高效办公技巧的意义(高曰菖 | 数字未来，让工作更得心应手)

高曰菖 Rex Kao

震旦家具创新中心 总经理

中国最具影响力百位设计师之一，带领震旦创新中心成为中国工业设计创新研究院及十佳设计团队；作品荣获国际大奖 100 项、设计解决方案 200 件、专利 350 项。专精于服务设计（service design）、开放式创新 (Open innovation) 、设计思维 (Design thinking)。具备华人家具市场品牌营销及研发策略 26 年以上实战经验。

个人荣获十三五个人贡献奖及东坡人格奖、ISO/TC 136/WG 3 国标中方专家、光华基金服务设计人才机构评定委员会专家、中国及上海工业设计协会副理事、中国及上海家具协会设计与人才教育委员会专家、上海创意工作者协会常务理事艺委会副主任；巴塞罗那大学电影艺术、上海华东理工、东华大学、上海工程硕导；上海视觉艺术、南京林业、浙江农林客座教授、台湾实践大学创意产业博士/副教授。

图片来源：网络

想象一下这样的办公场景：当你走进办公室，人脸识别你的身份，并为你展示工作计划和待办事项；办公椅感应专属于你的欢迎模式，自动调整到适合你的工作姿态。会议开始前，你的简报已经通过云端同步到各个设备上，多媒体投影仪根据需要的场景切换不同的显示模式。这些听起来很酷的智能办公场景，其实已经成为新常态。空间的虚实融合正在快速发生，这是技术推动和需求拉动的结果。

1. 新拐点，新范式

众所周知，人类社会是由科技驱动发展（如下图）。从农业时代，人用工具简单劳作，缺少流通性，没有自由；到工业时代，随着机械化、电气化、电子化，逐渐解放双手；再到信息化时代，人以脑力劳动为主，商业范式从商品经济转向服务经济——码农、设计师、分析师成为我们时代的典型职业。

图片来源：陆奇深圳演讲，腾讯整理

而 2022 年 11 月 30 日，继 OpenAI 公司发布了基于大型语言模型 (LLM) 的 ChatGPT，各类 AI 创作应用工具就如雨后春笋般爆发，预示着我们进入到了 AI 时代的拐点。以 ChatGPT 为代表的 AI 技术带来三大能力提升，有望变革用户办公方式。

图片来源：人工智能生成内容 (AIGC) 白皮书 (2022年）

浙商证券研究所

1）AIGC（Artificial Intelligence Generated Content，一种利用人工智能技术生成内容的新兴技术）在不断迭代的过程中，逐渐形成了数字内容孪生、编辑、创作三大核心能力，可赋能办公场景的内容生产。

2）AI 对办公产品的革新，不仅在于提升内容生产能力，也在于提升协作能力。人们利用 AI 赋能企业通讯工具，满足企业对高效沟通和协作的需求。其中 ChatGPT 的全新会话交互方式，更是让传统的单向交流变成对话式的双向交流，这种信息交流方式的改变，降低了用户使用办公软件的成本。

3）AI 提升了人类非结构化数据的处理能力，ChatGPT 本质上是一个出色的 NLP（Neuro-LinguisticProgramming 自然语言处理）模型，可以帮助组织和企业进行非结构化数据的处理，发挥数据资源的价值。

图片来源：网络

“AI 爆发”加速了企业的数字化转型，技术赋能高效办公已成为企业创新和发展的重要路径。譬如 2022 年 8 月，仲量联行就携手神经信息科技公司 EMOTIV，探究通过神经科学洞察塑造未来办公，他们通过对员工在办公状态下大脑模式的研究，获得能够应用于优化办公空间、提升办公体验的洞察及策略，确保无论是线下还是线上，都能打破人与环境的壁垒，创造优质办公空间。

随着数字经济与实体经济融合程度不断加深，以及越来越多的年轻、数字原生代员工进入职场，我们发现企业正在转向实体办公空间与数字平台相辅相成的模式，通过引入先进技术创造一个更加互联的工作环境，来支持越来越多的远程或跨地域工作的团队，能进一步提高企业生产力、员工工作敏捷性及健康福祉。

震旦作为办公空间解决方案提供者，从数字化对员工办公行为的影响为切入点，以 Activa 灵动办公五大办公模式“专注 Focus” “协作 Collaborate” “学习 Learn” “社交 Socialize” “放松 Relax”，与大家一起探讨数字化带来的空间变化，及如何让人们的工作更得心应手（Let work flow）。

2. 数字时代的办公空间演绎

WeWork 应用研究和文化 OS 的高阶主管 Claire Rowell 曾说道：“现今最有效的管理风格建立在信任和自治，而不是建立在命令和控制之上。传统的办公室布局已经失去了意义，当公司授权员工能决定在何时、何地以及如何工作时，员工的表现最佳。而物理空间和技术可以加强员工的掌控感”。

图片来源：震旦

数字化将引领新一代的未来办公场所转型，为我们提供了更多的可能性和选择，其中三个变化值得我们关注：

1）办公空间更加注重灵活性和多样化。越来越多的企业开始尝试远程办公或者混合办公，虚拟办公空间或在线协同办公平台将成为未来办公的主要形态。以企业成长和发展为出发点，办公区域的设施和能力将更为灵活。这意味着未来的办公室将提供更加智能化、可定制化和可伸缩的空间，使得员工能够灵活地调整空间、时间和工作方式，从而提高生产力和创新性。

2）办公空间更加智能和人性化。企业日益重视员工的整体体验，未来的办公空间设计也将以人为本，更注重满足员工的个性化需求。数字技术的快速发展使得办公环境拥有更多的智能化工具和设备，员工通过语音、手势、面部表情等方式，与办公空间中的设备和系统进行交互，这样可以增强员工流畅的使用体验感，实现自动化、个性化和情感化的服务，提高工作效率和品质。

