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作为一名已经退役10年，也已经工作10年的退役老兵，我一直在不断追寻着高效工作的方法。

高效工作不仅仅是能提升工作效率，更能形成一种良好的习惯。今天想和大家分享的是高效工作中文档整理的技巧。

那么，为什么要进行文档整理呢？

我们经常会发现，需要找一件东西的时候，怎么找都找不着；不需要的时候，他就在你眼前晃呀晃。

同样的，我们需要找一份文件的时候，怎么找都找不到，等过两天，他自然又出现在你眼前。

因为文件、物品没有牵扯到生死攸关，也没有牵扯到岗位需要，所以往往是在找不到资料时才能意识到他的重要。

主要问题体现在以下四点：

一是平时杂乱无章、随意摆放、公私不分。

二是书到用时方恨找不到，没有归类按照一定的顺序摆放，在关键时刻找不到文件。

三是工作效率习惯养成不好，随意任其自然。

四是有时进行了整理，但是就是坚持不好，一段时间后又是杂乱无章。

那么，如何对办公文件、电子文档进行整理，达到高效的目标呢？针对纸质文档和电子文档，分别有六个方法步骤。

一、纸质文件整理方法

1、清空桌面：将桌面上所有的物品（包括办公物品和个人物品），全部分放到大纸箱中，将桌面和抽屉物品清空归零。

2、重新思考定位：以有利于工作进行为原则，想清楚和规划好每一件工作必须物品摆放的位置。（比如，办公桌必需品，电脑、电话，笔筒等）

3、丢弃无用物品：对于长时间积累下的无用的办公文件，草稿，废纸等要及时定期进行清理。

4、整理文档：把经常要用的文档摆放在桌面上，文件分类盒或明显看得到的地方。不常用的文件文档放置在抽屉内，小物品需要准备好置物盒、收纳盒。很少用的放入抽屉最下层。

5、分类摆放：将个人物品与办公物品分类摆放，分抽屉摆放，并注明标签。严格分类摆放。

6、标签编号：对文件夹进行标签分类，根据年份和内容进行分类保存。对历史文档要按照年份进行内容整理并存放至指定文件柜或库房。对本年度文件文档要进行分类标签摆放，便于存取。编号根据实际需要进行。

通过这样的整理，我们能够将文件准确的定位、标注，而且在需要时能随时找到。在办公桌上再配一些绿植的话，就是简单清新，对高效工作会有很大的帮助。

二、电子文档整理的方法

1、新建命名：在电脑C盘之外找一个空间比较大的盘做保存办公电子文件的地方。可以选取F盘。新建文件夹，命名“办公文件”

2、按内容分类存放：在“办公文件”文件夹中按照工作大内容存放电子文件的内容，比如：文件资料、培训体系、信息资料收集等。

3、按时间分类整理：在每一个内容文件的子文件中，按照时间进行存放资料。比如，在资料文件夹中，新建2两个文件夹，一个输入2017年度资料，另一个输入2018年资料。

4、记录制作或修改时间：在每一个文件后缀都要加上制作文档或修改文档的时间，便于查询。

5、可以在文件夹中增加临时文件夹，以便处理临时需要处理的文件，或来不及归档的文件。

6、每天养成好的习惯，及时对文件进行归档和整理，整理完毕后才下班。

通过整理，电脑的文件也会按照时间、文件进行分类存放，在查找资料时也会很轻松。

其实，最关键是养成一种良好的习惯，工作效率自然也会大大提升。希望以上方法对我们退役军人有所帮助。

声明：文章为醉卧兵心原创内容，图片源自网络。

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