方案设计背景

企业招投标管理是企业内部管理和监督的重要手段。标准规范化的企业招投标管理工作对廉政建设起到了一定的规范作用，加强企业招标投标工作的管理，有利于规范社会主义秩序和市场经济的有序竞争，同时还能在一定程度上防止暗箱操作。随着企业招投标管理工作的实施，国家先后制定了一系列关于招投标管理的规章制度，因此，加强企业的招投标管理十分必要

大部分企业在招投标管理中都可能会存在以下问题

招投标行为不规范招投标业务流程不公开透明企业招投标管理人员的思想认识不到位缺乏系统的监督管理体制招投标档案数量过大企业内部部门之间协作不顺畅

为了加强招标采购全过程管理，规范招标采购过程中的漏洞及风险，提升招标办工作效率，更好地服务于各业务部门、服务商，就需要一套贴合采油厂的招投标管理实际且高效、便捷、安全、专业的信息化系统去协助业务部门和主管部门强化招投标管理工作水平，对内规范管理，对外提升企业形象。

方案设计规范

2.1先进性和规范性原则

采用符合国际标准的、先进而且行业内已经非常成熟的系统平台和开发平台，使系统具有较高的起点和较长的生命周期，同时具备较好的开放性、可靠性和可扩展性。在开发过程控制、文档规范化等遵循相应的国际标准和惯例。

2.2高度的兼容性和可移植性

兼容性是指当用户由于业务的改进而使原有的业务系统升级或者移植到其他平台时，通过修改环境定义即可将系统数据源重新定义，从而降低了应用系统的维护费用。

可移植性是指应用系统的软件支持各种流行的软、硬件平台。生成的代码无需修改即可平稳移植到其他平台上运行。当用户硬件系统改变或者其他环境变化时，只需修改配置部分，而无需在整个范围内重新定义，这样就实现了软件系统与硬件平台的性能伸缩同步。

2.3 人性化、实用性

系统充分考虑客户体验的个性化要求、使用方便、界面友好。系统在设计时充分考虑了用户的使用习惯，提供大量的人性化设计，帮助用户快速上手所需要的功能、简便操作，可满足招投标日常工作的需要。

系统功能简介

3.1单一来源采购业务

单一来源采购业务流程概述：

涉及部门：吴起采油厂各业务部门、招标办、招标代理公司若干、供应商一家；

业务部门1：首先由各业务承办部门，在系统中创建单一来源采购申请表，（参照现有的非招标方式采购申请表样式）同时上传项目申请、计划批复、预算、会议纪要、非招标采购方案等附件，经过相关部门负责人、主管领导等逐级在线审批（审批效果采用水印部门章）。审批环节，系统中自动生成待审核任务，且支持消息提醒（手机短信提醒）；

招标办1：招标办终审采购申请表，然后通过系统给审批通过的采购申请表指定代理公司，同时生成给代理公司的委托代理任务，并支持消息提醒（手机短信提醒）；

代理公司1：代理公司通过系统接收代理委托任务，同时以附件形式上传已经签订完成的委托代理合同电子版，表明合同已经签订完成。然后通过系统编写招标方案并提交审核；

招标办2：招标办组织相关人员对招标方案进行上会；

代理公司2：经上会同意后，代理公司通过系统编写招标公告、招标文件并再次提交审核（需上传招标方案通过的会议纪要）；

招标办3（组织会审）：该次审核为部门级会审，涉及部门为：采购申请部门、安全环保科、财务资产科、企业管理科、招投标办公室（除采购申请部门外，其余部门均为固定组合）；

代理公司3：会审通过后，系统以消息提醒的方式告知代理公司可发布招标公告（陕西省招标采购网、延长油田股份有限公司招标网、吴起采油厂招标采购管理网（待定）），并在系统中创建招标邀请函，通过系统以电子邮件形式传递给供应商。同时招标文件仅以PDF格式支持导出及打印；

供应商1：供应商收到招标邀请函后，根据邀请函以及招标公告的要求，携带相关资料到代理公司进行报名、购买招标文件。（不在系统中操作）；

代理公司4：代理公司根据招标公告规定，收取招标文件销售费用，在系统中录入收费单，记录收费内容，并打印、盖章交给供应商。系统的收费单列表中本着公正公平的原则需要对供应商名称做脱敏处理；

