当前位置: 首页 > 办公技巧 > 正文

办公室打杂的技巧(“每天上班都打杂,我该怎么办)

  • 叁碗诸角 叁碗诸角
  • 办公技巧
  • 2023-08-28 04:58:16
  • 0

最近和一位朋友聊天,朋友向我抱怨,她做的都是行政类的杂务,每天忙忙碌碌,加班也不少,但是一天下来感觉好像什么都没有做,毫无成就感。

其实大部分人工作的内容都是杂乱琐碎的,就算是一个大项目,分解下来也是一件又一件琐事。朋友从事的行政工作,因为具有辅助和支持功能,任务更加凌乱琐碎,而且突发紧急情况多,每天处在疲于奔命的状态。

回想我的职业生涯,至少有一半的时间,我的工作状态就像朋友抱怨的那样,每天打杂,什么都做,忙忙碌碌。随着时间的积累,我发现,花点心思在杂事上,工作也是可以出成果的。这些工作经验和在其中学到的东西,帮助我在职场中更进一步。



我想起自己刚刚参加工作时的情形。

当时我被分配到镇政府办公室。熟悉体制的人都知道,办公室是一个机关单位事务最繁杂琐碎的部门。在基层,部门分工更显粗旷。办公室的职责范围包括但不限于日常行政事务、文秘工作、后勤保障、绩效考核、会议会务、公务接待、督办督查等等。凡是无法列入其他业务部门的工作,一般也会归到办公室名下。从职能职责来看,办公室的工作注定是琐碎杂乱的。办公室的工作人员每天都忙忙碌碌,风风火火,赶场灭火、着急上火都是家常便饭。

一上岗,我被分配最多的任务就是做会务,做的最多的动作就是端茶倒水。大概是怕我有情绪,办公室主任特地交待:“别看端茶倒水简单,这里面学问大着呢!”通过主任的指点,我才恍然发现,原来茶怎么倒,倒多少水,怎么递给参会的人,先后次序等等,都大有讲究。

在端茶倒水、会场布置、收发文件、接听电话等一系列琐事杂物中,我慢慢学习了公务礼仪、公务接待、办文办会等职场必备基本技能。在这个过程中,我从不谙世事的大学毕业生逐渐成长为职场人。

办公室的工作面向全机关,服务于机关领导和前其他部门,稍有不慎,处理不妥,便会引发不满或抱怨。主任经常对我们说:“没有批评就是表扬。” 做的好,不会有表扬。但是做得不好,一定有批评找上门。因此,在工作日常细微处,不仅要学会做事,还要学会做人,处理方方面面的关系。我曾经因为不了解情况,一件小事未处理好,而被同事误会责骂的故事。我对此事印象深刻,此后在处理工作关系时处处小心谨慎,虽然难免还会犯错,但再也不会出现文中所述的尴尬场景了。



我们都听说过这样一个故事:一个日本厕所保洁员清洁马桶,马桶清洁干净后,她舀了一杯马桶里的水喝下去,以证明马桶清洁程度。

我们日常生活中虽然没有喝马桶水的极端例子,但是如果尽力去改善琐事的细节,会发生什么?

有一段时间,我被上级部门借调,从事机要工作。机要工作在名头上蒙着神秘的面纱,但是我的日常工作并不神秘。我的任务就是收公文、登记,送领导审阅,根据领导意见交给相关部门和同事进一步办理,追踪文件办理情况,办结后将文件整理归档。一句话总结我的工作:跑腿送文件。

这份工作并没有太多技术含量,也不需要太多教育背景,唯一的要求就是耐心细致、勤快。这份工作我做了整整一年。每天跑腿送文件,然后整理文件归档,做的工作够杂了。一次偶然的机会,听到领导对我的工作表示满意,心里特别开心。回想一下,我只是尽可能把工作做得细致周到,让杂事不杂乱。

这份工作不仅仅是要求将文件从A传到B,再从B传到C。这份工作的目标就是为了让公文得到准确、及时、高效的办理。在理解工作目标和遵守工作流程的前提下,我对工作做了一些小小的改进。


根据领导和同事的工作时间安排,调整送取文件的时间,在合适的时间提醒,保证文件在第一时间得到处理。根据轻重缓急对文件进行分门别类,通过文件摆放顺序、贴便签条等小方法,提醒领导优先处理重要和紧急的文件。因为对文件的全程办理情况了如指掌,针对某些公文处理的情况还能给出一些信息做参考,预防纰漏。

虽然是跑腿的杂事,但是我每天都干得很开心。我只需要花些心思,就改进工作,让无聊的工作变得有趣和有意义。

除了做好工作,我还从这份工作中获益不少。

首先是学习了规范的公文写作知识。俗话说,熟读唐诗三百首,不会写来也会吟。我虽不会吟诗,但是每天阅遍全区收到的公文,日积月累下来,对公文规范写作的理解大大加深。

其次,通过阅览公文,对所辖区域的工作情况和工作重点有了更深刻的认识。这是在其他岗位上无法获取的信息。



我曾经看过一本职场书《升职超人教你成长旋风法则》,作者福井克明曾在7家公司工作过。每次他从事的都是不同门类的工作,而且都是从小职员做起,拿出优秀的成果,很快就晋升成为科长、部长甚至董事。

如何从日常杂事的恶性循环中解脱出来呢?作者总结出,解决方法就是让日常工作不再是日常工作。日常工作也是蕴含创意工作机会的。

那么,如何获得和提高创意工作的分量呢?

首先,要舍弃只要遵守期限、不犯错的心理。

其次,要提高主动性,主动发现问题,给日常工作加上附加值,认真思考日常工作中值得改善的地方。

福井举了一个例子,让我印象非常深刻。在刚进入一家企业没多久的时候,他负责固定资产管理。老板无意间提起电话费开销太大,于是他主动申请整理电话费发票。他细心观察思考,发现了问题所在。通过与电信公司谈判,福井争取到了电话费套餐优惠,为公司省下一大笔电话费开销。此事让他得到上级的青睐和更多机会,跳出了打杂的循环圈。



每个人在初入职场的职位都或多或少做过杂事。打杂似乎是一个不可避免的过程。但是打杂不是目的。如何从打杂中学习和提升自己,交付优秀的工作成果,并抓住上升机会,才是需要深入思考的问题。


最新文章