——欢迎大家来到“办公沙龙”！

无法度量，就无法管理

“3天前，你吃的什么午饭？”面对这个问题，能迅速给出回答的员工只有20%。健康饮食或节约开支的人能给出回答。如果是为了健身，肯定也能回答出来。

为什么？因为他们有各自的目标，会留下相关记录。比如严格控制体重的人，他们有的不食用碳水化合物，有的会用手机拍照，记录下自己都吃了些什么。或许是出于恐惧——发胖实在太可怕了，或是考虑到好处——瘦身有利于竞技运动，总之，他们会把自己吃了些什么有意记录下来。

对于管理，被称为“管理学之父”的经济学家彼得·德鲁克和美国软件技术分析师汤姆·狄马克都曾这样说过：“问题可视化、量化，才能进行管理。”了解饮食卡路里，能更好地制订战略计划：应该减少多少卡路里摄取，应该通过运动消耗多少卡路里。

这和工作时间“瘦身”是一样的。花了多长时间，做了多少工作，通过可视化展示，定量监测，才能了解哪些业务需要精简，怎样精简。不管是用手机、电脑或是手账，都需要用数据来了解、管理自己做了哪些工作，做了多少，怎么取得的成果，哪些业务还可以精简。

熟练使用快捷键

作业可视化后，电脑操作问题也会浮现出来。如果使用松下公司开发的“工作圆规”服务，我们在哪些软件上花费了多长时间就可以一目了然，从而了解电脑操作方面需要“瘦身”的是那些“重复性作业”。频度高的作业可以设置自动化管理或者使用快捷键。

精英员工很擅长使用键盘快捷方式。

使用快捷键虽然每个动作只能缩短三四秒，但高频快捷方式一天下来也会反复使用十多次。累积起来也会产生明显的作业时间差。双手不用在键盘和鼠标之间来回切换，文字编辑时就能更加高效。

大家都知道，输入法模式是“平假名”状态时， 按下“Space”键，就会插入一个全角空格。那么，半角状态下呢？按下“半角/全角切换”键，再按下“Space”键，再次按下“半角/全角切换”键返回全角状态，虽然通过这3个步骤也可以成功插入半角空格，但如果使用快捷键，只需要按下“Shift”＋“Space”键，简简单单1个步骤就可以轻松搞定。

这样操作，不需要切换输入法模式就能插入半角空格，也不需要返回全角模式。精英员工中有45%的人知道这个方法，而普通员工中只有7%的人了解。

“Windows”＋V快捷键可以选择浏览复制历史记录

另外，可以缩短作业时间的还有“复制”和“粘贴”。

相信使用Windows系统的大多数人都知道“Ctrl”＋C是复制快捷键，“Ctrl”＋V是粘贴快捷键。这次想给大家隆重推荐的是“Windows”＋V快捷键，这是2018年10月10日Windows10更新版本中的“剪切板历史记录”功能。

比如，在Word等文档中先复制了“越川”，又复制了“慎司”，以前，在剪切板里只显示刚刚复制过的“慎司”，只能重复粘贴“慎司”二字。而更新后的剪切板可以显示25条“历史记录”，我们可以根据自己的需要选择过去的复制或剪切内容进行粘贴。这种方法比原来重复“复制＋粘贴”明显提高了效率。

如果使用“Windows”＋V快捷键，“剪切板历史记录”没有运作，也可以通过页面设置开启这个功能。打开“开始”菜单，单击“设置”图标，开启“Windows设置”窗口，单击“系统”图标。打开“系统”页面后，选择“剪切板”。只需要单击“剪切板历史记录”打开按钮就可以启动这个功能，使用“Windows”＋V快捷键了。

把常用信息内容固定在面板上，这条信息内容就会始终出现在历史记录中。制作资料时把常用词汇或固定句型复制到剪切板，并固定在面板上，使用起来非常方便。

2019年7月至9月，我们对约4500名员工进行了PPT资料制作行动实验。通过对参加者的调查，收集了Windows系统下最有助于缩短作业时间的快捷键使用方式。排名前十的如下所示，请参考。

喜欢的记得长按点赞！欢迎关注“办公沙龙”，收藏、转发、评论、留言！在这里我们共同提高职场技能！