办公软件文字材料技巧(五招把公文写成美文！省人大常委会副秘书长倾囊相授)

公文写作的高线标准应该是：努力把公文写成美文，不求满纸皆锦绣，但愿几句入人心！

文风见作风。负责公文起草的机关干部责任重大，如果我们都把公文写成了美文，看文件听讲话将会是一种极大的享受。

近日，湖北省人大常委会副秘书长、办公厅主任王润涛发表了一篇署名文章，摘编了他为湖北人大从事研究宣传工作的同志所作培训讲座的部分内容。

具体如下。

《把公文写成美文》思维导图

努力把公文写成美文

王润涛

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。简单和宽泛地讲，公文就是公务活动中需要以文字和书面形式记录和运转并发挥应有作用的文稿。

普遍认为，公文分法定公文和约定公文两类。按照2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》，法定公文共 15种，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。2013年修订的《全国人大机关公文处理办法》明确，人大系统的法定公文共 13 种，与《条例》相比少了命令、公报、通告3种，增加了建议、批评和意见1种。目前机关内部办公常用的有6种：意见、通知、报告、请示、函、纪要。除了以上规范的文种以外，机关经常遇到的公文还有：情况报告、工作总结、领导讲话、会议发言、工作汇报、典型材料、调研报告、工作素材、致辞、主持词、会议须知、活动方案、接待安排、内部通知、述职报告、个人总结、规章制度、新闻稿件等。

无论是规范性公文还是内部文稿，都有一定的写作技巧。公文写作的底线要求是：主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，内容简洁，文种正确，格式规范。概而言之就是要想明白、搞清楚、写准确、求简练。与此对应，公文写作的高线标准应该是：努力把公文写成美文！不求满纸皆锦绣，但愿几句入人心！

美文，《辞源》解释为“美好的文辞”。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用公文，就是美文。好的文章与世间所有美妙的事物都是相通的，我们完全可以把美文形容为美女。美女讲究形体美、气质美、心灵美，正如《丽人行》中说的“态浓意远淑且真，肌理细腻骨肉匀”；美文则讲究语言美、结构美、内容美，三者兼具就是天生丽质好文章。

把公文写成美文，在我国是有深厚传统的。“言之无文，行而不远。”古代的文与言是相分的，平时说话可以随便一点，但落成文字，就要追求尽善尽美。历史上那些流传千古的华章，实际上不少都是公文，如诸葛亮的《出师表》、李密的《陈情表》，都是向最高领导写的请示报告，李斯的《谏逐客书》、魏征的《谏太宗十思疏》可以归到建议类。这些公文，原本无意抒情或唯美，却因为情真意切、感人肺腑，竟把奏议或请辞的公文写成了流传千古的美文。“读《出师表》不流泪谓之不忠，读《陈情表》不流泪谓之不孝”，这就是美文的魅力。

古代有人把文件写成美文，令人赏心悦目；而今不少人却把公文写成“丑文”，令人望而生厌。1942年，毛泽东在《反对党八股》里面历数党八股的罪状，比如，空话连篇，言之无物；装腔作势，借以吓人；无的放矢，不看对象；语言无味，像个瘪三；甲乙丙丁，开中药铺……这些文风不正的问题，至今仍然没有得到根治。

目前，“党八股”新表现形式有：

雾里看花，含含糊糊，不得要领；

高射炮打蚊子，蹈高临虚，大而无当；

简单地“克隆”“复制”，上下一般粗，落实起来无从下手；

好似风搅雪，逻辑混乱，层次不清；

大量引经据典，只是文字搬运工，缺少独到见解；

滤镜美颜，过于追求对词句的修饰雕琢，刻意拼凑对仗；

秀才买驴，喜欢穿靴戴帽，净说一些正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话，让人不胜其烦……

文风见作风。要改变这种现状，负责公文起草的机关干部责任重大，如果我们都把公文写成了美文，看文件听讲话将会是一种极大的享受。

大气——纵横捭阖 气势恢宏

格局有多大，舞台才有多大。写出美文，首先必须站位高、格局大，不能桌子底下放风筝。大家之大，主要在于气场大、气魄大；大作之大，主要在于气象大、气势大。大气就是司马迁的“究天人之际，通古今之变”，就是朱熹的“地位清高，日月每从肩上过；门庭开豁，江山常在掌中看”。

