，你不了解上司需要什么样的资料，也不知道他想要看到什么样的东西。

收集信息时，秘书人员应从以下三大技巧入手，以便提高信息的采用率：

1.熟悉自己的领导

秘书作为领导的助手，必须熟悉自己的领导，这是做好秘书工作的前提。秘书要做好信息工作，就要对领导的工作内容了如指掌。只有这样，才能做到有的放矢。

秘书在日常工作中，不仅要了解自己的领导主要分管哪些工作和哪些部门，与其他领导的关系如何，而且还要了解领导目前最关心哪方面的问题，工作中有哪些新的计划等。只有这样，秘书才能把握自己收集信息的重点，一旦领导需要这些信息的时候就可以及时提供给领导。

那么，秘书怎样才能熟悉自己的领导以及领导的工作呢？对于这个问题，没有一个领导会给你明确的答案，所以这就需要秘书自己去观察、去琢磨。通过自己的留心观察，大概掌握领导工作的重点，对于一个经验丰富的秘书来说，这应该是一种职业本能。

2.广闻博见

信息的收集工作是件需要勤奋努力的工作，这需要秘书人员多听、多看。基于所处的特殊地位，秘书更容易收集到各种各样的信息。不过，这些信息的可信度如何？有没有实际价值？这就要看秘书的判断力如何了，而这种判断力实际上就是秘书水平和素质的表现。在日常工作中，有价值的信息往往是等不来的，它要求秘书广闻博见，自己去采掘。

总之，收集信息的工作需要秘书人员平时多看、多听、多问，始终保持一种“三人行，必有我师”的态度。

3.认识到“熟人好办事”

信息收集工作非常复杂，单靠一个人是无法顺利完成的。单就各种文字信息而言，要让秘书对各种报纸杂志从头到尾地看一遍也十分困难，何况还要对它们进行整理。

因此，秘书从事收集信息工作，如果不与同事和其他部门配合，取得他们的帮助，那就很难符合上司的要求。

秘书要取得各部门的配合，就要有一种诚恳谦虚的态度。不论是谁，只要有信息，你就要虚心请教，只有这样，你才能得到他们的信赖，他们才会在你面前知无不言，提供有价值的信息给你。

除此之外，秘书还要懂得与人互通有无，世界上没有人愿意永远为你单方面提供无偿服务。因此，只要不违反保密规定，你就要将自己收集的信息复印（或用电子邮件的方式）给那些为你提供信息的部门或人员，并且要将他们给你提供的信息所产生的作用，特别是领导对这些信息的评价告诉他们，使他们能对自己的工作和工作的意义有一个全面的估价。

面对倾向型信息，进行妥善分析

信息的综合处理是一项具有极强创造性的思维活动，它不仅要求个人拥有较高的理论修养，同时还需要个人拥有较强的思维能力与科学的逻辑方式，对信息进行辩证式的分析后，在去粗取精、去伪存真的基础上，进一步由表及里地揭示出事物的普遍联系与内在的本质。

这几天，天材建筑公司正在召开股东大会，而秘书Miya与其他几个同事则成了收集股东看法的主要人员。

在收集看法的过程中，Miya发现，大部分的股东都认为，市政府正在计划筹建过程中的一所大型游乐园可投资度很高。而他们的理由也多半是：政府帮扶，将会使筹建过程中的资金到位更加迅速。

对此，Miya却并不敢苟同，她仔细地审视了该游乐园有可能会遇到的问题与困难、政府有可能进行帮扶的内容，并最终发现，政府的帮扶仅仅是限于政策上的通行，对于游乐园建设过程中的资金问题，却并不会给予“绿灯”，更不会帮助企业向银行进行协调贷款。

最终，Miya将这些信息综合起来，通知了总裁，总裁在大股东会议上进行了讨论以后，决定放弃竞标该游乐园的建设。

信息的综合应以分析为基础，失去了分析，便没有综合。在面对纷繁、零碎的信息资料时，秘书人员应谨记不可进行倾向性判断，而是应在了解事物整体性的同时，把握事情的本质与规律，形成有分量的综合材料：

1.要善于分清事物的主流与支流，不可将支流信息当成主流信息，更不能将主流信息当成支流信息。

2.要善于进行定量与定性分析，既要弄清事物“是什么”，也要弄清事物“有多少”，唯有如此，方能正确地把握事物的“度”，保证对事物判断的准确性与精确度。

3.要善于把握重点与次要点的关系，将信息综合于主要矛盾上，突出材料中最新鲜、最重要、最典型的一面，同时，对其他信息也不可忽视，而是应反映出事物的全貌，做到重点突出、纵览全局。

