石墨文档wps办公技巧(一个码稿人自述：什么样的文档产品适合我？｜深度吐槽)

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钛媒体打工人，媒体相关从业经验4.5年，文档使用重度患者。今天以我曾经用过的、和现在主流的一些文档产品为例，来谈谈我的使用体验，以及什么样的文档适合我。

（一）我与文档的故事

开始与文档产生频度较高的交集，大概是2012年，那年我开始上大学，并且拥有了人生第一台笔记本电脑，牌子是宏基acer，Windows系统，超薄本，天蓝色，那时候算是我们寝室颜值最高的笔记本了。由于当时在校园通讯社当小记者，所以也正是在那个时候我成为了初阶码稿人。

第一个码稿工具，毫无疑问，是电脑自带的office。但可惜只能免费使用一年。

印象比较深刻的是，在office版本到期后，校通讯社技术部的朋友，拿了个存有各种神奇软件的U盘（大家都懂，不细说了），帮我安装了微软Word。就这样一直用到毕业。

说实话，微软office好用吗？那个时候其实是无感的，大家都在用，也没有其他可选，所以默认写论文、码稿子，就是word，word就是微软office。

但不知道从什么时候开始，我开始接触到当时知名度还不太大的WPS，使用频度不高，可能就是在电脑还没来得及安装office/或者office卡了的间隙用来救个急，说白了算是个备胎。

转折发生在2017年，那年我换了份工作，电脑也从宏基acer换成了Mac air。但新公司配备了联想笔记本。这个时候，我就在考虑怎么可以耍一些小聪明，比如在什么样的情况下，可以实现信息的多端同步，这样回家加班就不用带公司电脑了。

像大多数人一样，我的第一个方案是，每天下班前把回家要写的稿子发到微信的“文件传输助手”上。但这个方案有一个问题，如果忘发一份文件，但恰好那份文件又很重要，是不是只能在家干瞪眼了？

另外一个选择就是用微软OneDrive ，有朋友兴奋地跟我分享过OneDrive的多端共享功能。但看了下价格，好像有点儿不是很"友好"。为了优雅地使用正版软件，我想起了之前的备胎——WPS。

（二）WPS革了Office的命

虽然免费的WPS有广告，但它真的可以满足“信息多端同步”的需求。于是我在公司的电脑和手机上都安装了WPS，这样我在同一个账号下写的东西，到另一台设备上，只要能登录WPS，就可以立即找到想要的文件，再也不用为了哪份文件忘了带神经紧张。

但一个新问题又出现了。

2017年的时候，WPS并没有推出Mac系统的安装包。所以即便我在win系统使用WPS，也只能以手机版WPS为中介，将文件先发送到文件传输助手，然后在Mac端的微信上接收，才能形成一个真·多端同步的闭环。这样虽然可以使用，每天几十M几十M的传文件，手机负担太大了。

为了解决这个问题，我又开始耍小聪明了，我找到了有道云笔记。有道云笔记虽然主打功能是“笔记”，但是它也是可以多端同步的。记得我曾经在微博上分享过一个“在mac上同步wps”的帖子：

这个方法屡试不爽，微博阅读数突破4万，是我这个潜水账号目前阅读量最高的一篇微博，没有之一。

发这条微博的时间已经是2018年5月，距离WPS for Mac正式登陆 Mac App Store还有一年。

2019年4月，WPS for Mac上线。从这一刻开始，我已经用WPS完全替换掉了微软Office。并且由于WPS免费的云空间早就满了，那时我就已经成为WPS的连续付费用户。

（三）国产在线文档站起来了

也正是这个时间前后，中国在线文档如雨后春笋般冒出了头。

首先值得一提的是石墨文档。在2018年4月正式宣布拿到字节跳动领投的B轮融资后，被誉为中国第一家在线协作文档的石墨文档加速了其商业化进程，并调整团队向ToB发力。彼时石墨文档已经拥有1000多万个人用户、18万 企业用户。

与石墨文档B轮融资同时，腾讯文档也在2018年4月正式上线，马化腾专门发朋友圈称这是个没有一丝丝防备的意外惊喜；

另一边，WPS的兄弟产品，WPS文档也就是现在的金山文档也推出了独立APP，要抢占在线协作的风口。

也难怪，在那个时候，石墨文档的创始吴冰开始出来纠正石墨文档“小而美”的标签：“小而美已经不太适合我们了……”言外之意，石墨文档可能要变化身份迎接挑战。

一方面，腾讯文档与金山文档的入局，本已经让石墨文档有些腹背受敌的意味，但后来另外两个文档产品假如让整个局势再度紧张了起来。

2018年12月，钉钉在秋冬发布会上推出了钉钉智能文档，通过与WPS的合作，钉钉智能文档实现了企业组织内文档的多人、流畅在线协作。据说，这也是钉钉在文档路线上的第一次尝试。