我们常讲“不谋全局者，不足谋一域”“不谋万世者，不足谋一时”用在写作上，就是要有空间上的大局观和时间上的历史观。

——大局观，就是要了解全局、服从全局、服务全局，善于站在全局的角度看问题，不就事论事。起草个文件材料，不是一个处（科）室的东西，而是代表整个单位甚至是全市、全省的东西。要善于从思想和理论深度上来思考和分析，从高处、大处、远处、深处来审视和考察，从对领导的战略意图和对全局的把握上体现高度，从大背景、大战略、大进程之中把握高度。比如，分析以后得出结论：我们拥有“抬眸四顾乾坤阔”的时与势，也面临“障日风多雾不开”的难与险。有了高度，公文的站位问题就解决了，材料的分量就出来了。要站在世界、中国、湖北三张地图旁思考和谋划，当好“参谋长”。有的文稿是站在部门角度写的，视角偏窄或安排过细，就需要“跳出当地看当地、站在全国全省看当地”，用这样的方式提升站位。在行文时，可以讲“毛细血管”，但是要用“大动脉”将其串联起来，以“小”见“大”。比如，可以从“一粒种子”讲到“粮食安全”，从“秸秆禁烧”谈到“环境保护”。

——历史观，就是用历史的眼光看问题，善于从历史中寻找规律性的东西，做到“知其然，知其所以然，知其所以必然”。过去、现在、未来是联系在一起的，不了解过去，就不懂得现在，更无法预见未来。古人讲，“以史为镜，可以知兴替”“将不知古今，乃匹夫之勇”。毛泽东一再告诫全党，“历史的经验值得注意，万万不可粗心大意”。习近平总书记在参加“复兴之路”展览时，把中华民族的昨天、今天、明天用三句诗词作了高度凝炼的描述，昨天是“雄关漫道真如铁”，今天是“人间正道是沧桑”，明天是“长风破浪会有时”，具有厚重的历史纵深感。

准确——语言规范 表述恰当

公文本身具有一定的法规性质，体现着发文机关的权威性和工作的指导性，是十分严肃的，必须做到准确无误。否则，就可能引起误导。给改革和发展带来损失。准确是公文的最基本要求，是底线原则。

人大工作讲究法言法语，用词用句不可随意，借之于公文写作，就是要规范权威。写文章、写讲话、介绍情况，都要力求准确，也就是把最恰当的文字、最恰当的话、最恰当的词语用在最恰当的地方。《菜根谭》讲，“文章做到极处，无有他奇，只是恰好”。恰好，就是恰到好处，就是准确精当。

首先，含义要准确。每一句话都只能有一种意义、一种理解，不能引起疑义或歧义，不能含糊其辞、模棱两可。比如，“权力”与“权利”很易混淆。“权力”是指地位和职责带来的控制力量；“权利”有与“义务”相对的意义，如“著作权”“选举权”。对专业名词一定要弄准，不懂就要问，或者上网搜索。今年有一个地方的高考作文要求写“续航”方面的话题，对此，有专业人士提出异议和批评。

其次，遣词要恰当。注意把握好范围和程度的限定，不能把特定特指的东西泛化、绝对化。涉及对某个事件、某项工作、某个人物、某个问题的评价、定性时，一定要尊重历史，尊重事实，把握好分寸，做出符合实际的准确表述。比如，只有“原动力”之说，没有“源动力”一词，“源动力”可改作“动力源”。比如“授权”与“受权”是一组相对的词汇，其差别在于“授权”意在给予，“受权”意在接受。如“人大常委会授权新华社播发这部法律”“新华社受权播发这部法律”。比如，对机关青年干部讨论交流发言作整体评价时，用“鞭辟入里”“美轮美奂”等词汇，就过高了。