另外，秘书人员还应注意商务信息利用中的“八忌”：

·忌不选择：对信息不加分析，听到或看到就盲目利用。

·忌不对比：信息量少，没有对比的渠道，得到只言片语信息就使用。

·忌质量不高：所得信息欠准确，主要资料、数据失实或模棱两可。

·忌来源不准：对信息来源不做具体认真调查，真假难辨。

·忌时效性不强：将已过时的信息当作有价值的信息，或利用不及时，延误了时机。

·忌空间性失误：忽视不同地域因素对信息运用的制约，不从地区实际情况出发，盲目照搬。

·忌不注意市场变化：应用信息时不注意市场变化，凭个人兴趣和爱好搜集与应用信息。

·忌范围有限：只注重商品信息、市场信息，而相关的必要的政治、科技信息注意不够。

把握提问技巧，进行全面调研访谈

获得信息的另一渠道是进行调研访谈。调研访谈不同于从其他渠道获得信息，它需要当面与人打交道。一名优秀的秘书在调研访谈中，首先应是一名高超的提问者，其高明之处就在于，他会将自己的政治水平、社会阅历、学识口才、聪敏机智等各种能力综合地融入自己的提问之中，令受访者跟着自己的思路走，从而顺利地获得自己想要的东西。

企业改革期间，秘书小于与小乔受命进行各下属单位的改制调研。

刚开始时，小乔向群众发问：“你们部门的改制搞得怎么样？”下属人员不是进行敷衍道：“还行，还行。”就是不愿回答：“这么大的问题，我不知道怎么回答。”

小于笑着告诉小乔：“你这样的方式是没有办法获得信息的，来，我试一下吧。”

小于首先找到了几位有着多年从业经验的老员工与小主管，并具体地问道：

“你们单位的改制是什么时候开始的？”

“你们看，我们的改制开始以来，取得了不少成果，不过，相比之下，原来的体制有什么问题？这些问题主要体现在哪儿了呢？”

“在改制的过程中，你遇到过哪些困难与阻力，又是怎样克服的？”

“眼下的体制对于工人们来说，是有利的还是有弊端的？”

“你认为，下一步的改革还应该注意哪些方面？”

很显然，人们更乐于与小于进行交流，而小于也获得了自己所需要的信息。

调研访谈并不是一件简单的事情，其中牵涉到了许多交流技巧。想要成为高明的提问者，秘书便需要掌握一些提问技巧：

1.讲究提问策略

访问中，秘书要想从受访者那里得到自己需要的东西，便应根据实际情况，随机应变，讲究提问策略。

遇到侃侃而谈者时，秘书应适时打断对方，将谈话引向正题；

遇到不善言辞者时，秘书要循循善诱，对其进行启发，避免冷场；

遇到怕说错话而推托者时，秘书则要讲明调研目的，使对方没有后顾之忧。

2.注意提问顺序

在调研中，秘书应以逻辑或时间顺序为准，由表及里、由易而难、由浅入深、由近及远、由此及彼，不可过于分散地问问题。

3.将问题具体化

过分空泛的问题只会让对方不知所措，因此，秘书在提问时需要增强针对性，提问浅显的问题，让对方容易回答。

4.善于寓问于谈

提问时，秘书应善于满足受访者的自尊心，不可拘泥于“一问一答”的回答方式，而是应将提问融入到具体的谈话中，使对方的积极性被调动起来，并要甘当求教者，学会做忠实听众。

5.多种方式提问

在1936年，外国记者斯诺在延安对毛泽东进行采访时，起初毛泽东并不想过多谈起过往，但是斯诺在讲了一些国外对中国革命的看法之后，使用激将法提出了一些问题：“外国对你有种种传说和谣传，这难道都是真的吗？”听后，毛泽东非常意外，并同意以事实纠正这些谣言。斯诺因此而得到了自己需要的东西。

由此可知，提问的问题不可只让对方使用简单的“是”与“不是”来回答，最好将开放式问题和闭合性问题并用，并以开放式问题为主，并要正问、反问、侧问、追问、设问、激将等多种方式综合运用。

6.学会即兴提问

事先准备的问题往往会与具体情况不符，一旦出现了这种状况，秘书人员便应该根据现场实际情况，进行即兴提问：

·要学会问得恰到好处

恰到好处，即在提问题时，要有个性、有特点，要问出对方最了解、最关心、最熟悉的问题，做到只有对方回答才最适合。

·要将问题选得有分量

指问题需要有极强的概括力与丰富的内涵。这需要秘书人员根据自己掌握的素材，提炼出最有价值的问题。在这方面，我们可以借鉴一些记者招待会上的记者提问。

在全国人大九届四次会议闭幕后，政府举行了中外记者见面会，在会议上，有新华社、新加坡联合早报的两位记者，提出了总共不到六七十字的问题，而当时，朱镕基总理的回答却超过了千字。由此可见，两位记者的问题就选得比较有分量。