字节跳动在2018年领投石墨之后，2019年4月在海外上线了企业远程办公工具Lark，2019年9月Lark中国版飞书上线。无论Lark还是飞书，在线协作文档都是其头部功能。更甚者，2020年11月，飞书推出了飞书文档独立APP。

中国在线文档产品的丰富程度与当年微软office一家独大形成了鲜明对比。

作为一个码稿人，从之前苦苦求索好用的码稿工具，到现在眼花缭乱的文档产品市场，无论前方竞争多么激烈，作为用户，我们内心是狂喜的——码稿人实现工具自由的想象力扑面而来。

（四）用户终于能说话了

没得挑和有得挑是两种状态，前者是卖方市场，用户无论有多少怨言都可能咽肚子里，因为选择只有一个，而且必须选；后者则是买方市场，用户有什么不爽的完全可以破口大骂，也能转身就走。

能不能实现工具自由尚待讨论，但可以确定的是，在多头竞争之下，用户终于能出来说话了。

既然有得挑，那我这个极其刁钻有洁癖的文档用户，准备出来挑挑刺。

没有调（用）查（过）就没有发言权，所以还是从我的个人经历来吐（安）槽（利）。

先来说石墨文档。

2019年4月入职钛媒体之后才开始接触石墨文档，在这之前只是对此略有耳闻，每当有媒体活动，稍微一扫，隔壁可能就在用石墨文档写稿子。后来我也成了其中一员，

只是使用频率不高，每周就是在团队的共享文档中更新下选题进度，另外一些需要几个人一起协作的稿子，也是在上面完成。

但说实话，除非编辑要求，我是那种从来不会主动使用石墨文档的人。原因有两个，一来，大多数稿子是独立完成，不需要团队协作，依然office最香（无论微软的还是WPS的）；二来，石墨文档是有付费门槛的，按公司购买的账号数收费，如果企业在试用期过后没有继续为员工账号付费，没有付费的员工账号将无法创建新文档，会收到这样一条提示：

大概看了下石墨企业版收费大概每账号每年360元，假如编辑部40人算，石墨上的花销每年约为1.5万。也算是一笔能省就省的不小开支了。

当然石墨文档也有个人免费版本，只不过将单文件与空间协作人数上限设置在了15人，一般媒体公司需要15个账号一起编辑的文档不多，太复杂的稿子最多需要3-4人，所以对于人数较少的创业公司来讲，购买太多付费账号实在没有必要。除非从小用户演变为深度用户，对石墨云盘空间（企业版本每个账号云空间为10G）、录音转文字等增值服务有需求。

石墨文档的个人版本还没有尝试过，个人版本只需要用个人邮箱、手机号注册即可获得使用权限。但因为一开始是用公司邮箱账号注册，虽然总被提示无法新建文档，但有时候还需要用这个账号进行一些工作相关的必要协作，所以一直没有进行账号切换。但值得肯定的是石墨的协作流畅度的口碑还是很好的，目前没有听到过差评。

再来说飞书。

2020年因为疫情的原因，远程办公非常火，最重要原因是在2020年开年一些在线文档、在线会议、企业通讯等软件纷纷宣布疫情期间使用免费。飞书文档也是如此。

2020年下半年，钛媒体内容团队开始尝试在飞书上协作办公，很重要的一个工作就是利用飞书文档进行选题的多人实时填写和管理。由于飞书文档没有限制在线协作的人数，所以编辑记者们可以一边开选题会，一边在飞书文档填写选题要点。这个不得不说确实提升了选题会的效率。

飞书文档的另一个功能是可以多人针对同一个文档的不同位置进行划线评论，这个功能的前身有点儿像Word里面的批注，只不过在形式上设计得更加互联网化和易操作。

但由于太过开放和易操作，也造成了一些问题，就是当太多人在不同的时间对同一篇文章进行评论的时候，这篇文章会进入无休止地修改循环。而且每一次修改都会以消息通知的形式告知稿件所有人，这对稿件所有人形成了太多碎片化干扰。可以想象，你正在做另一件事，这边不停弹消息说谁对你的文章做出了评论是什么样的感觉。

经历过这样魔鬼般的改稿后，当时最大的愿望是，希望能回归本地Word，给过来的是一个已经被各种批注好的版本，然后能集中时间一个个回复和修改。

再来说钉钉文档。

钉钉APP内现在有了正式的文档产品，大概分为两个部分：

一部分功能是跟WPS合作的，所以在界面舒适度以及兼容性和功能丰富度上都比较好。比如一些使用钉钉办公的企业员工会直接将写好的Word文件丢到钉钉群里，正常情况下这样的第三方文档的在群内的默认打开方式是第三方文档，而不是钉钉在线文档。在跟WPS进行了兼容性合作之后，员工发在钉钉群内的任意文档都会自动转换为钉钉在线文档供企业员工协同编辑。这个也是个屡试不爽的小技能。