招标办4：系统将供应商报名成功（同一个项目完成收费单的供应商等于1家即算该项目报名成功）的通知以系统消息的方式同时反馈给招标办、代理公司、采购申请部门。招标办在收到系统通知消息后在系统里开始创建商谈任务，选取商谈专家小组进行项目评标。

代理公司5：商谈（线下进行）结束后，代理公司在系统中编制评标报告并提交至招标办审核（结果需要公示3天）；

招标办5:审核评标报告，通过系统对项目经理的资格进行审查（同一个项目经理不能同时在建两个及以上项目），召开招标领导小组会议。并依据会议纪要（会议纪要可作为附件上传）结果在系统中创建成交结果确认函，系统同时会自动生成项目成交通知任务给对应代理公司；

代理公司6：代理公司接收项目成交通知任务，发布成交结果公告，（结果需要公示3天）（陕西省招标采购网、延长油田股份有限公司招标网、吴起采油厂招标采购管理系统（待定）），并通过系统创建中标（成交）通知书，系统以电子邮件形式发送领取通知给对应供应商；

供应商2：供应商收到代理公司的邮件通知后，到代理公司缴纳代理服务费，并领取中标（成交）通知书；（不在系统中操作）

代理公司7：代理公司根据招标文件规定，在系统中录入项目代理服务费收费单（上传发票银行收款截图如有），记录收费内容，并打印、盖章交给供应商；

代理公司8：系统依据项目代理费收费单开具日开始倒计时提醒20天，生成给第三方代理公司的资料归档任务，代理公司在系统中创建项目资料归档申请，并提交给招标办审核，招标办接收实物资料审核确认无误后，在系统中点击确认；

业务部门2：根据招标法、以及采油厂招标管理办法规定，系统给业务部门在供应商收到中标通知书后（以中标通知书收费单开具日开始）生成待签合同任务，倒计时提醒30天，以督促与其供应商签订合同，合同签订后业务部门在任务消息中点击确认，已确认合同已签订；

3.2竞争性谈判、询价采购、公开招标业务

竞争性谈判、询价采购、公开招标业务流程概述：

涉及部门：吴起采油厂各业务部门、招标办、招标代理公司若干、供应商若干；

业务部门1：首先由各业务承办部门，在系统中创建非单一来源采购申请表，同时上传项目申请、计划批复、预算、会议纪要、非招标采购方案等附件，经过相关部门负责人、主管领导等逐级在线审批（审批效果采用水印部门章）。审批环节，系统中自动生成待审核任务，且支持消息提醒（手机短信提醒）；

招标办1：招标办终审采购申请表，如果项目金额超过自主采购限额（工程类400万、物资类200万、服务类100万）则系统弹出提醒窗口，需要转交集团统一采购，项目状态即行关闭。如集团退回（线下通知）让采油厂自己招标，可再次打开该项目，继续通过系统给审批通过的采购申请表指定代理公司，同时生成给代理公司的委托代理任务，并支持消息提醒（手机短信提醒）；

代理公司1：代理公司通过系统接收代理委托任务，同时以附件形式上传已经签订完成的委托代理合同电子版，表明合同已经签订完成。然后通过系统编写招标方案并提交审核；

招标办2：招标办组织相关人员对招标方案进行上会；

代理公司2：经上会同意后，代理公司通过系统编写招标公告、招标文件并再次提交审核；（需上传上述的会议纪要）

招标办3（组织会审）：该次审核为部门级会审，涉及部门为：采购申请部门、安全环保科、财务资产科、企业管理科、招投标办公室（除采购申请部门外，其余部门均为固定组合）；