再次，提法有根据。无论是沿用过去的提法，还是创造新的提法都要有理有据，认真考证论证，不能凭空想象。政治性是机关公文的第一属性。在引用政治性表述上要精准无误，在涉及政治性问题或其它重大敏感问题上，必须与中央精神保持一致。脑子里永远要有一根弦：领导文稿就是政治文稿，切不可有丝毫麻痹大意。比如，过去的表述是“把人民代表大会制度坚持好、完善好、发展好”，现在是“坚持好、完善好、运行好”，要与时俱进。比如，有的人想当然地把“致广大而尽精微”写成“尽精微而致广大”，“共商国是”写成“共商国事”，“当家作主”写成“当家做主”都是写作中的硬伤。

第四，文种要适用。比如，把“请示”与“报告”混淆或混用。比如，没有分清机构之间的层级关系，把平行文与下行文弄错，像各级人大常委会之间没有领导与被领导关系，彼此之间不能发“通知”，只能发“函”。

深刻——观点鲜明 内涵丰富

机关公文不能太浅薄，如同流水账般，要有丰富的内涵。起草公文有四个层次：第一层，跟着感觉走；第二层，跟着要求走；第三层，跟着问题走；第四层，跟着思想走。层层递进。

思想性是公文的灵魂，有没有切中时弊、发人深思、催人奋进的主题思想，是衡量一篇讲话材料品位高不高、能不能有效发挥指导作用的一个重要尺度。思想性不强，讲话材料就缺乏生气和活力，就没有提神的东西，就会感到平淡无味。在公文写作中，“想法”比“语法”更重要。提高材料的思想性不是靠华丽辞藻的堆砌，不是靠穿靴戴帽的一般道理，是对问题的透彻分析、独到见解、精练概括，是从事物本身中挖掘出的真知灼见，是对事物本质意义的揭示。比如，关于政府作为，有地方提出了“政府创造环境，人民创造财富”“政府负责阳光雨露，企业负责茁壮成长”的理念。比如，关于全过程人民民主与人大工作的关系，我们概括出四个“主”——党的领导是主心骨；五大民主是主环节；人民代表大会是主渠道；人大代表是主力军。这就写出了“人人心中有，个个笔下无”的文章。

人有思想可学可敬，材料有深度耐听耐看。材料的思想性来自四个方面：

一是理论学习出境界。理论水平有多高，思想水平就有多高，要写好公文，一定要有深厚的理论功底。革命导师的经典论述、名家名言、历史典故、警言警句等，都是经过精心提炼、历经时间和实践检验的思想精华，它们以最简练的语言，揭示了深刻的道理，在讲话材料中恰当地运用这些经典言论，并顺着这些言论提供的思路，扩展和深化对自己所要阐述问题的认识，不仅有助于强化讲话材料的思想性，而且还会使材料生辉添彩。个别从事文秘工作的同志，看到大部头理论著作就望而生畏，这是不可取的。所谓的文秘写作秘诀都是“小道”，马克思主义理论原著原文中才有“大道”。当前正在开展主题教育，我们要深刻把握习近平新时代中国特色社会主义思想的世界观、方法论和贯穿其中的立场观点方法。如果大家能够安下心来学“大道”，就会常学常新、常悟常进。省人大常委会副主任刘雪荣总结道，学习是一个“如饥似渴→如沐春风→如梦方醒→如虎添翼”拾阶而上的过程。

二是辩证思维出洞见。哲学是一个伟大的认识工具，有了丰富的哲学头脑，观察分析问题就会抓住本质，真正找到事物各个方面、各个层次的内在联系，形成统一的而不是混乱的、集中的而不是分散的、完整的而不是零碎的、辩证的而不是片面的逻辑思路。在起草文字材料中，有的人容易走极端，说好一切都好，说不好一切都坏，这样的文风对事业是有害的。正确的方法是辩证地看，全面地看，联系地看，发展地看，不以偏概全、一丑遮百俊，也不一俊遮百丑，实事求是，全面客观，这样的材料符合事物本来面貌，令人可信可用。习近平总书记谈及“短板和底板”时，指出“木桶有短板就装不满水，但木桶底板有洞就装不了水。我们既要善于补短板，更要注意加固底板。”李瑞环同志讲，普遍出现的问题要从制度上找原因，反复出现的问题要从规律上找原因。省委用系统观念推动发展，出台流域综合治理和统筹发展规划纲要，就是辩证思维的灵活运用。

