办公软件常用技巧小黑老师(学会这个思维，快速提升工作效率，每天节省1小时)

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工具思维，这是我之前参加训练营的时候，老师在课上提到的。

指的是当你做一件工作时，如果需要你花费大量时间，消耗在一些重复且没有收获的事情上，那么你需要思考，是否有更快捷效率更高的方法，去完成这项工作。

老师提到她一个同事小A的经历，同事小A在公司里负责公众号的运营，日常需要做一件事情，就是把后台用户留言整理收齐发给老板，便于老板了解用户需求，及时调整运营思路。

这项工作，小A也一直做的挺好。有一天，中午下班的时候，老师叫小A一起吃饭，但是小A让老师先走，说还有一些工作没有完成。

老师就感到很好奇，问了一嘴。结果这一问，老师整个人都惊呆了，这才发现，原来收集用户留言这件事，小A每次都是从后台把一个一个用户留言手动复制粘贴到文档里，然后调整格式，这项工作，每次至少要花费她2个小时。

老师看着小A，哭笑不得，告诉小A，她只需要2分钟就能搞定小A花了2个小时的事情。

老师让小A下载一个插件安装在浏览器上，登陆之后点击插件里面的一键导出按钮，点击之后，几秒钟之内后台所有用户留言就全部导出了，剩下的只需要调整格式就行。

小A看完老师的整个操作过程，再想想自己这么久以来在这件事上面浪费的时间，非常郁闷。

不过这件事也让她得到了一个非常深刻的教训，她做事时候的思维也发生了改变，一旦发现一件事情需要耗费大量时间，去重复性的做，她就会开始思考是否有更高效的办法去解决，做事情也更加事半功倍。

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我在课上听到小A的故事时，非常受触动，因为我自己做事情，很多时候，时间就是浪费在这种重复但又带不来任何收获的小事情上面。

上完课之后，我也开始在工作中，有意识的用到“工具思维”。

前两周，我的同事发了一份PPT给我，是我们合作的一个老师给她的，我主要负责的是检查PPT里面的内容有没有问题，以及PPT里的字体是否用了没有获得授权的字体。

为了避免侵权，我们跟老师合作的时候，都会给老师发可免费商用的思源黑体安装包，并反复跟老师强调，PPT字体不能够使用办公软件自带的字体，以免侵权。

但即便如此，还是有很多老师会使用诸如微软雅黑、宋体、黑体这类没有取得商用使用许可的字体，这个时候，除了再次跟老师强调之外，还需要我们自己重新修改一遍字体。

之前遇到这种事情，我是怎么处理的呢？

打开PPT，每一页挨着挨着修改，尤其是遇到一页中用了不同字体，加粗的那种，更是耗费时间。需要点击每个文本栏，然后在7、8种不同效果的思源黑体字体中，找到相应的与现在字体模样匹配的那一种进行修改。

一般老师的PPT有接近30页，所以每次修改PPT，我都需要至少半小时。改PPT成为了让我非常不情愿的事情。

在了解到“工具思维”这个概念之后，再次遇到修改PPT时，这一次，我开始思考，是否有更便捷的方式，去完成这项工作，而不是自己傻乎乎哼哧哼哧的闷改。

我开始在网络上搜索，发现真的有，只需要点进开始页面，找到替换按钮，点击替换按钮旁边的倒三角符号，出现一个下拉菜单，点击替换字体，把自己需要替换的字体全部换成思源黑体字体，只需要几秒钟，就替换成功了。

并且替换成思源黑体时，你任选思源黑体中的任意一种形式，PPT都会自动进行匹配，每一页都会自动选择最合适，跟之前字体最匹配的那一种思源黑体形式替换上去。

完全不用担心替换之后，字体的不同展现效果消失，影响到页面效果。

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就这样一个细小的改动，每次能够帮助我节省下接近半个小时的时间，才发现，自己之前真的浪费太多时间了。

包括我今天要做一项工作，需要在两个页面之间来回切换，这个切换的过程非常打断我的思考跟耗费时间。

如果是之前，我可能就这样老老实实来回切换。但这一次，我先想了一下，有没有办法能将电脑分屏，分成2个区域，并且这2个区域要互不干扰互相的工作。

之前我在平板上有看到这种分屏操作，同时看新闻跟同时看视频，互相不干扰。我想换成电脑是不是也有这种功能呢？

我在网络上搜索相应的关键词，发现果然有这种方法，只需要按住Windows 左右方向键，就可以完成分屏操作。

这对于需要看视频并从视频中摘取信息的人来说，真的太需要了。可以在左边屏幕看视频，右边屏幕打开文档进行记录，关键时刻，还可以把左边视频暂停，进行截图保存到右边文档中，这个过程也完全不需要来回切换页面。

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我想看到这里，应该会有一些人会说，这些简单地技巧都不会，真的太傻了。

但是事实是，很多人，的确没有这种“工具思维”，遇到需要花大量时间重复的简单操作，只会用最笨最耗费时间的办法。

从来不会想到，去找到一种更好的办法提高效率，包括我自己在内。

说的好听一点，叫做没有意识到，说的难听一点，就是惰性思维，就是工作上不够主动，没有动脑子思考。

我们常常说，要提高工作效率，很多人都觉得这个词太虚了，没有实操方法。

但是通过“工具思维”这件事，我意识到了什么叫做提高效率，就是在工作的过程中，不断思考总结，如何把事情做的更好，如何能够再进一步优化， 还有没有更好的办法去做这件事。

而这些就是提高效率的本质，也是让我们在职场上变得越来越好的根本。

本文图片来自网络，感谢原图作者。

本文作者大白：大白，一个没有故事朝九但不一定晚六的互联网狗，励志做一个有故事的人。

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