·要问到点子上

即要问到要害、节骨眼与关键问题上。秘书要善于把握疑问点，提出自己最需要知道、最感兴趣、最不了解的问题。

提问是信息调研过程中最微妙、最需要技巧的获取信息方式之一，它并没有固定的格式，而只是要求“运用之妙，存乎一心”，这要求秘书需要有较高的文化素质与逻辑能力。同时，秘书也需要使用正确的口气、表情、音调等，找准受访者的“动情点”，引其一吐为快。

二次发掘处理，加强信息开发

信息本身属于可重复再生资源，在进行信息收集之后，高素质的秘书往往能够利用早已失去原有价值的信息，进行加工整理，从而得到新的信息。

在某沿海城市中，曾经多次出现了各种产品生产热潮，从保温杯、拖把、防盗门到这几年正在热产热销的滑板车，这些产品都有效地带动了全市经济的繁荣发展。

但是，市领导发现，这些产品的生命周期都较短，有些产品甚至不到半年，便在本市各私企压价竞争的自相残杀中销声匿迹了。

对于这些曾经出现过的经济热点，该市市政府组织了几名有着丰富工作经验的秘书，对这些企业的经营方式、曾遭遇的问题进行了二次审查，并从它们“昙花一现”的共性入手，发现了全市私营经济中所存在的生产周期短、产品开发的低层次、市场竞争的无序性等问题。

根据这次的总结，该市领导专门召开会议，进行了新政策讨论。政策中包括了如何调控个体私营经济，如何运用信贷、价格管理、质量监控、税收征管等方法帮扶企业，并提炼出了对各地经济发展保驾护航的新政策，从而使该市的新产品开发与销售都进入了良性循环的过程。

信息二次处理对于组织、机构来说都有着极为重要的作用。对信息进行增值式的开发，是令自我信息资源进一步得到丰富的重要手段。在信息二次处理时，可通过使用以下方法来达到信息增值：

1.分析微观活动，使潜在性信息得到控制

一般来说，大部分的信息都仅仅反映出了微观活动的一面，这些信息往往会从不同的角度反映出宏观信息的另一方面。或许，在现实工作中，单个的信息并不能帮助你了解大的宏观面，但是，一旦同类信息出现的次数多了，便能够从中总结出对宏观信息有着巨大影响的共性问题。若是我们能够深入分析，便能够由小见大，从中发现一些宏观的走向与具体的趋势。

因此，秘书人员应立足微观，着眼于大局，对那些有可能对全局产生作用与影响的信息进行总结，以找出潜藏的、对全局有一定意义与价值的信息，同时进行二次整理加工，以期使原有信息获得大幅度增值。

2.留意苗头信息，进行深入研究

苗头信息的价值在最初时或许并不明确，而且大多是潜在的，这些信息多半会间接地被遮掩、被忽视。为了使信息实现增值，秘书人员不仅要去主动地捕捉与发现相关的苗头信息，同时更要针对信息进行更大范围的类比与分析，并进行深入研究，多对一些具有参考价值的预测性信息进行开发，使自我参谋助手的作用得以正常发挥。

3.将一次性信息发展成多次性信息

在具体的信息开发过程中，有些信息在不断地被加工处理后，往往会出现多次增值，这就要求秘书人员学会对那些容量大的信息，进行二次连续性开发。

在连续开发的过程中，一方面，秘书人员要对那些对全局有着较大影响的重要问题进行把握与定点开发，同时还要不断地发现新问题，使信息在连续开发的过程中实现不断地增值；另一方面，秘书还要学会围绕着上司制定决策的具体过程，对相关信息进行二次开发，同时把握难点、亮点与热点问题，对信息进行广度开发。

4.进行信息总结，开发预测性信息

在各种信息中，多半会有已知因素少、未知因素多的特点，就算有些信息中涵盖了已知因素，也多半是直观简单式的呈现，无法直接反映出事物本质。想要在诸多信息中将未知事物的发展规律发掘出来，秘书人员就需要根据手中已有的信息，对未来趋势进行预测，并在总结过去、发展现在的过程中，描述出事物前进时的具体轨道，从而为上司决策提供更有利的信息依据。

在信息的二次开发过程中，你需要知道的是，就算是二次开发，也需要建立在理性、已知信息的基础上，也正是因为这种理性与有根据的特点，才令二次信息开发具有了可信度。

当然，在向上司汇报时，你也需要告诉他：这只是自己的推测，而不是真正的信息。否则，如果推断中的事情未发生，但上司已根据其做出决策的话，便往往会弄巧成拙。

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