三是问题导向出高论。问题是时代的声音。要想写出好的公文，必须要了解问题，很好地研究问题，针对问题去写。王安石提出“所谓文者，务为有补于世而已矣”，梁漱溟先生自谦“我不是学问中人，我是问题中人”，讲的都是做事业、做学问的基本方法。比如，一段时间以来，广大人民群众对一些领导机关的工作作风，对文风、会风、话风等方面存在的问题意见很大，甚至深恶痛绝。十八届中央政治局研究制定关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，把改进调查研究、精简会议活动、精简文件简报、规范出访活动、改进警卫工作、改进新闻报道、严格文稿发表、厉行勤俭节约等原则要求具体细化，使上下有章可循、有据可依，并率先垂范、付诸行动。通过这些年的不懈努力，举国上下深切感受到，八项规定改变了中国！

四是调查研究出甘泉。调查研究是谋事之基、成事之道，是人大一项经常性、基础性、法定性的工作。新闻界有“七分采访，三分写作”的说法，公文起草也可以借鉴这个“三七律”，动笔前深入基层，深入实际调查研究，掌握大量的第一手资料。有了丰富的第一手资料，就有“源头活水”，就不用绞尽脑汁地编造工作思路、改革举措了。党的十八大以来，习近平总书记顶风雪、踏泥泞、听真话、察真情，一次次不远千里、一次次风雨兼程、一次次倾听民声，为全党树立了光辉典范。

简明——简洁明快 言约义丰

以简驭繁、少即是多。读伟人、哲人的文章，常让人感到大道至简、一字千金。比如，毛泽东的“星星之火，可以燎原”，短短8个字，就如黑夜里划出了一道闪电，一下子使人明白：白色恐怖不可怕，只要火种在，天下终红遍。再如，邓小平的“发展是硬道理”，寥寥6个字，就如晴天里响了一声炸雷，一下子使人明白：和平建设时期，道理有软硬，惟有坚持硬道理，社会主义旗帜才鲜艳。

想让公文更精练简约，应从以下四个方面着手：

第一，抓关键。写作多强调简明扼要。“扼要”就是掐住要害，抓住根本，打蛇打七寸。做文章唯有扼要才能简明。一份公文，一篇文章，往往会涉及方方面面、多个层面。既有轻重之分，也有缓急之分。要以最少的文字表达更多的信息和内容，就应抓住重点、抓住要害，做到以重带轻、以急带缓，切勿贪大求全、平分秋色、面面俱到。比如，人大研究室的工作总结，用“文稿服务尽心尽力，宣传报道有声有色，信息工作出新出彩，调查研究提质提效”来落笔，瞄准靶心，讲“十环语言”，干脆利落。

第二，小切口。绝大多数机关文稿都是为了解决一个或一类问题，小切口完全可以解决大问题。选择小切口最为明显的好处是可以“力出一孔”——火箭燃烧后的高速气体，通过一个叫拉瓦尔喷管的小孔，产生巨大的推力，可以把人类推向宇宙。“力出一孔”，文稿才会具有爆发力、感染力。如今小切口立法已经做得如火如荼了，如果非要选“大题目”、搞“大手笔”，就好像幼儿穿了大人的鞋子，不但跑不快，还可能跌倒。

第三，讲短话。汉语跟英语等其他语种不同，它是单音节词汇，简短的句子可以最大限度释放它的音律美。按照现代传播学理论，公文的传播是编码与解码的过程，公文越简洁，受众解码才更容易。研讨发言篇幅应控制在4页以内，字数应当控制在2000字以内。一个讲话最好不要超过 40 分钟，按每分钟读150~250字，也就7000字左右。过长的话，会使受众产生听觉疲劳，进而影响到会议效果。想把句子写短，必须慎用副词，少用形容词，拿掉一切没必要的虚词。避免前后重复的车轱辘话，不能起首段讲了，到分段落时又重复讲。

第四，舍得删。把公文写简练，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。文章写好后，字斟句酌、反复推敲是十分必要的。鲁迅先生说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。宁可将可作小说的材料缩成速写，决不将速写材料拉成小说。”公文写作同样如此。稿子完成以后，要大胆地删，一直删到“意少一字则义阙，句长一言则辞妨”。要把“领衔主演”放在舞台中央。整篇文稿就是一个舞台，它的空间是有限的，我们必须把最好的位置留给最重要的演员——“核心观点”，凡与此相冲突的，都要毫不客气地删除。

