办公室发货技巧(仓库收发存管理办法)

XXX高新科技有限公司

文件编号

版本号

YXL-GL-013

1.0

文件类别：规定

页 码

生效日期

密集程度

文件名称：仓库收发存管理办法

共 18 页

2019年12月1日

普通

编制： 仓储部

审核：

批准：

受控范围：各部门、各分公司

仓库收发存管理办法

一、入库管理

1、五金、包材件入库

1.1下达到货通知单

1.1.1采购部根据采购订单的到货时间，下达﹤到货通知单﹥，大批量提前3天、小散货提前1天，通知仓库到货时间。﹤到货通知单﹥一式三份，分别采购联、仓库联、财务联

1.1.2收货流程如下：

1.1.3仓库管理员每天上班时及时查看到货记录表，及时准备堆放物资。

1.2货物到达验收

1.2.1供应商货物抵达公司后，门卫办理入厂登记手续并及时通知采购人。

1.2.2采购收到供应商到达公司信息后，通知品管和仓库管理人员准备验收工作

1.2.3验收人员和仓管员凭到货通知单，首先核对供应商送货信息是否与公司到货通知单一致，包括核对订单号、品名、批号、等级、数量、规格、交期等

1.2.4供应商送货信息与到货通知单核对有差异，采购人员给予确认，并及时上报主管，由主管与采购部及相关上级部门沟通，得到处理方案后，按处理方案实施处理工作；确认无误后方可进行验收。

1.2.5供应商送货信息与到货通知单核对无误，仓管员负责核对送货数量，品管员负责查验是否符合品质要求，采购和统计现场监督确认验收整个过程。

1.2.6品管和仓管员验收合格后，由统计员打印入库单，经采购员、仓管员、品管及仓库主管签字后办理入库手续。采购入库单一式六联（三联交采购，一联交财务，一联留统计，仓管一联）。

1.2.7仓库应严格按到货通知单进行入库，超订单2%以内入库应报厂长进行审批，超2%以上须经总经理审批；超额收货时（供应商免费赠送除外，但须在客户送货单上注明）须按本规则规定填写超采购订单审批表审批，违者按超额收货的30%，对责任人处以罚款。

1.2.8仓管员办理物料入库手续后应及时安排货位摆放整齐并填写物料卡片，每天下班前将所有入库数准确填写日报表。

1.2.9供应商办理完入库手续后由仓库填写出门证，按照公司出厂要求办理出厂手续并接受门卫检查，检查符合要求后方可离开公司。

2、原材料入库

2.1下达到货通知单

2.1.1采购部根据采购订单的到货时间，下达到货通知单，货柜提前3天、散货提前1天，通知仓库、品管、实验室到货时间。到货通知单一式四份，分别采购联、仓库联、品管联、实验室

2.1.2仓库统计每天下班前统计未来三天到货时间明细表，对新增加的到货物料

做特殊标识，并打印粘贴在办公室内；

2.1.3仓库管理员每天上班时及时查看到货记录表，及时准备堆放物资。

2.2货物到达验收

2.2.1供应商货物抵达公司后，门卫办理入厂手续并及时通知仓库统计

2.2.2仓库统计收到供应商到达公司信息后，通知采购、品管、实验室和仓库管理人员准备验收工作

2.2.3仓管员收到供应商送货单后，首先核对供应商送货信息是否与公司到货通知单一致，包括核对订单号、品名、批号、等级、数量、规格、交期等

2.2.4供应商送货信息与到货通知单核对有差异，采购人员给予确认，并及时上报主管，由主管与采购部及相关上级部门沟通，得到处理方案后，按处理方案实施作业；确认无误后方可进行验收。

2.2.5供应商送货信息与到货通知单核对无误，仓管员负责核对送货数量，品管员负责查验外观包装是否符合品质要求，实验室负责取样检验，采购和统计现场监督确认验收整个过程。