另外就是钉钉自研的文档，主要侧重在纯线上协作场景，且在做了一些针对使用文档时的新功能研发，比如增加了语音速记、翻译功能等。语音速记功能需要重点说一下，这个功能方便一边参加会议，一边记会议纪要，跟讯飞语记这个专门的语音速记软件很像，对会议场景有一定要求，线上会议带麦的情况下，拾音效果比较好。但如果是线下会议，太嘈杂的环境或者发言者距离的远近都会影响速记的准确性。

不过很显然，钉钉这个语音速记不是为我这种常年码稿高频采访且不知道在什么环境下采访的人准备的，而是为经常开会且经常在窗明几净的会议室开会的白领们准备的。

最后说下腾讯文档。

我使用腾讯文档，也是比较低频的，大部分都是C端发起。比如今年年初，防疫需要行政姐姐需要统计大家做核酸的情况，丢进来一个腾讯文档表单。点进去之后发现二三十个人在里面七七八八开始填信息。那种盛况和效率简直不能太高。

腾讯文档的优势是跟微信兼容得比较好，有微信小程序版本，还可以一键导入某个微信聊天中的文件。但腾讯文档我还没有深度使用过，更多功能还是要大家探索。

说了这么多，总结几点：

1. 国产软件越来越好用，如果几年前能发现这么多好用高效的软件，我与文档的故事可能就没那么好讲，也不用做那么多现在看来很笨的操作和探索；

2. 软件虽好用但不同的软件确实有更适合的人群，每个人用什么软件能用顺手真的是玄学。比如有的软件界面看起来一点儿也不互联网，像老干部（对，我说的是印象笔记），但有朋友确实是印象笔记发烧友。当我被洗脑想要去用一用的时候，却真•被老干部界面劝退无数次；

3.有的在线文档是ToB办公软件的一个插件功能，这类软件本身是组织办公的中心化入口，所以附着在上面的文档也就适用于在该软件上有固定关系链的用户。假如深度使用钉钉的公司，钉钉文档用于组织内文档协作和分享一定是最优解，可以关联钉钉群、项目、任务等等；但如果公司深度使用飞书，那也可以用飞书自带的飞书文档。之所以说他们适用于组织内关系链，原因在于大厂之间的生态竞争，各个文档产品在自家APP外基本都打不开。飞书因为这个还做过公开声讨，还是有效果的（不信可以试试）；

4.有的文档在ToB的同时，也有ToC。比如金山文档、飞书文档、腾讯文档都有独立的文档APP，这种脱离组织、去中心化的文档给予个人用户很大的主动权，这类文档对于个人用户来说是可控的。比如用户可以脱离组织自由创建文档，无论是否处于组织内，可以将文档分享给自有关系链中的任何人，比如当我在使用石墨文档企业版的某些功能遭拒后，就转用金山文档进行必要时的组织外协作；

5.当然，ToB也有ToB的好处，在线文档在ToB场景被赋予了团队协作和项目管理等功能，在安全性上也更有保证。钉钉文档、飞书文档在文档对外分享时，可以选择关联到人、到组织，不在设定内的人无权限查看，或者多类文档还可以加水印、防止复制等操作，以免文件被有意无意泄露，这对许多团队来讲很重要。未来在线文档未来是否还会被赋予新的职能，是值得期待的。

6.痒点可以容忍，但痛点BUG绝不能有。作为在线协作文档，除了必备的写作功能之外，“协作”延迟是最大的痛点，延迟肉眼可见的高，会劝退很多用户。另外一个痛点是弱网/无网条件下的输入留存问题，当前，用手机办公、改文档、写文档会逐渐成为常态，我现在已经逐步形成在手机上也能写稿的习惯。手机在大部分情况下是移动的，用户可能会在地铁里、飞机上等弱网和无网条件下写稿，这类情形下输入的文字出现缺字漏字是很致命的；

7.最后需要强调的一点是，在线文档也有缺陷，在用户习惯或者体验上，在线文档当前还无法完全替代office Word。即便我这样对新产品接受度比较高的人，用office Word码稿的习惯依旧很强大。所以Word、Excel 本身的用户群是在线文档在设计产品时需要考虑进去的，这也是微软 Office 的强大之处，每一次新版本都会向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。所以，一些在线文档做了对本地文档的兼容，也就成了应有之义。未来对本地office的兼容到底会是用户的痛点还是痒点，这个大家可以来谈谈个人看法。

槽点不吐不快，现在科创环境这么好，希望我们都能在文档产品经理和技术大神的带（利）领（诱）下实现工具自由，评论区欢迎分享在线文档高效使用小妙招～（本文首发钛媒体App，作者 | 秦聪慧）