生动——能说服人 能打动人

文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。其中，以“深入浅出”为最好、“深入深出”为最差——真佛只说家常话。

什么样的文章算深入浅出、通俗易懂——外行人能看懂，内行看着不外行。我们写公文的目的是给人家看的，不是给自己看的，只有你自己能看懂不行，关键是让人家看懂才能收到效果。人大工作强调把“党言党语”“法言法语”转化为“民言民语”，就是要求对那些专业性、技术性强的公文进行通俗化、浅显化、大众化处理。

公文要让人听之有感、读之有味，大致有四种途径：

——以情感人。文章要打动人心，不外乎“诚”与“真”二字。一篇好的讲话稿应当循循善诱、娓娓道来，一步步把听众带入预设的情境。从正向激励的角度说，要让听众先有亲切感、亲近感，这样他们才愿意往下听；要注重给听众以尊重感、尊荣感，这是非常重要的情绪兴奋点；最终还要对听众有启发、有教益、有帮助，提高他们的收益率，增强他们的获得感。一位省主要领导在做好群众工作的讲话中提出“把老百姓当恩人、当亲人、当友人”，让人为之动容。

——以事感人。事实最有说服力，也最能感动人。但只有事实还不够，在写作时还要考虑，怎样才能把这一事实交代清楚、写得完美，使人读起来有兴味。一是善于把工作中的原则要求讲细致。1966年邢台发生地震，周总理来到隆尧县视察灾情，没有提“高度重视、全力解决”之类的大口号，而是指示救灾指挥部负责人“要保证群众每家有一盏煤油灯、一个和面盆、一口锅、一把饭勺，每人一双筷子、一个碗”，有了这样的细节怎能不实在、不生动？二是善于运用数字资料。对于民营经济所作的贡献，人们提炼出“56789”的表述；对于我省开展的代表行动，媒体概括为“四级人大、五级代表、六年坚持”，马上抓住了眼球。三是善于讲故事。讲故事是一种强大的表达能力，写作高手都是讲故事的高手。故事自带吸引力，充满黏性，受众注意力一旦被黏，就愿意听你讲，进而被你说服，同时把对问题的判断权让渡于你。

——以言感人。公文是一种语言的艺术，语言的灵活运用会使材料增添亮色、更富光彩。像“山川异域，风月同天”“岂曰无衣，与子同裳”在疫情期间给无数人带来温暖和信心。一是巧引佳句；二是善借典故；三是活用俗语和群众语言；四是学会修辞。机关写文章的同志一定要多深入基层，研究新鲜的例证、总结新鲜的观点、采撷新鲜的语言。这样才能使自己的文章远离书生气，避免陈腐气，才能使自己的文章生动鲜活，充满时代气息。文稿的“润色”是必要的，可用比喻、排比、引文、四六骈句等方式，但比喻要贴切，排比要强烈，引用要精妙。特别要注意不能“过”，过犹不及。

——以形感人。活泼的表现形式也是打动人的有效方式。美团有个广为人知的必读书单，其中有一本叫《用图表说话》，公文写作中可以广泛运用。现在，很多领导的演讲都配有PPT，图文并茂，冲击力很强。有人用一个“聪”字来解读人大代表的作风建设——“耳”代表听取民声，“两点”表示架设天线地线，“口”表示为民代言，“心”表示全心全意为人民服务，形象贴切。还有的地方用动漫的形式反映全过程人民民主在基层的创新。为了反映人大代表参与脱贫攻坚的事迹，我们专门拍摄了电影《白云生处》，很多人观看时热泪盈眶。

民国时期国学大师刘文典认为写好文章要做到“观世音菩萨”五个字。我理解，“观”，多观察生活形成自己的思想观点；“世”，明白人情世故，写出时代气息、世界眼光；“音”，讲音韵，有节奏感；“菩萨”，救苦救难的善良品德、菩萨心肠。祝愿各位文字工作者都成为“观世音菩萨”，让文稿更出彩、人生更精彩！

来源：《楚天主人》杂志

编辑：纪海涛、刘美君

审核：王运宝

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