2.2.6品管和仓管员验收合格后，可放入待验区，检验合格后由统计员打印入库单，经采购员、仓管员、品管、实验室及仓库主管签字后办理入库手续。采购入库单一式六联（一联交采购，一联交财务，一联留统计。采购入库单应详细载明供应商信息和物料信息，包括送货数量、验收数量、退回数量等信息

2.2.7仓库应严格按到货通知单进行入库，超订单2%（原材料2%且不超过50KG）以内入库应报厂长进行审批，超2%以上须经总经理审批；超额收货时（供应商免费赠送除外，但须在客户送货单上注明）须按本规则规定填写超采购订单审批表审批，违者按超额收货的30%，对责任人处以罚款。

2统计员、验收员须按实际数量进行确认，违者（做诈骗处理）直接辞退且不得发放未发工资；经查实情况后送交莱西司法机关处理。验收员、采购员应配合总经理办公室专人对采购入库的抽查，若存在数量差异，查实属入库产生的，验收员、统计员将承担连带责任；财务对采购入库无统计签字予以付款的按财务处罚办法执行。

2.2.8仓管员办理物料入库手续后应填写物料卡片或登记物料卡片，及时反映当天收发状况及结存数量

2.2.9供应商办理完入库手续后按照公司出厂要求办理出厂手续并接受门卫检查，检查符合要求后方可离开公司。

3、产成品入库

3.1企业自身生产的产成品入库，须有实验室出具的产品质量检测合格证明，车间须在1工作日内办理入库手续，仓管与生产双方相互核对无误后须在“入库单”上签名并报主管审核（仓库、销售、统计随同质检证、财务各一联）。

二、出库管理

1、生产领料

1.1生产车间领用包装物等物资时，仓管员凭生产部门领料单（代办已审批）进行发料，并将领料单及实际领料数交统计员打印成材料出库单（四联，生产、仓库、财务、统计），材料出库单须领料员、仓管员、仓库主管签字确认；

1.2领用原材料时须凭配料单领料，配料单须经车间主管和厂长签字，领料后仓管员将当日领料汇总数交统计打印出库单（四联，市场、仓库、财务、统计），出库单须车间主管、仓管员签字确认。

1.3五金配件领用，实行以旧换新（不是所有五金都有旧的），当月发出配件数量等于当月库存旧的五金配件数量，月底统一废品处理。

2、成品发货

2.1生管部根据销售订单的出货时间应提前5天下达备货计划（厂长审批），通知仓库、物流部门

2.2仓库主管接到备货计划后，安排仓库管理员查看备货货源，如果货源不足，仓库主管通知生管部，协调解决。

2.3物流部门根据计划合理计算安排车辆，如果出货计划不能满足整柜要求，物流部门与生管部协商解决，并把更新的备货计划通知仓库。

2.4仓库管理员应提前一天根据备货计划，将次日发货成品存放备货区。

2.5成品装车时，如果客户自提，仓库安排好出库后，由客服部现场核查，核查无误后开具出门证，门卫检查放行。如果物流运输发货，由仓库开具出门证，门卫检查放行。

三、退换货管理

1、采购退换货

1.1物料使用部门在使用过程中发现质量问题，应当通知品管部门（原材料通知实验室）。

1.2品管部或实验室确认属供应商品质问题，通知仓库办理领料部门退货处理。同时，品管部门或实验室应对仓库内同种物料进行检验确认

1.3仓库接到品质确认退货通知后，应在当天下班前将已经发料做退料入库处理。1.4仓库制定采购退货通知书（送异议部门负责人签字，财务采购各1联）送至采购，采购应15天内将与供应商沟通结果反馈仓库，并通知财务压款处理

1.5如果供应商确认品质问题属实，填写退货出库单，经采购人员和物流运输公司签收后入账处理；如果供应商确认不属实，品质部应该明确品质不良责任人，由仓库提交厂长报总经理处理。

