办公资源管理技巧(PMP核心考点——资源管理工具)
- 办公技巧
- 2023-08-27 06:16:22
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PMP考试核心考点——资源管理工具
★资源管理工具
资源管理是指为完成项目而识别、获取和管理所需的人力资源和实物资源。
1、责任分配矩阵:
用二维的矩阵图把每项工作分配给相应的人员或部门。
2、谈判
项目经理需要运用人际关系与团队技能中的谈判,与职能经理谈判,向职能经理借人;与其他项目经理谈判,争取优秀人员;与外部资源供应商谈判,获取本组织无法提供的人员。
3、预分派
有些关键的工作岗位,需要在项目正式启动之前就指定人选。这些人就是预分派的。项目章程中指定的人员、投标文件中指定的人员或者在项目启动前就预约好的专业人才,都是预分派的。
4、虚拟团队
在互联网日益发达的今天,项目经理可以借助虚拟团队来提高获取人力资源的灵活性。虚拟团队需要特别好的沟通计划,需要真正的团队建设。在虚拟团队中,应该开展临时的集中办公。
5、集中办公
有利于团队建设。
6、认可和奖励
在团队建设中,应该经常对团队成员的优良行为或业绩进行认可与奖励。为了使认可与奖励真正起到激励所有团队成员的作用,应该针对每个人都能够做到的行为开展认可与奖励,而不只是针对少数人能够做到的行为。认可与奖励应该经常开展,不能只是等到项目结束时;应该多种多样,既有正式的,也有非正式的;应该考虑团队成员的需求,只有能满足需求的认可与奖励才是有效的。
7、激励
基于团队成员的需求,采取措施,使成员去做项目经理希望他们做的事情。
8、团队建设
团队建设当然需要使用沟通技术。开展正式和非正式的沟通,是团队建设的重要手段。应该以融入日常工作中的团队建设活动为主,以专门开展的活动为辅。项目团队中的大量技术和管理工作,同时也就是团队建设活动。像视频会议、在线聊天、共享网页,都是常用的沟通技术。
按照塔克曼的团队建设五阶段理论,项目团队要经过从形成、震荡、规范、成熟到解散这五个阶段。
9、培训
如果团队成员不具备项目所需的技能,就要对他们进行培训。培训通常是团队建设中的一项重要工作。项目经理可能要把培训当作必须做的工作,列入工作分解结构,并且在项目进度计划中安排时间,在项目预算中安排资金。培训的形式可以多种多样,包括在岗或脱岗培训、面授或网络培训、成员之间的相互培训或外聘专家对成员的培训等。
10、冲突管理
用建设性方式及时解决冲突。冲突解决得好,有利于团队建设;解决得不好,就会妨碍团队建设。
西方文化鼓励“把问题摆到桌面上”——工作中的问题都应该摆到桌面上。PMP®考试要按这个观点来答题。
11、情商
能够识别、评价和管理自己和他人的情绪,也包括识别、评价和管理团队集体的情绪。
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