3）办公空间更加注重环保和可持续。由于全球气候变化趋势的影响，未来的办公室将推广绿色环境，减少排放，并将寻找可再生能源来源。此外，智能技术的应用也将使企业能够更好地管控和管理资源的使用，通过监测和自动调节办公空间中的温度、湿度、照明等，实现节能和减排。从而为企业打造更加可持续发展的办公环境。

图片来源：震旦

震旦作为办公空间解决方案提供者，积极探索基于 Activa 灵动办公解决方案的五种模式基础上，利用科技增强空间感知，重塑与改善员工办公体验。

专注模式（Focus）

办公空间的灵活性不能只是体现在轮用制办公桌或预约工位上，利用智能设备感测器可以让员工更专注和高效。比如根据员工的任务、状态、环境，自动调节灯光、温度、音乐等，营造专注氛围。通过智能提醒、辅助、优化等，帮助员工更好地管理时间、提升解决问题的效能。

Puffy 沙发系列的“单人座舱”、CoLink box“蜂巢”系列支持员工通过邮箱、APP、小程序等途径预约空间。从提醒入座，显示空间正在使用中的灯条提醒，到打卡签到后才会启用的强弱电支援，都能更好地让员工享受舒适便捷的专注办公氛围。

协作模式（Collaborate）

空间快速重组响应是敏捷团队实现个性化和动态化协作的关键。技术发挥着关键作用，简化了会议室预定系统，并提供智能显示屏，以提供最佳的混合工作体验 , 使与会者无论是在办公室参会还是在线参会，都能平等参与，增进员工与合作伙伴的沟通和协作效率。

同时，敏捷团队可以利用技术，赋予员工更多的选择权，让员工从多种工具去了解项目的进度或者开会；提供 AR 和 VR 设备，开启沉浸式项目协作体验。

Swift 系统是震旦家具提供的囊括工作站、架系统、白板等系列化的空间解决方案，可以根据团队规模和任务类型，灵活地创造出高效、灵动且激发灵感的空间场域。姿态改变心态，中央走线工作站系统，让员工可以自由切换站姿、坐姿，保障员工的健康和舒适；摄像头和智慧屏的搭配，员工可以与远程参会者自然互动。Swift Frame 架系统打破边界，建立连结，充足的存储空间，让空间更加地整齐美观。

图片来源：震旦

学习模式（Learn）

这是一个终身学习的时代，人们需要时刻充电保持自己的竞争力。在公司，员工通过培训、分享，获取新的知识和技能。高效的学习场景支持员工不同的学习模式，促进他们的职业快速成长，提升组织竞争力。在人工智能的帮助下，我们可以定制化评估和推荐员工的技能、学习路径、薪酬和职位；根据虚拟助理，推荐适合的学习流程和场景，并支持一键预约学习场域；通过智慧物联管理照明、取电和座位预约等一系列可持续措施来减少工作场所对环境的影响。震旦 Booky 系列图书馆阅览桌搭配桌面滑轨式电源解决方案，让我们随时随地满电学习。

图片来源：震旦

社交模式（Socialize）

在一个轻松友善的社交环境中，喝杯咖啡，来场酣畅淋漓的对话，更能促进思维的碰撞，激发创新的火花。震旦 Puffy 沙发以蓬松的面包作为灵感来源，舒适的坐感，搭配年轻化的配色传递给人亲和力与安全感，通过沙发模块的自由组合，满足交流和专注办公等场景需求。

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震旦自研的中控系统，从监测空间能耗到分析员工分布、移动轨迹，进一步优化空间使用率和管控能耗，让社交空间更富有科技感和温度感。中控系统可以实现：

1）一键操作：用户通过中控仪表盘，一键控制电源、空调、投影仪等设备，不必再为了到处找遥控面板而烦恼。

2）清晰管理：通过收集、处理、分析、应用中控系统集成的数据，清晰地管理办公空间的使用情况，如会议室的预订、占用、空闲，优化空间使用率，同时为检修维护提供便利。

3）环境监测：通过监测环境变化和空间能耗，节省空间和能源，为员工提供舒适和健康的办公环境。

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放松模式（Relax）

懂得休息，才懂得工作，通过放松恢复精神力。当员工来到放松的空间中，高耸的天花板和窗户让充足的自然光线进入办公室，办公室内绿色植物的丰富分布有助于将户外景观引入室内，为空间增添天然亲和因素。配合舒缓音乐、窗帘和灯光的智能调节，就可以享受沉浸式冥想体验，为接下来的工作充电续航。

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3. 产业展望：技术驱动带来的时代机会

这是一个最好的时代，也是一个最坏的时代。受地缘政治和三年疫情的影响，消费持续衰退，全球家具市场呈现不景气现状。但是我们也看到了科技大爆发所带来的机会，科技作为企业兴衰的主要驱动力，它可以造成产业环境的重大变革、引发传统物种大灭绝与新物种大爆发。

中家协副会长兼秘书长屠琪说道：“以全球 140 多家灯塔企业为例，他们最关注的三个方面：生产力、可持续效益和韧性。要实现这三个目标，就需要对数字创新和降碳加强投入，才能保证企业的产品和服务持续满足市场需求不被淘汰，但是不可否认这些转型升级措施对家具企业具有较高的要求，资金、人才、管理、业务等环节都要投入，企业只有不断成长和优化战略，才能稳步度过全球经济放缓带来的这段调整期。”未来技术将从多个维度赋能办公空间，给企业和员工带来更多的可能性和机遇。

图片来源：震旦

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本文出自《办公时刻》杂志第32期

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