代理公司3：系统以消息的形式告知代理公司会审通过，可以发布招标公告（陕西省招标采购网、延长油田股份有限公司招标网、吴起采油厂招标采购管理网（待定））；

供应商1：供应商根据招标公告的要求，携带相关资料到代理公司进行报名、购买招标文件。（不在系统中操作）；

代理公司4：代理公司根据招标公告规定，收取招标文件销售费用，在系统中录入收费单，记录收费内容，并打印、盖章交给供应商。收费单列表的供应商名称需要做脱敏处理；

招标办5：系统将供应商报名成功（同一个项目完成收费单的供应商大于等于3家即算该项目报名成功）的通知同时反馈给招标办和代理公司，如为公开招标由第三方代理公司在系统里创建商谈任务，组织商谈专家小组进行项目评标（并上传专家备案表）。如为非公开招标由吴起采油厂招标办在系统里创建商谈任务，组织商谈专家小组进行项目评标；

代理公司5：公开招标后商谈结束后，代理公司在系统中编制评标报告并提交审核，公开招标的项目需要公示三天；

招标办6：招标办审核评标报告，通过系统对项目经理的资格进行审查（同一个项目经理不能同时在建两个及以上项目），同时召开招标领导小组会议，最后依据会议纪要结果在系统中创建成交结果确认函，系统同时会自动生成项目成交通知任务给对应代理公司；

代理公司6：代理公司根据招标办出具的成交结果确认函，发布成交结果公告，（陕西省招标采购网、延长油田股份有限公司招标网、吴起采油厂招标采购管理系统（待定）），公示结束后，第三方代理公司通过系统制作并发送领取供应商中标（成交）通知书通知给中标供应商；

供应商2：供应商收到第三方代理公司的电子邮件后，到第三方代理公司缴纳代理服务费，并领取中标（成交）通知书；（不在系统中操作）

代理公司7：代理公司根据招标文件规定，在系统中录入项目代理服务费收费单（或上传发票银行收款截图如有），记录收费内容，并打印、盖章交给供应商；

代理公司8：系统依据项目代理服务费收费单开具日开始倒计时20天提醒，给第三方代理公司生成资料归档任务，代理公司在系统中创建项目资料归档申请，并提交给招标办审核，招标办接收实物资料审核确认无误后，在系统中点击确认；

招标办7：招标办在系统上对该次项目代理过程中代理公司的代理服务作为评价，系统提供评价模板及评价数据的统计汇总；

业务部门2：根据招标法、以及采油厂招标管理办法规定，系统给业务部门在供应商收到中标通知书后（以中标通知书收费单开具日开始）生成待签合同任务，倒计时30天提醒，以督促与其供应商签订合同，合同签订后业务部门在任务消息中点击确认，已确认合同已签订；