1.6采购人员及时联系供应商，确认退货已经收到，并发传真入库证明材料。

2、假退料

2.1车间余料如果长期不使用，应填制红字材料出库单，经品质部或实验室确认品质无误后，办理退库手续。

2.2红字材料出库单需经品管或实验室人员、仓管员、退料人、车间主管和仓库主管签字方可办理退库

2.3如系月底的假退料（实物不动），则在办理退料手续的同时，办理下月领料手续。

3、销售退换货

3.1客户发出品质异常通知，市场人员索要品质异常样品或其他相关证据快递我司，并通知客服人员

3.2客服人员收到快递后，将样品和资料转交实验室确认品质情况，实验室出具检验报告，通知客服、仓库、生管

3.3实验室确认品质问题属实，属我方问题。由客服部通知客户退货，并协商解决补换货或赔偿问题。

3.4客户要求补货的，客服部通知生管部，做备货计划，按照以上发货流程执行3.5客户要求赔偿的，协商解决赔偿方案经厂长和总经理签字后处理

3.6不论是补货还是赔偿，实验室应出具品质异常分析报告。分析品质原因，明确责任人经厂长和总经理签字处理，转交财务部。

四、回锅及报废管理

4.1仓库物料在永隆内部的调动通过调拨单进行处理，由统计根据仓管要求建立调拨单并进行审核，由调出仓库统计员根据仓管员通知的出库情况进行审核，生成其他出库单（连同调拨单交仓管、主管进行签字，三联，财务、仓库、统计），调入统计根据调入库仓管通知进行审核，生成其他入库单（连同调拨单交仓管、主管进行签字，三联，财务、仓库、统计）。

4.2需返车间处理的产成品、需报废产品，由仓库统计员制作回锅、报废审批表（须注明数量、品名、批次）并报实验室，实验室现场检验后，由实验室出具处理建议报生管部，生管部下达生产通知单。

五、库存管理

5.1仓管员须对当天变动过的物料进行盘点，保证物流卡片与实物一致，盘点有差异的查找原因，无法查明原因的立即上报仓库主管。

5.2仓库统计员必须每天对变动过的物料抽盘，并与ERP系统进行核对，若存在差异及时与仓管员进行核对，无法查明原因上报主管和仓库主管。

5.3仓管员须每天9：00之前与统计进行对账，将仓库的进销存账与ERP系统账进行核对，及时查找差异原因；无系统账的，统计应建立自身的进销存账。

5.4仓库规定每月底进行一次全盘点，每次盘点前财务统计须制订全面的盘点计划，由仓库自盘、财务统计进行监盘、抽盘，并出具抽盘盘点表和抽盘准确率。

5.5盘点前按照财务部制定盘点计划出具库存盘点表，经仓管员和仓库主管签字后交统计员，盘点时按照仓库的库存盘点表进行盘点，盘点结束后核对统计库存帐和仓库库存盘点表以及实盘数。

5.5统计帐与库存盘点表有差异的由统计和仓库人员查找原因，无法查明原因的上报主管和仓库主管；库存盘点表和实盘数有差异的由仓库管理人员查找原因，无法查找原因的上报主管；

5.6盘点表须由仓管员、主管、监盘员进行签字确认，盘点差异应及时查明原因，并在每月5日之前提出差异分析报告。

5.7差异分析报告应在每月5日下班前由主管交厂长审核，实质差异50KG以内由厂长审批及确定差异处理意见；差异数量超50KG由厂长拟定处理意见交总经理审批并确定最后处理意见。

六、奖惩规定

6.1、仓库管理员应严格按照本规定严格执行，及时办理出入库手续，违规操作的扣5分

6.2、统计人员没有及时打印出入库单据的，每笔业务单据扣1分

6.3、仓库管理员不及时登记物料卡片，每发现一处扣1分

6.4、盘点差异报告出现盘亏损失，按照报告流程要求审批处理

6.5、上述惩罚扣分，每分按照10元计算。