3.3功能描述

系统首页【项目看板】：显示“已成交未归档”、“已成交未签订合同”的项目，展示项目名称 申请部门，支持搜索，点击该行内容可快速进入对应项目进度流程图；【快捷菜单】：添加常用功能至该区域，减少寻找多级菜单的时间，提高工作效率；【我的任务】：显示已创建、已提交、已审批、待审批的工作流任务，点击可查看任务详情；【知识专区】：提供常用文件模板的下载和规章制度的查询，支持模糊搜索，如《项目立项书》、《市场询价报告》、《可行性研究报告》、《项目建议书》、《技术经济分析报告》、《项目规划书》、《XXX合同》、《委托代理合同》、《招标文件》、《中标通知书》等常用文件的范本下载以及《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《XXX招标投标管理办法》等政策性规章制度的下载应用；【项目数据】：快捷显示截止到当前月份的本年度累计已归档项目数、在建项目数、按照项目类型分类汇总分析。（如服务类、工程类、维修类等等）；【项目经理管理】：招标办可以随机对项目经理进行项目查重管理，每个项目经理只能同时负责一个项目；（项目经理名称、证书编号、身份证号、项目名称）【荣誉榜】：以排名的形式展示评价管理的结果；业务导航【采购申请表】：制式表单，用于业务发生部门来自行创建填写项目申请，填报相关内容，包含申请部门、申请时间、项目名称、项目类型等信息，支持添加附件，支持工作流审批；【委托管理】：建立已审核项目和第三方代理公司的关联关系，并支持附件上传（如委托代理合同）及预览；【招标方案录入】：系统提供富文本编辑器，支持常规格式下的文本录入、格式化处理、表格及图片插入、附件上传及预览，并支持工作流审批；【招标文件录入】：系统提供富文本编辑器，支持常规格式下的文本录入、格式化处理、表格及图片插入、附件上传及预览，并支持工作流审批。审批通过的招标文件支持以邮件的形式批量发送给已经缴纳费用的对应项目的供应商；【项目邀请函】：系统提供制式表单，招标办手工填写相关必要信息并关联《采购申请表》上的项目类型为“单一采购”的项目，以邮件的形式发送至对应供应商；【费用管理】：系统提供制式表单，用于标书销售费用、代理服务费等相关费用的收缴、退还记录，支持上传附件、打印及按照时间、代理公司等维度的汇总统计；【项目商谈】：对于非公开招标项目由招标办创建商谈日程，包含商谈项目、商谈地点、商谈时间，选取商谈小组人员信息，由系统发送消息通知。对于公开招标项目由第三方代理公司创建商谈日程，包含商谈项目、商谈地点、商谈时间，上传专家抽取表；【评标管理】：系统提供制式模板选取关联项目并录入商谈结果，同时上传评标报告，待上会后由系统输出《项目成交确认函》附带电子印章水印；【中标管理】：系统提供制式模板选取关联项目并录入中标公示，同时链接至【费用管理】，录入代理服务费缴纳相关信息；【归档签收】：用于管理第三方代理公司对于项目相关文档的递交确认，支持附件上传及工作流审批；【报表管理】：根据确定后的方案再定制符合实际需要的报表，对于项目的招投标进度、代理项目数量和费用收入等维度进行统计分析；【评价管理】：下设【代理评价】和【评价记录】两个二级菜单，用来处理招标办对代理公司服务的评价；基础设置【工作流设置】：根据实际业务管理规定，对应具体业务流程自定义或会签或逐级审批的工作流；【知识专区设置】：用于分类管理招标业务中所涉及到的制式文件模板、规章制度、业务流程的维护上传，以便于各业务部门下载使用，提高招标管理部门对于相关知识的普及程度，减轻了招标管理人员的工作量；【消息管理】：系统提供消息模板的自定义和收藏，分手动消息和自动消息。手动消息由发送人勾选项目、业务场景、发送对象进行发送。自动消息由管理员在系统里设置发送规则，如提前量、发送对象、发送场景。主要以系统弹窗 手机消息的形式呈现，系统提供发送记录查询。目前已经确定的业务场景主要包含给项目商谈小组人员的项目商谈通知给供应商的中标通知给采购申请部门的按期签订合同预警给第三方代理公司的按期递交资料归档预警各审批环节的审批消息提醒【基础档案】：根据系统设计方向，需要沉淀以下种类的基础信息作为系统后期正常运行的数据支撑，包含部门：主要记录部门名称、负责人、分管领导；人员：主要记录人员姓名、手机号；代理公司：主要记录公司名称、营业执照号、负责人、联系人、联系方式；供应商：主要记录供应商类型、公司名称、营业执照号、负责人、联系人、联系方式、邮箱、项目经理信息（姓名、联系方式、身份证号、证书编号）；商谈小组：可存在多个小组，小组人员信息来自人员档案【权限管理】：根据人员的岗位、部门、业务分工划分对应的系统操作权限；

系统部署规范

环境要求

配置

备注

服务器

E5-2603v4(1.7GHz/6c)/6.4GT/15ML3*1 / 32G RDIMM DDR4 内存*1 / 1TB SATA（企业级）*1 / 主板集成千兆网卡*2 / 550W冗余电源NF5270M4*1

建议使用推荐配置或升级配置

操作系统

CentOS 7.4

数据库

MySQL

网络

支持外网访问

系统应用价值

立规范

建立标准化的招投标管理规范，合理合规的开展招投标管理相关工作；

造环境

对内对外营造一种公正、公平的投标环境，服务各业务部门；

强监管

强化对招投标过程的监管，对业务部门、代理公司、供应商进行监督，降低企业法律风险；

提效率

工作协同，提高招投标业务流程在各部门内部流转的效率，提升工作效率；

总数据

自动汇总统计、分析招投标过程中的重要数据，并形成智能化资料归档；